Strategia- ja kehittämisjohtaja Jussi Vira 7.9.2015:

Taustaa

Elämme monimutkaistuvassa maailmassa, jossa muutos on jatkuvaa ja kiihtyvää. Toiminnan ongelmat ovat yhä enemmän riippuvaisia monista eri asioista ja niiden ratkaiseminen vaatii aikaisempaa parempaa kykyä hahmottaa laajoja kokonaisuuksia ja niiden välisiä asiayhteyksiä. Samaan aikaan informaation määrä kasvaa huimaa vauhtia. On arvioitu, että tuotetun tiedon määrä kaksinkertaistuu joka vuosi ja yhä suurempi osa tiedosta tuotetaan koneellisesti (IDC/EMC 2014: The Digital Universe of Opportunities: Rich Data and the Increasing Value of the Internet of Things). Digitalisaatioon sopeutuminen ja sen mahdollisuuksien hyödyntäminen vaatii uutta osaamista, teknologisia ratkaisuja ja uudenlaista johtamista.

Tietoon perustuvaa parempaa johtamista on Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen tavoitteiden mukaisesti edistetty kaupungin toimialoilla, mutta kaupunkitason kokonaisnäkemys tietojohtamisesta on puuttunut. Tämän esityksen tarkoituksena on selkiyttää tietojohtamiseen liittyviä käsitteitä ja kehittämistavoitteita ja luoda yksi kaupunkitason hanke, joka tuo yhteen meneillään olevat erilliset tietojohtamisen hankkeet ja projektit. Tämä mahdollistaa osaamisen ja jo aikaan saatujen tulosten tehokkaamman hyödyntämisen kaupunkitasolla.

Tietojohtaminen on olennainen osa kuntien strategista johtamista ja hallitusohjelman mukaista julkishallinnon toiminnan kehittämistä. Turun kaupunki on aktiivisesti mukana valtakunnallisessa yhteistyössä, joka tähtää valtion ja kuntien yhteisten tietojohtamisen toimintamallien ja ratkaisujen kehittämiseen ja käyttöönottoon. Tässä dokumentissa kuvatut tietojohtamisen tavoitteet ovat kaikki yhteneviä kansallisen tason kehittämistavoitteiden kanssa.

Tietojohtamisen historiaa Turun kaupungissa

Tietojohtamisen kehittämisen avauksena Turun kaupungissa voidaan pitää toiminnan- ja taloudenohjauksen kehittämishanketta (Toti). Kaupunginhallituksen 26.3.2007 hyväksymän hankesuunnitelman (diaarinro 4636-2004) mukaisesti Totin tarkoituksena oli ”toteuttaa strategista ja operatiivista johtamista tukevia teknisiä apuvälineitä kaupunkikonsernin ylimmälle johdolle ja luottamushenkilöille”. Tavoitellut hyödyt ovat edelleen ajankohtaisia:

•Strategiseen ja operatiiviseen vuosisuunnitteluun liittyvien eri vaiheiden yksinkertaistaminen ja sähköistäminen.

•Erilaisten raporttien ja tilastojen automatisointi.

•Talous-, henkilöstö- ja toimialakohtaisen toimintatiedon kerääminen, yhdistäminen, esittäminen ja raportointi sähköisesti yhteisellä järjestelmällä.

•Sopimusohjauksen ja prosessijohtamisen vaatiman ja niitä tukevan tietojärjestelmä- ja toiminta-alustan luominen.

•Konsernijohtamisessa tarvittavan ulkoisen tiedon automaattinen tuominen ja kytkeminen ratkaisuun, samoin kuin tarvittavien määrämuotoisten tilastojen vieminen ulkoisiin tietovarantoihin.

Kaupunginhallitus päätti 8.12.2008 (diaarinro 15456-2008) yhdistää Totin ja talous- ja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmien vaihtohankkeen (Tahto) yhdeksi Alfa-hankkeeksi. Hankkeessa toteutettiin taloushallinto-, taloussuunnittelu- ja hankintaprosessien uudistus SAP ERP-järjestelmällä, joka otettiin käyttöön vuoden 2011 alusta. Kokonaisuuteen on lisätty vuosien 2013–2014 aikana myös henkilöstöhallinnon osio (SAP HCM) sekä ostolaskujen käsittely (SAP SIPS).

Tietojohtaminen nousi uudelleen esiin vuonna 2013, kun kaupungin toimintamallia ja johtamisjärjestelmää lähdettiin uudistamaan. Tuolloin huomattiin, että konsernimainen johtamistapa edellyttää aikaisempaa parempaa tilannetietoa kaupungin toiminnasta ja taloudesta. Tietojohtamisen kehittäminen nousi sittemmin yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi myös Turku 2029-strategiassa, jonka kaupunginvaltuusto hyväksyi 23.6.2014.

Nykytilan haasteet

Tietojohtamisen vision puuttuessa kehitystyö on ollut pitkälti toimiala- ja toimintokohtaista. Hyvinvointi-, sivistys- ja vapaa-aikatoimialoilla palvelujen järjestämiseen ja mitoitukseen liittyvät kysymykset muodostavat tietojohtamisen ytimen. Ohjauksen lähtökohtana ovat asiakkaiden palvelutarpeita sekä palvelujen tuottamista koskevat tiedot. Ympäristö- ja kiinteistötoimialoilla tietojohtamisella varmistetaan, että kaupunkiympäristön suunnittelu, rakentaminen ja ylläpito tukevat peruspalvelutuotannon tarpeita sekä vastaavat kaupungin asukkaiden ja elinkeinoelämän toiveisiin kustannustehokkaalla tavalla. Kaupunkikehittämisen alueella tietojohtamisen tarpeet kulminoituvat pyrkimyksiin edistää elinkeinoelämän toimeliaisuutta ja tuottaa uusia innovaatioita.

Kehittämistä rajoittavat erityisesti nykyisten tietojärjestelmien puutteet sekä resurssien vähäisyys. Tietojohtamista ei ole myöskään systemaattisesti kytketty kaupungin johtamisjärjestelmään, joskin kaupungin strategiaprosessi sekä vuosijohtamisen toimintamalli ovat merkittävästi parantaneet toiminnan ja talouden suunnittelukyvykkyyttä. Kaupunkikehittämisen alueella tietojohtaminen hakee vielä muotoaan.

Kaupunkitason tilannekuvan muodostaminen on hankalaa. Toimialoilla on kullakin omat johtamisen mittaristonsa, mutta kaupunkitasolla järjestelmällisesti seurattavat toimintaa kuvaavat tunnusluvut puuttuvat perinteisiä taloutta kuvaavia tunnuslukuja lukuun ottamatta. Talouden tunnusluvut ovat yksinään riittämättömiä kuvaamaan aineettoman pääoman kuten asiakastyytyväisyyden kehittymistä tai muutoksia reaaliprosesseissa. Näiden kuvaamiseen tarvitaan mittareita, joita käyttämällä rinnakkain taloudellisten mittarien kanssa kyetään parantamaan ennakointikykyä sekä strategisen suunnittelun laatua.

Asiakastietoja hyödynnetään toiminnan ja palvelujen kehittämisessä vaihtelevasti. Kun asiakasnäkökulmasta ei ole riittävää tietoa, ei myöskään tiedetä riittävällä tasolla tietoa asiakkaiden tarpeista, palvelukäyttäytymisestä tai palvelukokemuksesta. Tämä heikentää palvelujen kysynnän ja tarjonnan suunnittelun luotettavuutta.

Toimintaympäristötietojen keräämistä ja raportointia on strategiaprosessin myötä ryhdytty yhtenäistämään. Toiminnan ja talouden strategisen suunnittelun kannalta tärkeitä ennakoinnin, simuloinnin ja optimoinnin menetelmiä tai työkaluja ei toistaiseksi ole käytettävissä. Tiedon tulkinta on lähinnä kuvaavaa tai diagnosoivaa analytiikkaa. Eräänä merkittävänä syynä tähän on talousraportoinnin ja suoriteraportoinnin erillisyys. Talousraportointi perustuu SAP ERP -järjestelmän kustannuspaikkarakenteeseen, kun taas suoritteet ovat toimialojen omissa perusjärjestelmissä. Näiden yhdistämiseksi tarvitaan kustannuslaskennan kokonaisvaltaista kehittämistä ja myös uusia teknologiaratkaisuja, joiden avulla hajallaan oleva tieto saadaan kerättyä yhtenäisellä tavalla.

Tietojohtamista edistetään laajalla valtakunnallisella yhteistyöllä, jossa Turun kaupunki on aktiivisesti mukana. Esimerkkeinä yhteistyöstä ovat 6Aika-ohjelma, Kuntatieto-ohjelma ja Sote-tieto hyötykäyttöön –strategia 2020. 6Aika-ohjelma on suurten kaupunkien yhteishanke, jonka painopistealueina ovat avoin data, avoimet innovaatioalustat sekä avoin osallisuus ja asiakkuus. Kuntatieto-ohjelma on kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelma, jonka tavoitteena on yhtenäistää kuntatilastointiin ja kunnan oman toiminnan johtamiseen liittyvää tiedonhallintaa. Sosiaali- ja terveysministeriön johdolla laadittu Sote-tieto hyötykäyttöön –strategia 2020 nostaa valtakunnallisesti yhtenevät sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot, alueellisesti yhtenäiset sekä kansallisesti yhteentoimivat tietojärjestelmät keskeisiksi tavoitteiksi.

Tietojohtamisen keskeiset kehittämistavoitteet

Turun kaupungin tietojohtamisen visiona on luoda kuntasektorin edistyksellisin strategisen johtamisen malli, jossa yhdistyvät strateginen tavoiteasetanta ja toimeenpano, väestöpohjainen kysynnän ja tarjonnan suunnittelu sekä kehittämisen johtaminen.

Tavoitteena on parantaa kaupungin johdon kykyä

a) pitkäjänteisesti seurata strategisten tavoitteiden edistymistä;

b) arvioida perustoiminnan tehokkuutta, laatua ja vaikuttavuutta;

c) ennakoida palvelujen kysyntää ja vaikuttaa kysyntätekijöihin;

d) yhteensovittaa palveluiden kysyntää, palvelutuotantoa ja resursseja

e) vertailla vaihtoehtoisten palvelurakenteiden ja palvelujen tuottamistapojen kustannusvaikutuksia.

Kehittämisen lähtökohdaksi tulee ottaa tietojohtamisen käsitteiden selkeä määrittely ja rajaus siten että kaupungissa vallitsee yhteinen ymmärrys tietojohtamisen merkityksestä ja yhteydestä johtamisprosesseihin. Vasta kun on yhteisesti sovittu mistä johtamisprosesseista puhutaan ja tunnistettu prosessien tietotarpeet, voidaan tietotuotannon järkevä suunnittelu aloittaa.

Tietojohtamisen kehittämiseen liittyy olennaisesti johtamista tukevien työvälineiden yhtenäistäminen kaupunkitasolla sekä riittävän osaamisen saatavuuden varmistaminen.

Tietojohtamisen hyödyt

Hyödyntämällä olemassa olevaa tietoa aiempaa tehokkaammin päätöksenteon edellytykset ja suunnittelun laatu paranevat.

•Yhtenäinen tiedolla johtamisen toimintatapa tehostaa strategista johtamista ja parantaa strategian toimeenpanon edellytyksiä.

•Lisääntynyt ymmärrys asiakkaiden palvelutarpeista yhdistettynä tietoon palvelujen tuottamiseksi tarvittavista resursseista parantaa toiminnan ja talouden suunnittelun laatua sekä ennakointikykyä.

•Resurssit kyetään paremmin suuntaamaan sinne missä niillä pystytään tuottamaan eniten hyvinvointia ja lisäämään kaupungin kilpailukykyä.

•Kyky tunnistaa eniten kehittämistä vaativat palvelut ja arvioida luotettavasti näistä kehittämiskohteista saatavia hyötyjä ja kustannuksia paranee.

•Kaupungin sidosryhmien, erityisesti yritysten, kehityspotentiaalia kyetään paremmin hyödyntämään luomalla toimintatapoja ja tiedonhallinnan ratkaisuja, joilla tietämystä ja vuorovaikutusta lisätään tutkimus-, tuotekehitys- ja käyttäjäyhteisöjen välillä.

Tietojohtamisen peruskäsitteet

Tietojohtamiselle ei ole olemassa vakiintunutta määritelmää. Siksi tarvitaan yhteisesti käytettävän käsitteistön määrittelyä ja rajaamista. Kuvan 1 viitekehyksessä on esitetty tietojohtamiseen liittyvät keskeiset käsitteet ja niiden väliset suhteet. Viitekehyksen tehtävänä on rajata keskustelua ja auttaa fokusoimaan kehittämistyötä niin että se ei laajene hallitsemattomasti.

Kuva 1: Tietojohtamisen viitekehys.

Kuvan 1 mukaisesti tietojohtaminen tarkoittaa yleisellä tasolla tiedon tuottamista (tiedonhallinta) sekä tuotetun tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa (tiedolla johtaminen).

Tiedolla johtaminen tapahtuu kolmessa johtamisen pääprosessissa, jotka Turun kaupungissa ovat a) strateginen johtaminen, b) palvelujen johtaminen ja c) kehittämisen johtaminen. Strateginen johtaminen on toiminnan ja talouden pitkän aikavälin suunnittelua, joka pohjautuu kaupunginvaltuuston 24.6.2014 vahvistamiin strategisiin tavoitteisiin. Strategian toimeenpano varmistetaan sopimusohjauksella ja sopimusten vuosittaisella seurannalla.

Palvelujen johtamisessa yhdistyvät toimialojen palvelujen kysynnän, tarjonnan ja resurssien käytön suunnittelu. Asiakas- ja toimintaympäristöanalyysin tarkoituksena on ennakoida asiakasryhmissä ja toimintaympäristössä tapahtuvia merkittävimpiä muutoksia, jotka heijastuvat palvelujen kysyntään. Analyysin pohjalta tuotetaan palvelukohtainen kysyntäennuste, jonka toimii edelleen perustana palvelutuotannon ja resurssien suunnittelulle:

•Mitä palveluita tuotetaan, kenelle ja kuinka paljon?

•Paljonko resursseja palvelujen tuottamiseen tarvitaan?

•Mitä tehdään itse ja mitä hankitaan kumppaneilta?

Kehittämisen johtamisella varmistetaan, että tärkeimmät kehittämistavoitteet suunnitellaan ja toteutetaan yhtenäisellä kehittämismallilla (KH 29.9.2014). Kehittämismalli tarjoaa yhtenäiset projekti- ja salkunhallinnan menetelmät sekä näitä tukevat työvälineet niin kaupungin oman sisäisen toiminnan kuin ulkoisen toimintaympäristönkin (Ulkoinen toimintaympäristö korostaa kaupungin ja muiden julkisten organisaatioiden roolia yksityisten organisaatioiden ja yhteisöjen – erityisesti yritysten – innovaatiotoiminnan tukijana) kehittämiseen.

Strategisen johtamisen, palvelujen johtamisen ja kehittämisen johtamisen lopputuloksena syntyvät sopimusohjaukseen sisällytettävät tavoitteet toimialoille.

Tiedonhallinta jakautuu kahteen osaan. Tiedon ohjauksella varmistetaan, että tuotettava tieto on juuri sitä mitä johtamisprosesseissa tarvitaan ja että palvelutuotannon kannalta keskeiset ohjaus- ja ydintiedot ovat yhtenäisiä ja ajantasaisia. Lisäksi tiedon ohjaukseen kuuluvat olennaisena osana periaatteet ja toimintatavat, joiden kautta kaupungin tietojärjestelmissä olevaa dataa julkaistaan kansalaisten ja yritysten käyttöön.

Tietohallinto ja tietotekniikka edustavat perinteisempää ICT-näkökulmaa. Tietotekniikkaan kuuluvat esimerkiksi raportoinnin, analytiikan ja tietovarastoinnin ratkaisujen kehittäminen ja ylläpito. Raportoinnin ja analytiikan ratkaisujen tarvitsemat tiedot koostetaan hallitusti toimialojen perusjärjestelmistä integraatioteknologioita hyödyntäen. Tietohallinto viittaa tässä yhteydessä tapaan, jolla tietoteknisten palvelujen tuottaminen on organisoitu ja johdettu.

Tietojohtamisen kehittämishanke

Tietojohtamisen kehittämishanke käynnistyi kaupunginjohtajan päätöksellä 25.6.2015 (diaarinro 7277-2015). Hanke liittää samaan viitekehykseen kaupungissa suunnitteilla ja käynnissä olevat erilliset tietojohtamisen hankkeet ja projektit. Tämä mahdollistaa osaamisen ja jo aikaan saatujen tulosten tehokkaamman hyödyntämisen kaupunkitasolla.

Kehittämishankkeen osa-alueet on esitetty kuvassa 2. Kustakin johtamisprosessista suunnitellaan ja toteutetaan tuotokset, prosessi tuotosten aikaansaamiseksi sekä prosessia tukevat työvälineet. Toiminta- ja tietoarkkitehtuuri mallintavat johtamisprosessit ja niiden tietotarpeet siten, että tarvittavat tietojärjestelmät ja teknologiaratkaisut kyetään tunnistamaan ja kuvaamaan. Raportointipalvelu on IT-palvelujen hallinnoima toiminto, joka huolehtii tiedonhallinnan ratkaisujen ja raporttien teknisestä toteuttamisesta. Tietojohtaminen organisoidaan ja resursoidaan kaupunkitasolla siten, että siitä tulee systemaattista ja johdettua toimintaa. Jatkuva viestintä ja avainhenkilöiden koulutus varmistavat menestyksekkään toimeenpanon.

Kuva 2: Tietojohtamisen kehittämiskokonaisuudet.

Kehittämiskokonaisuuksien päätuotokset ovat seuraavat.

1.Tietojohtamisen organisointi

•Kuvaus tietojohtamisessa tarvittavista keskeisistä rooleista ja osaamistarpeista konsernihallinnossa ja toimialoilla.

•Suunnitelma roolien mukaisesta resursoinnista ja organisoinnista.

2.Strateginen johtaminen

•Kuvaus strategian seurannan ja arvioinnin raportointiratkaisusta.

•Raportointiratkaisun toteutus.

•Strategisiin ja operatiivisiin sopimuksiin sisällytettävien kunkin toimialan perustoimintaa kuvaavien kansallisesti vertailukelpoisten tunnuslukujen määrittely.

•Analyysimalli, jolla voidaan systemaattisesti arvioida makrotaloudellisten ilmiöiden ja muuttujien vaikutuksia kaupungin kannalta keskeisiin muuttujiin kuten verotuloihin, väestöpohjaan ja yrityskantaan (”kaupunkialgoritmi”).

3.Palvelujen johtaminen

•Kuvaus tuotoksista, jotka syntyvät asiakas- ja toimintaympäristöanalyysin, palvelujen kysynnän arvioinnin sekä palvelujen tarjonnan suunnittelun lopputuloksina.

•Tuotosten edellyttämien tietojen standardointi valtakunnallisen yhteistyön kautta.

•Kuvaus prosesseista, joiden kautta tuotokset saadaan aikaan.

•Palvelujen johtamismallin pilotointi hyvinvointitoimialan vanhus- ja terveyskeskuspalveluissa sekä sivistystoimialan tuetussa opetuksessa.

•SAP COPA:n käyttöönotto osana kustannuslaskennan kehittämistä (SAP COPA-käyttöönotto on osa KuntaERP-ratkaisun kansallista kehittämistä. Sen toteutuminen riippuu ulkoisen rahoituksen saatavuudesta).

4.Kehittämisen johtaminen

•Innovaatioprosessin määrittely osana kaupungin kehittämismallia.

•Innovaatioprosessin edellyttämien roolien ja vastuiden organisoinnista sopiminen.

•Innovaatioprosessin käyttöönottosuunnitelma.

•Suunnitelman toteutus mukaan lukien prosessia tukevien työvälineiden käyttöönotto.

5.Raportointipalvelun perustaminen

•Kuvaus palvelumallista, sekä palvelun tuottamisessa tarvittavista rooleista ja vastuista.

•Kuvaus kaupungin omassa organisaatiossa tarvittavasta ydinosaamisesta, sekä osaamisesta, joka hankitaan kumppaneilta.

•Osaamisen hankkimiseksi tarvittavien puitesopimusjärjestelyjen toteuttaminen.

•Muutoksenhallintaprosessin määrittely.

•Tietovarastoinnin ja raportoinnin, tietojen integroinnin, analytiikan ja visualisoinnin ratkaisujen toteuttaminen.

•Perustietojen hallinnan ratkaisun toteuttaminen.

•Käyttäjähallinnan ratkaisun toteuttaminen.

6.Tietoarkkitehtuuri

•Kuvataan keskeiset johtamisen käsitteet ja johtamisessa tarvittavat tietokokonaisuudet.

•Määritetään yhteiskäyttöiset tietokokonaisuudet (perustiedot).

•Nimetään tietokokonaisuuksille omistajat ja sovitaan omistajuuteen liittyvät vastuut.

7.Tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri

•Listaus tietojärjestelmistä ja niiden käyttötarkoituksesta.

•Kuvaus tietojärjestelmien välisistä keskeisistä rajapinnoista.

•Järjestelmäkartta.

•Tietovarastoarkkitehtuurin kuvaus.

•Kuvaus käytettävistä teknologioista, niihin liittyvistä standardeista ja linjauksista.

•ICT-infrastruktuurin kuvaus sisältäen tietoliikenneverkot, palvelimet, tallennusratkaisut ja työasemat.

8.Koulutus ja viestintä

•Tietopalveluasiantuntijoiden sekä johdon koulutus.

•Hankkeen tuloksista ja etenemisestä tiedottaminen.

Yhteys muihin hankkeisiin

Tietojohtamisen hankkeella on riippuvuuksia seuraaviin laajoihin kehittämishankkeisiin:

•6Aika-hanke: Suurten kaupunkien EU-rahoitteinen hanke, jonka painopistealueina ovat avoin data, avoimet innovaatioalustat sekä avoin osallisuus ja asiakkuudet. Innovaatiojohtamisen malli sekä kaupunkialgoritmi tuotetaan 6Aika-hankkeen osana. Lisäksi hankkeessa yhtenäistetään asiakastietojen, palvelutapahtumien sekä palveluverkon hallintaa.

•Kuntatieto-ohjelma (KUTI): Valtionvarainministeriön asettama kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittämishanke, jota vuoden 2015 aikana on pilotoitu sivistystoimialalla. Hankkeen tarkoituksena on sovittaa yhteen kuntien oman päätöksenteon tietotarpeita ja julkishallinnon yleisiä tilastointitarpeita. Lopputuloksen kuntien ja valtion on mahdollista käyttää samoja yhteisesti määritettyjä ja automaattisesti tuotettuja tietoja omissa päätöksentekoprosesseissaan.

•Paremman johtamisen ohjelma: Kaupunkitason hanke, jolla yhtenäistetään toimialojen johtamiskäytäntöjä.

•Sote-tieto hyötykäyttöön –strategia 2020: Sosiaali- ja terveysministeriön johdolla laadittu strategia. Tarkoituksena on tukea sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamista ja kansalaisten aktiivisuutta oman hyvinvointinsa ylläpidossa parantamalla tiedonhallintaa ja lisäämällä sähköisiä palveluja. Kuntaliiton organisoima AKUSTI-foorumi toimii strategian valtakunnallisena ja alueellisena toteuttamisfoorumina.

•KuntaERP: Turun SAP ERP-ratkaisuun pohjautuvan talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden laajentaminen valtakunnalliseksi ratkaisuksi.

Hankejohdon vastuulla on huomioida riippuvuudet siten, että päällekkäisyyksiä ei synny ja kansallista yhteistyöverkostoa hyödynnetään mahdollisimman laajasti.

Tekninen ratkaisu

Tietojohtamisen kannalta keskeiset tiedot muodostuvat toimialojen perusjärjestelmistä saatavista tapahtumatiedoista sekä kaikille toiminnoille ja järjestelmille yhteisistä perustiedoista.

Yhtenäiset perustiedot mahdollistavat tietojen siirtämisen ja yhdistelyn eri prosessien välillä. Standardoitujen perustietojen avulla voidaan koota yhteen ja yhdistellä toimialakohtaisia tapahtumatietoja ja näin tuottaa kattava kokonaisnäkemys yli organisaatiorajojen (ICT Standard Forum: Tietohallintomalli).Tavoitteena on luoda kaupunkitasolla keskitetty tietotekninen ratkaisu ja toimintatapa, joilla perustietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus varmistetaan (kuva 3). Keskitetyssä ratkaisussa olennaista on, että kunkin perustietotyypin hallinta tapahtuu yhdessä keskitetyssä tietojärjestelmässä, jossa olevaan tietoon voidaan aina luottaa ja josta sitä jaetaan edelleen muille järjestelmille.

Tapahtumatiedot ja perustiedot viedään kaupungin yhteiseen raportointiportaaliin, joka rakentuu keskitetyn tietovaraston varaan. Raportointiportaali on jo käytössä hyvinvointitoimialalla ja siihen tullaan integroimaan myös Kuntatieto-ohjelmassa luodut sivistystoimialan tiedot ja raportit. Raportointiportaali mahdollistaa tietojen monipuolisen visualisoinnin ja analysoinnin ja tarjoaa helppokäyttöisen käyttöliittymän. Jatkossa raportointiportaalin käyttöä laajennetaan kaikille toimialoille.

Silloin kun tietotarpeiden ja raporttien toteuttaminen edellyttää tietoteknistä työtä kuten liittymien toteuttamista taustajärjestelmien ja raportointiportaalin välillä, työ tilataan IT-palvelujen hallinnoiman keskitetyn raportointipalvelun kautta.

Kuva 3: Tekninen ratkaisu.

Tiedot, järjestelmät ja tietoliikenne suojataan tietoturvavaatimukset huomioiden niin, että kaikki osapuolet voivat luottaa palvelun ja tietojen laatuun, toimivuuteen ja tietoturvaan.

Aikataulu ja vaiheistus

Kehittämiskokonaisuudet toteutetaan hankemuodossa kuvassa 4 näkyvän karkean tason aikataulun mukaisesti. Hanke alkaa suunnitteluvaiheella, jossa hankkeen tuotokset ja sisältö tarkentuvat. Valmistelu etenee kaupungin kehittämismallin edellyttämien vaiheiden ja päätöspisteiden kautta.

Tavoitteena on luoda organisaatiolle perusrakenteet, toimintatavat, työvälineet ja osaaminen, jotka mahdollistavat tietojohtamisen jatkuvan parantamisen. Hankkeessa tuotettavat tietojohtamisen peruskyvykkyydet saavutetaan suunnitelman mukaisesti vuoden 2016 loppuun mennessä. Tämän jälkeen hanke päätetään ja käyttöönoton laajentaminen siirtyy linjaorganisaation vastuulle.

Kuva 4: Hankkeen aikataulu ja vaiheistus.

Hankkeen kustannukset ja rahoitus

Konsernihallinto vastaa kaikille toimialoille yhteisten ratkaisujen kehittämisestä ja ylläpidosta, yleisen tietojohtamisosaamisen kasvattamisesta sekä näistä aiheutuvista kustannuksista. Toimialat vastaavat toimialakohtaisten raporttien ja muiden tietotarpeiden täyttämisestä aiheutuvista kustannuksista.

Pääosin hankkeen kustannukset muodostuvat henkilöstön omasta työstä. Ulkoisiin palveluihin liittyvät hankinnat kohdistuvat lähinnä kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen, tietoteknisten ratkaisujen määrittelyyn ja toteuttamiseen. Kaupungilla on jo hallussaan ratkaisujen toteuttamisen edellyttämät teknologiat, joten uusia teknologiainvestointeja ei tässä vaiheessa ole näkyvissä lukuun ottamatta mahdollisia tietovarastoratkaisun edellyttämiä ICT-infrastruktuurin (palvelin- ja tallennustila) laajennuksia.

Hankintoihin on varauduttu vuoden 2015 talousarviossa sekä vuoden 2016 talousarviosuunnitelmassa. Tietotekniset hankinnat veloitetaan kaupunginhallituksen kustannuspaikalta 11603:

•Tilastollinen tilaus 50203 Tiedolla johtamisen kehittäminen

•Tilastollinen tilaus 601018 SAP-käytön laajennus

Muut hankinnat veloitetaan kaupunginhallituksen kustannuspaikalta 11602:

•Tilastollinen tilaus 601987 Strategia- ja ohjelmatyö

•Tilastollinen tilaus 601991 Arkkitehtuurityö

Hyödyntämällä valtakunnallista yhteistyötä ja siihen liittyvää ulkoista rahoitusta kustannuksia saadaan pienennettyä. Kustannusarviot tarkentuvat suunnitteluvaiheen aikana.

Hankkeen organisointi

Projekti organisoidaan kuvan 5 kehittämiskokonaisuuksien pohjalta.

Kuva 5: Hankkeen organisointi.

Hankkeen osa-alueille nimetyt vastuuhenkilöt vastaavat osa-alueen tehtävien ja tuotosten yksityiskohtaisesta suunnittelusta ja toteuttamisesta sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Vastuuhenkilöiden tueksi nimetään kultakin toimialalta henkilö, joka osallistuu tietopalveluasiantuntijan roolissa hankkeen toteuttamiseen ja toimii yhteyshenkilönä hankkeen ja toimialan välillä. Lisäksi tietopalveluasiantuntijat varmistavat yhdessä toimialajohdon kanssa, että toimialoilta saadaan käyttöön muu hankkeen tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta keskeinen osaaminen. Hankkeen päätyttyä tietopalveluasiantuntijat vastaavat tuotosten hyödyntämisestä toimialoilla ja tukevat toimialojen johtoa tiedolla johtamisessa.

Hankejohdon ensisijaisena tehtävänä on varmistaa, että osa-alueiden työt etenevät sopusoinnussa hankkeelle asetettujen tavoitteiden kanssa ja päällekkäisyyksiltä vältytään. Hankejohdon vastuulla on myös huolehtia osa-alueiden välisen tiedonvälityksen toimivuudesta, ristiriitatilanteiden selvittämisestä kokonaisuuden etua palvelevalla tavalla sekä valtakunnallisesti tehtävän työn sovittamisesta yhteen hankkeen kanssa.

Hankkeen omistaja vastaa hankkeen tavoiteasetannasta sekä tavoitteiden saavuttamisesta ja toimii hankkeen ohjausryhmän puheenjohtajana. Omistaja vastaa myös tarvittavien hallinnollisten päätösten aikaansaamisesta sekä siitä, että hankkeen tuotokset otetaan suunnitellusti käyttöön.

Hankkeen ohjausryhmä vastaa omistajan johdolla tietojohtamisen toimintamallin suunnittelusta ja toimintamuutoksen toteuttamisesta. Hanke sisältyy kaupunginjohtajan kehittämissalkkuun, jonka hallinnasta vastaa kaupungin johtoryhmä. Samalla kaupungin johtoryhmä toimii hankkeeseen liittyvästä päätöksenteosta vastaavana johtoryhmänä.

Hankkeen ohjausryhmä:

•Hankkeen omistaja ja ohjausryhmän puheenjohtaja: Jukka Laiho

•Ohjausryhmän jäsenet: Jukka Laiho, Jussi Vira, Max Lönnqvist, Timo Hintsanen, Tuomas Heikkinen

Hankkeen muut vastuuhenkilöt:

•Hankejohto: Jussi Vira

•Tietojohtamisen organisointi: Jussi Vira

•Strateginen johtaminen: Juhani Pärtty

•Palvelujen johtaminen: Päivi Sannola

•Kehittämisen johtaminen: Sari Hannila

•Kokonaisarkkitehtuuri: Jaakko Ståhlberg

•Raportointipalvelu: Jari Nevalainen

•Koulutus ja viestintä: Juhani Pärtty

Hankkeen keskeiset menestystekijät

Hankkeella on neljä keskeistä menestystekijää.

1.Työkokonaisuuden laajuuden hallinta: Mikäli työkokonaisuutta ei rajata riittävän selkeästi, uhkana on hankkeen laajeneminen hallitsemattomasti. Keskeistä on luoda riittävän selkeä ja konkreettinen visio, jota kohti edetään askel askeleelta.

2.Johtamistavan muutoksen aikaansaaminen: Kyse on ennen kaikkea johtamistavan muutoksesta, jonka aikaansaaminen vaatii ylimmän johdon vahvaa sitoutumista ja pitkäjänteistä ohjausta. Tietotuotannon arvo realisoituu vasta kun tiedon systemaattisesta käyttämisestä tulee luonnollinen osa johtamista ja toiminnan kehittämistä. Tarvitaan uudenlaista avointa keskustelu- ja toimeenpanokulttuuria, jossa tieto johtaa toiminnan muutokseen ja sitä kautta tuottavuuden parantumiseen.

3.Osaamisen varmistaminen: Kaupungin sisäisissä ja ulkoisissa tietolähteissä oleva raakadata jalostuu monivaiheisen prosessin kautta toiminnan ja talouden suunnittelua ja seurantaa tukevaksi tiedoksi. Tiedon jalostusprosessissa tarvitaan monipuolista tietoteknisten ratkaisujen, analyysimenetelmien sekä johtamismallien osaamista. Kyky erotella olennaiset asiat suurista tietomassoista muodostuu yhä kriittisemmäksi. Kaupungin johto tarvitsee tuekseen henkilöitä, jotka paitsi tuntevat kaupungin toimintaa, hallitsevat lisäksi erilaisia analyysimenetelmiä ja tiedonhallinnan työvälineitä ja osaavat tiivistää johtopäätökset ymmärrettävään muotoon. Jo hankkeen alkuvaiheessa on laadittava suunnitelma riittävän osaamisen kasvattamiseksi.

4.Valtakunnallisen yhteistyön hyödyntäminen: Parhaimmillaan valtakunnallisista hankkeista saadaan erinomaisia apuvälineitä ja valmiita ratkaisuja kaupungin oman toiminnan kehittämiseen. Keskeisimmät hankkeet on tunnistettava ja niihin on osallistuttava pyrkien aktiivisesti vaikuttamaan niissä tehtäviin linjauksiin.