Johtaja Tuomas Heikkinen ja konserniohjauksesta vastaava controller Kim Moisiolinna 6.2.2015:

Taustaa

Kaupunginvaltuusto päätti 23.6.2014 uudistamisohjelman hyväksymisestä ja taloussuunnitelmakauden suunnittelulukujen tarkentamisesta. Päätöksen esittelyssä todettiin toimintoanalyysistä mm. seuraavaa:

”Toimintoanalyysin valmistelu aloitettiin hyödyntämällä keväällä 2013 tehtyä työtä, jota syvennettiin tarkemmalle tasolle. Palveluanalyysissä tunnistettiin kaupungin toimintojen säädösperusteisuutta sekä palvelutarpeen luonnetta. Toimintoanalyysi antaa mahdollisuuden tarkastella kaupungin palvelutuotantorakennetta resurssiohjauksen näkökulmasta. Tiivistettynä lopputuloksena pitäisi saada selvitys mistä toiminnoista on mahdollista vapauttaa resursseja.”

”Toimintoanalyysin valmistelua on jatkettava. Tavoitteena tulee olla muutosmahdollisuuksien ja säästöpotentiaalin tunnistaminen, jotka voidaan johtaa kustannuslajeille ja/tai henkilöstösuunnitteluun. Analyysin edistämiseksi voidaan harkita tämän kokonaisuuden projektointia. Työ edellyttää toimialojen ja analyysin valmistelusta vastaavien (esim. projektin) tiivistä yhteistyötä.

Toimintoanalyysillä tulee tunnistaa mahdollisuudet rakenteellisiin muutoksiin, toimintaprosessien kehittämiseen tai asetettujen normien kriittiseen arviointiin, joilla vapauttamaan resursseja kaupungin palvelutuotannon tärkeimpiin toimintoihin. Toimintoanalyysin tulee kattaa kaikki toimialoilla tapahtuva toiminta.”

Toimintoanalyysin syventämistyö käynnistettiin syksyllä 2014, jolloin hankkeen kokoonpano, työryhmät, vetovastuut, aikataulu ja muut yksityiskohdat määriteltiin ja käsiteltiin kaupungin johtoryhmässä. Keskeisenä ideana oli määritellä toimialojen käyttöön yhteinen tiedonkeruupohja, jonne kaupungin kaikki toiminnot kuvataan ja niihin liittyvä analyysi kerätään. Toimintojen määrittely ja kuvaaminen toimi hankkeen ensimmäisenä työvaiheena. Tämän jälkeen toisessa vaiheessa pyrittiin keskittymään toimintojen analyysiin ja siihen, miten toimintoihin tai niiden mitoitukseen kyettäisiin mahdollisesti vaikuttamaan.

Hankkeen tuloksena on konkretisoitunut lukuisia uusia toimenpide-ehdotuksia, joilla pyritään saavuttamaan kaupungin talouden tasapaino keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä. Vuoden 2016 talousarvion laadinnassa huomioidaan niiden toimenpiteiden taloudelliset vaikutukset, joilla on suoraa vaikutusta käyttötalouteen ja edelleen kaupungin tulokseen vuonna 2016. Osaa toimenpiteiden taloudellisista vaikutuksista on vaikea arvioida tai niiden vaikutusaika on pitkä. Kaikki talousvaikutukset on kuitenkin arvioitu varovaisuuden periaatteen mukaisesti.

Hanketta on valmisteltu lukuisissa työryhmissä kaupungin eri toimialoilla. Lähtökohtana on ollut, että kaikissa työryhmissä vastuullisina jäseninä ovat toimineet sekä toimialan että konsernihallinnon edustajat. Lisäksi työhön on osallistunut kunkin palvelualueen edustajia.

Työn valmistuttua työryhmissä se on käsitelty kunkin toimialan omassa johtoryhmässä, minkä jälkeen työn lopputulokset on vielä käyty yhdessä läpi toimialan johdon ja ns. koordinaatioryhmän kanssa, johon on kuulunut mm. konsernihallinnon johtoa. Tämän jälkeen työn tulokset on käsitelty kaupungin johtoryhmässä.

Toimintoanalyysin syventämisen tuloksena syntyneet toimenpide-ehdotukset tuodaan kaupunginhallituksen esittelyyn. Toimenpiteitä ei hyväksytä tässä vaiheessa vaan ne lähetetään toimialan lautakuntiin lausunnoille ja lähetekeskustelua varten. Hyvinvointitoimialan yhteistoimintaelin on käsitellyt toimintoanalyysiä 1.4.2015.

Liite 1Toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset - Hyvinvointitoimiala

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää hyvinvointitoimialan toimintoanalyysin syventämisen tuloksena laaditut toimenpide-ehdotukset sosiaali- ja terveyslautakunnalle lausunnon antamista ja lähetekeskustelua varten.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 20.4.2015

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 13.4.2015 § 162 päättänyt lähettää hyvinvointitoimialan toimintoanalyysin syventämisen tuloksena laaditut toimenpide-ehdotukset sosiaali- ja terveyslautakunnalle lausunnon antamista ja lähetekeskustelua varten.

Hyvinvointitoimialalla toimintoanalyysissä tunnistettiin yhteensä 310 toimintoa. Toimenpide-ehdotuksia esitetään 49. Kaikki esitetyt toimenpiteet analysoidaan ja toimeenpannaan kehittämismallin mukaisesti seuraavasti:

1. Kehittämismallissa analysoidaan tarkemmin toimenpiteiden toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset, hankkeiden resursointi sekä aikataulutus.
2. Toimenpidekohtainen arvio etenemisestä tehdään kehittämismallin käsittelyn yhteydessä
3. Toimeenpantavat hankkeet sisällytetään tämän jälkeen strategisiin sopimuksiin, minkä seurauksena ne ovat raportoinnin ja seurannan piirissä osana muita sopimuksiin sisältyviä asiakokonaisuuksia.

Liite 1Hyvinvointitoimialan toimenpide-ehdotukset

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta käy asiasta lähetekeskustelun ja antaa kaupunginhallitukselle lausuntonsa asiaan.

PäätösSosiaali- ja terveyslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle lausuntonaan toimintoanalyysin toimenpiteistä seuraavaa:

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyy osaltaan esitetyt toimenpiteet jatkovalmistelun pohjaksi. Toimenpiteitä tulee priorisoida ja tuoda lautakunnan päätettäväksi erillisinä asioina siinä järjestyksessä kun ne valmistuvat, jotta talouden tasapainottaminen varmistetaan. Toimenpiteiden osalta tulee arvioida asiakas-/potilasvaikutuksia, säästöpotentiaalia ja henkilöstövaikutuksia. Työssä on lisäksi arvioitava kokonaisvaikutuksia kaupunkikonsernin osalta, mikäli päädytään esittämään toiminnallisia muutoksia esim. kuntayhtymien ja kaupungin työnjakoon.

Lisäksi lautakunta päätti lisätä Terveyspalvelujen palvelualueen 23. toimenpiteeksi omatoimisuuden tukemisen.

Johtaja Tuomas Heikkinen:

Kaupunginhallitukselle esitetään tässä vaiheessa, että se osaltaan hyväksyisi  hyvinvointitoimialan toimenpide-ehdotukset ja lähettäisi toimenpide-ehdotukset edelleen valmisteltaviksi. Kaupunginhallituksen päätös ei siis tarkoita lopullista valituskelpoista päätöksentekoa yksitäisten toimenpiteiden toteuttamisesta vaan kaupunginhallitus tekee valmistelua ohjaavan linjauspäätöksen kustakin asiasta. Toimenpiteiden mahdollisesta toteuttamisesta tullaan tekemään myöhemmin erilliset päätökset toimivaltaisilla tahoilla. Toimenpiteet käsitellään tarvittaessa ennen päätöksentekoa YT-lain mukaisesti työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnassa.

Kaupunginhallituksen johtosäännön 8 §:n mukaan kaupunginhallitus voi ratkaista asian, joka kuuluu alemman toimielimen tai viranhaltijan ratkaistavaksi, mikäli edellä mainittu asia on osa kokonaisuutta, josta päättäminen kuuluu kaupunginhallituksen ratkaisuvaltaan. Em. kaupunginhallituksen johtosäännön kohdan perusteella kaupunginhallitus on toimivaltainen käsittelemään toimintoanalyysikokonaisuutta kaikilta osin.

Asia on ollut yhteistyötoimikunnan käsittelyssä 2.6.2015 § 46

Liite 1Hyvinvointitoimialan toimenpide-ehdotukset

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää osaltaan hyväksyä liitteestä 1 ilmenevät toimintoanalyysin toimenpide-ehdotukset ja lähettää toimenpide-ehdotukset sosiaali- ja terveyslautakunnan käsiteltäväksi siten, että käsittelyssä huomioidaan yhteistoimintamenettelylain säännökset.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Yrttiahon seuraavansisältöinen muutosehdotus raukesi kannatuksen puuttuessa:

”Kaupunginhallitus päättää poistaa seuraavan toimenpiteen:

- Kotihoidon osan ulkoistaminen omien tehostamistoimenpiteiden varmistamiseksi ja tueksi (vrt. Tampereen kokemukset)."