SAAMISTEN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET

YLEISPERIAATTEET

1. Ohjeiden noudattaminen

Näitä ohjeita on noudatettava kaikkien kaupungille kuuluvien tai sen toimesta perittävien sekä soveltuvin osin konserniyhteisöjen maksujen ja saamisten laskutuksessa ja perinnässä ellei toisin ole säädetty tai määrätty.

Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta lukuun ottamatta maksun suoritusta koskevia määräyksiä.

Ohjeet koskevat myös kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitavaa yhteisöä tai perintätoimen harjoittajaa, mikäli laskutus ja perintä on annettu em. yhteisön hoidettavaksi. Kaupungin ja em. tehtäviä hoitavien palvelujen rajapinnat ja vastuut määritellään palvelusopimuksessa sekä prosessikuvaus- ja vastuunjakotaulukoissa.

2. Laskutus

Kaupungin saamiset on laskutettava ja perittävä tehokkaasti noudattaen lakia ja sopimuksia.

Kaupunki voi laskutuskustannusten kattamiseksi lisätä laskuun laskutuslisän, josta on etukäteen sovittava asiakkaan kanssa. Jos ostaja voi valita maksaako käteisellä vai laskulla, kaupunki voi periä laskutuslisää ostajan valitessa laskutuksen. Lisän on perustuttava todellisiin kuluihin (laskun laatiminen, lähettäminen, tulevien maksujen seuranta).

Yksittäisissä ja taloudellisesti merkittävissä tapauksissa on tavaran tai palvelun tilausvaiheessa varmistettava tarvittaessa yritys- ja yksityisasiakkaiden maksukyky.

3. Käteissuoritukset

Saaminen on perittävä pääsääntöisesti käteissuorituksena silloin, kun suorite tai palvelu on heti käytettävissä taikka tarkoin yksilöitynä tiedossa ja kun laskutuskustannukset ovat suuremmat kuin laskutettava määrä.

Konsernihallinnolla, toimialalla, liikelaitoksella ja laitoksella on oikeus päättää, milloin maksut saamisen turvaamiseksi ja laskutuskustannusten vähentämiseksi on perittävä käteisenä.

LASKUTUKSEN PERUSTEENA OLEVAT TIEDOT

4. Laskutuksessa tarvittavat tiedot

Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tarjoukset, tilaukset, sopimukset, toimitusasiakirjat ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Laskun sisältövaatimukset on esitetty kohdassa 6.

Henkilövelallisen henkilöllisyyden varmentamiseksi on lisäksi pyydettävä henkilötunnus, jonka käsittelyssä on noudatettava henkilötietolakia.

Tilauslomakkeet, lähetteet ym. tilaukseen liittyvät lomakkeet on numeroitava ja numeroinnin on oltava aukoton.

LASKUTUS JA KIRJANPITO

5. Laskun laatija

Konsernihallinto, toimiala, liikelaitos ja laitos, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste, huolehtii laskun laatimisesta ja asiakkaalle lähettämisestä, ellei laskutusasioiden hoitoa ole annettu toisen toimialan tai liikelaitoksen taikka kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitavan yhteisön tai perintätoimen harjoittajan tehtäväksi. Viimeksi mainitussa tapauksessa laskutuksen perusteena olevat tiedot on toimitettava laskuttajalle välittömästi laskutusperusteen synnyttyä ja siten, että kohdat 2 ja 9 toteutuvat.

6. Laskun sisältö

Lasku laaditaan Turun kaupungin viralliselle lomakkeelle. Lasku on laadittava selkeälukuiseksi. Siitä tulee ilmetä:

-laskun antamispäivä

-juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä

-myyjän arvonlisäverotunniste:
Turun kaupungin Y-tunnus 0204819-8 / VAT -numero FI02048198

-ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä

-myyjän nimi ja osoite:
Turun kaupunki/laskuttava toimiala tai liikelaitos ja sen osoitetiedot

-ostajan nimi ja osoite:
virallisten rekisterien mukaan (yhteisöjen, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta on laskuun merkittävä asiaa hoitavan henkilön nimi, ellei velallisella ole kiinteää toimipaikkaa)

-tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji

-tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä (ellei ole sama kuin laskun päivä) tai ennakkomaksun maksupäivä

-veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa

-verokanta

-suoritettavan veron määrä

-maksettava määrä yhteensä
Laskussa ei saa olla korjauksia maksettavan määrän kohdalla. Tarvittaessa virheellisen laskun sijaan on kirjoitettava uusi lasku.

-merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen

-ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”

-ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”

-muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

-maksuehto

-laskutuslisä, jos siitä on sovittu asiakkaan kanssa

-maksuyhteystiedot

-laskun suorituksen myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraamukset

-mistä asiakas voi saada laskuun liittyviä lisätietoja

Laskujen ja viitetietojen numerointi on järjestettävä sellaiseksi, että laskut on yksilöitävissä ja niiden suoritukset valvottavissa.

7. Laskutusajankohta

Saaminen on laskutettava viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin kuukauden kuluessa. Tavaroiden myynneistä EU-maahan ja sellaisten palvelujen myynneistä toisiin jäsenvaltioihin, joissa asiakas ostajana on verovelvollinen, on lasku laadittava viimeistään toimitus-/ suorituskuukautta seuraavan kuukauden15. päivä. Jos veloitusperuste muodostuu kuukautta pitemmän ajan kuluessa, voidaan ennen lopullista laskua lähettää osalaskuja siltä osin kuin veloitusperuste on tiedossa. Tällainen saaminen voidaan laskuttaa myös määräajoin etu- tai jälkikäteen.

Laskutuskustannusten vähentämiseksi voidaan edellä mainitun estämättä kerätä pieniä toistuvia laskutuseriä yhteen laskuun, kuitenkin niin, että laskutus on tehtävä ainakin puolivuosittain tilinpäätökseen sisältyen.

8. Laskun muuttaminen

Tehtäessä hyvityslasku, on siinä oltava viittaus aikaisempaan laskuun ja siitä on käytävä selville hyvityksen peruste. Hyvityslasku tai sen perusteet on asianmukaisesti hyväksyttävä.

Mikäli laskutusta muutetaan laskutus- ja myyntireskontrasovelluksessa alkuperäisistä laskutustiedoista poiketen ennen maksutapahtumaa, on laskutustietojen muuttaminen hyväksyttävä tietojärjestelmässä tai hyväksymismerkintä on tehtävä alkuperäiseen laskutusasiakirjaan.

9. Suoritusten valvonta

Kirjanpito ja reskontra on järjestettävä niin, että saamisten kertymistä ja perintätoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. Tämän vuoksi laskutus ja saamisten valvonta tulee hoitaa ensisijaisesti automaattista tietojenkäsittelyä hyödyntäen.

Jos konsernihallinto, toimiala, liikelaitos tai laitos taikka kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitava yhteisö tai perintätoiminnan harjoittaja hoitaa laskutuksen ja perinnän toisen puolesta, on näiden keskenään sovittava suoritusten valvonnasta.

10. Liikaveloitus

Liikaveloitus/virheellinen laskutus oikaistaan hyvityslaskulla ja kirjataan tilivuoden aikana pääkirjatilille vastakkaisena vientinä samoin kuin aikaisemmille tilikausille kuuluvat vähäiset erät. Olennaiset aikaisempia tilikausia koskevat oikaisut tehdään oman pääoman erää Edellisten tilikausien ylijäämä/alijäämä oikaisemalla.

Jos virheellinen lasku on kuitenkin jo maksettu, noudatetaan maksun palauttamisessa kohdan 14 ohjeita.

Arviolaskutus oikaistaan lopullisella laskulla ja kirjataan pääkirjatiliä hyvittäen tai veloittaen.

11. Maksuehto

Laskussa annetaan maksun tai velan eräpäivä.

Laskun maksuaika on 14 päivää laskun lähettämisestä lukien, ellei tätä lyhyemmästä tai pidemmästä maksuajasta ole erityisistä syistä sovittu tai siitä muuta säädetty tai määrätty.

Maksun suorittaminen tulee tarvittaessa asettaa ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutukselle.

Jos eräpäivä sattuu pyhäpäiväksi tai muuksi päiväksi, jolloin maksupaikat ovat suljettuina, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä aukiolopäivänä ilman viivästysseuraamuksia.

MAKSUN SUORITUS

12. Laskun maksaminen

Lasku maksetaan laskussa mainitulle kaupungin tilille rahalaitoksiin tai laskussa mainittuihin kaupungin käteiskassapisteisiin.

Maksu on suoritettu kaupungille sinä päivänä, jolloin rahalaitos tai kaupungin käteiskassapiste on sen kuitannut.

13. Käteissuoritusten maksuvälineet

Käteissuoritukset voidaan vastaanottaa myös yleisesti käytössä olevilla maksukorteilla tai sovitulla etusetelillä tai palvelukortilla sikäli kun edellä mainitulla maksuvälineellä tapahtuvan maksun vastaanottomahdollisuus on maksunsaajan käytössä.

Sekillä tapahtuva maksusuoritus voidaan vastaanottaa vain erikseen Konsernihallinnon talouden ja rahoituksen vastuualueen kanssa sovituissa kassapisteissä.

Maksusuoritusta vastaanotettaessa on tarvittaessa varmistuttava maksajan henkilöllisyydestä ja maksukyvystä.

14. Yli- tai alisuoritus

Jos asiakas on maksanut liikaa, on liikasuoritus viipymättä palautettava, ellei sitä asiakkaan suostumuksella voida käyttää vastaisten maksujen ennakkosuoritukseksi tai kaupungilla ole oikeutta käyttää suoritusta kuittaukseen. Palautettavasta liikasuorituksesta vähennetään palautuksesta aiheutuvat todelliset kulut. Tämä kulujen vähentäminen kuitenkin edellyttää, että asiasta sovitaan asiakkaan kanssa tai että ko. kulut on laskuttamalla eräännytetty ennen vähentämistä. Jos asiakas on maksanut liian vähän, niin alisuoritus jätetään veloittamatta asiakkaalta, mikäli sen määrä on enintään 2 euroa. Alisuoritus kirjataan kuluksi.

Mikäli maksusuoritus ei kata pääomaa, viivästyskorkoa ja perintäkuluja kokonaisuudessaan, luetaan suoritus ensisijassa viivästyskoron suoritukseksi, toiseksi pääoman lyhennykseksi sekä jäännösosaltaan perintäkuluille ja perintäkulujen viivästyskorolle viimeksi mainitussa järjestyksessä.

MAKSUN VIIVÄSTYMINEN JA LYKKÄÄMINEN

15. Maksumuistutus

Mikäli maksu viivästyy eikä maksuaikaa ole myönnetty, on velallista muistutettava laiminlyönnistä vähintään yhdellä maksumuistutuksella aikaisintaan 14 päivän kuluttua eräpäivästä. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä ja ilmoitettava seuraukset, jotka laiminlyönnin jatkumisesta aiheutuvat.

Maksumuistutuksessa on huomioitava perintälain määräykset.

Erääntyneen saamisen maksumuistutusten teko voidaan antaa konsernihallinnon tai toisen toimialan, liikelaitoksen tai laitoksen taikka talouspalvelutehtäviä hoitavan yhteisön tai perintätoimen harjoittajan tehtäväksi.

16. Toimitusten ja palvelujen keskeytys

Yksityisoikeudellisen maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelut keskeyttää mikäli keskeyttämiselle ei ole laillista estettä, ja vaatia vakuuksia tai käyttää muita keinoja kaupungille mahdollisesti aiheutuvan vahingon estämiseksi tai pienentämiseksi.

17. Viivästysseuraamukset

Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästysajalta perittävä viivästyskorkoa korkolain mukaisesti. Viivästyskorkojen lisäksi peritään perintäkuluja enintään perintälain mukaisesti ja perintälaissa määrätyn suuruisena.

Julkisoikeudellisten maksujen korosta ja viivästysseuraamuksista on säädetty erikseen.

18. Helpotuksen tai vapautuksen myöntäminen

Toimivallasta helpotuksen tai vapautuksen myöntämiseen määrätään hallintosäännössä.

Lykkäystä maksuaikaan voidaan myöntää yksityisoikeudellisissa saamisissa enintään yksi (1) kuukautta ja julkisoikeudellisissa saamisissa enintään kolme (3) kuukautta.

Asiakkaalle voidaan myöntää maksuaikaa myös tekemällä maksusuunnitelma, jolloin saatava maksetaan useassa erässä. Maksusuunnitelma voi olla sekä yksityisoikeudellisissa että julkisoikeudellisissa saamisissa enintään kaksitoista (12) kuukautta.

Jos maksun suoritusaikatauluun myönnetään helpotuksena lykkäystä, voidaan maksulykkäyksen myöntämisen ehdoksi asettaa kohdassa 17 mainitun viivästyskoron suorittaminen lykkäysajalta ja tarvittaessa vaadittava vakuus.

PERINTÄTOIMENPITEET

19. Perinnän aloittaminen

Viimeistään kolmen kuukauden kuluessa alkuperäisestä eräpäivästä on saamisen velkomisesta huolehtivan konsernihallinnon, toimialan, liikelaitoksen tai laitoksen taikka talouspalvelutehtäviä hoitavan yhteisön tahi perintätoimen harjoittajan ryhdyttävä perintätoimenpiteisiin sen mukaisesti kuin jäljempänä määrätään, ellei ole myönnetty kohdan 18 mukaisesti lykkäystä maksun suorittamiseen.

20. Ilman tuomiota ulosottokelpoiset saamiset

Jos saaminen on ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, pitää kuitenkin lähettää velalliselle lähettää perintälain mukaiset maksumuistutukset ja -vaatimukset ennen perintäpyyntöä. Mikäli maksumuistutukset ja -vaatimukset eivät ole tuottaneet tulosta, ennen saatavan siirtämistä ulosottoon tehdään maksukohtainen viranhaltijapäätös ulosottoon siirtämisestä.

Toimivallasta saamisen ulosottoon siirtämisessä määrätään hallintosäännössä. Perintäpyynnössä on tällöin noudatettava verojen ja maksujen perinnästä ulosottotoimin annetun lain ja asetuksen määräyksiä.

21. Tuomiota tai päätöstä vaativat ulosotot

Mikäli saaminen ei ole ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, lähetetään perintäpyyntö konsernihallinnon hallintoryhmän lakiasioihin, ellei perintätehtävän hoitamisesta kaupungin johtosäännöllä nimenomaisesti toisin säädetä. Perintäpyynnön voi lähettää myös ulkopuoliselle perintätointa harjoittavalle yhteisölle, jonka kanssa perinnästä on tehty sopimus.

Saamisen perintää hoitavalle on annettava kaikki perintätoimenpiteissä tarvittavat tiedot. Mikäli velallinen on kiistänyt maksuvelvollisuutensa, on myös tästä seikasta ilmoitettava.

22. Valvottavat saamiset

Milloin saaminen on valvottava konkurssissa, velkajärjestelyssä, julkisen haasteen, panttihuutokaupan tai kiinteistön pakkohuutokaupan yhteydessä, saamisesta on ilmoitettava ja saamiseen liittyvät asiakirjat on lähetettävä saamisen valvontaa varten konsernihallinnon hallintoryhmän lakiasioihin. Tässä vaiheessa ulkopuolisille mahdollisesti annetut perintätoimenpiteet keskeytetään.

Saamisten valvonta konkurssissa, velkajärjestelyssä, julkisen haasteen, panttihuutokaupan tai kiinteistön pakkohuutokaupan yhteydessä voidaan antaa myös perintätoimen harjoittajalle.

23. Perimättä jättäminen

Alle 100 euron saamiset voidaan toimialan, liikelaitoksen tai laitoksen harkinnan mukaan jättää kokonaan perimättä. Näistä on kuitenkin lähetettävä maksumuistutukset.

Konsernihallinnon, toimialan, liikelaitoksen tai laitoksen harkinnan mukaan voidaan täysin epävarmojen saamisten kohdalla olla ryhtymättä perintätoimenpiteisiin. Näissä tapauksissa syy perinnästä luopumiseen tallennetaan myyntireskontran asiakastietoihin tai merkitään perintää koskeviin asiakirjoihin. Mikäli saamisten perintä on annettu perintätoimen harjoittajalle, ilmoitetaan päätös perimättä jättämisestä ja sen syy perintätoimen harjoittajalle.

24. Perinnän kohteena olevien saatujen suoritusten käsittely

Eräpäivän jälkeinen suoritus tai osasuoritus on otettava vastaan, vaikka saamisen osalta olisi jo ryhdytty perintätoimenpiteisiin.

Suorituksesta tai osasuorituksesta on viipymättä ilmoitettava perintää hoitavalle viranomaiselle tai sille jolle perintätehtävä on annettu.

25. Perinnän epäonnistuminen

Milloin perintätoimet eivät ole johtaneet tulokseen, perintää hoitaneen viranomaisen tai sen jolle perintätehtävä on annettu, on ilmoitettava tästä sille toimialalle, liikelaitokselle tai laitokselle, jonka toimeksiannosta perintätoimenpiteisiin oli ryhdytty, mainitsemalla samalla perintäesteen syy.

Mikäli perintätoimet eivät ole johtaneet tulokseen, poistetaan saaminen kirjanpidosta ja siirretään jälkivalvontaan.

SAAMISTEN POISTAMINEN KIRJANPIDOSTA JA JÄLKIVALVONTA

26. Todetut menetykset ja epävarmat saamiset

Todetut menetykset ja epävarmat saamiset poistetaan kaupungin kirjanpidosta kirjanpitolain mukaan. Saamiset poistetaan vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kirjanpidosta poistetut saamiset annetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle taikka lauta- tai johtokunnalle.

Kirjanpitolain mukaan todetut menetykset ja epävarmat saamiset on poistettava ja kirjattava kuluksi. Saamista voidaan pitää epävarmana, jos suorituksen saamista on velallista koskevien luottotietojen tai hänen varallisuusasemaansa koskevan muun selvityksen perusteella pidettävä ilmeisen epätodennäköisenä. Saaminen todetaan menetetyksi, jos aloitetut perintätoimenpiteet eivät ole johtaneet suoritukseen toimitetussa ulosotossa taikka velallisen asuinpaikka on tuntematon tai häntä ei tavoiteta.

Myös sellaisesta saamisesta, joka on poistettu kirjanpidosta, on pyrittävä saamaan suoritus.

Kirjanpidosta poistettu saaminen on valvontaa, maksumuistutusta ja perintää varten siirrettävä erilliseen luetteloon. Erillisestä luettelosta saaminen voidaan poistaa esim. silloin, kun oikeushenkilö on asetettu konkurssiin tai purettu.

27. Muiden viranomaisten päätökset

Jos ulosottoviranomainen on todennut asiakkaan varattomaksi tai valtiokonttori on tehnyt päätöksen asuntolainan vastuunjaosta tai käräjäoikeus on vahvistanut maksuohjelman yksityishenkilön velkajärjestelyssä tai saneerausohjelman yrityksen saneerausmenettelyssä, asiakkaalta olevien saamisten poistot voidaan tehdä ao. toiminnasta vastaavan yksikön päällikön päätöksellä.

28. Saamisen vanhenemisen keskeyttäminen

Toimialan, liikelaitoksen ja laitoksen on selvitettävä saamistensa vanhentumisajat ja huolehdittava tarvittaessa vanhenemisen keskeyttämisestä.

ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ

29. Tuottokorko

Mikäli kaupunki on suorittanut kolmannelle taholle maksun, joka on perusteeton, tulee tämä maksu periä takaisin kaupungille. Tässä yhteydessä on mahdollista vaatia perusteetta maksetulle, takaisinperittävälle maksulle tuottokorkoa. Tuottokorko on korkoa, jota tietyissä tilanteissa voidaan vakiintuneen oikeuskäytännön perusteella vaatia suoritettavaksi saatavalle viivästyskoron kertymistä edeltävältä ajalta.

30. Poikkeavat ohjeet

Kaupunginhallitus voi erityisestä syystä yksittäistapauksissa antaa näistä ohjeista poikkeavia määräyksiä.