Tilapalvelut, rakennuttajainsinööri Reino Pöyhönen ja konsernihallinto, vs. lakimies Anne Ala-Nissilä 29.4.2015:

Allianssihankkeen kuvaus 

Allianssihanke on jaettu kahteen eri vaiheeseen; kehitysvaiheeseen sekä toteutusvaiheeseen. Molempiin vaiheisiin on oma sopimus (kehitysvaiheen allianssisopimus KAS ja toteutusvaiheen allianssisopimus TAS) ja kaupallinen malli. Hanke on nyt siinä vaiheessa, että kaupunginhallituksen tulee tehdä päätös päätoteuttajan valinnasta ja kehitysvaiheen käynnistämisestä. Kehitysvaiheen arvioidut kustannukset ovat enimmillään 1.000.000 € ja tämän vaiheen kiinteistöyhtiö tullee rahoittamaan konsernitililimiitillä.

Ennen siirtymistä toiseen vaiheeseen eli toteutusvaiheeseen tulee kaupunginvaltuuston hyväksyä kehitysvaiheen tuloksena syntynyt toteutussuunnitelma ja tehdä päätös toteutusvaiheen käynnistämisestä sekä hankkeen pitkäaikaisesta rahoituksesta. Toteutussuunnitelma laaditaan painottaen tiivistä yhteistyötä ja jaettua vastuuta. Siinä kuvataan mm. hankkeen aikataulu, tilaohjelma, päivitetyt suunnitelmat sekä riskit ja mahdollisuudet kustannusnäkökulmasta. Toteutussuunnitelmassa allianssin osapuolet sitoutuvat yhdessä laadittuun kustannusarvioon, jonka pitävyys on keskeinen osa allianssisopimuksen sisältämää kaupallista mallia.

Neuvottelumenettelyn kulku tiivistettynä 

Kiinteistöliikelaitos, tilapalvelut julkaisi 22.11.2014 julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa hankinta-/ osallistumisilmoituksen (liittyy EU- kynnysarvon ylittävään hankintaan) Syvälahden koulun allianssiurakan päätoteuttajan hankkimiseksi neuvottelumenettelyllä.

Menettely oli kaksivaiheinen; ensimmäisessä vaiheessa valittiin osallistumisilmoittautumisten perusteella 4 päätoteuttajaehdokasta, jotka täyttivät esitetyt vähimmäisvaatimukset.

Toisessa vaiheessa valituille ehdokkaille lähetettiin alustava tarjouspyyntö ja kutsu neuvotteluihin. Tarjousvaiheen aikana tilaaja neuvotteli erikseen kunkin tarjoajan kanssa tarkoituksena tilaajan tavoitteiden, tarjouspyynnön ja allianssiurakan toimintamallin viimeistely. Neuvotteluissa järjestettiin työpajoja, joissa hankkeen osa-alueita pyrittiin kehittelemään kuin allianssi olisi jo käynnissä. Tilaaja käytti kehitystyöpajojen havaintoja tarjoajien arviointiin.

Neuvottelujen päätyttyä tarjoajille lähetettiin lopullinen tarjouspyyntö, jonka perusteella tarjoajat jättivät lopulliset tarjouksensa. Tarjousten valintaperusteina käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta. Tilaajan tavoitteena oli annettujen kirjallisten tarjousten ja kehitystyöpajoissa suoritettujen arviointien perusteella valita allianssiurakan päätoteuttajaksi tarjoaja, jonka nimeämällä allianssiorganisaatiolla on paras asiantuntemus, kyky ja ominaisuudet toteuttaa Syvälahden koulun allianssiurakka tilaajan asettamissa tavoitteissa. Neuvottelumenettely päätoteuttajan hankkimiseksi on saatu päätökseen ja lopulliset tarjoukset on saatu 21.4.2015. 

Päätoteuttajan valinta

Tarjouksen jättivät määräaikaan mennessä Skanska Talonrakennus Oy, YIT Rakennus Oy sekä NCC Rakennus Oy:n ja Caverion Suomi Oy:n muodostama ryhmittymä Visible. Hartela Oy:n ja A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy:n ryhmittymä Hartela-A vetäytyi tarjouskilpailusta, eikä jättänyt tarjousta.

Allianssiurakan päätoteuttajaksi valitaan neuvottelujen ja kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt päätoteuttajaehdokas.

Tarjouksia arvioitiin seuraavin vertailuperustein ja painoarvoin:

Tarjousten arvioinnista ja pisteytyksistä vastasi tilaajan ja suunnittelijaryhmän muodostama arviointiryhmä:

Merja Lumme pj.                Turun Kiinteistöliikelaitos

Reino Pöyhönen                 Turun Kiinteistöliikelaitos

Jarmo Salo                         Turun Sivistystoimiala

Marjo- Kaisa Laaksonen    Turun Sivistystoimiala

Anne Ala-Nissilä                 Turun Konsernihallinto

Riina Palva                         Verstas Arkkitehdit Oy

Kohdassa B 1 ”suunnitelman kustannusarvio-, riski ja mahdollisuusanalyysi” arviointia avusti ulkopuolinen kustannusasiantuntija Ari-Matti Jänkälä Projektipalvelu Prodeco Oy:stä.

Kohdan A 2 ”kyvykkyys allianssin johtamiseen ja yhteistoimintaan” arviointia avustivat Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskuksesta Leena Jokinen ja Marko Ahvenainen.

Kilpailuttamisen puolueettomana tarkkailijana toimii Antti Piirainen Vison Alliance Partners Oy:stä.

Hartelan aluejohtaja Mikko Kilpi ilmoitti 27.2.2015, että ryhmittymä Hartela-A vetäytyy pois tarjouskilpailusta ja näin ollen he eivät osallistuneet neuvottelujen kehitystyöpajaosuuteen.

Työpajasessioiden arviointi

Arviointilomakkeen kohta A 2

Neuvottelut olivat kaksivaiheiset. Ensimmäisissä neuvotteluissa 5.-12. helmikuuta 2015 käytiin läpi allianssiurakan sopimusasiakirjat. Ensimmäistä neuvottelukierrosta ei arvioitu. Toinen neuvottelukierros toteutettiin 17.-24. maaliskuuta 2015 kehitystyöpajoina, joissa tarjoaja työskenteli yhdessä tilaajan ja pääsuunnittelijan kanssa allianssin kehitysvaihetta jäljitellen. Tarjoajille annettiin hanketta koskevia tehtäviä, jotka toteutettiin tilaajan kanssa. Työskentely kehitystyöpajassa arvioitiin tarjouspyynnön kohdan A2 mukaisesti.

Kehitystyöpajassa työstettävät asiat liittyivät seuraaviin arviointikohteisiin:

-      Allianssin johtaminen ja toiminta

-      Suunnitelman kustannusarvio-, riski- ja mahdollisuusanalyysi

-      Kehitysvaiheen suunnitelma

Kehitystyöpajojen tavoitteena oli valmistella kehitysvaiheen tehtäviä ja toteutusta sekä auttaa tarjoajaa tekemään hyvä tarjous sekä antaa tilaajan arviointiryhmälle valmiudet muodostaa kantansa tarjoajan kyvykkyydestä toimia allianssissa.

Arvioinnissa käytettiin arviointilomaketta (liite 1), joka oli jaettu kolmeen pääryhmään:

A)  Projektipäällikön kyvykkyys allianssin johtamiseen

B)  Tiimin ongelmanratkaisu-, yhteistoiminta-, vuorovaikutus- ja innovointikyky

C)  Työpajasessioiden tulokset

Työpajatyöskentelyjen arvioinnit tehtiin yhdessä konsultti Antti Piiraisen kanssa laadittuun arviointilomakkeeseen perustuen. Pajapäivinä arviointiryhmän jäsenet työskentelivät annettujen tehtävien parissa tarjoajien kanssa muodostetuissa työryhmissä. Lisäksi arvioinnissa avustivat Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskuksesta ulkopuoliset tarkkailijat Leena Jokinen ja Marko Ahvenainen, jotka antoivat näkemyksensä arviointiryhmän hyödynnettäväksi.

Päätoteuttajaehdokkaiden tekemä alustava pohjatyö oli ratkaiseva tekijä työpajoissa onnistumiseen. Ongelmanratkaisukykyä testattiin erityisesti tehtävässä, jossa piti toimia poikkeuksellisiin sääolosuhteisiin liittyvässä, hankalaan ajankohtaan sattuvassa yllättävässä tapahtumassa.

Projektipäälliköiden osuus arvioinnin kaikissa kohdissa oli korostunut. Koko tiimin työskentelyä arvioitiin siltä pohjalta miten he auttoivat ja tukivat projektipäällikköä eri osuuksilla. Tiimityöskentelyn arviointiin vaikutti myös työryhmien kokoonpanot ja työskentely niissä. Arvioinnissa huomioitiin innovointikykyä, ammatillista osaamista sekä koko pajapäivän ilmapiiriä.

Työstettäessä suunnitelman kustannusarvio-, riski- ja mahdollisuusanalyysiä, kaikki ehdokkaat olivat melko varovaisia ja tunnustelevia. Kustannusten analysointi ja hallinta oli tasokasta, joten konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia ehdotuksia esitettiin suunnitelmien kehittämiseksi.

Pajapäivien jälkeen arviointiryhmän jäsenet tahoillaan arvioivat tarjoajien toiminnan työpajoissa pisteyttäen kunkin em. kohdan (A, B, C) asteikolla 1-4. Arvioitsijoiden pisteet yhdistettiin työpajojen jälkeen pidetyssä palaverissa, johon osallistuivat arviointiryhmän lisäksi puolueeton tarkkailija Antti Piirainen, sekä Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen Leena Jokinen ja Marko Ahvenainen. Tilaisuudessa käyty keskustelu vahvisti kunkin arvioitsijan henkilökohtaista mielipidettä.

Arvioinnista saadut pisteet skaalattiin jokaisessa arviointikohdassa niin, että parhaat pisteet saanut tarjous sai 100 vertailupistettä ja muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin kaavalla: (arvioitava pistemäärä/paras pistemäärä) x 100. Lopullisessa arvioinnissa kohdan A2 painotus on 15 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 15.

Arvioinnin kohdasta A 2 arviointiryhmä antoi seuraavat pisteet (liite 2):

-      YIT Rakennus Oy                        3,23 pistettä => 15 vertailupistettä

-      Visible                                           2,78 pistettä  => 12,92 vertailupistettä

-      Skanska Talonrakennus Oy        2,00 pistettä  => 9,29 vertailupistettä

Työpajasessioiden tuloksia arvioitaessa oltiin yksimielisiä siitä, että haluttuun lopputulokseen päästäisiin kenen tahansa ehdokkaan kanssa. Kaikki tulokset antoivat uskoa onnistumiselle. Allianssin lisäarvo tuli selvästi esille mm. niin, että varhaisen yhteistyöryhmittymän perustaminen eri osapuolten välillä on mielekäs vaihtoehto.

Lopullinen tarjouspyyntö ja tarjousten vastaanotto

-      31.3. lähettiin päätoteuttajaehdokkaille lopulliset tarjouspyynnöt liitteineen

-      1.4. tarkennettiin asiakirjojen sisältöä sähköpostitse

-      10.4 lähetettiin lopulliset tarkennukset sähköpostitse

-      21.4. klo 12:00 mennessä vastaanotettiin kolme tarjousta

Anne Ala-Nissilä ja Reino Pöyhönen avasivat saapuneet tarjoukset 21.4.2015. Tarjouksen jättivät Skanska Talonrakennus Oy, Visible ja YIT Rakennus Oy. Kaikkien tarjousten mukana oli suljetuissa kuorissa hintatarjoukset, joita ei avattu. Tarjoukset lähettiin samana päivänä arviointiryhmän jäsenille, sekä lisäksi kustannusasiantuntijalle ja puolueettomalle tarkkailijalle.

Arviointiryhmän jäsenet arvioivat tahoillaan tarjoukset pisteyttäen kunkin em. kohdan asteikolla 1-4.

Arvioitsijoiden pisteet yhdistettiin työpajojen jälkeen pidetyssä palaverissa, johon osallistuivat arviointiryhmän lisäksi puolueeton tarkkailija Antti Piirainen. Kustannusasiantuntijan näkemys huomioitiin kohdan B 1 arvioinnissa.

Tarjousten laatuarviointi 24.4 klo 9:15- 11:30

Arviointilomakkeen kohdat A 1, B1, B 2 ja B 3

A1 kohdan arviointiperusteet:

-      ehdotus organisaatioksi ja sen resursointi perusteluineen

-      avainhenkilöiden näytöt ja tiimin kyvykkyys kokonaisuutena

-      kuvaukset allianssiorganisaation johtamisen menettelytavoista ja työskentelyn toimintamalleista

-      pisteet

o  YIT Rakennus Oy                                  2,81=> 14,71 vertailupistettä                   

o  Visible                                                     2,87=> 15 vertailupistettä  

o  Skanska Talonrakennus Oy                  2,46=> 12,87 vertailupistettä                   

Lopullisessa arvioinnissa kohdan A1 painotus on 15 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 15.

Arvioinnissa kiinnitettiin erityistä huomiota siihen, miten tarjoaja oli tunnistanut Allianssin toimintaperiaatteet ja Allianssiurakan kehitys- ja toteutusvaiheen vaatimukset organisaatiolta, johtamiselta ja työskentelytavoilta Tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi. Monipuolisten johtamista ja työskentelyä edistävien menettelytapojen esittäminen katsottiin eduksi.

B 1 kohdan arviointiperusteet:

-      kustannusarvioanalyysi,

-      riski- ja mahdollisuusanalyysit ja

-      toimenpide-ehdotukset

-      pisteet

o  YIT Rakennus Oy                                  3,01=> 13,78 vertailupistettä

o  Visible                                                     3,28=> 15 vertailupistettä

o  Skanska Talonrakennus Oy                  2,23=> 10,18 vertailupistettä

Lopullisessa arvioinnissa kohdan B 1 painotus on 15 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 15.

Suunnitelman kustannusarvio-, riski- ja mahdollisuusanalyysi arvioitiin käytettyjen menettelytapojen luotettavuuden, selkeyden ja monipuolisuuden perusteella. Realistisia säästökohteita löytyi kaikista tarjouksista. Suunnitelmien johtopäätökset antoivat kuvan asiantuntemuksesta, jonka perusteella arviointi suoritettiin.

Kustannusarvioanalyysin painoarvo on 30 %. Arvioinnissa tarkasteltiin käytettyjä menettelytapoja, niiden monipuolisuutta ja hyödyntämistä sekä analyysin yhteenvetona tehtyjen johtopäätösten asiantuntemusta kustannusarvion oikeellisuudesta (ei kustannusarvion oikeellisuutta).

Riski- ja mahdollisuusanalyysin painoarvo on 30 %. Arvioinnissa tarkasteltiin käytettyjä menettelytapoja ja niissä osoitettua osaamista, riskit ja mahdollisuudet sekä analyysin yhteenvetona tehtyjen johtopäätöksen asiantuntemusta ja merkittävyyttä hankkeen toteutuksen kannalta.

Toimenpide-ehdotusten painoarvo on 40 %. Arvioinnissa tarkasteltiin merkittävimpien riskien ja mahdollisuuksien hallintamenettelyt, ehdotettujen toimenpiteiden toteutuskelpoisuus sekä edellisten merkitsevyyttä hankkeen toteutuksen kannalta.

B 2 kohdan arviointiperusteet:

-      kehitysvaiheen ”visio ja road map” tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi, suunnitelman päätehtävät, niiden resurssitarve ja ajoitus (40 %),

-      suunnittelun ohjauksen (”tavoitteisiin suunnittelun”) prosessi ja siinä käytettävät menettelytavat ja osaaminen (painoarvo 30 %),

-      tuloksena syntyvät dokumentaatiot ja edellisten perusteella laskettu kustannusarvio (30 %).

-      pisteet

o  YIT Rakennus Oy                                  2,97=> 18,31 vertailupistettä                   

o  Visible                                                     3,24=> 20 vertailupistettä

o  Skanska Talonrakennus Oy                  2,19=> 13,50 vertailupistettä

Lopullisessa arvioinnissa kohdan B 2 painotus on 20 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 15.

Tarjouksista arvioitiin tavoitteisiin suunnittelu –prosessia. Lisäksi tarjoajan tuli esitellä kehitysvaiheen päätehtävät, resursointi ja niiden ajoitus. Riskien arviointi- ja ideointiprosessien esittely, luotettava kehitysvaiheen kustannusarvio ja siitä seuraava dokumentaatio oli arvioinnissa keskeisinä.

B 3 kohdan arviointiperusteet:
Suunnitelmassa esitetyt menettelytavat ja toimenpiteet:

-      nollavirheluovutuksen varmistamiseksi (painoarvo 30 %)

-      lämmitys/ilmastointienergian, sähkön ja veden kulutukselle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi käytännössä (40 %)

-      suunnitelma huoltohenkilökunnan ja käyttäjien kouluttamiseksi, jotta rakennuksen ominaisuuksia pystytään hyödyntämään

-      pisteet

o  YIT Rakennus Oy                                  2,56=> 12,71 vertailupistettä                   

o  Visible                                                     3,02=> 15 vertailupistettä

o  Skanska Talonrakennus Oy                  2,26=> 11,22 vertailupistettä

Lopullisessa arvioinnissa kohdan B 3 painotus on 15 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 15.

Tarjoajan tuli esittää tarjouksessaan hallitsevansa menettelytavat ja toimenpiteet nollavirheluovutuksen varmistamiseksi. Tarjoajan tuli vakuuttaa tilaaja osaamisensa tasosta esittäen hyvät menettelytavat energian, sähkön ja veden kulutukselle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ylläpitokustannusten sekä hoito- ja huolto-ohjelman hallinta tuli kuvata hyvin. Lisäksi riittävä esitys huoltohenkilökunnan ja käyttäjien opastamiseksi rakennuksen käyttöön oli arviointikriteerinä.

Painotetut laatupisteet yhteensä A1+ A2+ B 1+ B2+ B3             

-      YIT Rakennus Oy                       74,51 p.        

-      Visible                                           77,92 p.

-      Skanska Talonrakennus Oy        57,06 p.

Tarjousten hinnan arviointi

Arviointilomakkeen kohta C

Hintakuoret avattiin laatuarvioinnin jälkeen 24.4.2015 klo 13:00

-      YIT Rakennus Oy                        palkkio 9 %  

-      Visible ,                                         palkkio 9,98 %  

-      Skanska Talonrakennus Oy        palkkio 10,40 % 

Tilaaja pisteyttää hintatarjoukset siten, että alhaisimman palkkioprosenttitarjouksen tehnyt tarjoaja saa 100 hintapistettä ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla:    

Halvin hinta * 100/ Oma tarjottu hinta. Lopullisessa arvioinnissa kohdan C painotus on 20 %, näin ollen tämän arviointikohdan maksimipistemäärä on 20.

-      YIT Rakennus Oy                        pisteet 100 p.    => 20 painotettua vertailupistettä        

-      Visible ,                                         pisteet 90,18 p.=> 18,04 painotettua vertailupistettä   

-      Skanska Talonrakennus Oy        pisteet 86,54 p. => 17,31 painotettua vertailupistettä

Parhaat pisteet sai ryhmittymä Visible, joka on kiinteistöosakeyhtiön hallituksen esitys päätoteuttajaksi.

Allianssisopimukset

Neuvottelumenettelyn aikana allianssisopimuksiin tehtiin teknisluonteisten korjausten lisäksi yksi sisällöllisesti olennainen muutos. Kh:n 19.1.2015 (§ 17) hyväksymissä sopimusluonnoksissa ei ollut lainkaan vaatimusta rakennusaikaisesta vakuudesta. Neuvottelumenettelyn aikana kuitenkin kävi ilmi, että tarjoajat edellyttivät 5 % ennakkomaksua turvatakseen yhtiöidensä positiivisen tai neutraalin kassavirran, jotta yhtiöiden johdot antavat luvan osallistua tarjouskilpailuun. Ehto on tavanomainen. Ennakkomaksun suuruus on 5 % arvonlisäverottomasta päätoteuttajan rakennusvaiheen suoritusosuuden arvioidusta arvosta (korvattavat kustannukset + palkkio). Ennakkomaksusta johtuen toteutusvaiheen alussa tilaaja suorittaa sopimusten mukaan valitulle päätoteuttajalle 5 % ennakkomaksun päätoteuttajan antamaa 10 % rakennusaikaista vakuutta vastaan. Korkotason alhaisuudesta johtuen ennakkomaksulle ei muodostu aika-arvoa eli ennakkomaksun antaminen ei johda käytännössä korkokuluihin, koska sitä vastaan ei saada juuri lainkaan korkotuottoa.

Hankkeen toteutusvaiheen käynnistäminen

Kaupunginhallitus on 13.10.2014 (§ 397) on päättänyt, että ”Syvälahden koulun rakentamista koskeva toteutuspäätös tehdään kaupunginvaltuustossa hankkeen kehitysvaiheen jälkeen elokuussa 2015 edellyttäen, että allianssin esittämä toteutussuunnitelma toteuttaa kaupunginhallituksen sille asettamat tavoitteet kaupungin asettamassa kustannusraamissa.” Kaupunginvaltuusto ei ole vielä käsitellyt päivitettyä hankesuunnitelmaa eikä kaupunginhallituksen asettamaa kattohintaa, vaan ne on tähän mennessä hyväksynyt kaupunginhallitus. Molemmat asiat viedään kaupunginvaltuuston käsittelyyn ennen kehitysvaiheen päättymistä.

Aikataulun hallinta on erityisesti tässä hankkeessa keskeistä, sillä koulu voidaan ottaa käyttöön vain lukuvuoden tai lukukauden alussa. Hankkeen tiukan aikataulun vuoksi olisi keskeistä, että toteutusvaihe voitaisiin käynnistää ilman kaupunginvaltuuston erillistä käsittelyä toteutusvaiheen alkua edellyttäen, että toteutussuunnitelma on kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi tuotavan hankesuunnitelman ja kattohinnan mukainen. Kaupunginvaltuuston käsitellessä hankesuunnitelma ja kattohinta jo ennen toteutusvaiheen käynnistämistä säästyisi kriittistä aikaa rakentamiselle.

Liite 1Hinta- ja laatuarviointipöytäkirja 24.4.2015

Liite 2Toteutusvaiheen allianssisopimus 1.4.2015

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää ilmoittaa omistajan ennakkonäkemyksenä kiinteistöosakeyhtiön hallitukselle,

että Syvälahden koulun päätoteuttajaksi tulee valita Visible;

että toteutusvaiheen sopimukseen tulee lisätä ehto 5 % ennakkomaksusta 10 % rakennusaikaista vakuutta vastaan;

että yhtiö voi solmia Turun kaupungin kanssa kehitysvaiheen rahoittamiseen 1.000.000 € sopimuksen konsernitililimiitistä;

että yhtiön tulee hankkeen kehitysvaiheen aikana viedä kaupunginhallituksen hyväksymä hankesuunnitelma ja kattohinta valtuuston hyväksyttäväksi, sekä yhtiön hallitukselle myönnetään toimivalta jatkaa toteutusvaiheeseen kehitysvaiheen päätyttyä edellyttäen, että toteutussuunnitelma on hankesuunnitelman mukainen ja valtuuston hyväksymässä kustannusraamissa.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan heti ja päätös pannan täytäntöön odottamatta lainvoimaisuutta.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli apualaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.