IT-palvelujohtaja Jari Nevalainen 13.3.2015:

Turun kaupungin IT-palveluilla on noussut esiin tila-asioihin liittyvä muutostarve. Tarpeen ratkaisusta on laadittu hankekuvaus (liite1), joka tuodaan Kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Hankekuvauksessa esitetyn tilaratkaisun suunnitteluun ovat osallistuneet käyttäjän, Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelujen sekä Strateginen tilojen ohjaus –vastuualueen edustajat yhteistyössä tilojen omistajan kanssa. IT-palvelut on konsernihallinnon alainen palvelukeskus, joten hankekuvauksen hyväksyminen kuuluu Kaupunginvaltuuston 16.6.2014 hyväksymän tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaan Kaupunginhallitukselle.

IT-palvelut toimivat nykyään Kupittaalla DataCityn kiinteistössä kahdessa eri tilassa. Tilat omistaa Turun teknologiakiinteistöt. IT-palveluiden käytössä on noin 1 900 m² tilaa ja kaupungin ulos maksama vuosivuokra kyseisistä tiloista on noin 247 000 euroa. IT-palveluiden maksama sisäinen vuokra on noin 296 500 euroa.

IT-palveluiden käytössä olevissa tiloissa ei ole rakennuksen valmistumisen (1988) jälkeen tehty suurempia remontteja, ja esim. ilmanvaihdon ja lämpötilojen suhteen on koettu toistuvia ongelmia. Työhuoneet ovat vetoisia, ja esim. ikkunoiden uusimistarve on akuutti.  Tällä hetkellä DataCityn toimitilojen keskellä sijaitsee konesali. Uusi konesali on valmistunut Johtokeskukseen ja IT-palvelut siirtää nykyisen konesalin palvelinympäristön sinne kokonaisuudessaan vuoden 2015 aikana. DataCityn konesalikäytöstä vapautuvaa tilaa ei voi suoraan hyödyntää toimistotilana, vaan sen muuntaminen osaksi toimivaa tilaratkaisua vaatii joka tapauksessa muutostöitä.

IT-palvelut on pohtinut paljon työntekemisen tapoja ja haluaa kehittää toimintaansa muuttuvan maailman mukana. IT-palveluiden tulevaisuus on tietotyössä, jossa työnteko suurimmalla osalla henkilöstöstä painottuu ryhmätyöskentelyyn. Myös toimitilojen vaatimuksissa korostuu tällöin yhteistyön lisäämisen tukeminen.

Hankekuvauksessa on esitelty IT–palveluiden toimintaa tukeva tilaratkaisu, joka on suunniteltu yhdessä Turun Teknologiakiinteistöjen kanssa. Tilasuunnitelman osalta on otettu huomioon toiminnan nykyiset ja tulevat tarpeet: uusi työympäristö olisi tehokkuutta, osaamisen jakamista ja viihtyisyyttä tukeva monitilaympäristö, joka on helposti muunneltavissa eri käyttötarpeisiin.

IT-palvelut haluaa esimerkillään toimia Turun kaupungin uudistamisohjelman mukaisena uusien tilaratkaisujen edelläkävijänä. Mikäli DataCityyn toteutetaan suunnitellun mukainen monitilatoimisto, toimisi se esittelytilana kaikille kaupunkiorganisaation toimijoille.

Turun teknologiakiinteistöt on antanut tarjouksen IT:n tarpeisiin sopivasta monitilatoimistosta, jossa tulee samalla korjattua tilojen vanhentunut tekniikka ja muut puutteet. Tarjouksen mukaan Teknologiakiinteistöt peruskorjaa 1257 m2:n tilat DataCityn 6. kerroksesta. Muutostöiden jälkeen kaupungille aiheutuva ulos maksettava vuokra ko. tilasta on 245 568 € vuodessa (+alv).

Vuokrasopimus tehdään 10 vuodeksi. Järjestelyssä kaupunki voi luopua noin 600 m2:stä tiloja DataCityssä. Tarjouksen pohjalta on laadittu vuokrasopimusluonnos (liite2). Vuokrasopimuksessa on huomioitu vuokralaisen mahdollinen toiminnan ja tarpeen muutos siten, että sillä on mahdollisuus irtisanoa tilat normaalilla irtisanomisajalla kuitenkin niin, että vuokralainen tekee uuden vuokrasopimuksen Turun Teknologiakiinteistöt Oy:n kanssa. 

Muutostyöt pyritään käynnistämään 1.5.2015, kun Verohallinnon tilat DataCityn 5. kerroksessa valmistuvat. Näin säästetään työmaanaloituskustannuksissa, mikäli työt voivat suoraan jatkua IT-palveluiden tiloissa. Muutostöiden kesto on 6 kuukautta. Tämän ajan IT- palvelut toimii niin DataCityn 4. kerroksen tilassa sekä Teknologiakiinteistöjen tarjoamassa väistötilassa Old Millin kiinteistössä. Väistötilasta ei aiheudu erillisiä vuokrakustannuksia, vaan nykyisen vuokran maksaminen jatkuu uuden vuokrasopimuksen voimaantuloon saakka.

IT-palveluille aiheutuva vuokrakustannus on  282 355,80 €/v, joka sisältää siivouksen ja kulunvalvonnan. Muita kustannuksia muutokseen liittyen aiheutuu väistötilaan muuttojärjestelyistä (n. 14 000 €), teknologia- ja viestintäratkaisuista (20 000 – 30 000) sekä uusien tilojen kalustamisesta (40 000-50 000 €). IT-palvelut hyödyntää mahdollisuuksien mukaan olemassa olevia kalusteita, mutta uusi monitilaympäristö edellyttää toimiakseen myös uusia tilatehokkaita ja säädeltäviä kalusteita. Ko. kustannukset ovat arvioita. Kustannukset katetaan IT-palveluiden omasta budjetista.

Strateginen tilojen ohjaus –vastuualue 17.3.2015:

Esitetty järjestely on linjassa niin uudistamisohjelmien kuin kaupungin uuden strategian kanssa. Vuokrasopimus on neuvoteltu siten, että osasta nykytilanteessa käytössä olevasti tilasta voidaan luopua. Näin suunniteltu tilamuutos tehostaa huomattavasti IT-palveluiden tilankäyttöä. Nykytilanteessa tilojen mitoitus on noin 22,5 m²/työntekijä, kun se tehtyjen muutosten ja tiloista luopumisen jälkeen olisi noin 15 m²/työntekijä. Uusi työympäristö myös tukee paremmin nykyaikaisia työn teon tapoja, edistää paremmin yhteistyötä ja mahdollistaa joustavan tavan toimia. Lisäksi se toimii pilottikohteena koko kaupungin toimistoympäristöjen kehitys silmällä pitäen.  

Liite 1Hankekuvaus liitteineen 31.3.2015

Liite 2Vuokrasopimusluonnos liitteineen 31.3.2015

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä IT-palveluiden tilajärjestelyjä koskevan hankekuvauksen.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä 2 olevan vuokrasopimusluonnoksen ja valtuuttaa Kiinteistötoimialan johtajan tekemään sopimukseen pieniä teknisluonteisia muutoksia ja allekirjoittamaan vuokrasopimuksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.