Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 27.8.2014:

Turun kaupunki on tehnyt seudullista hankintayhteistyötä 18 seudun kunnan kanssa jo yli viiden vuoden ajan. Jokaiselle kunnalle samansisältöisessä yhteistyösopimuksessa ovat mukana Aura, Kaarina, Koski TL, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Oripää, Paimio, Pöytyä, Raisio, Rusko, Sauvo, Taivassalo, Tarvasjoki ja Turku. Seutuhankintoina kilpailutetaan tiettyjä Turun yhteishankintoja. Kukin kunta päättää ennen tarjouspyynnön julkaisemista, onko se mukana kyseisessä hankintasopimuksessa. Turku vastaa kilpailuttamisesta ja tekee hankintapäätöksen. Kilpailutuksen tuloksena syntyneen hankintasopimuksen allekirjoittaa jokainen kunta itse ja sitoutuu noudattamaan sitä oman kuntansa osalta. Kilpailutukset tehdään Turun sopimusaikataulujen mukaisesti. Tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa kunkin siihen osallistuvan kunnan edustajalla on mahdollisuus osallistua hankinnan määrittelyyn. Käytännössä määrittelytyö on ollut Turun vastuulla.

Kaikki 19 kuntaa ovat mukana vain oppikirjojen sekä koulu- ja toimistotarvikkeiden sopimuksissa. Muissa kilpailutuksissa on mukana vaihteleva määrä kuntia. Kirjastoaineistoon ja kuljetuksiin liittyvät hankinnat on kilpailutettu Vaski-kirjastojen yhteistyössä oleville kunnille. Kymmenen kuntaa on mukana useissa elintarvikkeiden hankintoihin liittyvissä sopimuksissa. Lisäksi on kilpailutettu yhteishankintoja muutamien kuntien kanssa mm. AV –laitteet, pehmopaperit, jätesäkit, tekstiilit, leikki- ja toimintavälineet, liikuntavälineet ja –varusteet, kopiopaperit, kuvataide- ja askarteluvälineet, ensiaputarvikkeet, suurkeittiölaitteet ja puhdistusvälineet. Uusimpana hankintakokonaisuutena on tietoliikennepalveluiden kilpailuttaminen kuuden kunnan alueelle.

Sopimusyhteistyö on sujunut hyvin. Kilpailuttaminen isommalle kuntaryhmälle edellyttää Turulta pidempää valmisteluaikaa ja joskus tarjouspyyntöä varten tarvittavien tietojen saaminen kaikista kunnista on hidasta. Uudet hankintakokonaisuudet, kuten tietoliikenne, kilpailutetaan neuvottelumenettelyllä, mikäli on huomattavasti työläämpää kuin tavanomainen avoin kilpailuttaminen. Lisäksi palveluhankintojen määrittely eri kuntien käyttötarpeisiin on työläämpää kuin yhdelle kunnalle. Elintarvikkeiden sopimukset ovat aiheuttaneet merkittävästi arvioitua enemmän sopimushallinnan työtä. Sopimuskunnat ovat olleet tyytyväisiä yhteistyöhön. Kunnat ovat saaneet hintahyötyjä Turun volyymeistä, tuoteryhmistä riippuen 10 – 20 % alhaisempina hankintahintoina. Lisäksi kilpailutusprosessiin liittyvä hankinta- ja lainsäädännöllinen osaaminen on muissa kunnissa vähäisempää.

Keskusteluissa on noussut vahvasti esiin myös paikallisten yritysten huomioiminen kuntien hankinnoissa. Hankinnat, joissa löytyy paikallista tarjontaa, eivät saisi kasvaa niin suuriksi, että seudun yritykset eivät voisi osallistua tarjouskilpailuun. Turun kaupunki on jo valtakunnallisestikin suuri hankintayksikkö ja useat hankinnat edellyttävät sopimuskumppanilta riittäviä resursseja ja toimituskykyä. Usein pienempien kuntien hankinnat ovatkin sen verran pieniä, että ne alittavat hankintalain kynnysarvon eli hankintaa ei tarvitse edes kilpailuttaa julkisen hankintalain edellyttämällä tavalla. Kukin kunta päättää itse siitä, osallistuuko se seudulliseen hankintasopimukseen vai ei. Seudullisesti on kilpailutettu sellaisia tuoteryhmiä, joissa on pääosin vain valtakunnallisesti toimivia tai yleensäkin Turun hankintavolyymit kattavia tarjoajia.

Uusi sopimus

Koko seutuhankintojen johtoryhmän tahtotila on jatkaa seudullista hankintayhteistyötä. Seudullisen hankintayhteistyön sopimuksen uusimista on käsitelty seutuhankintojen johtoryhmässä 25.4.2014. Johtoryhmä päätti yksimielisesti, että esitetään yhteistyön jatkamista nykyisessä muodossa ja laajuudessa. Sopimus esitetään hyväksyttäväksi ensin Turun kaupunginhallituksessa ja sen jälkeen kussakin kunnassa.

Nykyinen, vuonna 2009 voimaan astunut sopimus on osoittautunut käytännössä erittäin toimivaksi. Uusi sopimus esitetään alkavaksi 1.1.2015 jolloin nykyinen sopimus päättyy. Sopimus päättyisi määräaikaisena 31.12.2016. Yhteistyössä kilpailutettavat tuoteryhmät säilyisivät pääosin samoina kuin tälläkin hetkellä. Sopimus mahdollistaa yhteistyön laajentamisen myös muihin hankintoihin, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi.

Kuntien osallistumisesta yhteishankintoihin esitetään veloitettavaksi 0,38 (alv 0 %) euroa/asukas/kunta/kalenterivuosi. Veloitus on 0,10 euroa korkeampi kuin nykyisellä sopimuskaudella. Hinnankorotus perustuu työmäärän lisääntymiseen sopimushallinnassa sekä monimutkaisemmissa kilpailutuskokonaisuuksissa.