Kaupunginjohtaja Aleksi Randell, toimialajohtaja Timo Jalonen ja johtaja Tuomas Heikkinen 12.6.2014:

Toimintamalliuudistuksen yhteydessä valtuusto päätti tammikuussa 2012 organisaatiomuutosten osalta seuraavaa:

”Uudistuksen tavoitteena on aikaan saada nykyistä paremmin koko kaupungin kehittämisen näkökulman huomioiva malli, jossa johtaminen paranee, hallinto kevenee, konsernihallinnon ja toimialojen välittömät rajapinnat vähenevät ja sekä strategiset että operatiiviset vastuut selkeytyvät. Uudella toimintamallilla pyritään vähentämään ja madaltamaan toimialojen ja konsernihallinnon välittömiä rajapintoja.  Toimialat eivät sisäisen rakenteensa ja tehtäviensä osalta ole kaikilta osin identtisiä, mutta hallinnolliset johtosuhteet ovat identtiset konsernihallintoon nähden.”

Silloiseen opetustoimeen ei kohdistunut merkittäviä rakenteellisia muutoksia, sillä varhaiskasvatus ja ammatillinen koulutus liitettiin uusina tulosalueina vanhaan organisaatioon. Ainoastaan eräät kaupunki-tason linjaukset kuten matriisien perustaminen vaikuttivat toimialan hallintoon. Toimialan rakenne ja johtamisjärjestelmä tulee nyt uudelleen arvioitavaksi ja siihen tehdään tarvittavat muutokset, joilla pyritään parantamaan erityisesti toimialan sisäistä johtamista, asiakaslähtöisyyttä ja tuottavuutta. Samalla pyritään vastaamaan tuleviin lainsäädäntöuudistuksiin. Tällä muutoksella saatetaan loppuun valtuuston hallinnonjärjestämispäätöksessä asetetut tavoitteet.

Ohjausmallin uudistamisen vaikutukset sivistystoimialan organisaatioon

Valtuusto päätti 2012 hallinnonjärjestämispäätöksen yhteydessä, että sopimusohjausmallia jatketaan ja että sitä kehitetään edelleen. Kaupungin ohjausmallia esitetään muutettavaksi siten, että sopimusohjaus tulee samalla formaatilla käyttöön kaikilla toimialoilla. Samalla kaupunginhallitukselle ehdotetaan, että sopimusohjauksessa luovutaan sivistystoimialalla käytössä olleesta palvelujohtajamallista. Esitettävä malli ei edellytä enää elinkaareen perustuvaa tilaajatoimintoa tai palvelujohtaja järjestelmää toimialan sisällä. sivistystoimialan johtamisjärjestelmä on perustunut palvelujohtajien tilaaja- ja ohjausrooliin, minkä vuoksi toimialajohtajan tuki ja hallintotoiminnot arvioidaan muutoksen yhteydessä uudelleen.   

Kaupunginjohtaja on tehnyt 21.11.2013 § 98 päätöksen kaupungin ohjausmallin uudistamisesta. Päätöksessä todettiin, että hyvinvointitoimialan ja sivistystoimialan johtamisjärjestelmien sovitetaan uuteen ohjausmalliin ja muutoksen yhteydessä arvioidaan:

1. Ohjausmallin vaikutus toimialan organisaatioon ja johtamisjärjestelmään

2. Ohjausmallin vaikutus tehtävänkuviin – sopimusosapuolet

3. Tulosaluejaon arvioinnin ja tarvittavan uudistamisen

4. Toimialojen hallinnon arviointi ja uudistaminen

Kaupunginjohtaja päätti 21.1.2013 § 198, että hyvinvointitoimialan ja sivistystoimialan johtamisjärjestelmät sovitetaan uuteen johtamismalliin. Sivistystoimialan nykyinen johtamisjärjestelmä luotiin pääasiassa keväällä 2010, jolloin tehtiin päätökset varhaiskasvatuksen ja Ammatti-instituutin liittämisestä vanhaan opetustoimeen. Samalla uudistettiin myös hallintokunnan sopimusohjausjärjestelmää. Matriisimalli otettiin käyttöön jo vuonna 2006,

Nykyiseen toimintamalliin siirryttiin joulukuussa 2012 tehdyillä päätöksillä. Johtamisjärjestelmä ja johdon tehtäväkuvat on määritelty tuolloin hyväksytyillä hallinto- ja johtosäännöllä sekä vanhat toimintasäännöt korvanneella toimialajohtajan tekemällä hallinnonjärjestämispäätöksellä, jossa on määritelty toimialan esimiesasemassa olevien tehtävät ja toimivalta, mikäli niitä ei ole muualla määritelty.

Toimialan hallinto:

Sivistystoimialan yhteisessä hallinnossa on yhteensä 79 henkilöä. Vuonna 2005 opetuspalvelukeskuksessa oli 76 henkilöä, vaikka sen jälkeen toimintaan on liitetty mukaan varhaiskasvatus ja ammatillinen koulutus. Vakituista henkilöstöä on yhteensä noin 55. Määräaikaista huomattava osa toimii määräaikaisissa ulkoa rahoitetuissa projektitehtävissä. Toimialan periaatteena on ollut hallintohenkilöstön vahva keskittäminen yhteiseen hallintoon työvoiman joustavan käytön turvaamiseksi. Tulosalueiden hallinto on hyvin ohut. Tulosaluemallissa toteutuu elinkaarimalli eikä siitä ole tarkoitus luopua, koska opetuksen järjestämiseen liittyvä lainsäädäntö ja oppilaitosmuodot perustuvat elinkaarimalliin eikä kaupungin harkinnanvaraiseen päätöksentekoon.

Toimenpiteet:

1. Luottamuselinorganisaation kokonaisuus arvioidaan uudestaan myöhemmin. Tällöin tulee lähinnä arvioitavaksi kahden suomenkielisen jaoston yhdistäminen.

2. Elinkaarimalliin liittyvistä lasten kasvatuksen ja opetuksen sekä nuorten ja aikuisten pääprosessien käsitteistä luovutaan kokonaan ja niistä vastanneet palvelujohtajat (409091) ja (401508) siirretään toisiin tehtäviin. Sopimusohjauksen toteuttaminen siirtyy toimialajohtajalle, tulosaluejohtajille ja talouspäällikölle.

3. Tilapalvelujen kokonaisuudesta luovutaan kokonaan ja suunnittelupäällikön virka (409004) jätetään täyttämättä. Suunnittelupäällikön tehtävät jaetaan toimialajohtajan, tulosaluejohtajien, talouspäällikön ja uuden tila- ja hankinta-asiantuntijan kesken.

4. Palvelujohtaja (401508) siirretään konsernihallintoon. Toinen palvelujohtaja vastaa edelleen sivistystoimialalla palveluohjauksesta ja yksityisen palvelutuotannon kehittämisestä.

5. Lukiokoulutuksen tulosaluejohtaja ryhtyy kasvatus- ja opetuslautakunnan 2.4.2014 tekemän päätöksen mukaisesti hoitamaan oman virkansa ohella hoitamaan Iltalukion rehtorin tehtäviä.

6. Tulosalueen käsitteestä luovutaan ja tilalle otetaan vastaavaksi käsitteeksi palvelualue. Tulosaluejakoa ei muuteta. Tulosaluejohtajien vakanssinimikkeet muutetaan.

7. Edellä olevan lisäksi aiemmin tehtyjen palveluverkkoratkaisujen toimeenpano vuonna 2016 muuttaa organisaatiota ja myös uudistamisohjelman toimeenpano tulee muuttamaan organisaatiota vuosien 2015-2016 aikana. Muutokset kohdistuvat tulosalueiden organisaatioon.

Sivistystoimialan yhteistyöryhmä on käsitellyt asiaa maanantaina 9.6.2014. Yhteistyötoimikunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan 11.6.2014.

Liite 1Uusi sivistystoimialan organisaatio

Oheismateriaali 1Nykyinen sivistystoimialan organisaatio

Oheismateriaali 2Luonnos toimialajohtajan uudeksi hallinnonjärjestämispäätökseksi

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että sivistystoimialan hallinnonuudistaminen valmistellaan liitteessä 1 esitetyn mallin mukaisesti,

että kasvatus- ja opetuslautakunnan tulee esittää muutoksen edellyttämät virkajärjestelyt ja johtosääntömuutokset kaupunginhallituksen ja edelleen kaupunginvaltuuston päätettäväksi 30.9.2014 mennessä,

että kaupunginjohtaja antaa tarkemmat ohjeet valmistelun toteuttamisesta ja

että valmistelussa tulee toteuttaa tarvittava kaupunki- ja toimialatason yhteistoimintamenettely.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.