TURUN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN

SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET

Kaupunginvaltuusto XX.XX.2014

Sisällysluettelo

1.Johdanto   3

2.Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät, tarkoitus ja tavoitteet   3

3.Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ohjaavat säännökset    3

4.Päätösvalta ja vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä    3

5.Sisäinen valvonta ja riskienhallinta osaksi johtamista   4

6.Sisäisen tarkastuksen tarkoitus ja tehtävät   5

7.Seuranta ja raportointi    5

8.Tilivelvollisuus   6

1.Johdanto

Kuntalain mukaan valtuuston tulee lain 13 §:n 3a kohdan perusteella päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Tämä asiakirja sisältää Turun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Tällä asiakirjalla ei määrätä toimivaltaan liittyvistä asioista. Toimivaltaan liittyvät määräykset sisältyvät hallintosääntöön tai muihin johtosääntöihin.

2.Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät, tarkoitus ja tavoitteet

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukainen järjestäminen koskee kaikkia Turun kaupungin ja kaupunkikonserniin kuuluvia toimielimiä ja tilivelvollista johtoa. Sisäinen valvonta on osa kaupunkikonsernin johtamisjärjestelmää sekä kaupungin johdon ja hallinnon työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskienhallinnan tuloksellisuutta. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskienhallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on auttaa kaupungin johtoa havaitsemaan kaupungin toimintaa liittyvät riskit ja varmistaa, että ne pysyvät hyväksyttävällä tasolla.

Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan.

Riskienhallinnan tehtävänä on ylläpitää ja kehittää kokonaisvaltaista riskienhallintaa sekä raportoida toiminnallisista, taloudellisista ja vahinkoriskeistä.

Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan kaupunkikonsernin toimintayksikköjen ohjaus- ja toimintaprosesseihin sisältyviä menettelyitä, organisaatioratkaisuja ja toimintatapoja, joiden avulla kaupunkikonsernin toimielinten ja tilivelvollisen johdon sekä tytäryhteisöjen hallitusten tulee saada kohtuullinen varmuus

1.säännösten, määräysten, päätösten ja johdon ohjeiden noudattamisesta

2.tavoitteiden toteutumisesta ja raportoinnin luotettavuudesta sekä toiminnan ja tuloksellisuudesta ja tehokkuudesta

3.omaisuuden turvaamisesta / omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonnasta

4.riskienhallinnan järjestämisestä

3.Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ohjaavat säännökset

Hallintosääntö, riskienhallinta ja sisäinen valvonta - yleisohje, konserniohjeet, tietoturvallisuuden hallintapolitiikka sekä johtosäännöt määrittelevät ne menettelytavat, joita tilivelvollisen johdon tulee tämän päätöksen lisäksi ottaa huomioon huolehtiessaan siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on asianmukaisesti järjestetty sen omassa toiminnassa, konsernitoiminnassa sekä toiminnassa, josta se vastaa lainsäädännön, sopimusten tai muiden vastuiden nojalla.

4.Päätösvalta ja vastuut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Kaupunginvaltuusto päättää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että konsernin kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta.

Kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Sisäisen valvonnan toteuttamisesta vastaavat kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina. Kaupungin tytäryhteisön riskienhallinnan toteuttamisesta vastaa yhteisön hallitus ja toimitusjohtaja.

Kaupunginhallituksen tulee ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen ja toimeenpano Turun kaupungissa ja kaupunkikonsernissa.

Kaupunginhallitus antaa ohjeet riskien analysoinnista ja riskienhallintamenetelmistä sekä riskien raportoinnista ja raportointimenettelystä.

Kaupunginhallitus, kaupunginjohto ja muu konsernijohto vastaavat siitä, että Turun kaupungilla on hyvän johtamis- ja hallintotavan mukainen johtamisjärjestelmä ja että sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät menettelytavat ja organisaation eri toimijoiden toimivalta, velvoitteet ja vastuut on hyväksytty.

Lauta- ja johtokuntien tulee valvoa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa omalla vastuualueellaan. Kukin lautakunta ja johtokunta vastaavat oman vastuualueensa osalta riittävien ja toimivien menettelytapojen hyväksymisestä ja niiden toimeenpanon valvonnasta ja varmentamisesta.

Toimialojen ja liikelaitosten johtavien viranhaltijoiden tulee toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta vastuualueillaan.

Kaupunkikonsernin tytäryhteisöissä kunkin yhteisön hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat yhteisön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta lainsäädännön sekä omistajapoliittisten tavoitteiden ja konserniohjeistuksen mukaisesti.

Sisäistä valvontaa koordinoi konsernihallinnon sisäinen tarkastus. Riskienhallintaa ja sen järjestämistä koordinoi riskienhallintapäällikkö.

Konsernihallinnon sisäisen tarkastuksen tehtävänä on valvoa hyvän johtamis- ja hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaista järjestämistä ja niiden tuloksellisuutta.

5.Sisäinen valvonta ja riskienhallinta osaksi johtamista

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt ovat kiinteä osa kaupunkikonsernin ja sen toimintayksikköjen tavanomaisia suunnittelu-, päätöksenteko-, johtamis- ja toimintaprosesseja. Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan säännösten ja ohjeiden noudattamista sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista ja omaisuuden turvaamista uhkaavia tekijöitä.

Sisäinen valvonta osana johtamista tarkoittaa tehtävien, valtuuksien ja vastuiden jakamista, päätösten tekemistä valvonta- ja raportointitavoista, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamista ja omaisuuden turvaamista. Se sisältää mm. julkisuusperiaatteen, kaupunkilaisten muutoksenhakuoikeuden ja lain yksityisyyden suojasta. Valvonta ulottuu koko organisaatioon. Hyvin toimiva sisäinen valvonta vähentää tahallisia ja tahattomia toimintavirheitä, epäjohdonmukaista toimintaa, taloudellisia menetyksiä ja puutteita asiain hoidossa. Hyvin toimiva sisäinen valvonta ehkäisee väärinkäytöksiä ja on paras menetelmä väärinkäytösten paljastamisessa.

Turun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan taustalla ovat kaupunkistrategia ja siitä johdetut valtuustokauden sekä vuositason toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta kytketään talousarvioprosessiin. Talousarviossa asetetaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä määritetään konsernin merkittävimmät riskit, joiden toteutumista valvotaan. Talousarvio- ja tilinpäätösprosessiin liittyen konsernitason ohjaus- ja valvontavastuu on kaupunginjohtajalla.

Turun kaupunkikonsernin riskit luokitellaan toiminnallisiin, taloudellisiin ja vahinkoriskeihin. Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä tai ulkoisia riskejä. Mikä tahansa tekijä, joka vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen, on riski. Riskienhallintaa on kaikki se toiminta, jonka avulla pyritään varmistamaan tavoitteiden saavuttaminen.

Riskienhallinnan toimenpitein varmistetaan muun muassa, että organisaation johdolla on käytettävissään tarpeellinen ja ajantasainen tieto merkittävistä riskeistä, suunnitelmat riskien hallitsemiseksi ja riittävät menetelmät mahdollisten vahinkojen hoitamiseksi. Riskienhallinnan tarkoituksena on havaita, analysoida ja pyrkiä kokonaisvaltaisesti hallitsemaan toimintaan liittyviä riskejä sekä hyödyntämään mahdollisuuksia kaupunkikonsernin toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

Toimialat ja liikelaitokset sekä konserniin kuuluvat yhteisöt laativat riskienhallintasuunnitelmat, joissa määritellään keskeiset riskit ja riskienhallintakeinot. Talousarvion laadinnan sekä päätöksenteon yhteydessä toimialat ja liikelaitokset sekä konserniin kuuluvat yhteisöt analysoivat toimintaympäristön muutoksia, tunnistavat tavoitteita uhkaavat riskit, arvioivat riskien seurauksia ja merkittävyyttä sekä laativat ja päivittävät tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Toimialojen ja liikelaitosten arvioinnin pohjalta kaupunginhallitus valmistelee talousarvion laadinnan yhteydessä kaupungin riskiprofiilin ja päättää menettelytavat keskeisten riskien hallitsemiseksi.

6. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus ja tehtävät

Sisäinen tarkastus on osa kaupunkikonsernin ohjaus- ja valvontajärjestelmää, jota kaupunginjohtaja hyödyntää toteuttaessaan valvontavelvollisuuttaan. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginjohtajan alaisuudessa varmentaen hänen toimeksiannostaan ja hänelle raportoiden sisäisen valvonnan toimivuutta.

Sisäinen tarkastus arvioi kaupungin sisäisen valvonnan järjestelmien toimivuutta ja riskienhallintaa. Näiltä osin keskitytään erityisesti omaisuuden suojaan, toiminnan laillisuuteen, resurssien tehokkaaseen käyttöön sekä päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuuteen. Lisäksi sisäinen tarkastus tekee sisäisen valvontajärjestelmän toimintaan liittyviä kehittämis- ja parannusehdotuksia. Sisäistä valvontaa arvioitaessa käytetään tarvittaessa apuna ulkopuolisia asiantuntijoita.

7.Seuranta ja raportointi

Sisäisen valvonnan tilaa ja riskienhallinnan tilaa ja tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana ja sen tuloksellisuudesta raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Kaupungin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa kehitetään siten, että pystytään vastaamaan muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin.

Kaupungin tilinpäätökseen kuuluvan toimintakertomuksen tulee sisältää selonteko siitä, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, siinä havaituista puutteista ja keskeisistä toimenpiteistä riskien hallitsemiseksi.

Kaupunginhallitus hyväksyy kaupungin toimintakertomukseen tulevan sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan selonteon sekä arvion merkittävimmistä riskeistä. Lauta- ja johtokunnat ja yhteisöjen hallitukset hyväksyvät omilta vastuualueiltaan vastaavan selonteon ja riskiarvion. Toimintayksikköjen selonteko ja riskiarvio pohjautuvat dokumentoituun itsearviointiin ja se tulee käsitellä toimielimessä.

Vaikka kaupunkikonsernin riskienhallinnan asianmukaisen järjestämisen kokonaisvastuu on konsernijohdolla, vastaavat jokainen kaupungin toimielin ja tilivelvollinen viranhaltija sekä tytäryhteisön hallitus ja toimitusjohtaja omalta osaltaan riskienhallinnan toteuttamisesta ja raportoinnista.

Riskienhallintapäällikkö ohjaa riskien arviointia ja raportointia. Sisäinen tarkastus ohjaa ja koordinoi toimintakertomukseen liitettävän sisäisen valvonnan selonteon ja riskien arvioinnin valmistelua.

8.Tilivelvollisuus

Tilivelvollisia ovat toimielimen jäsenet ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Turun kaupungin tilivelvolliset viranhaltijat määritellään talousarvion vahvistamisen yhteydessä. Osakeyhtiön hallituksen ja toimitusjohtajan tilivelvollisuudesta määrätään osakeyhtiölaissa.

Tilintarkastajien on kuntalain mukaan tarkastettava, onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Jos tilintarkastajat havaitsevat, että kunnan hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastuskertomuksessa on tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutuksen edellytyksenä on, että tilivelvollinen on toiminut vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen.

Tilivelvollisella on henkilökohtainen vastuu sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja jatkuvasta ylläpidosta johtamansa toiminnan osalta. Kuntalain mukaan tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen henkilön toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi ja että häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja että häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiestä alaistensa toiminnan valvontavastuusta.

Ylimmällä johdolla, etenkin tilivelvollisella johdolla, on erityinen vastuu ja velvoite toimia hyvän johtamis- ja hallintotavan ja eettisten lähtökohtien mukaisesti sekä puuttua toiminnassa ilmeneviin poikkeamiin.