Johtaja Jukka Laiho, talousarviopäällikkö Heikki Silpola ja controller Valtteri Mikkola, talouden ja rahoituksen vastuualue 27.3.2014:

Toiminnan ja talouden suunnittelussa on todettu, että valtion tekemien valtionosuuksiin kohdistuneiden päätösten sekä hitaasti kasvavan kaupungin tulopohjan johdosta mahdollisuuksia toiminnan kasvattamiseen ei ole kuluvana vuonna lainkaan.

Kaupungin talouden kehitysnäkymästä johtuen toiminnan suunnittelussa tulee pysyä korkeintaan vuoden 2013 tasolla. Tehdyt palkkaratkaisut sekä inflaatio kasvattavat toimintakuluja tulevina vuosina, vaikka toiminnan määrä ei muuttuisi.

Osana käynnissä olevaa uudistamisohjelmaa tarkastellaan myös kuluvan vuoden talousarviota. Talouden ja rahoituksen vastuualue on valmistellut vertailulaskelman, jossa oletetaan toiminnan määrän pysyvän vuoden 2013 tasolla. Laskelman lähtökohtana on siis käytetty vuoden 2013 ulkoisten kuluerien toteutumaa, jota on korotettu tiedossa olevilla päätöksillä sekä vuoden 2014 inflaatio-odotuksilla.

Kuva 1. Vertailulaskelman kaava

Vertailulaskelma tehtiin henkilöstökulujen, palvelujen ja materiaalien ostojen, avustusten sekä vuokrien osalta. Laskelmasta on poistettu sairaanhoitopiiriä koskevat erät ja talousarviomuutokset. Myös läpilaskutukset on huomioitu.

Kaupunkitasolla vertailulaskelma osoitti melkoisia poikkeamia henkilöstöön liittyvissä kuluerissä. Tämän lisäksi vuokriin ja palvelujen ostoihin kiinnitettiin erityistä huomiota. Laskelma arvioitiin ja käytiin läpi yhdessä toimialan talousasioista vastaavan henkilön kanssa.

Taulukko 1. Kaupunkitason vertailulaskelma (toimialat)

Määräraha sopeutukset

Tarkastelun ja toimialojen kanssa käytyjen keskustelujen lopputuloksena tunnistettiin mahdollisuus muuttaa jo hyväksyttyä vuoden 2014 talousarviota vähentämällä ulkoisia toimintakuluja yhteensä 6 milj. eurolla.

Vertailulaskelma osoitti liikkumavaraa erityisesti henkilöstöerissä ja palvelujen ostoissa, joiden perusteella sekä kiinteistö- että KJ - toimialalle kohdistetaan 2,5 milj. euron määrärahojen vähennys eli yhteensä 5 milj. euroa. Toimialalle kohdistuva muutos tulee toteuttaa vähentämällä toimintakuluja.

Tämän lisäksi materiaalien ostoihin kohdistetaan 1 milj. euron vähennys, joka kohdistetaan kaikille toimialoille vuoden 2013 toteutuman perusteella.

Taulukko 2. Talousarviomuutokset toimielimittäin

Hankintojen keskittäminen ja hankintaan liittyvät prosessit

Samassa yhteydessä tulee käynnistää toimialojen hankintaprosesseja koskeva tarkastelu. Kaupunkitason yhteisenä tavoitteena tulee olla hankintojen keskittäminen SAP-järjestelmään sekä ns. ohiostojen eliminointi. Käytännössä kaikki SAP SRM järjestelmän tuoteluetteloiden mahdollistamat materiaaliostot tulee suorittaa järjestelmän kautta ja hankinnat tulee priorisoida siten, että ensisijainen hankinnan kohde tulee olla tuoteluettelon mukainen. Tämän lisäksi tulee myös muut hankinnat tulee aina ensisijaisesti hoitaa järjestelmän kautta (SAP SRM tai SAP ERP).

Kaikkien hankintojen keskittäminen järjestelmään ei ole käytännön syistä kuitenkaan mahdollista tai järkevää vielä, mutta hankintamahdollisuuksien laajentamisesta tulee valmistella erillinen suunnitelma yhdessä toimialojen kanssa.

Toimialojen tulee samassa yhteydessä arvioida hankintoihin liittyvät prosessit sekä voimassa olevat käytännöt.

Investointien tarkastelu

Vuoden 2014 talousarviossa on investointimäärärahoja yhteensä 101,7 milj. euroa. Näistä on tarkoitus vähentää toimielimiltä yhteensä 4 milj. euroa. Kaupunginhallituksella on tämän vuoden talousarviossa investointeihin käytettävissä yhteensä 11,5 milj. euroa josta vähennetään 1 milj. euroa kohdistuen lähinnä it -teknologian kehittämishankkeisiin. Kiinteistöliikelaitoksella on investointimenoja varten yhteensä 68,7 milj. euroa, tästä määrärahasta on tarkoitus vähentää 3 milj. euroa kohdistuen 2 milj. euroa infrapalveluiden investointeihin ja 1 milj. euroa infrahankkeiden varausmäärärahoihin.

Logistiikkakustannusten määrärahat

Sosiaali- ja terveyslautakunta esitti 18.3.2014 § 105 kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että hyvinvointitoimialan määrärahaa korotetaan sisäisten logistiikkapalveluiden ostamiseksi yht. 575.335 eurolla.

Vuoden 2013 toteutuman ja tarkemman kustannuslaskennan perusteella hankinta- ja logistiikkakeskus on arvioinut, että hyvinvointitoimialan todellinen logistiikkakustannus on noin 2,1 milj. euroa. Muutos koskee erityisesti kuljetuspalveluiden käyttöä, jossa todellinen käyttö v. 2013 on ollut kustannuksiltaan noin 1,1 milj. euroa eikä 0,6 milj. euroa kuten vuoden 2013 aikana veloitettiin. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen näkökulmasta ulkoiset menot (palkat, ajoneuvojen leasingmaksut, polttoainekulut jne.) eivät muutu vuoteen 2013 nähden, mutta kustannusten oikean kohdentamisen tarpeen johdosta tulisi muuttaa veloitussummaa ja toisaalta tuottoerää vastaamaan toisiaan. Hyvinvointitoimialan määrärahaa sisäisten logistiikkapalveluiden ostamiseen tulisi korottaa 575.335 eurolla ja vastaavasti hankinta- ja logistiikkakeskuksen sisäistä tuloerää tulisi korottaa 575.335 eurolla. Kaupungin tasolla muutos ei aiheuta lisäkuluja vaan kyseessä on menojen oikea kohdentaminen ja nk. katettu talousarviomuutos.

Yhteenveto

Tarkastelun lopputuloksena voidaan todeta, että perusteet voimassa olevan talousarvion muuttamiseen ovat olemassa. Muutoksia tulee tehdä sekä käyttötalouden ja investointien määrärahojen sekä nykyisten hankintoihin liittyvien toimintatapojen osalta.