Johtaja Jukka Laiho, controller Valtteri Mikkola ja talousarviopäällikkö Heikki Silpola, talous- ja strategiaryhmä, talouden ja rahoituksen vastuualue 11.10.2013:

Uudistamisohjelman laatiminen

Kaupunginhallitus päätti 4.3.2013 § 117 käynnistää uudistamisohjelman, joka perustuu kaupunginvaltuuston hyväksymään talousarvioon. Sen avulla uudistetaan kaupungin toimintaa vastaamaan toiminnan rahoittamiseen ennakoituja tuloja. Valtuutuksen mukaan uudistamisohjelman laadinnan tulee perustua uudistuvan toimintamallin ja strategian pohjalle ja sen valmistelu aloitetaan heti vuoden 2013 alusta.

Ohjelman valmistelu aloitettiin tammikuussa 2013 konsernihallinnon talousasioissa. Uutta toimintamallia mukaillen helmikuussa työ jalkautettiin toimialoille talouden matriisin kautta, joka toimi työn ohjausryhmänä. Toimialat nimesivät valmisteluun henkilöitä varsin kattavasti, joten kuormitusta kyettiin jakamaan kohtalaisen hyvin.

Tiiviin aikataulun johdosta työtä jouduttiin keskittämään olennaisimmiksi katsottuihin asioihin, jonka seurauksena analyysiä ei tehty koko palvelutuotannosta tai omaisuudesta yksikkötasolla.

Kokonaisuutta käsiteltiin työn edetessä toimialojen johtoryhmissä sekä kaupungin johtoryhmässä. Toukokuun alussa järjestettiin kaupunginhallituksen ja lautakuntien yhteisseminaari, jossa esiteltiin uudistamisohjelman materiaali. Kaupunginhallitus käsitteli ohjelmaa toukokuun lopulla pidetyssä seminaarissa.

Kaupungin YT-toimielimen käsittelyssä ohjelma on ollut 12.3., 15.5., 31.5. sekä 10.6.2013.

Kaupunginvaltuuston 17.6.2013 hyväksymä uudistamisohjelma sisältää 126 toimenpidettä, joista taloudellisesti arvioitujen osalta nähdään parantavan kaupungin taloudellista asemaa 159,9 miljoonalla seuraavan kolmen vuoden aikana.

Uudistamisohjelman täytäntöönpano, seuranta ja raportointi

Jokaisesta hyväksytystä toimenpiteestä on valmisteltu lomake, jossa on määritelty mm. vastuuhenkilö, aikataulu sekä muutoksen mittarit. Lomakkeiden lisäksi on valmistelu seurantamatriisi, johon on kirjattu toimenpiteet ja niiden taloudelliset tavoitteet vuosille 2014-2016. Seurantaa varten matriisista löytyy sarakkeet toiminnallisen ja taloudellisen riskin arviointiin sekä taloudellisten vaikutusten ennustamiseen vuositasolla.

Toimenpiteiden etenemisestä raportoidaan toiminnan ja talouden raportoinnin yhteydessä.

•2. osavuosikatsaus (1.1.-31.7.)

•tilinpäätös (1.1.-31.12.)

Tämän lisäksi etenemisestä raportoidaan kaupungin johtoryhmälle talouden osavuosikatsausten yhteydessä.

•osavuosikatsaus (1.1.-31.3., pelkkä talous)

•osavuosikatsaus (1.1.-30.9., pelkkä talous)

Raportoinnissa tulee päivittää seurantamatriisin tiedot ajan tasalle sekä tehdä selvitys mahdollisista poikkeamista.

Toimenpidekohtaisesta seurannasta ja raportoinnista vastaa toimialajohtaja kunkin hyväksytyn toimenpiteen osalta. Raportoinnin koonnista sekä yhdistämisestä toiminnan ja talouden raportointiin vastaa konsernihallinnon talousasiat yhteistyössä toimialojen kanssa.