Konsernihallinto, Lakiasiat, hankintalakimies Jukka Vanto 4.6.2013:

Salassa pidettävä asia. Salassapidon peruste: viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 6.1 §:n 3 kohta.

Asian tausta:

Hankinta- ja logistiikkakeskus on IT-palveluiden toimeksiannosta pyytänyt tarjouksia MapInfo -lisenssien ylläpidosta ja uusista lisensseistä.

Annettuun määräaikaan, 15.4.2013 klo 11.00, mennessä saatiin neljä tarjousta. IT-palvelujohtaja on hankintapäätöksellään 17.4.2013 § 15 päättänyt sulkea CareliaForest Oy:n puuttuvan kelpoisuuden vuoksi tarjouskilpailusta ja hylätä Karttakeskus Oy:n (jäljempänä myös Karttakeskus) tarjouksen sen ehdollisuuden vuoksi tarjouspyyntöä vastaamattomana sekä CGI Suomi Oy:n (jäljempänä myös CGI) ja Chilit Oy:n välillä suoritetun hintavertailun jälkeen valita MapInfo -lisenssien toimittajaksi Chilit Oy:n.

Hankintaoikaisuvaatimukset:

Karttakeskus on 3.5.2013 saapuneella hankintaoikaisuvaatimuksellaan vaatinut hankintaoikaisua edellä mainittuun hankintapäätökseen. Karttakeskus on perusteinaan esittänyt, että Karttakeskuksen tarjouksen hylkäämiseen johtanut lauseke on Affecto -konsernin vakiotarjouspohjasta, jolla jätettyjä tarjouksia ei ole aiemmin hylätty. Kyseisen lausekkeen jättäminen tarjoukseen on ollut Karttakeskuksen mukaan perusteltua siitä syystä, että tarjouspyyntö on Karttakeskuksen mukaan ollut lisenssien määrän osalta epäselvä ja lisenssien määrä puolestaan vaikuttaa hinnoitteluun.  Karttakeskuksen mukaan sen tarjous on sen esittämän laskentatavan mukaan edullisin. Lisäksi Karttakeskus on todennut, että tarjouskilpailun voittajaksi valitulla Chilit Oy:llä ei ole MapInfon -jälleenmyyntisopimusta ja alihankintakiellosta johtuen Turun kaupunki ei voi ostaa MapInfo –lisenssejä suoraan Chilit Oy:n kautta.

CareliaForest Oy on 6.5.2013 kaupungin IT-palveluille saapuneella sähkö-postiviestillään (salassa pidettävä, salassapidon perusteet: verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain 4.1 §, tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain 8 § sekä julkisuuslain 11.2 §:n 6 kohta ja 24.1 §:n 20 kohta) pyytänyt hankintayksikköä itse korjaamaan virheelliseksi väittämänsä menettelyn CareliaForest Oy:n kelpoisuusarvioinnin osalta. CareliaForest Oy on esittänyt samantyyppisen vaatimuksen uudestaan 20.5.2013 antamansa lausunnon, johon sisältyy salassa pidettäviä tietoja, yhteydessä.

Lausunnot ja lisäselvitykset:

CGI on 17.5.2013 saapuneessa lausunnossaan katsonut Karttakeskuksen Chilit Oy:tä koskevien väitteiden pitävän paikkansa ja ilmoittanut tukevansa Karttakeskuksen vaatimusta asian ratkaisemisesta uudelleen. Karttakeskuksen omien laskelmien osalta CGI on lausunut, että tarjouspyynnön mukaan vertailuhintaan lasketaan mukaan myös lisälisenssien yksikköhinnat, mitä Karttakeskus ei omassa laskelmassaan ole tehnyt. CGI on pitänyt tarjoushintaansa Karttakeskuksen tarjoushintaa edullisempana.

CareliaForest Oy on 20.5.2013 antanut lausunnon (salassa pidettävä, salassapidon perusteet: verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain 4.1 §, tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain 8 § sekä julkisuuslain 11.2 §:n 6 kohta ja 24.1 §:n 20 kohta).

Chilit Oy on 20.5.2013 saapuneissa lausunnoissaan Karttakeskuksen hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ilmoittanut tehneensä tarjouksensa yhteis-työssä lausunnossa mainitun ohjelmistoalan yrityksen kanssa ja että toiminta-tapa olisi suullisesti hyväksytty myös Pitney Bowes (Software Ltd:n, jäljempänä myös Pitney Bowes) alueellisen edustajan toimesta (saadun selvityksen mukaan Pitney Bowes on MapInfo -tavaramerkin, -tuotteiden ja IPR:n omistaja ja ohjelmistojen valmistaja) toimesta. Chilit Oy:n lisäselvityksen mukaan Pitney Bowes olisi suullisesti hyväksynyt toimintatavan, jonka mukaan Chilit Oy toimii yhteistyössä lausunnossa mainitun ohjelmistoalan yrityksen kanssa siten, että jälkimmäinen toimittaa Chilit Oy:n kautta esimerkiksi MapInfo -tuotteita, Chilit Oy:n asiakkaille.

Kirjallisen näytön puuttuessa suostumusta koskevaa väitettä on Chilit Oy:n omasta kehotuksesta tiedusteltu siltä taholta, jonka on väitetty antaneen suullisen suostumuksen, eli Pitney Bowesin edustajalta. Antamassaan vastauksessa 20.5.2013 Pitney Bowesin edustaja on ilmoittanut, että ”MapInfo –ohjelmistojen lisenssien ja ylläpitosopimusten myynti ja välitys (tuotteet) ja niihin liittyvien tukipalvelujen järjestäminen edellyttää toimittajalta jälleenmyynti- tai kumppanisopimusta kanssamme, jonka kautta riittävä osaamis- ja palvelu-taso (mm. ylläpitosopimusten operointiin liittyvän toimituslogistiikan ja ensisijaisen tukipalvelun järjestäminen) voidaan varmistaa.

Jälleenmyyntisopimukset eivät salli MapInfo tuotteiden (ohjelmistolisenssit, päivitys- ja ylläpitosopimukset) edelleen myyntiä muille ohjelmistotoimittajille ja heidän kauttaan, vaan ainoastaan suoraan käyttäjäorganisaatioille (ns. loppukäyttäjä).

ChilIt Oy:n kanssa ko. sopimusta ei ole allekirjoitettu, joten yritys ei voi toimia jälleenmyyjänämme tai edustajanamme ja MapInfo ohjelmistojen lisenssien ja ylläpitosopimusten toimittajana ja välittäjänä.”

Pitney Bowes on ilmoittanut saaneensa Chilit Oy:n yhteistyökumppaniksi ilmoitetulta ohjelmistoyhtiöltä selvityksen, jonka mukaan kyseinen ohjelmisto-yhtiö toimii tässä tapauksessa Chilit Oy:n ”alihankkijana ja vastaavat jälleenmyyjänä MapInfo –ohjelmistojen ylläpitosopimuksen välityksestä suoraan Tuhrun kaupungille.” Pitney Bowesin mukaan se voi hyväksyä ja käsitellä ylläpito-sopimustilauksen kyseiseltä ohjelmistoyhtiöltä ”mikäli asiakkaaksi on kirjattu suoraan Turun kaupunki (riittävine yhteys- ja toimitustietoineen) ja kyseinen ohjelmistoyhtiö ”vastaa em. jälleenmyyjän velvoitteistaan suoraan asiakkaalle.”

CareliaForest Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen tutkimatta jättäminen:

Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 81 §:n 2 momentin mukaan asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Hankintalain 75 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Päätös edellä mainittuine asiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

IT-palvelujohtaja on 17.4.2013 tekemällään hankintapäätöksellä (§ 15) muun ohella sulkenut CareliaForest Oy:n tarjouskilpailusta puuttuvan kelpoisuuden vuoksi. Päätös valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen on annettu asianosaisille tiedoksi sähköpostitse 19.4.2013.

Edellä mainitun johdosta hankintalain 81 §:n 2 momentissa säädetty 14 päivän määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle IT-palvelujohtajan 17.4.2013 tekemästä päätöksestä ( § 15) on päättynyt 3.5.2013. CareliaForest Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on saapunut 6.5.2013. Carelia Forest Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on edellä lausutun perusteella jätettävä myöhässä saapuneena tutkimatta.

Karttakeskuksen hankintaoikaisuvaatimus on tehty hankintalain 81 §:n 2 momentissa säädetyssä määräajassa. Karttakeskuksen hankintaoikaisuvaatimus on tutkittava.

Karttakeskuksen tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuudesta:

Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjousvertailussa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu voi toteutua ainoastaan, jos tarjoukset ovat keskenään yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus vaan että hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen tarjouskilpailusta silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Hinnan ilmoittamisen osalta tarjouspyynnön kohdassa 9 on edellytetty, että ”Tarjoushinnat tulee ilmoittaa kiinteinä, arvonlisäverottomina ja niiden tulee sisältää kaikki korvaukset ja kulut (korvaukset työssä tarvittavien välineiden, tietokoneiden, ohjelmien, kojeiden käytöstä, tulostuksesta, dokumentoinnista, matka-, majoitus- ja päivärahakorvaukset, kulut, jotka tarjoaja maksaa ulko-puolisille, materiaali- ja käsittelykustannukset yms.). Hinnat ilmoitetaan euroina. Toimittaja ei myöskään ole oikeutettu veloittamaan korvausta matka-ajasta.

Hinnan varaumia, laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.”

Kuten Karttakeskuksen hankintaoikaisuvaatimuksestakin ilmenee, Karttakeskus on tarjouksessaan ilmoittanut muun ohella, että ”Mikäli työmääriin tai muihin kustannuksiin vaikuttavia seikkoja ilmenee tämän tarjouksen jättämisen jälkeen, on tarjoajalla oikeus tarkastaa tarjouksen sisältöä ja hintaa.”

Tarjouspyynnössä on edellä lausutun mukaisesti edellytetty, että tarjoaja ilmoittaa tarjoushintansa kiinteänä ja lopullisena. Tarjouspyynnössä on myös nimenomaisesti kielletty tarjoajaa sisällyttämästä tarjoukseensa hinnan varaumia.

Kuten vakiintuneessa oikeuskäytännössä on todettu, tarjousmenettely perustuu siihen, että sekä tarjoajat että hankintayksikkö pitävät lähtökohtana tarjousten lopullisuutta. Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että sen tarjous on tarjous-pyynnön sisällöltään selvinä pidettävien vaatimusten mukainen.

Karttakeskuksen tarjouksessaan käyttämä ilmaisu, jonka mukaan tarjoajalla on oikeus tarkastaa sekä tarjouksen sisältöä että hintaa, on merkinnyt sitä, että Karttakeskus ei ole ilmoittanut tarjoushintaansa tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla kiinteänä ja lopullisena. Kysymys on ollut tarjouksen vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta seikasta. Tarjouspyyntöä tai julkaistua vastausta ei myöskään ole pidettävä Karttakeskuksen esittämin tavoin lisenssien määrän osalta sillä tavoin tulkinnanvaraisena tai epäselvänä, että se olisi estänyt tarjoajia esittämästä sitovia hintojaan tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla.

Hankintamenettelyssä ei siten ole menetelty virheellisesti, kun Karttakeskus on suljettu Karttakeskuksen tarjouksen hinnan ilmoittamista koskevien syiden vuoksi tarjouspyynnön vastaisena tarjouskilpailusta. Koska Karttakeskuksen tarjous on tullut jo edellä mainitun syyn vuoksi sulkea tarjouskilpailusta, asiassa ei ole tarpeen lausua Karttakeskuksen tarjousvertailua koskevista väitteistä.

Alihankkijoiden käytöstä:

Tarjouspyynnössä (kohdassa 4) ja sen liitteenä olleessa sopimusluonnoksessa (kohdassa 9) kielletään alihankkijoiden käyttö. Chilit Oy on tarjouksessaan ilmoittanut hyväksyvänsä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot. Chilit Oy on antanut tarjouksensa omissa nimissään eikä ole tarjouksessaan ilmoittanut käyttävänsä alihankkijoita. Oikeuskäytännön perusteella, hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa siihen, että tarjoajan tarjouksessaan esittämät tiedot pitävät paikkansa. 

MapInfo -tavaramerkin, -tuotteiden ja IPR:n omistaja ja ohjelmistojen valmistaja on kuitenkin hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn yhteydessä ilmoittanut, että Chilit Oy ei voi toimia ko. lisenssien jälleenmyyjänä tai edustajana taikka MapInfo -ohjelmistojen lisenssien ja ylläpitosopimusten toimittajana tai välittäjänä. Hankintayksikkö ei edellä mainittu MapInfo -tavaramerkin, -tuotteiden ja IPR:n omistaja ja ohjelmistojen valmistajan ilmoitus huomioon ottaen voi enää pitää Chilit Oy:n tarjousta tarjouspyynnön mukaisena. Chilit Oy:ltä puuttuu oikeudenhaltijan lupa tarjouspyynnön mukaiselle toimitukselle.

Johtopäätökset

CGI:n on IT-palvelujohtajan päätöksellä 17.4.2013 § 15 katsottu täyttävän kysymyksessä olevassa hankintamenettelyssä tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja sen tarjouksen on todettu olevan tarjouspyynnön mukainen. Tarjousten vertailuun voidaan ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Kun Chilit Oy:n tarjouksen katsotaan olevan tarjouspyynnön vastainen ja CGI on tehnyt hankintamenettelyssä ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen, ei tarjousten vertailua näin ollen suoriteta.

Edellä mainituilla perusteilla hankintapäätös 17.4.2013 § 15 on hankintalain 80 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla virheellinen siltä osin kuin siinä on päätetty, että MapInfo -lisenssien toimittajaksi valitaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen antanut Chilit Oy eikä ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antanutta CGI:tä. Ratkaisu on perustunut hankintalain 80 §:n 1 momentissa tarkoitettuun virheeseen. Asiassa on näin ollen harkittava hankinta-lain 80 §:n 1 momentissa säädettyä virheellisen päätöksen poistamista siltä osin kuin siinä on päätetty, että MapInfo -lisenssien toimittajaksi valitaan Chilit Oy ja asian ratkaisemista osittain uudelleen (hankintaoikaisu) siten, että Chilit Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena ja että MapInfo -lisenssien toimittajaksi valitaan ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antanut CGI.

Hankintalain 80 §:n 2 momentin mukaan päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Hankintalain 76 §:n mukaan hankinta-sopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

IT-palveluilta saadun selvityksen mukaan hankintasopimusta ei ole tehty eikä allekirjoitettu. Näin ollen hankintaoikaisuvaatimuksen kohteena oleva hankintapäätös voidaan hankintalain 80 §:n 1 momentin nojalla virheellisiltä osin poistaa ja ratkaista asia osittain uudelleen hankintaoikaisuna.

IT-palvelujohtaja Jari Nevalainen 5.6.2013:

Kaupunginhallitus

-      jättänee Carelia Forest Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen myöhässä saapuneena tutkimatta,

-      päättänee poistaa IT-palvelujohtajan hankintapäätöksen 17.4.2013 § 15 hankintalain 80 §:n 1 momentin nojalla siltä, ja vain siltä osin, osin kuin siinä on päätetty, että MapInfo -lisenssien toimittajaksi valitaan Chilit Oy ja ratkaissee asian osittain uudelleen (hankintaoikaisu) siten, että Chilit Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena

-      hylätä Karttakeskus Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen muilta osin ja

-      valita MapInfo -lisenssien toimittajaksi ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneen CGI Suomi Oy:n tarjouspyynnön ja CGI Suomi Oy:n tarjouksen mukaisin ehdoin, sekä

-      selvyyden vuoksi todennee, että IT-palvelujohtajan päätös 17.4.2013 § 15 pysyy ennallaan niiltä osin kuin siinä on päätetty, että CareliaForest Oy suljetaan tarjouskilpailusta ja että Karttakeskus Oy:n tarjous hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä kaupunginhallituksen päätöksellä muuteta CareliaForest Oy:n ja Karttakeskus Oy:n asemaa hankintamenettelyssä.

Oheismateriaali 1Karttakeskus Oy:n hankintaoikaisuvaatimus

Oheismateriaali 2CareliaForest Oy:n hankintaoikaisuvaatimus (salassa pidettävät asiakirjat nähtävänä kokouksessa)

Oheismateriaali 3CGI Suomi Oy:n lausunto 17.5.2013

Oheismateriaali 4CareliaForest Oy:n lausunto (osittain salassa pidettävä, asiakirjat nähtävänä kokouksessa)

Oheismateriaali 5Chilit Oy:n lausunnot 20.5.2013

Oheismateriaali 6Pitney Bowes Software Ltd:n vastaus 20.5.2013

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää

-  jättää Carelia Forest Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen myöhässä saapuneena tutkimatta,

-  poistaa IT-palvelujohtajan hankintapäätöksen 17.4.2013 § 15 hankintalain 80 §:n 1 momentin nojalla siltä, ja vain siltä osin, osin kuin siinä on päätetty, että MapInfo -lisenssien toimittajaksi valitaan Chilit Oy ja ratkaisee asian osittain uudelleen (hankintaoikaisu) siten, että Chilit Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena,

-  hylätä Karttakeskus Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen muilta osin ja

-  valita MapInfo-lisenssien toimittajaksi ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneen CGI Suomi Oy:n tarjouspyynnön ja CGI Suomi Oy:n tarjouksen mukaisin ehdoin, sekä

-  selvyyden vuoksi todeta, että IT-palvelujohtajan päätös 17.4.2013 § 15 pysyy ennallaan niiltä osin kuin siinä on päätetty, että CareliaForest Oy suljetaan tarjouskilpailusta ja että Karttakeskus Oy:n tarjous hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä kaupunginhallituksen päätöksellä muuteta CareliaForest Oy:n ja Karttakeskus Oy:n asemaa hankintamenettelyssä.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.