Strategia- ja kehittämisjohtaja Jussi Vira 28.5.2013:

Tausta

Kaupunginhallitus päätti 26.4.2011 § 178 kaupungin projektiohjeista, joilla luodaan perusta projektimaiselle työskentelylle sekä yhtenäinen toimintamalli projektien toteuttamiselle kaupungissa.

Keskushallinnon strategian ja viestinnän vastuualueen esityksestä kaupunginhallitus päätti 7.5.2012 § 237 poikkihallinnollisesta projektitoiminnan koordinaatiosta.  Samalla päätettiin, että hallintokunnat nimeävät edustajansa projektitoiminnan yhteistyö- ja osaajaverkostoon, ja että kaupunki luopuu Projektori-projektinhallintaohjelmiston käytöstä kaupunkitasolla (ei koske AMK:n omaa Projektori sovellusta).

Tavoitteet

Kaupunginhallituksen päätöksen (7.5.2012) mukaisesti projektitoiminnan koordinaatioon sisältyy muun muassa projektitoiminnan ohjeistuksen jalkauttaminen, projektien tarvitseman tuen järjestäminen kaupungin sisältä tai ulkopuolelta sekä projektimaisen työskentelytavan edistäminen.

Tehokkaan projektikulttuurin luominen edellyttää, että kehittämisen ohjaus sekä seuranta voidaan sisällyttää osaksi jokapäiväistä toiminnan johtamista. Projektit tulee kytkeä kaupungin tavoitteisiin, ohjelmiin sekä vuosijohtamiseen, ja sisällyttää projektien hallinta osaksi johtamisjärjestelmää. Ne pitää myös luokitella eri kriteereillä, esimerkiksi sisäisiin kehitysprojekteihin ja ulkoisella rahoituksella toteutettaviin.

Projektiosaamista on kaikilla toimialoilla, mutta sitä hyödynnetään tällä hetkellä vain osittain. Resursoimalla kaupunkitasoinen projektitoiminnan tuki ja yhdistämällä hajallaan oleva osaaminen voidaan projektien suunnittelua, toteutusta, ohjausta ja hallintaa tehostaa ja lisätä siten projektitoiminnan vaikuttavuutta.

Toiminta vuonna 2012

Keskushallinnon strategian ja viestinnän vastuualueen koordinoimana toimi vuonna 2012 poikkihallinnollinen projektitoimijoiden verkosto.  Siinä selvitettiin mitä tukea projekteissa tarvitaan ja miten keskushallinnon vastuualueet voivat niitä järjestää. Projektien tarvitsema tuki liittyy taloushallintoon, projektien tietoteknisiin alustoihin, henkilöstöasioihin, koulutukseen sekä arkistointiin ja hankintoihin. Verkosto toimi osaamisen ja kokemusten vaihdon foorumina.

Vuonna 2012 kaupungin toimintamalliuudistukseen sisältyi kehittämisen matriisi, jonka tavoitteena on

•      tarjota konsernin ja toimialojen johdolle yhdenmukaiset toimintatavat, välineet ja tuen kehittämisen hallintaan

•      muodostaa kokonaisnäkemys kaupungin kehittämissalkusta ja koordinoida yhteisten kehittämisresurssien käyttöä

•      varmistaa eri kehittämistasojen yhtenevyys ja linkitys kaupungin muihin ydinprosesseihin kuten strategiaan ja talousarvioon

•      osaltaan huolehtia, että kehittämiskyvykkyyden kasvattaminen on osa kaupungin strategista henkilöstöjohtamista

Edellä kuvatun kehittämisen matriisin työskentelyä priorisoitiin ja se linjasi kehittämistyötä sekä projektimaisen työtavan edistämistä. Tästä syystä kaupunginhallituksen (7.5.2012) edellyttämää vuotuista projektien tukitoiminnan kehittämissuunnitelmaa ei laadittu, eikä edellä kuvattua verkostoa myöskään virallisesti nimetty.  

Projekteja tukevaa kehittämistyötä tehtiin kuitenkin vuoden 2012 aikana monin tavoin:

-       IT-toiminnassa laadittiin kehittämisen ohjausmalli, joka hyväksyttiin IT-johtoryhmässä. Malli antaa hyvän lähtökohdan koko kaupungin kehittämisen johtamiseen.

-       Talouspalvelukeskus kehitti aktiivisesti hankkeille suunnattuja palveluitaan syventämällä projektien taloushallinnon osaamista paljon projekteja toteuttavien tahojen kanssa sekä järjestämällä taloushallinnon koulutusta.

-       Itämeren kaupunkien liiton ympäristösihteeristö valmisteli hankkeiden tukipalvelujen organisointia (Project Support Desk).

-       Strategian ja viestinnän vastuualue selvitti kaupungin ulkoisen rahoituksen laajuutta: hallintokunnissa on meneillään useita satoja projekteja, joilla on useita kymmeniä eri rahoituslähteitä.

-       Kasvatus- ja opetustoimi laati ja toteutti vuonna 2012 toimintamallin ulkoista rahoitusta saaviin projektien projektisalkunhallintaan. Tätä työtä on mahdollisuus hyödyntää kaupungin yhteisen salkunhallinnan kehittämisessä.

-       Turku osallistui aktiivisesti Kuntaliiton kansalliseen projektisalkkuvälineen määrittelytyöhön sekä hankkeen ohjausryhmään.

Jatko

Kaupungin uudessa toimintamallissa kehittämisen ohjaus kuuluu konsernihallintoon strategian ja kehittämisen vastuualueelle.

Vuonna 2013 on alkanut toimialojen yhteisen strategia- ja kehittämismatriisin työskentely strategia- ja kehittämisjohtajan johdolla. Se tehtäviin kuuluu kehittämisyhteistyön sekä yhtenäisen projektimaisen työskentelytavan edistäminen kaupunkitasolla.

Toimialoille on nimetty kehittämisvastuuhenkilöt, jotka osallistuvat strategia- ja kehittämismatriisin ohjausryhmään ja vastaavat sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta omalla toimialallaan. Kehittämisvastuuhenkilöt huolehtivat myös oman toimialansa kehittämisverkostojen luomisesta. Strategian ja kehittämisen vastuualueen kutsumina toimialojen verkostot kokoontuvat muutaman kerran vuodessa yhteen työstämään projektimaiseen työtapaan ja sen jatkuvaan kehittämiseen liittyviä teemoja.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä tiedokseen projektitoiminnan kehittämisen vuonna 2012 ja toteaa, että toiminnan kehittäminen ja siitä raportointi kuuluu jatkossa konsernihallinnon strategian ja kehittämisen vastuualueelle.

PäätösKaupunginhallitus päätti merkitä tiedokseen projektitoiminnan kehittämisen vuonna 2012 ja totesi, että toiminnan kehittäminen ja siitä raportointi kuuluu jatkossa konsernihallinnon strategian ja kehittämisen vastuualueelle.

Samalla kaupunginhallitus päätti, että projektitoiminnan kehittymisestä raportoidaan kaupunginhallitukselle keväällä 2014.

Päätös asiassa tehtiin esittelijän muutetusta päätösehdotuksesta yksimielisesti.