Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo Rinne 26.3.2013:

Mitkä ovat Kuntarekry-järjestelmän hankintakustannukset, lisenssi- ja käyttökustannukset ja kustannusrakenne?

Kokemukset järjestelmästä käytännön tasolla ovat negatiivisia erityisesti lyhyiden sijaisuuksien osalta, eikä se ole tehtävässään tehokas. Teoriassa järjestelmä on huomattava parannus entiseen, mutta paradoksaalisesti tulokset tuntuvat olevan laihempia.

Olemme jo nyt tilanteessa, että terveydenhuollon henkilöstöstä kilpaillaan kovasti. Tärkeää olisi, että juuri lyhytaikaisten sijaisten rekrytointi onnistuisi, koska juuri se voi olla väylä pidempään työsuhteeseen.

Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää selvityspyynnön valmisteltavaksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen 27.5.2013:

Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo Rinne on tehnyt selvityspyynnön KuntaRekry-järjestelmän hankintakustannuksista, lisenssi- ja käyttökustannuksista ja kustannusrakenteesta. Kaupunginhallitus on 26.3.2013 § 175 lähettänyt selvityspyynnön valmisteltavaksi.

Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo Rinteen selvityspyynnössä on todettu mm., että kokemukset järjestelemästä käytännön tasolla ovat negatiivisia erityisesti lyhyiden sijaisuuksien osalta, eikä se ole tehtävässään tehokas.

KuntaRekry-järjestelmän kustannukset 

KuntaRekryn käyttöönotosta on tehty talousjohtajan päätös 10.6.2011 § 18. Valmisteluvuonna 2011 toteutettiin käyttöönoton valmistelu, toimintamallin suunnittelu ja järjestelmän pilotointi. Tällöin käyttöönoton kustannukset olivat kokonaisuudessaan 11.735,09 €. Näistä henkilöstön koulutukseen ja käyttäjä-tunnuksiin käytettiin 3.857,42 € sekä asiantuntijapalveluihin 6.628,38 €. Sijaishallinnassa käytettäviin tekstiviesteihin liittyviä kuluja syntyi 1.249,29 €.

Käyttäjätunnusten mukainen palvelumaksu kattaa järjestelmän kokonaiskäytön ja käytönorganisaation pääkäyttäjän sovellustuen, erillisen testi- ja koulutuskannan käytön, järjestelmän versiokehityksen ja rajattoman määrän rekrytointeja. Viestintäpalvelu kuuluu käyttäjäkustannuksiin, mutta järjestelmän kautta lähetetyistä tekstiviesteistä syntyy erillisiä kustannuksia. KuntaRekry järjestelmä soveltuu perusrekrytoinnin ja erityisesti sijaishallinnan osalta esimiehen itsenäiskäyttöön. Käyttöönottovaiheessa järjestelmä suunniteltiin monimuotoisesti hyödynnettäväksi, esimiehen itsenäiskäyttöön sekä keskitettyjä palveluja hyödyntäväksi.

Varsinaiseen tuotantokäyttöön KuntaRekry otettiin 1.1.2012. Vuoden 2012 käyttökustannukset olivat yhteensä 64.600,60 €. Käyttökustannukset muodostuivat käyttäjätunnusten mukaan määräytyvästä maksuista ja tekstiviestikustannuksista. käyttäjätunnusten määrän mukaiset maksut olivat 27.810,31 €. Loput käyttökustannuksista syntyivät järjestelmän kautta lähetetyistä tekstiviestikustannuksista. Tekstiviestikustannusten kasvua seurataan jatkuvasti. Muita järjestelmän käyttömaksuja ei vuonna 2012 ole ollut. Rekrytointijärjestelmän koulutukset on vuonna 2012 toteutettu kokonaan omana tuotantona.

Järjestelmän käyttökustannukset eivät sinällään ole mikään uusi kustannuserä. Aiemmassa hajautetussa rekrytointimallissa syntyi vastaavia kustannuksia kun esimiehet olivat itse yhteydessä sijaistarjokkaisiin. Hajautetussa toimintatavassa ei kustannuksia voitu vastaavalla tavalla seurata.

Vuonna 2012 aikana rekrytointijärjestelmän kautta haettiin Turun kaupungille työntekijöitä 1 319 palvelussuhteeseen. Työpaikkailmoituksia julkaistiin KuntaRekryn kautta 804. Työhakemuksia tehtäviin tuli 13 160 kappaletta. Lyhytaikaisiin sijaisuuksiin haettiin sijaisia KuntaRekryn sijaisrekrytoinnin kautta yli kahteen tuhanteen sijaisuuteen. Sosiaali- ja terveystoimen osuus tilauksista oli 80 %. Lähes 70 prosenttia sijaistilauksista oli alle 3 päivän äkillisiä sijaistarpeita. Näiden täyttämisessä käytetään lähes yksinomaan järjestelmän tekstiviestitoimintoja. Viestejä lähetetään keskitetysti rekrytointipalveluiden toimesta.

Vuoden 2013 kokonaiskäyttökustannuksia ei voida täsmällisesti vielä arvioida. Oletettavasti käyttäjätunnusten määrä tullee lisääntymään ainakin jonkin verran vuodesta 2012. Alkuperäisen, käyttöönottovaiheen arviointi oli, että käyttäjien lopullisen määrän mukaisesti vuosittaisen käyttökustannukset, nykysopimuksen mukaan ja ilman tekstiviestikuluja, olisivat noin 40.000 €. Tekstiviesteistä syntyvien kustannusten kasvua voidaan hillitä vaikuttamalla esimiestyöhön ja uusimalla toimintatapoja. Sijaishallinnan eli lyhytaikaisten sijaisten rekrytoinnin toimintatapojen ja työnjaon uudelleenmäärittely ja tarkentaminen onkin ensisijainen rekrytointipalveluiden tehtävä nyt henkilöstöasioiden palvelukeskuksen aloitettua toimintansa. Tavoitteena on esimiesten itsenäiskäytön lisääminen ja järjestelmän keikkakalenteritoiminnon hyödyntäminen.

Ottaen huomioon järjestelmän käyttäjämäärään ja erittäin laajan käytön erilaisissa rekrytoinneissa ovat järjestelmästä syntyneet kokonaiskustannukset varsin maltilliset. Vertailussa muihin tietojärjestelmiin KuntaRekryä ei missään tapauksessa voi pitää erityisen kalliina järjestelmänä.

Käyttökokemus KuntaRekry -järjestelmästä

Kaupunginhallituksen jäsen Pirjo Rinteen selvityspyynnössä on todettu mm., että kokemukset järjestelemästä käytännön tasolla ovat negatiivisia erityisesti lyhyiden sijaisuuksien osalta, eikä se ole tehtävässään tehokas. Tietojärjestelmien käytettävyydestä on varmasti aina erilaisia näkemyksiä. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto on prosessi, jossa vanhoista toimintatavoista joudutaan usein luopumaan, jotta tietojärjestelmän käyttöönotosta saadaan suunniteltu hyöty. KuntaRekryn käyttöönotto on sujunut hyvin ja kokemukset järjestelmästä ovat pääsääntöisesti erittäin hyvät.  Suuressa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa kuitenkin aina myös negatiivista palautetta.  Selvityspyynnössä on todettu mm., että kokemukset järjestelmästä käytännön tasolla ovat negatiivisia erityisesti lyhyiden sijaisuuksien osalta, eikä se ole tehtävässään tehokas. Turussa lyhytaikaisiin sijaisuuksiin haettiin vuonna 2012 sijaisia KuntaRekryn sijaisrekrytoinnin kautta yli kahteen tuhanteen sijaisuuteen. Järjestelmä on osoittanut toimivuutensa sijaisrekrytoinneissa ja lisäämällä esimiesten itsenäiskäyttöä saadaan järjestelmän hyödyt vielä paremmin esiin.

Järjestelmän nykyistä tehokkaampi käyttö tulee edellyttämään jatkossakin esimiesten kouluttamista ja toimintaprosessien yhtenäistämistä. Tässä työssä ollaan jo pitkällä, mutta muutosprosessi on vielä jossain määrin kesken.

KuntaRekry järjestelmä on tällä hetkellä käytössä lähes sadassa kunnassa. Järjestelmän käyttäjiä ovat suurista kaupungeista Turun lisäksi mm. Espoo, Vantaa, Oulu ja Pori. Järjestelmä on myös käytössä monissa kuntayhtymissä. Käyttäjiä ovat esim. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Satakunnan sairaanhoitopiiri ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri.

Kyseessä on yksi laajimmalle levinneistä kunta-alan tietojärjestelmistä. Järjestelmän eri ominaisuuksissa on huomioitu nimenomaan kunta-alan erityistarpeet. 

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä edellä olevan vastauksen tiedoksi ja kaupunginhallituksen jäsen Pirjo Rinteen tekemän selvityspyynnön käsitellyksi.

PäätösAsia pantiin pöydälle Arven Mannin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.