Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

Taustaa

Valtuuston tammikuussa 2012 hyväksymässä hallinnonjärjestämispäätöksessä on linjattu strategioiden ja ohjausjärjestelmien osalta seuraavasti:

”Tavoitteena on selkeä kokonaisohjausta tukeva järjestelmä, jossa ohjauksen tasot ja päätöksenteko kohdentuvat oikealle tasolla. Lisäksi kehittämisen tarkoituksena on luoda parempaa johtamista yhdistämällä talous- ja strategiaprosessit entistä tiiviimmin toisiinsa. Järjestelmä perustuu nykyiseen ohjausmalliin, mutta rakennetta ja sisältöjä tulee yksinkertaistaa ja määrämuotoistaa.”

Muut strategiaprosessia koskevat linjaukset oli määritelty hallinnonjärjestämispäätöksessä seuraavasti:

• Kaupunginvaltuuston roolia talousarvion ja valtuustotasoisten strategioiden ja ohjelmien valmistelussa ja toteutumisen arvioinnissa vahvistetaan
• Kaupunginvaltuustolle järjestetään sekä kevät- että syyskaudella erillinen talous- ja strategiaseminaari
• Valtuustotasolla vahvistettavia tavoitteita ja mittareita karsitaan mutta niiden konkreettisuutta lisätään siten, että niiden avulla voidaan paremmin mitata toimenpiteiden vaikuttavuutta
• Kaupungin poliittista ohjausta vahvistamaan voidaan laatia ryhmien välinen sopimus muiden strategioiden laadinnan lähtökohdaksi. Se jalkautetaan strategian ja toimeenpano-ohjelmien välityksellä.
• Yksittäisiä toimenpiteitä ei vahvisteta strategiassa vaan ohjelmat jalkautetaan vuosijohtamisen yhteydessä.
• Ennen uutta strategiakautta valmistelun yhteydessä evaluoidaan kuluneen kauden vision ja toimeenpano-ohjelmien tavoitteiden toteutuminen.
• Strategiatyötä tukemaan laaditaan toimintaympäristö- ja tulevaisuuskatsaukset.
• Strategian valmisteluun kytketään henkilöstö, asukkaat ja keskeiset sidosryhmät.
• Lainsäädännöstä johdetut tai laissa edellytetyt erillisohjelmat pyritään sisällyttämään strategisiin ohjelmiin. Ainostaan erillisen harkinnan perusteella voidaan hyväksyä erillinen lakiin perustuva valtuustotasoinen strategia tai ohjelma.
• Yksittäisille toimielimille tai toimialalle ei vahvisteta valtuustotasoisia strategioita vaan horisontaaliset ohjelmat jalkautetaan vuosijohtamisen ja sopimusohjauksen avulla.
• Strategian toimeenpano-ohjelmat hyväksytään syksyllä 2013.

Kaupunginhallituksen johtosäännön mukaan valtuusto hyväksyy kaupungin strategiahierarkian. Tämä esitys pitää sisällään strategiahierarkian ja strategioiden rakenteen, joka viedään valtuuston vahvistettavaksi

Strategiatyön tavoitteet ja pääsisältö

Strategiatyön tavoitteena on selkeä kaupungin kokonaisjohtamista tukeva järjestelmä, joka liittää strategia- ja talousprosessin entistä tiiviimmin toisiinsa.

Uudistuksen tuloksena aikaisemmasta kahdeksan toimeenpano-ohjelman muodostamasta kokonaisuudesta siirrytään tiiviimpään malliin, joka koostuu kaupunkitason päästrategiasta (jäljempänä ”kaupunkistrategia”) sekä siihen kuuluvasta kahdesta strategisesta ohjelmasta. Ohjelmien tavoitteita ja mittareita selkiytetään siten, että niiden avulla voidaan valtuustotasolla paremmin mitata toimenpiteiden vaikuttavuutta.

Strategiset ohjelmat jalkautetaan osana vuosijohtamista, jolle luodaan määrämuotoiset johtamisprosessit. Vuosijohtamista tuetaan ajanmukaisilla tietojärjestelmillä.

Nykytila: ”0+8 –malli”

Nykyinen strategiarakenne pitää sisällään kahdeksan strategista ohjelmaa, jotka laadittiin huomioiden valtuustokaudella 2009–2012 tehty järjestyksessään toinen valtuustoryhmien välinen sopimus. Rakenne ei sisällä koko kaupunkia kattavaa päästrategiaa ja siksi sitä voidaan luonnehtia ”0+8 –malliksi”.

Nykyiset strategiset ohjelmat ovat:

• Asukkaiden hyvinvointiohjelma
• Asunto- ja maankäyttöohjelma
• Osaamis-, yrittäjyys- ja elinkeino-ohjelma
• Ilmasto- ja ympäristöohjelma
• Henkilöstöohjelma
• Omistajapolitiikka
• Talousohjelma ja talouden mitoitukset vuosille
• Tilaohjelma

Ohjelmien tavoitteet on arvioitu vuosittain ohjelmakohtaisesti ja raportoitu hallitukselle sekä valtuustolle. Mahdolliset muutokset ohjelmiin on tehty talousarvion yhteydessä. Edellisten lisäksi valtuusto on hyväksynyt mm. lakisääteisiä erillisiä ohjelmia, jotka ovat muodostaneet osan strategisesta ohjausmallista.

Tavoitetila: ”1+2 –malli”

Ohjelmarakennetta pyritään tiivistämään ja laatimaan ohjelmat siten, että ohjelmakokonaisuus ja mittarit ovat paremmin valtuuston hallittavissa, kuten hallinnonjärjestämispäätöksessä edellytettiin.

Uuden strategiamallin elementit ovat kaupunkistrategia ja päästrategiaa tarkentavat strategiset ohjelmat. Lisäksi käyttöön otetaan kärkihankeajattelu, jolla strategisten ohjelmien tavoitteita konkretisoidaan. Tämän lisäksi laaditaan muut tarvittavat kaupunkitason ohjausasiakirjat.

Kaupunkistrategia sisältää kaupungin pitkän tähtäimen vision ja arvot sekä kaupunkitason yhteiset päämäärät ja periaatteet.

Valtuustotason strategiset ohjelmat ovat kilpailukykyohjelma ja hyvinvointiohjelma. Ohjelmiin sisällytetään tarkoituksenmukaisella tavalla nykyisten ohjelmien kattamat kehittämisteemat ja muut strategian näkökulmasta keskeiset asiakokonaisuudet. Teemoille luodaan yhtenäiset tavoitteet ja mittarit, joiden määrää vähennetään nykyisestä. Strategisiin ohjelmiin pyritään sisällyttämään myös ne lakisääteiset ohjelmat, jotka on säädetty valtuuston hyväksyttäväksi, minkä lisäksi ohjelmat voivat sisältää tarpeellisen määrän suunnittelua täsmentävää ja toimintaa ohjaavaa liitemateriaalia.

Kilpailukyky- ja hyvinvointiohjelmien lisäksi tullaan luomaan henkilöstö voimavarana –ohjelma. Henkilöstö on strategian jalkauttamisen näkökulmasta kaikkein keskeisin voimavara ja siksi se ansaitsee oman tavoiteohjelmansa.

Strategiseen kehittämissalkkuun valittavat kärkihankkeet sisältävät konserni- ja toimialatasolla tärkeimmät yksittäiset toimenpiteet, joiden kautta kaupunkistrategian ja ohjelmien tavoitteita toteutetaan. Kärkihankkeet ovat strategiasta johdettuja konkreettisia 1-4 vuotta kestäviä konserni- tai toimialatason toteutusprojekteja, joita halutaan merkittävyytensä takia koota kaupunginhallituksen omistamaan kaupunkitason kehittämissalkkuun.

Kaupunkistrategian lisäksi strategiarakenne pitää sisällään muita kaupunkitason ohjausasiakirjoja, jotkaohjaavat koko kaupunkistrategiaa tarkemmin tärkeitä kehittämisosa-alueita ja resurssien pidemmän aikavälin suunnittelua (esim. matkailustrategia, tapahtumastrategia, Kv-strategia, IT-strategia, hankintastrategia, tilastrategia). Nämä asiakirjat määrittelee ja hyväksyy pääosin kaupunginhallitus ja niiden tavoitteet sisällytetään talousarviokirjaan.

Ohjausmalli

Strategiatyön kannalta olennaista on varmistaa, että ohjausmallit tukevat vaikuttavuuteen tähtäävien strategistenohjelmien kustannustehokasta toteuttamista. Resurssien (esimerkiksi rahat, henkilöstö, tilat) käytön suunnittelun, ohjauksen ja vuosijohtamisen on kytkeydyttävä tiiviisti strategiseen ohjaamiseen. Vuosijohtamisella tarkoitetaan keskeisiä prosesseja, talouden ja toiminnan suunnittelua, sopimusohjausta ja konserniohjausta.

Strategiset tavoitteet jalkautetaan sopimusohjauksen avulla, jonka kehittämistä jatketaan hallinnonjärjestämispäätöksen mukaisesti. Samalla kun talousarviokirjan sisältöä ollaan parhaillaan uudistamassa paremmin vastaamaan uutta toimintamallia ja päätöksenteossa tarvittavaa informaatiota, uudistetaan myös sopimusohjausmallin soveltamistapaa sekä siihen liittyvien asiakirjojen sisältöä.

Sopimusohjaus koostuu strategisista ja operatiivisista sopimuksista. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan välille laaditaan strateginen sopimus, jossa määritetään keinot kaupunkistrategian ja siihen kuuluvien ohjelmien tavoitteiden saavuttamiseksi toimialoilla. Operatiivinen sopimus on lautakuntien ja toimialan välinen sopimus.

Strategista ohjausta ja vuosijohtamista tuetaan kehittämällä tietoteknisiä ratkaisuja.

Työsuunnitelma

Strategiakokonaisuuden laatimisessa lähestymistapana on edetä rakenteiden määrittelyn kautta sisällön tuottamiseen. Ensimmäisessä vaiheessa sovitaan tuotettavista strategia-asiakirjoista sekä niiden sisältörakenteesta. Sen jälkeen sovittuihin rakenteisiin lähdetään lisäämään sisältöä. Tällä tavoin mahdollistetaan sisällön jatkuva parantaminen ilman että varsinaista strategiarakennetta tarvitsee muuttaa valtuustokausittain. Samalla otetaan myös käyttöön uudenlainen sisällön tuottamisen työtapa, jossa poikkihallinnollisella yhteistyöllä on keskeinen merkitys.

Strategiakokonaisuus tuotetaan neljän päätyövaiheen kautta:

• Strategiahierarkia ja työsuunnitelma : Strategiarakenne sekä sen mukaisten tuotosten tuottamiseksi tarvittava työsuunnitelma.
• Strategisten ohjelmien rakenteet : Kilpailukyky- ja hyvinvointiohjelmien sisältörakenne (teemat, tavoitteet, mittarit).
• Kaupunkistrategia : Strategiadokumentin sisällön rakenne ja varsinaisen sisällön tuottaminen.
• Strategisten ohjelmien sisältö : Teemojen, tavoitteiden ja mittarien sisältöjen määrittäminen.

Työvaiheet etenevät osin rinnakkain niin, että kaupunkistrategia pyritään tuomaan kaupunginhallituksen ja valtuuston käsittelyyn syyskuun 2013 aikana. Strategisten ohjelmien sisällön tarkentaminen jatkuu vielä vuoden 2014 alkupuolella niiden asiakokonaisuuksien osalta, jotka edellyttävä laajempaa sidosryhmätyötä.

Kaupunginvaltuustolle järjestetään strategian laatimista koskeva seminaari 8.4.2013.  

Liite 1Strategiahierarkia

Oheismateriaali 1Yhteenveto etenemissuunnitelmasta

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää vahvistaa kaupungin strategiahierarkian ja -rakenteen  liitteen 1 mukaisesti.

PäätösAsia pantiin pöydälle Eklundin Sarlundin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.