Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 14.1.2013:

Kaupungin hankintatoimen kehittämisen seuraava merkittävä askel on erityisesti sopimushallinnan ja toimittajayhteistyön parantaminen. Uuden valtuustokauden hankintatoimen strategisten linjausten toteuttaminen tulee huomioida sekä kilpailutustyössä että sopimuksen aikaisessa yhteistyössä toimittajien kanssa. Tätä kutsutaan sopimuksen elinkaaren hallinnaksi. Kaupungin hankintojen painoarvo sekä toiminnan että talouden ohjaamisessa lisääntyy koko ajan. Hallittu hankintatoimen johtaminen sekä toimialoilla että konsernihallinnossa on osa kaupungin omaa riskienhallintaa sekä avointa ja vuorovaikutteista yhteistyötä sopimuskumppanien ja sidosryhmien kanssa.

Kuntalain uudet säännökset edellyttävät kunnan sopimuskannan ja sopimusprosessien kokonaisvaltaista hallintaa. Sopimuskaudella sopimusehtojen noudattamista tulee seurata ja valvontaan tulee panostaa riittävästi resursseja. Tässä tehtävässä sisäisellä tarkastuksella on oma roolinsa, mutta erityisen tärkeää on, että kaupungissa on määritelty yhtenäinen sopimushallinnan toimintatapa ja vastuut on selkeästi määritelty. Kullekin hankintasopimukselle on jo nyt nimetty vastuuhenkilö, mutta sopimuksen aikaisen toiminnan seurantaan ja yhteistyön tavoitteelliseen kehittämiseen tulee panostaa entistä enemmän. Tämä tarkoittaa käytännössä myös resurssien kohdentamista ennakoivaan sopimusyhteistyöhön sekä toimialoilla että konsernihallinnossa.

Hankinta- ja logistiikkakeskuksen tehtäväkenttää on tarkoituksenmukaista laajentaa myös sopimushallinnan osalta siten, että kaupungin sopimushallinnan koordinointi ja käytäntöjen levittäminen toimialoille olisi hankinta- ja logistiikkakeskuksen tehtävänä. Yhteishankintojen sopimuksista vastaa hankinta- ja logistiikkakeskus ja erillishankintojen osalta varsinainen sopimusvastuu tulee säilyttää lähellä varsinaista toimintaa eli toimialoilla.

Kaupungin toimintamallin uudistuksen tavoitteeksi on määritelty mm. että kaupungin kokonaisetu asetetaan kaiken tekemisen perustaksi ja että tuotantolähtöisestä toimintamallista siirrytään palvelulähtöiseen/asiakaslähtöiseen toimintamalliin. Hankintatoimen osalta tämä tarkoittaa kaupungin sisäisten toimintatapojen yhtenäistämistä sekä avoimempaa ja vuorovaikutteisempaa toimintaa sopimuskumppaneiden, loppukäyttäjien ja muiden sidosryhmien kanssa.

Uudessa toimintamallissa konsernihallinnon talous- ja strategiaryhmään on määritelty strategisen hankintatoimen tehtävä. Se pitää sisällään hankintatoimen strategisten linjausten koordinoinnin ja ohjauksen, innovatiivisten hankintojen ohjauksen yhteistyössä kaupunkikehitysryhmän ja toimialojen kanssa, hankintojen matriisin osaamisverkoston johtamisen, hankintojen seudullisen ja valtakunnallisen yhteistyön ohjauksen, hankintojen sidosryhmäyhteistyön ohjauksen (yrittäjäjärjestöt) sekä hankinta- ja logistiikkapalvelujen palvelutuotannon ohjauksen. Näistä tehtävistä vastaa hankinta- ja logistiikkajohtaja.

Hankintojen kaupunkitasoisen johtamisen ja koordinoinnin toteuttamiseksi on tarpeen perustaa hankintapäällikön virka. Viran perustaminen mahdollistaa hankinta- ja logistiikkajohtajan resurssien kohdentamisen strategisen hankintatoimen ohjaamiseen. Hankintapäällikön tehtävänä olisi vastata kaupungin hankintastrategian ja toimintaohjelmien toteuttamisesta hankinta- ja logistiikkakeskuksen tekemissä kilpailutuksissa, koordinoida ja kehittää kilpailutuspalveluita kaupungin ydintoimintoja palvelevaksi, vastata hankintojen kilpailuttamisorganisaation taloudellisten ja henkilöresurssien tehokkaasta ja joustavasta käytöstä, toimia kilpailutusorganisaation esimiehenä (n. 13 hlöä, tuoteryhmäpäälliköt ja hankinta-asiantuntijat). Hankintapäällikkö raportoi hankinta- ja logistiikkajohtajalle. Virka tulee laittaa julkisesti haettavaksi.

Logistiikkapäällikön tehtävänkuvaan ei esitetä muutoksia. Hän on johtanut oman tehtävänsä (kuljetus, varastointi, postipalvelut) ohella myös SAP hankintatoimen tietojärjestelmän käyttöönottoa ja kehittämistä. Lisäksi hänen vastuulleen on tullut kaupungin painatuspalveluiden kehittäminen. Hankintacontroller vastaa koko kaupungin hankintatoimen raportoinnin valmistelusta ja toteuttamisesta sekä tukee koko kaupunkia hankintatoimen raportoinnin hyödyntämisessä, vastaa kaupungin hankintatoimen analysoinnista ja seurannasta päätöksenteon tueksi.

Hankinta- ja logistiikkakeskuksessa on vapautumassa logistiikkakoordinaattorin virka henkilön jäädessä eläkkeelle 1.3.2013 alkaen. Logistiikkakoordinaattorin virka tulisi lakkauttaa ja perustaa tilalle hankintapäällikön virka. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen henkilömäärä ei lisäänny. Taloudellinen vaikutus on n. 30 000 euroa/vuodessa, joka on huomioitu hankinta- ja logistiikkakeskuksen talousarviossa 2013.

Liite Esitys viran muuttamisesta

Talousjohtaja Jukka Laiho puoltaa esitystä.

Henkilöstöjohtaja Marja Salmi-Tuominen 12.2.2013:

Hankintapäällikön viran perustamisen yhteydessä on tarkoitus lakkauttaa logistiikkakoordinaattorin avoimeksi tullut virka. Järjestely ei esitetyssä muodossaan lisää henkilötyövuosien lukumäärää. Sen kokonaiskustannusvaikutus vuositasolla on työnantajasivukuluineen n. 41.000 €. Strategisen HR:n sisäisellä vastuualueella ei ole huomautettavaa perustettavaksi esitetyn viran nimikkeen, kelpoisuusvaatimuksen ja tehtäväkohtaisen palkan osalta. Hallintosäännön mukaan viran perustaminen ja lakkauttaminen kuuluu kaupunginhallituksen toimivaltaan.

Liite 1Liitelomake logistiikkakoordinaattorin avoimen viran lakkauttamiseksi ja hankintapäällikön viran perustamiseksi

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää

- että hankinta- ja logistiikkakeskuksen logistiikkakoordinaattorin avoin virka (vak.nro 281303) lakkautetaan 1.3.2013 lukien ja

- että Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana konsernihallinnon hankinta- ja logistiikkakeskus, perustetaan 1.3.2013 lukien hankintapäällikön (KVTES/hinnoittelematon) virka, jonka kelpoisuusvaatimukseksi vahvistetaan virkaan soveltuva korkeakoulututkinto ja hyvä virkaan soveltuva työkokemus sekä riittävä kokemus esimiestyöstä ja jonka tehtäväkohtaiseksi palkaksi vahvistetaan 4.393,22 €/kk.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Eevan ehdotus, että logistiikkakoordinaattorin virka lakkautetaan ja hankintapäällikön virkaa ei perusteta, raukesi kannatuksen puuttuessa.

Eeva pyysi merkitsemään pöytäkirjaan eriävän mielipiteensä asiassa perustellen asiaa seuraavasti:

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiaisen apuna on päälliköitä tuoteryhmissä ja logistiikkapuolella, mikä tulee ilmi esityksestä. Sen lisäksi on hankintacontroller sekä kullekin hankintasopimukselle nimetyt vastuuhenkilöt. Vatuuhenkilöiden nimeäminen on kehitystä oikeaan suuntaan.  Se, että vastuuhenkilöiden ja tuoteryhmäpääliköiden pomoksi johdon väliin palkataan hankintapäällikkö ei millään lailla edistä hyvää hallintoa ja asioiden hoitoa. Hyvää hallintoa ja asioiden hoitoa voidaan edistää purkamalla väliportaan hallintoa ja jakamalla vastuuta suoraan johtajalle vastuussa oleville henkilöille. Logistiikkakoordinaattorin virka tulisi lakkautetaan ja tilalle ei perusteta hankintapäällikön virkaa.