Osallisuusosahankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja, apulaiskaupunginjohtajan avustaja Juha Rantasaari 12.12.2012:

Kaupunginhallitus päätti päätöksenteko- ja johtamisjärjestelmän tarkastelun käynnistämisestä 20.6.2011 ja nimesi hankkeen ohjausryhmäksi puheenjohtajatoimikunnan täydennettynä kaupunginvaltuuston ja -hallituksen varapuheenjohtajilla. Ohjausryhmä vahvisti asiakokonaisuudet (teemat), joiden puitteissa tarkastelu toteutetaan, kuntalaisten osallistuminen oli yksi valituista teemoista.

Kaupunginjohtajan 4.5.2012 päätöksen mukaisesti toimintamalliuudistuksen osallisuusosahankkeen ohjausryhmän (jatkossa osallisuuden ohjausryhmä) tehtävänä oli:

• luoda Turun kaupungin alueellisen osallistamisen malli;
• luoda nuorten ja muiden erityisryhmien osallistamisen mallit ja prosessit sekä esitykset käytettävästä teknologiasta;
• laatia mallinnus asiakaspalautteen keräämisestä ja hyödyntämisestä johtamisessa;
• esittää malli, jolla osallisuustoiminta sisällytetään uuteen toimintamalliin, sekä laatia esitys sitä tukevaksi johtamisjärjestelmäksi sekä
• toteuttaa työ vuorovaikutuksessa luottamushenkilöiden kanssa haastattelujen ja työpajojen avulla.

Osallisuuden historia

Osallisuutta edistävää toimintaa on Turussa harjoitettu eri muodoissa pitkään jo 1980 luvulta lähtien. Hyviä kokemuksia on esimerkiksi kaavoituksen valmistelussa. Toiminnasta on kuitenkin puuttunut osallisuuden kaupunkitasoinen ja systemaattinen johtaminen, kehittäminen ja koordinaatio, mihin osallisuuden ohjausryhmä on kiinnittänyt työssään erityistä huomiota. Lisäksi tarvitaan hajallaan olevan osallisuustoiminnan tehokkaampaa koordinaatiota ja nykyisten resurssien uutta suuntaamista. Toiminnan koordinaatio tulee olla osa konsernihallintoa, johon olemassa oleva toiminta ja hankkeet sekä kokemukset aiemmasta toiminnasta pitää johdonmukaisesti kytkeä.

Osallisuuden ja vaikuttamisen Turun kaupungin malli

Osallisuuden ohjausryhmä esittää loppuraportissaan Turun kaupungille uudenlaista osallisuuden ja vaikuttamisen toimintamallia (jatkossa Turun kaupungin malli), jossa osallisuutta tarkastellaan alla tarkemmin selitetyillä tasoilla ja käyttäen eri näkökulmia.

Turun kaupungin mallissa osallisuus huomioidaan eri tasoilla: Turun kaupunkikonsernissa, toimialoilla, kaupunginosissa, teemoittain, lasten, nuorten sekä muiden erityisryhmien parissa sekä asiakas- ja asukaspalautteen sekä eri teknologiaratkaisujen hyödyntämisessä.

Osallisuutta tarkastellaan Turun kaupungin mallissa kolmesta näkökulmasta: päätöksenteko, suunnittelu ja toiminta. Päätöksenteko-osallisuus on suoraa osallistumista esim. palvelujen tuottamiseen tai omaa asuinaluetta koskeviin päätöksiin. Suunnitteluosallisuus on valmisteluun liittyvää vuorovaikutusta kunta-organisaation ja kuntalaisten välillä. Toimintaosallisuus on kuntalaisten omaa toimintaa elinympäristössään tai palvelu- ja toimintayksiköissä.

Käytännössä yhteneviä osallisuutta edistäviä toimintatapoja kehitetään työkalupakiksi. Osallisuusmenetelmien valinnassa ja vaikuttamisen mallin arvioinnissa käytetään aiempien kokemusten lisäksi mm. kaupunkitutkimusohjelman tutkijoita sekä ministeriöiden ja Kuntaliiton suosituksia.

Konsernitaso

Kaupunginhallitus asettaa osallisuutta koskevien strategisten linjausten pohjalta tarkemmat vuosittaiset tavoitteet kaupungin osallisuustoiminnalle, joita toteutetaan sopimusohjauksella. Mallin mukaan kaupunginjohtaja raportoi kaupunginhallitukselle osallisuuden toteutumisesta osana kaupungin toiminnan ja talouden vuosisuunnittelua, sekä antaa ohjeita osallisuuden järjestämisestä. Kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumisen ja vaikuttamisen edellytyksistä ja tiedon saannista vastaavat kaupunginjohtaja ja toimialajohtajat yhdessä.

Toimialataso

Turun kaupungin hallintosäännön 67 §:n mukaan kaupunginjohtaja ja toimialajohtajat vastaavat kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumisen ja vaikuttamisen edellytyksistä ja tiedon saannista. Tähän liittyen toimialajohtaja huomioi osallisuuden sopimusohjauksessa sekä raportoi lautakunnalle osallisuuden toteutumisesta osana toiminnan ja talouden raportointia.

Turun kaupungin mallin mukaan toimialan osallisuusvastaava (toimenkuvan lisäys olemassa olevaan resurssiin) hoitaa osallisuuden edistämisestä toimialalla ja tarvittavien osallisuussuunnitelmien laadinnasta sekä toimii yhdyshenkilönä konsernihallintoon sekä vastaa osallisuuden kehittämisestä ja kouluttamisesta toimialalla ja osallistuu osallisuusvastaavien verkostoon.

Teemat

Toimialoilla tulee tunnistaa vireillä olevat asiat, jotka tulevat vaikuttamaan ihmisiin tai herättämään tunteita ja tehdä viestintäsuunnitelmaan verrattava osallisuussuunnitelma, jossa tapauskohtaisesti mietitään kohderyhmä, tavoitteet, osallistumistapa, toteutus, seuranta ja viestintä. Turun kaupungin mallissa teemakohtaiset osallisuussuunnitelmat laaditaan osin virkamiestyönä ja osin yhteistyössä alueellisten toimijoiden verkoston ja asukkaiden kanssa.

Osallisuus lasten, nuorten sekä erityisryhmien parissa

Valtuustoryhmien lausunnoissa nostettiin erityisesti esille nuorten mahdollisuus suunnitella ja valmistella asioita vuorovaikutuksessa kuntakonsernin kanssa. Nuorisovaltuusto nähtiin keskeisessä roolissa tämän tavoitteen saavuttamisessa.

Asiakas- ja asukaspalautteen kerääminen ja hyödyntäminen sekä teknologiaratkaisujen hyödyntäminen

Asiakas-/kuntalaispalaute on huomioitava jokaisella päätöksenteon ja toiminnan tasolla. Sähköiset asiointi- ja osallisuusmahdollisuudet eivät korvaa perinteisiä asiakaspalvelupisteissä tai puhelimitse asiointia, vaan niitä kehitetään yhdessä.  Teknologia ja sähköiset välineet edistävät palautteen hyödyntämistä ja päätöksentekoa kaikilla tasoilla. Jotta teknisten järjestelmien ja sovellusten kautta saadusta palautteesta ja asiakasinformaatiosta olisi hyötyä, sitä on hyödynnettävä aidosti johtamisen työkaluna. Turun kaupungin mallissa on kiinnitetty huomiota mm. erityisryhmien asiakaspalvelun, internet- ja mobiilipalvelujen kehittämiseen sekä palvelujen saavutettavuuteen.

Viestintä

Osallistumisessa kysymys on vuorovaikutuksesta, viestinnästä ja yhteistyöstä; kuntalaisten, päätösten valmistelijoiden ja luottamushenkilöiden välisestä vuorovaikutuksesta. Turun kaupungin mallissa viestintä on monikanavaista, kohderyhmän huomioivaa, avointa ja uskottavaa. Viestinnällä voidaan tukea asioiden viemistä loppuun asti, esimerkiksi asukas- ja asiakaskyselyiden paremmassa hyödyntämisessä päätöksenteossa ja palautteen antamisessa vastaajille.

Resursointi

Turun kaupungin mallin toteuttamisen resursointi tarkoittaa sitä, että ensimmäisenä toimintavuonna käynnistäminen ja kehittäminen edellyttää ensisijaisesti luottamushenkilöiden, kaupungin henkilöstön sekä asukkaiden kouluttamista, viestintää, menetelmien kehittämistä  sekä tukemista huomioimaan asukaslähtöisyys osana kaikkea toimintaa ja sen kehittämistä. 

Ohjausryhmän esitys

Ohjausryhmä esittää loppuraportissaan, että

-       loppuraportissa kuvattu osallisuuden ja vaikuttamisen toimintamalli otetaan kaupungin kattavaksi järjestelmäksi, joka ohjaa osallisuuden toteuttamista konsernihallinnossa ja toimialoilla

-       osallisuuden prosessia ohjaamaan perustetaan konsernihallinnon ja toimialojen johtoryhmien edustajista sekä tarvittavista asiantuntijoista muodostettu osallisuuden ohjausryhmä

-       toimintamalli käynnistetään (2013-2014) ja sitä kehitetään seuraavan valtuustokauden (2013-2016) aikana, jona aikana sen toteutumista myös arvioidaan

-       toiminnan käynnistämisvaiheessa (2013-2014) tarkennetaan tarvittava henkilöstö- ja toimintaresursointi  ja  yhteisiin toimintakustannuksiin varaudutaan talousarvioin puitteissa

Ohjausryhmä esittää, myös että osallisuus- ja vaikutusmahdollisuuksien edistämisessä toimeenpannaan seuraavat asiat:

-      Osallisuus kytketään kaupungin strategiaan sekä sopimusohjaukseen että toiminnan- ja talouden vuosisuunnitteluun.

-      Osallisuus integroidaan osaksi kaupungin johtamista.

-      Osallisuuden edistäminen sisällytetään toimenkuviin konsernihallinnossa ja toimialoilla

-      Toimialajohtajat nimeävät toimialakohtaiset osallisuusvastaavat sekä tarvittaessa teemakohtaiset vastuuhenkilöt.

-      Osallisuutta ja vaikuttamista edistetään

• kaupunginosissa ja teemoittain
• lasten, nuorten sekä erityisryhmien parissa
• asiakas- ja asukaspalautteen sekä eri teknologiaratkaisujen hyödyntämisessä

-      Nuorisovaltuusto perustetaan

-      Toiminta käynnistetään vuosina 2013–2014 ja sitä kehitetään valtuustokauden 2013–2016 aikana.

-      Luottamushenkilöiden, henkilöstön ja asukkaiden valmiudet osallisuuden ja vaikuttamisen edistämiseen varmistetaan sekä ajankohtaisten yksittäisten koulutus- ja infotilaisuuksien että säännöllisen ja toistuvan koulutusohjelman avulla.

-      Osallisuuden ja vaikuttamisen mallin sekä menetelmien seurannassa ja arvioinnissa käytetään aiempien kokemusten lisäksi mm. kaupunkitutkimusohjelman tutkijoita, ministeriöiden ja Kuntaliiton suosituksia.

-      Erityisryhmien osalta selvitetään mahdollisuuksia vanhus- ja vammaisneuvostojen, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuustoimikunnan, romaniasioiden yhteistyöryhmän sekä maahanmuutto- ja kototutumistyön toimijoiden tiiviimmästä yhteistyöstä

-      Kaupungin ja järjestöjen kumppanuustoiminnan kehittämiseksi aloitetaan selvitys kaupunginosittain esimerkiksi Turkuseuran, Turun pientalojen keskusjärjestön ja kaupunginosaviikkojen kanssa.

Liite 1Turun kaupungin osallisuuden ja vaikuttamisen toimintamalli 

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell 12.12.2012:                

Esitän että, Turussa otetaan käyttöön loppuraportissa esitetyn mukainen osallisuuden toimintamalli. Osallisuustoiminta kytketään kaupungin strategiseen - sekä muuhun ohjaukseen. Raportissa olevat toimenpide-ehdotukset valmistellaan ja tuodaan erikseen päätettäväksi. Toiminnan käynnistämisvaiheen jälkeen (2013–2014) tarkennetaan tarvittava resursointi ja se otetaan huomioon talousarvion valmistelussa.

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä liitteenä olevan raportin tiedokseen ja että Turun kaupungissa otetaan käyttöön loppuraportissa esitettyjen periaatteiden mukainen osallisuuden ja vaikuttamisen toimintamalli.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.