Kaupunginhallituksessa jäsenet Piia Elo ja Toni Eklund 30.4.2012:

Turun kaupunki keskitti muutama vuosi sitten talouspalvelunsa hallintokunnilta talouspalvelukeskukselle. Yleisen näkemyksen mukaan menettely on lisännyt ko. palveluiden kustannuksia ja vaikuttanut hallintokuntien saamien palvelujen laatuun heikentävästi.

Pyydämme selvitystä talouspalvelukeskuksen tähän asti aiheuttamista toiminnallisista hyödyistä, sekä siitä, miten se on vaikuttanut kyseisten palvelujen kustannuksiin. Tässä yhteydessä tarvitaan vertailu aikaisempien kustannusten ja nykyisten välillä. Selvitykseen tulee sisältyä myös keskittämisestä aiheutuneet ongelmat ja pohdinta siitä, vastasiko keskittäminen sille asetettuihin vaatimuksiin.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää selvityspyynnön asianmukaisesti valmisteltavaksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Talousjohtaja Jukka Laiho 15.11.2012:

Kaupunginhallituksessa 30.4.2012 § 227 jäsenet Piia Elo ja Toni Eklund pyysivät ”yleiseen näkemykseen” viitaten selvitystä Talouspalvelukeskuksen tähän asti aikaansaamista toiminnallisista hyödyistä, sekä siitä, miten se on vaikuttanut talouspalveluiden kustannuksiin (sis. mm. vertailun aikaisempien kustannusten ja nykyisten välillä). Selvitykseen pyydettiin sisällytettäväksi myös keskittämisestä aiheutuneet ongelmat ja pohdinta siitä, vastasiko talouspalveluiden keskittäminen sille asetettuihin vaatimuksiin. Kaupunginhallitus päätti lähettää selvityspyynnön asianmukaisesti valmisteltavaksi. (Kaupunginhallituksen jäsenten Piia Elon ja Toni Eklundin selvityspyyntö Talouspalvelukeskuksen hyödyistä, Kj 5244-2012 30.4.2012) 

Talouspalvelukeskuksen toiminnalliset hyödyt ja vaikutukset talouspalveluiden kustannuksiin

Toiminnallista hyötyä voidaan sanoa syntyvän, jos toiminta tyydyttää asiakkaan tarpeita. Asiakkaiden tarpeiden tyydyttäminen ja toiminnan kehittäminen yhteistyössä asiakkaiden kanssa ovat Talouspalvelukeskuksen toiminnan lähtökohdat. Asiakkaiden tarpeita Talouspalvelukeskus pyrkii tyydyttää käytössä olevien resurssiensa rajoissa.

Alun perin arvioitiin, että Talouspalvelukeskuksen kustannusten säästö tulee tapahtumaan henkilöstökustannuksista ja pääosin eläköitymisten johdosta. (Esitys perustettavan Talouspalvelukeskuksen vuoden 2007 talousarviosta, palvelujen veloitusperusteista ja palveluveloituksista, 11992-2006, 16.10.2006) Taulukkoon 1 (alla) on kerätty Talouspalvelukeskuksen henkilötyövuosien kehitys vuosina 2008 - 2012. (Vuonna 2007 Talouspalvelukeskus ei vielä toiminut täysillä resursseillaan).

Vuonna 2008 Talouspalvelukeskuksella oli käytössään 120 henkilötyövuotta ja vuoden 2012 lopussa ennusteen mukaan enää 102,5 henkilötyövuotta. Vuodesta 2008 vuoteen 2012 Talouspalvelukeskus on siis pystynyt vähentämään 17,5 henkilötyövuotta. Henkilötyövuodet ovat vähentyneet pääasiassa eläköitymisten seurauksena, kuten oli arvioitu.

Taulukko 1. Talouspalvelukeskuksen henkilötyövuodet vuosina 2008 - 2012. (ENN 2012 - henkilötyövuosien eli vuoden 2012 ennuste on johdettu Talouspalvelukeskuksen kuukausiraportista KTAPAKE 2012-07, jossa Talouspalvelukeskuksen tuolla hetkellä käyttämään 95,5 henkilötyövuoteen on lisätty syksyn aikana aloittavat 7 uutta henkilötyövuotta).

Talouspalvelukeskuksen toimintakustannusten kehitystä voidaan arvioida alla olevan graafin pohjalta (graafi 1) Graafissa toimintakustannukset on jaettu kolmeen osaan: henkilöstökuluihin, palvelujen ostoihin, jotka koostuvat pääasiassa erilaisista IT- kuluista, ja muihin kuluihin, jotka koostuvat pääasiassa toimitilan vuokrasta. Lisäksi graafissa on KVTES-palkat, joka kuvaa Talouspalvelukeskuksen palkkojen kehitystä indeksoituna vuoteen 2008 eli palkkojen kehitystä vuoden 2008 henkilöstöllä. Vuonna 2008 Talouspalvelukeskuksen henkilöstökulut olivat noin 4,03 miljoonaa euroa ja vuonna 2012 ennusteen mukaan noin 3,79 miljoonaa euroa. Vuodesta 2008 vuoteen 2012 Talouspalvelukeskus on siis onnistunut vähentämään vuositason henkilöstökulujaan ennusteen mukaan noin 0,24 miljoonaa euroa. Huomioitaessa palkkojen nousu eli verrattaessa vuoden 2012 henkilöstökuluja KVTES-palkkoihin (4,44 milj. e), voidaan havaita, että henkilöstökulujen todellinen säästö vuonna 2012 on 0,65 miljoonaa euroa.

Toimintakulujen kokonaislukua tarkasteltaessa Talouspalvelukeskuksen kustannukset näyttäisivät olevan vuonna 2012 merkittävästi korkeammat kuin vuonna 2008. Vuoden 2012 toimintakulut eivät kuitenkaan ole vertailukelpoisia vuoden 2008 - 2011 toimintakulujen kanssa, sillä niihin on sisällytetty nyt ensimmäistä kertaa Talouspalvelukeskuksen käytössä olevien palkka- ja taloushallinnon IT- järjestelmien ylläpito- ja kehittämiskustannukset. Nämä kustannukset olivat vuoden 2012 alkuun asti olleet IT- toiminnan talousarviossa. Vaikka nämä kulut siis nostavat Talouspalvelukeskuksen kokonaiskustannusten lukua, niitä ei voida pitää Talouspalvelukeskuksen kustannuksien nousuna, koska palkka- ja talouspalveluiden IT- järjestelmien kustannukset ovat kaupunkitasolla tarkasteltuna olleet olemassa aiemminkin.

Asiakkaiden tarpeiden tyydyttymistä Talouspalvelukeskus mittaa vuodesta 2008 alkaen toteutetulla vuosittaisella asiakastyytyväisyyskyselyllä, jonka tulokset ovat yhteenvedon osalta esitetty taulukossa 2 (alla). Talouspalvelukeskuksen asiakastyytyväisyys on noussut 2,97:stä vuonna 2008 3,09:ään vuonna 2010. Vuonna 2011 asiakastyytyväisyys laski 2,78:aan, minkä Talouspalvelukeskus on arvioinut selittyvän SAP-järjestelmän käyttöönotosta aiheutuneista siirtymäongelmista, joista myös asiakkaat ovat valitettavasti joutuneet kärsimään. Tätä poikkeusta lukuun ottamatta Talouspalvelukeskuksen toiminnalliset hyödyt ovat näyttäneet tämän aineiston valossa lisääntyneen. Vuonna 2012 Talouspalvelukeskuksen tavoitteena on saada nostettua asiakastyytyväisyys takaisin aiemmalle trendilleen.  

Taulukko 2. Talouspalvelukeskuksen asiakastyytyväisyys vuosina 2008 - 2012. TAV2012 - eli vuoden 2012 tavoite on otettu Talouspalvelukeskuksen talousarviosta 2012.

Talouspalveluiden keskittämisen ongelmat ja vaatimuksiin vastaaminen

Keskittämisongelmia Talouspalvelukeskuksella on ollut erilaisten toimintatapojen ja sittemmin IT-järjestelmien yhtenäistämisen sekä – edellä sivutun – asiakasrajapinnan selkiyttämisen kanssa. (Talouspalvelukeskuksen tilanneraportti 2/2007, 2468-2008, 2.6.2008). Kuten edellinen graafi ja taulukko osoittavat, nämä ongelmat eivät ole kuitenkaan johtaneet kustannuksien kasvuun eivätkä dominoivilta osin asiakkaiden tyytymättömyyden lisääntymiseen.

Talouspalvelukeskus -hankkeen lähtökohdat perustuivat Turku-strategian mukaisiin linjauksiin, joista keskeisin on ollut sisäisten palveluiden keskittäminen siten, että niiden palvelut tuotteistetaan ja niihin kohdistetaan kaikki asiaankuuluvat kustannukset läpinäkyvällä tavalla. (Taloushallinnon palvelukeskus- hankkeen projektisuunnitelma, 11608-2004, 14.3.2005). Tähän vaatimukseen Talouspalvelukeskus on onnistunut vastaamaan mielestämme hyvin. Ennen palveluiden tuotteistamista ja aiheuttamisperiaatteen mukaiseen laskutukseen siirtymistä, oli kustannuskehityksestä vaikeaa muodostaa näkemystä. Nyt kun kustannukset on tuotu esiin läpinäkyvällä tavalla, pohja rakentavalle keskustelulle on luotu. Tähän keskusteluun Talouspalvelukeskus ottaa mieluusti osaa myös jatkossa.

Oheismateriaali 1Talouspalvelukeskuksen hyödyt (pp-esitys)

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus merkitsee edellä olevan selvityksen tiedoksi ja selvityspyynnön käsitellyksi.

PäätösAsia palautettiin uudelleen valmisteltavaksi Elon Eklundin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.