Hankintalakimies Jukka Vanto 5.9.2012:

Asian tausta:

Hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt tarjouksia kaupungin eri hallintokunnille ja liikelaitoksille hankittavista kopiointi- ja tulostustöistä 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle sekä yhden vuoden optiokaudelle. Annettuun määräaikaan, 17.8.2012 kello 11.00, mennessä saapuivat Kopio Niini Finland Oy:n ja Multiprint Oy:n tarjoukset. Suoritetun tarjoajien kelpoisuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin sekä tarjousten vertailun jälkeen hankinta- ja logistiikkajohtaja on hankintapäätöksellään 23.8.2012 § 79 muun ohella päättänyt, että kaupungin kopiointi- ja tulostustöiden palveluntuottajaksi 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan Kopio Niini Finland Oy.

Hankintaoikaisua koskeva vaatimus perusteineen:

Multiprint Oy on vaatinut oikaisua edellä mainittuun hankintapäätökseen ja Multiprint Oy:n valitsemista kopiointi- ja tulostuspalveluiden palveluntuottajaksi. Multiprint Oy on perusteenaan esittänyt, ettei Kopio Niini Finland Oy:llä ole tarjouspyyntöasiakirjoissa edellytettyä ulkopuolisen auditoimaa laatu- ja/tai ympäristöjärjestelmää.

Kuultavan lausunto:

Tarjouskilpailun voittanut Kopio Niini Finland Oy on 4.9.2012 antamassaan lausunnossa todennut aloittaneensa auditointiin tähtäävän järjestelmän rakentamisen mutta auditointia ei ole saatu valmiiksi. Kopio Niini Finland Oy:n mukaan auditointi on suunniteltu tehtävän vuoden 2012 loppuun mennessä. Antamassaan lausunnossa Kopio Niini Finland Oy on vielä todennut, että ”jos näin ollen Turun kaupunki katsoo että emme täytä tarjoajalle määriteltyä vaatimustasoa ja mahdollisuutta auditoinnin suorittamiseen ei anneta kaupungin puolesta lisäaikaa tyydymme päätökseenne.”

Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi:

Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 2 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimuksen huomioon ottaen.

Totean, että vaatimus ulkopuolisen auditoimasta laatu- ja / tai ympäristöjärjestelmästä tarjouspyynnössä esitetyssä muodossaan ja tarjouspyynnön muu sisältö huomioon ottaen on koskenut tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä tekijöitä.

Hankintalain 8 luvun 52 §:n mukaan tarjoaja on suljettava tarjouskilpailusta ja tarjoajien soveltuvuus muuten arvioitava sekä tarjoajat valittava ennen tarjousten vertailua. Hankintalain 56 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi esittää tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Säännöksen 2 momentin mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintalain 59 §:n 2 ja 3 momenttien mukaan hankintayksikkö voi hankinnan kohteen sitä edellyttäessä pyytää tarjoajalta selvitykset palvelun suorittamisessa toteutettavista ympäristönhoitotoimenpiteistä ja laadunvarmistustoimenpiteistä.

Tarjouspyynnön kohdassa 2.3 sekä tarjouspyyntöön liitetyn tarjouslomakkeen kohdassa 2 on nimenomaisesti edellytetty, että ”palveluntuottajalla on ulkopuolisen auditoima laatu- ja/tai ympäristöjärjestelmä, josta tulee antaa tarjouksessa lyhyt selvitys.” Tarjouspyynnön kohdassa 7 on puolestaan muun ohella edellytetty, että tarjous tulee antaa tarjouspyyntöön liitetyllä tarjouslomakkeella.

Julkisia hankintoja koskevassa oikeuskäytännössä (ks. esim. MAO 612/11) on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksiköllä on ollut oikeus luottaa tarjouksissa annettuihin tietoihin ja tehdä tarjoajien soveltuvuusarviointi tarjouksissa annettujen tietojen perusteella. Tarjouskilpailun voittanut Kopio Niini Finland Oy on 16.8.2012 täyttämällään tarjouslomakkeella ilmoittanut hyväksyvänsä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut ehdot sekä sitoutuvansa niihin. Lisäksi Kopio Niini Finland Oy on liittänyt tarjoukseensa (tarjouksen liite 1) ”Ekokompassi” ”Ympäristönhallintajärjestelmä” -nimetyn selvityksen jossa muun ohella todetaan, että ”Saimme varsinaisen todistuksen Ekokompassi ympäristöjärjestelmään 7.4.2010.” Selvityksen alatunnisteessa on tarjoajana olleen Kopio Niini Finland Oy:n nimi ja yhteystiedot. Alatunnisteessa ei kuitenkaan ole sen y-tunnusta vaan sen kanssa samaan konserniin kuuluvan toisen yrityksen, Kopio Niini Oy:n, y-tunnus.

Hankintalain 54 §:n 1 momentin 6 kohdan nojalla hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, joka on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle hankintalain 8 luvun soveltamista koskevia tietoja tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen. Kuten edellä on todettu, Kopio Niini Finland Oy on hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta antamassaan lausunnossa 4.9.2012 todennut, auditointia ei ole saatu valmiiksi ja se on suunniteltu tehtävän vasta vuoden 2012 loppuun mennessä.

Vakiintuneen oikeuskäytännön (ks. esim. MAO 612/11) mukaan tarjoajalta ei voida toki edellyttää, että sillä täytyisi jo tarjouksen tekohetkellä olla käytettävissään esimerkiksi palvelun harjoittamista varten tarpeelliset resurssit. Riittävää on, että tarjoaja on osoittanut hankintayksikölle luotettavalla todennäköisyydellä, että sillä on sopimuksen täyttämisen alkaessa siihen edellytykset. Tarjouspyynnöstä kuitenkin selvästi ilmenee, että hankintayksikön tavoitteena on ollut se, että sopimuskausi alkaisi jo 10.9.2012, ei vasta myöhemmin kuluvan vuoden aikana.

Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Päätöstä tai ratkaisua ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on tehty. Hankintalain esitöiden (HE 190/2009 vp, s. 54) mukaan hankintaoikaisussa voidaan päättää myös sellaisista virhetilanteista, joissa asian käsittely uudestaan on tarpeen tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi.

Hankintamenettelyssä tapahtunut virhe johtuu pääosin tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan omasta menettelystä. Hankintasopimusta ei ole tehty. Hankintalain 2 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä. Voidaan katsoa, että voittaneen tarjousasiakirjatietojen virheellisyys on vaarantanut tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua hankintamenettelyssä. Vaikka hankintaa koskevan päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan suostumusta, voidaan todeta, että tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan voidaan lausuntonsa perusteella katsoa myös suostuneen hankintapäätöksen korjaamisen.

Johtopäätökset

Kaupunginhallitus poistanee hankintaoikaisuna hankinta- ja logistiikkajohtajan hankintapäätöksen 23.8.2012 § 79 siltä osin ja vain siltä osin kuin siinä on päätetty, että Turun kaupungin kopiointi- ja tulostustöiden palveluntuottajaksi 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan hinnaltaan halvin Kopio Niini Finland Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin yksikköhinnoin. Lisäksi kaupunginhallitus hankintaoikaisuna päättänee, että Kopio Niini Finland Oy suljetaan edellä todetuin perustein tarjouskilpailusta ja että Turun kaupungin kopiointi- ja tulostustöiden palveluntuottajaksi 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antanut Multiprint Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin yksikköhinnoin.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 5.9.2012:

Esitän, että hankintapäätökseni 23.8.2012 § 79 poistetaan hankintaoikaisuna siltä osin ja vain siltä osin kuin siinä on päätetty, että Turun kaupungin kopiointi- ja tulostustöiden palveluntuottajaksi 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan hinnaltaan halvin Kopio Niini Finland Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin yksikköhinnoin. Lisäksi esitän, että hankintaoikaisuna Kopio Niini Finland Oy suljetaan edellä todetuin perustein tarjouskilpailusta ja että Turun kaupungin kopiointi- ja tulostustöiden palveluntuottajaksi 31.5.2014 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antanut Multiprint Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin yksikköhinnoin.

Oheismateriaali 1               Multiprint Oy:n hankintaoikaisua koskeva vaatimus

Oheismateriaali 2               Kopio Niini Finland Oy:n lausunto liitteineen