Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 6.8.2012:

Turun seudun hankinnoissa tehdään seudullista yhteistyötä 19 kunnan hankintarenkaana. Jokaiselle kunnalle samansisältöisessä yhteistyösopimuksessa ovat mukana Aura, Kaarina, Koski TL, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Oripää, Paimio, Pöytyä, Raisio, Rusko, Sauvo, Taivassalo, Tarvasjoki ja Turku. Seutuhankintoina kilpailutetaan tiettyjä Turun yhteishankintoja ja vain tavarahankintoja. Kukin kunta päättää ennen tarjouspyynnön julkaisemista, onko se mukana kyseisessä hankintasopimuksessa. Turku vastaa kilpailuttamisesta ja tekee hankintapäätöksen. Kukin kunta allekirjoittaa kilpailutuksen tuloksena syntyneen hankintasopimuksen ja sitoutuu noudattamaan sitä oman kuntansa osalta. Kilpailutukset tehdään Turun sopimusaikataulujen mukaisesti. Tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa kunkin siihen osallistuvan kunnan edustajalla on mahdollisuus osallistua hankinnan määrittelyyn. Käytännössä määrittelytyö on ollut valtaosin Turun vastuulla.

Kaikki 19 kuntaa ovat mukana vain kahdessa hankintasopimuksessa: oppikirjat sekä koulu- ja toimistotarvikkeet. Muissa kilpailutuksissa on mukana vaihteleva määrä kuntia. Kirjastoaineistoon liittyvät hankinnat kilpailutetaan Vaski-kirjastojen yhteistyössä oleville kunnille. Kymmenen kuntaa on mukana useissa elintarvikkeiden hankintoihin liittyvissä sopimuksissa. Lisäksi on kilpailutettu yhteishankintoja muutamien kuntien kanssa mm. jätesäkit, värikasetit, AV –laitteet, interaktiiviset esitystaulut, keittiön ja siivouksen pesu-, puhdistus- ja hoitoaineet, kuvataide- ja askarteluvälineet, ensiaputarvikkeet, suurkeittiölaitteet, pehmopaperit, puhdistusvälineet, oppimis- ja leikkivälineet, liikuntavälineet, kopiopaperit, henkilökohtaisen hygienian tuotteet.

Sopimusyhteistyö on sujunut hyvin. Kilpailuttaminen isommalle kuntaryhmälle edellyttää Turulta pidempää valmisteluaikaa ja joskus tarjouspyyntöä varten tarvittavien tietojen saaminen kaikista kunnista on hidasta. Sopimuskunnat ovat olleet tyytyväisiä yhteistyöhön ja toiveena on ollut kilpailutusyhteistyön laajentaminen joihinkin vaativiin palveluhankintoihin sekä myös pelkän kilpailutuspalvelun tarjoaminen kunnille. Kunnat ovat saaneet hintahyötyjä Turun volyymeistä, tuoteryhmistä riippuen 10 – 20 % alhaisempina hankintahintoina. Lisäksi on keskusteltu yhteistyön laajentamisesta materiaalilogistiikan ja hankinnan tietojärjestelmien osalta.

Keskusteluissa on noussut vahvasti esiin myös paikallisten yritysten huomioiminen kuntien hankinnoissa. Hankinnat, joissa löytyy paikallista tarjontaa, eivät saisi kasvaa niin suuriksi, että seudun yritykset eivät voisi osallistua tarjouskilpailuun. Turun kaupunki on jo valtakunnallisestikin suuri hankintayksikkö ja useat hankinnat edellyttävät sopimuskumppanilta riittäviä resursseja ja toimituskykyä. Usein pienempien kuntien hankinnat ovatkin sen verran pieniä, että ne alittavat hankintalain kynnysarvon eli hankintaa ei tarvitse edes kilpailuttaa julkisen hankintalain edellyttämällä tavalla. Kukin kunta päättää itse siitä, osallistuuko se seudulliseen hankintasopimukseen vai ei. Seudullisesti on kilpailutettu sellaisia tuoteryhmiä, joissa on vain valtakunnallisesti toimivia tai yleensäkin Turun volyymit kattavia tarjoajia.

Uusi sopimus

Koko seutuhankintojen johtoryhmän tahtotila on jatkaa seudullista hankintayhteistyötä ja moni kunta toivoi yhteistyön laajentamista palveluhankintoihin ja kuntien toimeksiannoista tehtäviin kilpailutuksiin. Kilpailutuspalvelun tarjoaminen muille kunnille, edellyttäisi lisärekrytointeja hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Toistaiseksi on päädytty siihen, että henkilöresurssit ohjataan palvelemaan kaupungin konserniyhtiöiden kilpailutuksia.

Uutta seutusopimusta on valmisteltu yhteistyössä seitsemän kunnan kanssa: Naantali, Raisio, Mynämäki, Lieto, Paimio, Kaarina ja Turku. Työryhmän esitys uudeksi sopimukseksi on hyväksytty seutuhankintojen johtoryhmässä 13.6.2012 ja päätetty esittää hyväksyttäväksi ensin Turun kaupunginhallituksessa ja sen jälkeen kussakin kunnassa.

Nykyinen, vuonna 2009 voimaan astunut sopimus on osoittautunut käytännössä erittäin toimivaksi. Tämän vuoksi sopimukseen esitetään vain pieniä, mm. lainsäädännöstä johtuvia sisällöllisiä muutoksia sekä neljän sentin hinnankorotusta. Kuntakohtainen veloitus kattaa ne lisäkustannukset, joita Turulle aiheutuu seudullisista yhteiskilpailutuksista. Uusi sopimus olisi voimassa kaksi vuotta, 1.1.2013 – 31.12.2014.

Yhteistyössä kilpailutettavat tuoteryhmät säilyisivät pääosin samoina kuin tälläkin hetkellä. Sopimus mahdollistaa yhteistyön laajentamisen myös muihin hankintoihin, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi.

Esitän, että Turun kaupunginhallitus hyväksyisi liitteenä olevan Turun seudun hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen siten, että se astuisi voimaan 1.1.2013. Turku veloittaa sopijapuolina olevia kuntia 0,28 euroa (alv 0 %) / kunta / asukas / kalenterivuosi.

Liite 1Esitys uudeksi sopimukseksi Turun seudun hankintayhteistyöstä

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että liitteenä 1 oleva sopimus hyväksytään ja

että kaupunginjohtaja oikeutetaan tekemään sopimukseen vähäisiä teknisluonteisia muutoksia.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.