Strategiajohtaja Antti Kirkkola ja tarkastusjohtaja Tuula Weckman 20.4.2012:

Kaupunginhallitus päätti 26.4.2011 § 178 kaupungin uusista projektiohjeista, joilla luodaan perusta projektimaiselle työskentelylle sekä yhtenäinen toimintamalli projektien toteuttamiselle kaupungissa. Samalla kaupunginhallitus päätti, että projektitoiminnan kehittämisen valmistelua jatketaan esityksellä projektien hallintamallista ja projektien keskitetyn tukemisen mallista.

Projektitoiminta ja projektimainen työtapa ovat nousseet esiin yhtenä vaihtoehtona toiminnan tehostamiseksi. Kun kehittämistoimenpide suunnitellaan ja toteutetaan määrämuotoisesti projektiohjeistuksen (Kh 24.6.2011 § 178) mukaisesti, varmistetaan se, että työ tehdään tehokkaasti. Yksittäisen projektin onnistumista merkittävämpi kysymys on kuitenkin se, tehdäänkö oikeita asioita ja saavutetaanko kehittämiselle asetetut tavoitteet kaupungin näkökulmasta katsottuna. Tämän varmistamiseksi tarvitaan päätöstä projektien hallinnasta kaupunkitasolla.

Edellytykset tehokkaan projektikulttuurin luomisen seuraavalle askeleelle ovat olemassa, mikä tarkoittaa sitä, että kehittämisen ohjaus sekä seuranta voidaan sisällyttää osaksi jokapäiväistä toiminnan johtamista. Projektit tulee tässä työssä kytkeä kaupunkitason tavoitteisiin, ohjelmiin sekä vuosijohtamiseen, ja sisällyttää projektien hallinta osaksi johtamisjärjestelmää. Siten projektitoiminnan ja kehittämisen muodostama kokonaisuus saataisiin nykyistä tehokkaammin seurattavaksi ja johdettavaksi organisaatiotasosta riippumatta.

Projektiosaamista on kaikissa hallintokunnissa, mutta sitä hyödynnetään tällä hetkellä vain osittain. Resursoimalla kaupunkitasoinen projektitoiminnan tuki ja yhdistämällä verkoston hajallaan oleva osaaminen voidaan projektien suunnittelua, toteutusta, ohjausta ja hallintaa tehostaa ja lisätä siten projektitoiminnan vaikuttavuutta.

Projektien tuen järjestäminen

Projektitoimintaa voidaan vahvistaa nykyisillä resursseilla verkostomaisesti siten, että projektitoiminnan tukitehtäviä vastuutetaan kaupungin eri yksiköille.

Projektiverkoston luominen tarkoittaa ensi vaiheessa projektiosaajien ja projektitoiminnan kehittämisestä vastaavien tunnistamista ja nimeämistä, sekä työajan osoittamista verkoston työhön. Verkosto laatii yhteisen vuotuisen kehittämissuunnitelman, jossa määritetään verkoston päätavoitteet ja tehtävät.

Käytännössä verkoston toimintaan tulisi ottaa mukaan kokeneita projektipäälliköitä hallintokunnista, jotta projektitoiminnan kattava näkemys ja osaaminen saataisiin koko kaupungin käyttöön.

Verkoston koordinoinnin rooli sopisi parhaiten keskushallinnolle, strategian ja viestinnän vastuualueelle. Koordinaatio voisi käytännössä tarkoittaa

·        yhteistyö- ja osaajaverkoston ylläpitoa ja kehittämistä

·         poikkihallinnollista projektitoiminnan ohjeistuksen jalkauttamista, projektitoiminnan kehittämistä sekä projektimaisen työskentelytavan edistämistä

·        vastuutahona toimimista projektiosaamisen järjestämisessä ja hankinnassa hallintokuntien tarpeeseen.

Strategian ja viestinnän vastuualue palvelee hallintokuntia tarvittavan projektituen ja osaamisen hankinnassa, mitä varten vastuualue varaa toimintaan vuosittain riittävät taloudelliset resurssit. Strategian ja viestinnän vastuualue tukeutuu palvelutehtävässään yhteistyö- ja osaajaverkostoon, joka toimii yhteistyön lisäksi kaupungin sisäisen projektituen tuottajana mahdollisuuksiensa mukaan. Projektitukea ja osaamista voidaan hankkia tarpeen mukaan myös kaupungin ulkopuolelta.

Projektien tukeminen kaupungissa edellyttää koordinaation ja hallintokuntien projektiosaajien hyödyntämisen lisäksi projektitoiminnan asiantuntemusta myös tukipalvelujen osalta. Keskushallinnon vastuualueet ja palvelukeskukset voisivat ottaa kaupungin projektien tukemisen tehtäviä seuraavasti:

·        projektien taloushallinto (Talouspalvelukeskus)

·        projektien tekniset alustat (IT-toiminta)

·        projektien henkilöstöasiat (henkilöstön vastuualue)

·        projektiosaamisen peruskoulutus ja tarvittava lisäkoulutus (strategian ja viestinnän vastuualue yhdessä henkilöstön vastuualueen kanssa).

Henkilöstöhallinnon tulisi sisällyttää projektitoiminnan peruskoulutus säännöllisesti toistuvana elementtinä kaupungin koulutustarjontaan. Myös lisäkoulutusta tulisi järjestää säännöllisesti sitä tarvitseville henkilöille.

Projektien hallinta

Projektien hallinnalle voidaan asettaa eritasoisia tavoitteita. Minimissään organisaatiolla on oltava tieto käynnissä olevista projekteista. Toisessa ääripäässä puolestaan on projektitoiminnan aktiivinen johtaminen, jossa käynnistettäviä projekteja priorisoidaan systemaattisesti suhteessa tavoitteisiin ja käytössä oleviin resursseihin sekä seurataan hyötyjen realisoitumista. Projektien hallintaan voidaan käyttää nk. kehittämissalkkuja, joihin ryhmitellään hankkeet niiden tason ja sisällön mukaan. Tätä hyvää käytäntöä ollaan perustamassa jo ainakin osaamistoimessa.

Teknisellä ratkaisulla voidaan projektien hallintaa helpottaa arjessa. Nyt sitä tehdään mm. Projektori-hankerekisterillä. Projektori on ominaisuuksiltaan vanhentunut ja ainoastaan osittaisessa käytössä, mistä syystä sen käytöstä voitaisiin luopua (ei koske AMK:n omaa Projektori-sovellusta). Yksinkertaisimmillaan projektien ohjaus ja seuranta voidaan toteuttaa Excel- tai Access-pohjaisesti. Myös SharePoint voi ominaisuuksiltaan olla hyvinkin käyttökelpoinen projektien hallinnan väline. Uuden teknisen välineen tarve tulee kuitenkin selvittää erikseen.

Projektimaisen työskentelytavan edistäminen

Projektimaisen työskentelytavan edistämisen tavoitteena on muodostaa kattava, yhtenäinen ja systemaattinen tapa kehittämis-, muutos yms. tarpeiden toteuttamiseen. Projektimainen työskentelytapa voidaan määritellä kehittämisen järjestelmälliseksi suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi. Toimintaa ohjaavat tällöin mm. kehittämisen tavoitteet, keinot ja toimenpiteet aikatauluineen.

Kehittäminen tapahtuu usein helpoiten projektin tai hankkeen kautta, jolloin haluttu tavoite paloitellaan osatavoitteiksi. Projektijohtamisella osatavoitteiden muodostamaa kokonaisuutta ohjataan strategioiden ja tavoitteiden mukaisesti ja varmistetaan siten, että yksittäiset osatavoitteet johtavat tavoitteen saavuttamisen kannalta edellytettävään lopputulokseen.

Projektimaisen työskentelytavan edistämisen ja käyttöönoton peruselementit ovat samat kuin varsinaisessa projektitoiminnassa:

·        toiminnalla on oltava ns. asiakas

·        omistaja

·        rajattu kehittämiskohde, tavoitteet ja mittarit

·        resurssit (raha-, osaaminen jne)

·        aikataulu

·        työn ohjaaminen ja seuranta

·        tavoitteiden ja tuloksien jalkauttaminen.

Mallia voidaan ottaa esimerkiksi ympäristötoimen puolelta, jossa projektimainen työskentely ja vaiheistaminen on monissa tehtävissä vakiintunut työtapa.

Projektimaisen työskentelytavan ero varsinaiseen projektitoimintaan on lähinnä siinä, että projektimainen työskentely on vähemmän määrämuotoista kuin projektityöskentely. Koska projektimaista työskentelyä voidaan soveltaa erilaisiin tehtäviin, on sen joustettava tilanteen mukaan enemmän kuin projektin, minkä lisäksi taloudellinen panostus on usein pienempi kuin varsinaisiin projekteihin. Mahdollisimman yhtenäiset kehittämisen toimintamallit kuitenkin helpottavat toimintaa, toiminnan johtamista ja viestintää, jolloin onnistumisen edellytykset paranevat.

Taloudelliset mittarit ja mitattavat tavoitteet ovat tärkeä osa kehittämisen priorisointia ja ohjausta, minkä merkitys korostuu entisestään taloudellisen tilanteen tiukentuessa. Tavoitteiden ja mittarien tulee olla kaupunkitason tavoitteista johdettuja, jolloin ne samalla toimivat myös perusteina hankkeiden käynnistämisessä.

Kun projektimaista työskentelytapaa jalkautetaan, voidaan se tehdä strategian ja viestinnän vastuualueen koordinoimana. Toimintamallin käyttö tarkoittaa, että hallintokunnilla on mahdollisuus soveltaa yhtenäisiä ja hyviksi havaittuja periaatteita ja käytäntöjä kehittämistoiminnan organisoinnissa. Mallien ja käytäntöjen tulee kuitenkin olla dokumentoituja. Strategian ja viestinnän vastuualue vastaa projektiverkoston tukemana siitä, että toimivia malleja on helposti kaikkien kehittämistoimintaa suunnittelevien ja toteuttavien toimijoiden saatavilla.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

- että strategian ja viestinnän vastuualue vastaa kaupungissa poikkihallinnollisesta projektitoiminnan koordinaatiosta, johon kuuluu projektitoiminnan kehittäminen, ohjeistuksen jalkauttaminen sekä projektimaisen työskentelytavan edistäminen,

- että strategian ja viestinnän vastuualue palvelee hallintokuntia tarvittavan projektituen ja osaamisen hankinnassa kaupungin sisältä tai ulkopuolelta, mitä varten vastuualue varaa toimintaan vuosittain riittävät taloudelliset resurssit,

- että hallintokunnat nimeävät edustajansa strategian ja viestinnän vastuualueen vetämään yhteistyö- ja osaajaverkostoon, joka toimii yhteistyön edistämisen lisäksi kaupungin sisäisen projektituen tuottajana,

- että keskushallinnon vastuualueet järjestävät hallintokunnille projektien tarvitsemaa tukea seuraavasti: projektien taloushallinto (talouspalvelukeskus), projektien tietotekniset alustat (IT-toiminta), projektien henkilöstöasiat, projektitoiminnan peruskoulutus ja tarvittava lisäkoulutus (henkilöstön vastuualue) ja

- että luovutaan nykyisen Projektori-projektinhallintaohjelmiston käytöstä kaupunkitasolla käytön vähäisyyden vuoksi (ei koske AMK:n omaa Projektori-sovellusta) ja arvioidaan välineen tarve uudelleen ja

- että projektien hallintaa ja projektien kaupunkitasoisen tuen organisointia koskevaa mallia voidaan tarkistaa toimintamalliuudistuksen yhteydessä.

PäätösAsia pantiin pöydälle Sarlundin Elon kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.