Hankintalakimies Jukka Vanto 7.3.2012:

Asian tausta:

Hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt tarjouksia kalustehankintojen puitesopimuksesta. Tarjouspyynnössä kalusteet on ryhmitelty viiteen eri kalusteryhmään ja tarjouspyynnön mukaan osatarjoukset huomioidaan tuoteryhmittäin.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja on hankintapäätöksellään 30.1.2012 § 17 päättänyt muun ohella, että Martela Oyj:n (jäljempänä myös Martela) tarjous hylätään osa-alueessa toimistokalusteet ja että toimistokalusteiden varsinaiseksi toimittajaksi valitaan Isku Interior Oy (jäljempänä myös Isku). Hankintapäätös perusteluineen, valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen on annettu tiedoksi tarjoajille 1.2.2012 käyttäen tarjoajien hankintayksikölle ilmoittamia sähköisiä yhteystietoja.

Hankintaoikaisua koskeva vaatimus:

Martela on laatinut asiassa kaksi sisällöltään hieman toisistaan poikkeavaa hankintaoikaisuksi otsikoitua asiakirjaa joista molemmat on päivätty 3.2.2012. Ensimmäinen näistä hankintaoikaisuksi otsikoiduista asiakirjoista on osoitettu Turun kaupungille ja saadun selvityksen mukaan saapunut hankinta- ja logistiikkajohtajan sähköpostiosoitteeseen 3.2.2012. Toinen hankintaoikaisuksi otsikoiduista asiakirjoista on osoitettu Turun kaupunginhallitukselle ja kirjattu saapuneeksi 21.2.2012. Molemmissa asiakirjoissa on esitetty sama vaatimus, Martela on vaatinut muutosta edellä mainittuun hankintapäätökseen ja hyväksymään Martelan tarjouksen toimistokalusteiden osa-alueessa tarjouspyynnön mukaisena.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen perusteet:

Martela on 3.2.2012 saapuneessa kirjelmässä esittänyt perusteinaan seuraavan:

”Martela Oy:n tarjous oli hylätty kohdassa Toimistokalusteet, tuotteet 7C Mappihylly 4, kohdalla. Perusteluissa todetaan, ettei tarjoamamme tuote ei korkeudeltaan asetu ilmoitetun vaihteluvälin sisään. Korkeuden vaihteluväliksi oli tarjouspyynnössä ilmoitettu 155-165 cm. Tarjotussa tuotteessa on ilmoitettuna Mappihyllyn korkeudeksi 166cm. Tarjotussa tuotteessa kuten kaikissa muissakin tarjoamissamme säilytyskalusteissa on vakiona korkeussäätö, jolla kaapin korkeus voidaan säätää välillä 165-168,5cm.

Tarjoamamme tuote siis täyttää tarjouspyynnön vaatimukset korkeuden osalta.”

Martela on 21.2.2012 saapuneessa kirjelmässä esittänyt perusteinaan edellä mainitun lisäksi seuraavan:

”Kaapin todellinen korkeus käytännössä on siis 165-168,5cm käyttäjän tarpeen mukaan. Kyseessä ei ole tarjouksen parantaminen jälkikäteen lisäominaisuudella, vaan Combo kaappisarjan sokkelillisten kaappien vakio-ominaisuus.”

Kuultavan lausunto:

Isku on 5.3.2012 antamassaan lausunnossa katsonut, että kilpailutus on toteutettu lainsäädännön ja hyvien hankintaperiaatteiden mukaisesti ja todennut, että poikkeamat tarjouspyynnön ehdottomista vaatimuksista johtavat tarjouksen hylkäämiseen. Isku on huomauttanut, että tarjoajille on tarjouspyynnössä varattu mahdollisuus esittää kysymyksiä ja tarkennuksia tarjouspyynnön ehdottomista vaatimuksista ja saada hyväksyntä mahdollisiin poikkeamiin ennen tarjouksen antamista. Isku on katsonut, että tarjouksen hylkäämisessä on menetelty lainsäädännön mukaisesti ja todennut, että tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen olisi syrjinyt muita tarjoajia.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen tutkiminen:

Hankintalain 73 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on tehtävä tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Pykälän 2 momentin mukaan päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, joita ovat ainakin tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä ne perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on liitettävä tekemäänsä päätökseen muun ohella ohjeet oikaisukeinon käyttämisestä (oikaisuohje), joissa selostetaan, miten tarjoaja voi saattaa asian uudelleen käsiteltäväksi hankintaoikaisuna.

Hankintalain 75 §:ssä on säädetty hankintapäätöksen tiedoksiannosta. Pykälän 1 momentin mukaan hankintayksikön tekemä päätös perusteluineen sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Päätös edellä mainittuine asiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Hankintalain 81 §:n 2 momentin mukaan asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisua koskeva vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Hankintayksikkö on toimittanut hankintapäätöksen, johon on liitetty myyn ohella oikaisuohje, Martelalle 1.2.2011 sähköpostin välityksellä Martelan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Martelalle toimitetusta hankintapäätöksestä on käynyt ilmi tieto Martelan asemaan vaikuttaneesta ratkaisusta perusteineen ja ohjeet asian ohjeet asian saattamisesta Turun kaupunginhallituksen käsiteltäväksi hankintaoikaisuna.

Edellä sanotun perusteella valittajan on katsottava saaneen sille sähköisesti lähetyn hankintapäätöksen tiedoksi viestin lähettämispäivänä 1.2.2012. Hankintalain 81 §:n 2 momentissa säädetty 14 päivän määräaika hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen tekemiselle on siten päättynyt 15.2.2012. Mikäli hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen katsottaisiin saapuneen vasta 21.2.2012, asianosaisaloitteisena se olisi jätettävä myöhässä saapuneena tutkimatta. Asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on kuitenkin saapunut kaupungille jo 3.2.2012 ja Martela oli kaupungille 3.2.2012 saapuneessa asiakirjassaan ilmoittanut niin riittävät tiedot, että asiakirja olisi tullut kirjata hankintaoikaisua koskevaksi vaatimukseksi ja käsitellä se hankintaoikaisua koskevana vaatimuksena. Kun vielä otetaan huomioon hankintalain 81 §:n 2 momentti, jonka mukaan hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty, hankintaoikaisun käsittelylle ei ole laista johtuvaa estettä.

Martelan on katsottava omasta aloitteestaan täydentäneen hankintaoikaisua koskevaa vaatimustaan jälkikäteen, 21.2.2012. Hankintalaissa ei ole säännöksiä hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen täydentämisestä. Hankintalain esitöissä (HE 50/2006 vp, s. 55-56) todetaan kuitenkin, että hankintaoikaisun käsittely rinnastuu hallintolaissa tarkoitettuun hallintomenettelyyn.

Hallintolain 22 §:n 3 momentin mukaan asianosainen voi omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan tai muuta asian käsittelyä varten toimittamaansa asiakirjaa sekä toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Hallintolain esitöiden (HE 72/2002 vp) mukaan asianosaisen mahdollisuus asiakirjojen oma-aloitteiseen täydentämiseen ja lisätietojen toimittamiseen on itsestään selvää. Täydentäminen ei toisaalta pidennä vireillepanoaikaa. Myös Martelan 21.2.2012 toimittama täydennys voidaan edellä esitetyin perustein käsitellä.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen arviointi pääasian osalta:

Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnöllä on siis pyydetty tarjouksia kaupungin eri yksiköihin hankittavista kalusteista, mainittuna sopimuskautena. Tarjouspyynnössä kalusteet on ryhmitelty viiteen eri kalusteryhmään, jotka kaikki arvioidaan ja vertaillaan erikseen. Hankintaoikaisu koskee toimistotilojen kalusteiden ryhmää. Tarjouspyynnön mukaan osatarjoukset huomioidaan tuoteryhmittäin ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön kohdassa 8 ”Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset” on esitetty, että tarjous tulee antaa oheisella tarjouslomakkeella ja että tarjoukseen tulee liittää tarjoajan voimassaoleva julkaistu hinnasto ja kuvasto ja tarjoukseen tulee liittää esitteet tai tuotekortit tuotteista jotka on yksilöity tarjouslomakkeella, tarjouspyynnön liitteellä 1. Edelleen tarjouspyynnön kohdassa 8 on edellytetty, että tarjottujen kalusteiden ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjouspyynnön liitteenä 1 olevassa tarjouslomakkeessa on toimistokalusteiden tuoteryhmässä tuotteelta 7 c (mappihylly 4) edellytetty muun ohella, että mappihyllyn korkeuden tulee olla ”155 - 165 cm”. Martela on täyttämällään tarjouslomakkeella tältä osin tarjonnut tuotenimikettä ”584SR2A2 Combo-kaappi”. Kuten Martela on hankintaoikaisua koskevassa vaatimuksessaan todennut, ”Tarjotussa tuotteessa on ilmoitettuna Mappihyllyn korkeudeksi 166cm.” Täyttämällään tarjouslomakkeella Martela on nimenomaisesti ilmoittanut tarjoamansa tuotteen korkeudeksi 166 senttimetriä. Martelan tarjoukseen liitetystä kuvastosta (s. 130) ilmenee myös, että lomakkeella mainittu tuotenimike on korkeudeltaan 166 senttimetriä. Martelan tarjouksessa ilmoitettu kysymyksessä olevan mappihyllyn korkeus ei näin ollen ole ollut tarjouspyynnössä edellytetyn vaihteluvälin sisällä.

Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintalain 2 §:n 1 momentissa mainittu tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa osaltaan vastuun tarjouksensa sisällöstä. Hankintayksikkö ei voi tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen lähtökohtaisesti sallia tarjoajan täsmentää tarjoustaan, ellei tarjouksen epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Totean, että tarjouspyyntö ei ole ollut kysymyksessä olevan mappihyllyn korkeuden osalta epäselvä, eikä Martela ole tällaista esittänytkään.

Martela on vasta hankintaoikaisua koskevissa vaatimuksissaan vedonnut siihen, että kysymyksessä olevan hyllyn korkeutta voidaan säätää välillä 165 -168,5 senttimetriä. Martela ei kuitenkaan ole hankintalain 46 §:n 1 momentin edellyttämällä tavalla tarjouksessaan osoittanut tarjoamansa mappihyllyn 4 (tuote 7 c) olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen.

Katson edellä olevan perusteella, että Martelan tarjous ei mainituilta osin ole ollut tarjouspyyntöasiakirjojen edellytysten mukainen. Kysymys on ollut tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta seikasta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikön on näin ollen tullutkin hylätä Martelan tarjous toimistokalusteiden osalta tarjouspyynnön vastaisena.

Johtopäätös:

Kaupunginhallitus hylännee hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen perusteettomana.

Oheismateriaali 1               Hankintaoikaisua koskeva vaatimukset

Oheismateriaali 2               Kuultavan lausunto