Kaupunginhallituksen jäsen Piia Elo 31.10.2011:

Vuoden alussa kaupungin laskutus laitoksissa asuvien vuokra- ja ruokakuluista muuttui siten, että ne eivät enää noudattaneet säännöllisyyttä. Laskut tulevat miten sattuvat, eivätkä siis aina vaikka kuukauden alussa vaan välillä saattaa jäädä kuukausi tai kaksi väliinkin ja lasku tulee vasta sen jälkeen, jolloin veloituksen tekeminen säännöllisesti esim. verkkopankissa on mahdotonta.

Tilanne on vaikea pientä eläkettä saavien henkilöiden osalta, jolloin lähes koko eläke menee vuokraan ja ruokalaskuun ja muihin kuluihin jää vain pieni summa. Tällöin voi olla vaikeaa saada säästettyä tilille juuri oikea summa.

Laskujen vaihteleva saapuminen saattaa johtaa myös perintäkirjeeseen ja sen perintäkuluihin, sillä jos pankkiasioita hoitaa joku muu kuin laskun vastaanottaja niin hän ei välttämättä aina näe laskuja ajoissa, kun ei tiedä milloin laskua odottaa. Tällöin pienistä kuluista vielä suurempi osa menee "hukkaan".

Kysynkin, että

1) eikö kaupungin vuokralaskuja ja ruokakululaskuja voi keskittää siten, että ne tulisivat asiakkaalle säännöllisesti maksettavaksi kuun tiettynä päivänä?

2) meneekö kaikki maksamattomat laskut heti perintätoimistoon vai karhuaako kaupunki niitä ensin itse?

Apulaiskaupunginjohtaja Maija Kyttä:

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää selvityspyynnön asianmukaisesti valmisteltavaksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Sosiaali- ja terveystoimen talouspäällikkö Ritva Pitkäkari 16.11.2011:

Kaupunginhallituksen jäsen Piia Elo on 31.10.2011 pyytänyt selvitystä kaupungin vuokra- ja ruokalaskutuksesta

Sosiaali- ja terveystoimessa laskutuksen kulku on seuraava:

1) Sosiaali- ja terveystoimen kotihoidon kanslistit saavat aterialistat laskutuskautta seuraavan kuun alussa ja merkitsevät ateriamaksut asiakastietojärjestelmään (Pegasos). Esimiehet vastaavat laskutusajoista, jotka ovat kuun puolessa välissä. Muutaman kerran kolmen vuoden aikana on käynyt niin, että tiimi on ajanut laskutusajon väärin ja ateriat ovat jääneet laskuttamatta, jolloin lasku on lähtenyt vasta seuraavassa kuussa. Asiakkaita on näissä tapauksissa informoitu asiasta.

Vanhuspalveluiden kotona ja palveluasunnoissa asuvien asiakkaiden asiakasmaksujen laskutusaineisto käsitellään keskitetysti sosiaali- ja terveystoimen maksutoimistossa, josta Pegasos- asiakastietojärjestelmän laskuaineisto siirretään kuukausittain talouspalvelukeskukseen.

Sekä kotihoidon että yksityisen palveluasumisen edellisen kuukauden laskutus Pegasoksella tehdään kuun puolenvälin jälkeen. noin 15.- 20. pv., kun kaikki siirtoajot yksiköistä on tehty ja yksityisten palvelutalojen laskut on tarkistettu.

Vuoden 2011 alusta lähtien Turun kaupunki ryhtyi käyttämään SAP -toiminnanohjausjärjestelmää, jolloin sosiaali- ja terveystoimen maksutoimisto ei pystynyt enää määrittelemään kiinteää maksupäivää, mikä oli mahdollista aikaisemman Hansa-taloustietojärjestelmän puitteissa.

Talouspalvelukeskus vapauttaa ns. myyntitilaukset SAP –toiminnanohjaus-järjestelmässä jonka jälkeen laskut muodostetaan, ne lähtevät asiakkaille ja eräpäivä on aina 14 päivää SAP -toiminnanohjausjärjestelmän laskun päiväyksestä. Maksutoimisto ei voi määritellä laskuihin eräpäivää. Asiakkaan pitää itse pyytää eräpäivän siirtoa soittamalla talouspalvelukeskuksen asiakaspalveluun.

Sosiaali- ja terveystoimen kuntoutumispalveluiden tulosalueen vammaispalveluiden asiakkaiden laskutus hoidetaan viemällä asiakaskohtaiset laskutustiedot suoraan SAP -toiminnanohjausjärjestelmään. Tiedot kerätään Excel-taulukoihin ja viedään hallintokunnassa SAP -toiminnanohjausjärjestelmään rakennetun laskutusmääräysohjelman avulla. SAP - laskutusmääräysohjelman käyttöönotossa on ollut ongelmia ja laskujen lähettäminen varsinkin alkuvuonna viivästyi, mutta ongelmaa on pyritty ratkaisemaan keskittämällä laskutusmääräysten syöttö järjestelmään sosiaali- ja terveystoimen taloushallintoon. Taloushallinto laatii laskutusmääräykset ja lähettää ne talouspalvelukeskukseen, joka vapauttaa laskutusmääräykset SAP - toiminnanohjausjärjestelmässä ja laskut lähetetään asiakkaalle.

2) Eräpäivän ohittaneet avoimet laskut menevät suoraan perintätoimistoon maksumuistutuksia ja perintää varten.

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 26.5.2008 § 316 päättänyt, että kaupungin laskutukseen perustuvien saatavien muistutus- ja perintäpalvelut keskitetään ja palvelut hankitaan perintään erikoistuneelta palvelun tarjoajalta.

Tämän päätöksen mukaisesti on hankinta- ja logistiikkakeskus kilpailuttanut perintäpalvelut ja edellyttänyt, että perintätoimisto laatii ja lähettää ensimmäisen ja toisen maksumuistutuksen velalliselle kaupungin puolesta.

Nykyinen sopimus Aktiv Kapital Oy:n kanssa on voimassa 31.12.2012 saakka.

Sosiaali- ja terveystoimen resurssijohtaja Max Lönnqvist 25.11.2011:

Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden laskutus hoidetaan Pegasos -asiakastietojärjestelmällä kuukausittain jälkilaskutuksena seuraavaan kuukauden n. 15. - 21. pv.

Laskutus laitetaan eteenpäin heti kun aineisto on saatu tarkistettua. Tällä tavalla minimoidaan mahdollisten virheiden syntyminen ja korjaaminen jälkikäteen. Pitempi käsittelyaika on myös antanut asiakkaille pitkähkön maksuajan laskuille.

Sosiaali- ja terveystoimen maksutoimisto pyrkii jatkossa siihen, että pitkäaikaisen laitoshoidon laskutus tapahtuu edellisen kuukauden hoitojaksosta joka kuukauden 8. pv. jolloin kirjanpitopäivä ja eräpäivä ovat samassa kuukaudessa. Mikäli siirtopäivä osuu viikonloppuun tai arkipyhään, niin laskutus tehdään ennen ko. päivää. Maksuaikaa on tällöin n. 22 pv.

Ns. intervallijaksolaskutukset laitetaan eteenpäin jatkossakin vasta tarkistusten jälkeen, joten 8. päivän laskutus ei tule koskemaan niitä.

Asiakaspalvelun parantamiseksi ja maksujen ennakoimisen helpottamiseksi maksutoimisto tekee vuonna 2012 pitkäaikaisen laitoshoidon laskutusaineiston siirtoajon hoitojaksoa seuraavan kuukauden 8. pv. tai sitä edeltävänä arkipäivänä. Vain tietotekniset ongelmat saattavat muuttaa aikataulua.

Toimintatapa edellyttää kaikkien osapuolten saumatonta yhteistyötä ja tiedonkulun parantamista hallintokunnan ja talouspalvelukeskuksen välillä.

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa 18.1.2012:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää antaa edellä olevan selvityksen kaupunginhallituksen jäsen Piia Elon selvityspyyntöön.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Apulaiskaupunginjohtaja Maija Kyttä:

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä edellä olevan peruspalvelulautakunnan selvityksen tiedoksi ja kaupunginhallituksen jäsen Piia Elon selvityspyynnön käsitellyksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.