Hankinta- ja logistiikkakeskus, hankinta-asiantuntija Outi Pudas 1.12.2011:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt 7.10.2011 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjouksia Turun kaupungille, Liedon kunnalle, Maskun kunnalle, Mynämäen kunnalle, Naantalin kaupungille, Nousiaisten kunnalle, Raision kaupungille, Ruskon kunnalle, Taivassalon kunnalle, Kaarinan kaupungille, Kustavin kunnankirjastolle, Laitilan kaupunginkirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Sauvon kunnalle, Uudenkaupungin kaupunginkirjastolle ja Vehmaan kunnankirjastolle hankittavasta kirjastoaineistosta vuosille 2012 ja 2013 (+ 2 v optio).

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus ryhmäkohtaisesti yhden toimittajan kanssa.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 7.10.2011 julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely. Tarjouspyyntö on ollut saatavilla 7.10.2011 alkaen Turun kaupungin Internet-sivuilla

Hankinnasta esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista sekä tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön julkaistiin yhteenveto Turun kaupungin Internet-sivuilla tarjouspyynnössä ilmoitetusti 10.11.2011.

Annettuun määräaikaan, 21.11.2011 klo 11.00, mennessä saatiin seitsemän (7) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

-Kirjavälitys Oy

-Kielipalvelu J. Suomalainen Oy

-Kaleva Telemarketing

-Twin Tone Oy

-Oy Tibo-Trading Ab

-BTJ Finland Oy

-Booky.fi Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. Adlibris Finland Oy:n tarjous saapui määräajan jälkeen (22.11.2011) ja palautettiin avaamattomana lähettäjälle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 46.1 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjouksensa olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa osaltaan vastuun tarjouksensa sisällöstä.

Tarjousvertailussa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu voi toteutua ainoastaan, jos tarjoukset ovat keskenään yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja tuotteille ja palvelulle asetetut vaatimukset sekä tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnössä sekä kysymysten ja vastausten sekä tarkentavien muutosten ilmoittamisen yhteydessä osatarjouksista ilmoitettiin, että ne otetaan huomioon ja hyväksytään ryhmäkohtaisesti siten, että

-Ryhmä A kotimainen kirjallisuus

-Ryhmä B ruotsin- ja vieraskielinen kirjallisuus

-Ryhmä C kirjallisuusäänitteet, kielikurssit ja kuvatallenteet

-Ryhmä D konsolipelit lisäosineen

-Ryhmä E musiikkiaineisto

Tarjouksen hyväksymisen edellytys on, että kunkin ryhmäkohtaisen hintaliitteen tuotteista on tarjoamatta enintään kaksi tuoteriviä paitsi kuvatallenteiden osalta, joita voi olla tarjoamatta enintään viisi tuoteriviä. Mikäli kaikkia hintaliitteen tuotteita ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kyseisen tuoterivin osalta kalleinta hankintamenettelyssä tarjottua hintaa. Tarjousta ei oteta vertailuun, mikäli hintaliitteen tuoteriveistä on tarjoamatta useampi kuin kaksi tuoteriviä tai kuvatallenteiden osalta tarjoamatta on useampi kuin viisi tuoteriviä.

Kielipalvelu J. Suomalainen Oy on osatarjouksen ryhmästä C (kirjallisuusäänitteet, kielikurssit ja kuvatallenteet). Tarjouksessa ei ole ilmoitettu kirjallisuusäänitteitä eikä kielikursseja koskevien tuotteiden osalta tuotteita ja palveluja koskevia tietoja. Tarjoushintoja ei ole annettu hintaliitteen mukaisista kirjallisuusäänitteistä eikä kielikursseista. Kielipalvelu J. Suomalainen Oy:n tarjous ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia eikä sitä voida vertailla. Tarjous tulisi hylätä tarjouspyynnön vastaisena.

Kirjavälitys Oy:n, Kaleva Telemarketingin, Twin Tone Oy:n, Oy Tibo-Trading Ab:n, BTJ Finland Oy:n ja Booky.fi Oy:n tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailuun otetaan mukaan vain tarjouspyynnön mukaisuuden täyttävät tarjoukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjousten valinta

Ryhmän A valintaperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin halvin hinta (alennusprosentti), muovituksen hinta, valikoiman laajuus ja tuotetietojen laajuus.

Ryhmän B valintaperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin halvin englanninkielisen aineiston, halvin ruotsinkielisen aineiston ja halvin muun vieraskielisen aineiston tarjouskorin kokonaishinta, muovituksen hinta, toimitusaika ja aineiston laajuus.

Ryhmän C valintaperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin halvin tarjouskorin kokonaishinta, kuvatallenteiden levittäjien määrä, MP3-muotoisten kirjallisuusäänitteiden kuuluminen valikoimaan, kirjallisuusäänitteiden uutuusnimekkeiden määrä, kielikurssien valikoiman laajuus sekä mahdollisuus aineiston tilaamiseen kirjastojärjestelmän kautta.

Ryhmän D valintaperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin halvin tarjouskorin kokonaishinta, valikoiman laajuus ja mahdollisuus aineiston tilaamiseen kirjastojärjestelmän kautta.

Ryhmän E valintaperusteiksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin halvin tarjouskorin kokonaishinta, uutuustarjonnan määrä ja mahdollisuus aineiston tilaamiseen kirjastojärjestelmän kautta.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ryhmäkohtaisesti saatiin seuraavilta toimittajilta:

Liite 1Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Esitän, että kirjastoaineiston toimittajiksi Turun kaupungille, Liedon kunnalle, Maskun kunnalle, Mynämäen kunnalle, Naantalin kaupungille, Nousiaisten kunnalle, Raision kaupungille, Ruskon kunnalle, Taivassalon kunnalle, Kaarinan kaupungille, Kustavin kunnankirjastolle, Laitilan kaupunginkirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Sauvon kunnalle, Uudenkaupungin kaupunginkirjastolle ja Vehmaan kunnankirjastolle vuosille 2012 ja 2013 valittaisiin seuraavat toimittajat:

-Kotimainen kirjallisuus: BTJ Finland Oy

-Ruotsin- ja vieraskielinen kirjallisuus Booky.fi Oy

-Kirjallisuusäänitteet, kielikurssit ja kuvatallenteet BTJ Finland Oy

-Konsolipelit lisäosineen BTJ Finland Oy

-Musiikkiaineisto Twin Tone Oy

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo sitoumuksetta on noin 2.550.000 miljoonaa euroa / vuosi.

Vs. tuoteryhmäpäällikkö Mia Koljonen 1.12.2011:

EhdotusEhdotan, että Kielipalvelu J. Suomalainen Oy:n tarjous hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana sekä, että kirjastoaineiston toimittajiksi valitaan BTJ Finland Oy, Booky.fi Oy ja Twin Tone Oy edellä esitetyn mukaisesti.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 1.12.2011:

PäätösPäätän, että

·Kielipalvelu J. Suomalainen Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena

·kirjastoaineiston toimittajiksi Turun kaupungille, Liedon kunnalle, Maskun kunnalle, Mynämäen kunnalle, Naantalin kaupungille, Nousiaisten kunnalle, Raision kaupungille, Ruskon kunnalle, Taivassalon kunnalle, Kaarinan kaupungille, Kustavin kunnankirjastolle, Laitilan kaupunginkirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Paimion kaupungille, Pyhärannan kunnankirjastolle, Sauvon kunnalle, Uudenkaupungin kaupunginkirjastolle ja Vehmaan kunnankirjastolle valitaan seuraavat toimittajat tarjotuin hinnoin ja alennuksin sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjousten mukaisin ehdoin:

-kotimainen kirjallisuus, kirjallisuusäänitteet, kielikurssit, kuvatallenteet sekä konsolipelit lisäosineen BTJ Finland Oy

-ruotsin- ja vieraskielinen kirjallisuus Booky.fi Oy

-musiikkiaineisto Twin Tone Oy

Hankintayksiköitä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Pauliina Lautiainen

hankinta- ja logistiikkajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Outi Pudas puhelin 044 907 5891