Kiinteistöliikelaitoksen tontti-insinööri, projektipäällikkö Janne Mustonen ja Hankinta- ja logistiikkakeskuksen vs. tuoteryhmäpäällikkö Mia Koljonen 18.11.2011:

Turun kaupunki käynnisti maankäytön strategisen ohjausjärjestelmän kehittämisen asiantuntijapalvelun hankinnan neuvottelumenettelyllä lähettämällä hankintailmoituksen 22.6.2011 Hilma-ilmoituskanavaan ja julkaisi samana päivänä tarjouspyynnön www.turku.fi/tarjouspyynnot.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja on lainvoimaisella päätöksellään 23.8.2011 § 82 ratkaissut neuvottelumenettelyn käyttöedellytysten täyttymisen, osallistujien valinnan ja neuvottelujen käymisen siten, että WSP Group, Sito Oy ja Pöyry Finland Oy hyväksytään tarjoajiksi ja kutsutaan neuvottelumenettelyyn.

Kaikkien tarjousmenettelyyn kutsuttujen tarjoajien kanssa käytiin sisältömäärityksiä täsmentävät neuvottelut viikolla 38/2011.

Neuvottelujen pohjalta syntynyt lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin samanaikaisesti kaikille tarjoajille 14.10.2011.

Annettuun määräaikaan 8.11.2011 mennessä, saapuivat tarjoukset kaikilta tarjoajiksi valituilta.

Tarjoukset arvioitiin kahdessa vaiheessa:

1) tarjouspyynnön mukaisuus

2) tarjousten vertailu

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin siten, että hankkeen kokonaishinta 90 000,00 € (alv 0%) ilmoitettiin tarjouspyynnössä ja tarjoajan tuli tarjouksessaan selkeästi ilmoittaa minkälaiseen rooliin ja työpanokseen konsultti sitoutuu varatulla määrärahalla.

Tarjouksien vertailu suoritettiin seuraavin perustein, jotka on tarjouspyynnössä ilmoitettu:

Työsuunnitelmassa ilmoitettu konsultin ja tilaajan työmäärä sekä työn ja vastuiden jakautuminen kehitystyön eri vaiheissa.

Painoarvo 30 pistettä

Viestintä- ja osallistamissuunnitelman laatu ja innovatiivisuus huomioiden realistisuus, painopisteiden asettelu ja osallistamissuunnitelman vastuunjako.

Arvioinnissa huomioidaan lisäksi viestintäprosessien organisointi ja vastuut sekä suunniteltujen kohderyhmien ja medioiden ”osuvuus”.

Painoarvo 25 pistettä

Riskienhallinnan- ja laadunvarmistuksen suunnitelman realistisuus ja miten suunnitelmassa on tunnistettu ja huomioitu hankkeen ongelmakohdat.

Arvioinnissa huomioidaan lisäksi valitut menetelmät, resursointi ja vastuut.

Painoarvo 25 pistettä

Toimeenpanon- ja jalkauttamisen suunnitelma, arvioiden koulutussuunnitelman sisältöä, aikataulutusta, vastuunjakoa ja resursointia sekä tavoitteiden saavuttamisen seurantaan ja tukemiseen liittyviä toimenpiteitä.

Painoarvo 20 pistettä

Laadun arvioinnin suoritti Turun kaupungin asiantuntijaryhmä.

Laadun pisteytys ja perustelut:

WSP Finland Oy

Työsuunnitelmassa on kuvattu tilaajan työmäärä sekä roolitus hyvin selkeästi. Konsultin osuus kokonaisuudessa keskittyy kehittämiseen ja ohjaukseen pitäen sisällään kehitysprosessin hallinnan ja läpiviennin kannalta tarvittavat tuotokset. Työsuunnitelma on strategialähtöinen, hyvin jäsennelty kokonaisuus. Tarjouksessa on esitetty kehittämiselle selkeitä strategisen tason tavoitteita, jotka on myös vaiheistettu. Painotetaan kehitysprosessin ja kehitettävien prosessien omistajuuksien näkökulmaa sekä valmistelun laajapohjaisuutta ja avoimuutta.

Arviointipisteet 28.

Viestintä- ja osallistamissuunnitelmassa on huomioitu kaikki sidosryhmät kattavasti. Avainesimiesten ja projektiryhmän osalta konsultin osuus ”vetäjänä” sekä asiantuntijatuki ja yksilöllinen valmennus ovat kirjattuina työsuunnitelmaan. Viestintämateriaalin konsultti tuottaa yhdessä projektiryhmän kanssa. Suunnitelma on hyvin kuvattu sisältäen vastuut eri osioista.

Arviointipisteet 23.

Riskienhallinnan ja laadunvarmistuksen osalta arviointimalli on kuvattu selkeästi. Tarjouksessa on tunnistettu kehitystyön onnistumisen kannalta merkittävimmät tiedossa olevat ongelmat ja riskit. Sisältää sähköisen laatupalautekyselyn avainhenkilöille. Riskienhallintasuunnitelma on vaikuttava, joskin hieman yleisluontoinen ja näkökulmaa on enemmän riskienhallinnassa kuin laadunvarmistuksessa. Kytkeytyy konsultin omaan toiminnan kehittämisjärjestelmään.

Arviointipisteet 20.

Toimeenpanon ja jalkauttamisen osalta työsuunnitelma sisältää jalkauttamista jo työn alkuvaiheessa ja on sisällytetty hyvin osaksi prosesseja, jolloin se linkittyy hyvin kehittämistyöhön. Jalkauttamisen vastuu on johdolla ja esimiehillä ja käytännön jalkautuksesta vain jatkosuunnitelma ja pilotointi kuuluvat tarjoukseen. Suunnitelmassa on tiedostettu, että lopputulos ei ole selvillä ja siksi on esitetty vain lähestymistapa ja tavoitteet. Tavoitteina on jalkauttaa hanke normaaliin johtamiseen ja kriittisiin talouden ja toiminnan prosesseihin, koska on kysymys merkittäviltä osin johtamisen prosessien kehittämisestä.

Arviointipisteet 16

Yhteispisteet 87.

Pöyry Finland Oy

Työsuunnitelmassa lähestymistapa CLIOS -menetelmä. Johtamisjärjestelmän suunnitteluun osoitetaan työajasta 30%. Hyvin järjestelmällinen ja tarkka prosessin- ja työnkuvaus, josta on luettavissa työn suorittamisen vastuut.

Suunnitelma lähtee olemassa olevista toiminnallisuuksista ja jättää kyseenalaiseksi onko tilaa innovatiivisuudelle.

Painopistealueina ovat operatiivisen toiminnan edellyttämät muutokset ja organisaation edellyttämät rakenteelliset muutokset. Konsultin työn osuus pitää sisällään kehitysprosessin hallinnan ja läpiviennin kannalta tarvittavat tuotokset.

Arviointipisteet 26

Viestintä- ja osallistamissuunnitelma sisältää mm. osallistavaa työpajatyöskentelyä. Viestintäsuunnitelmassa on huomioitu myös ulkoiset sidosryhmät. Henkilöstö on huomioitu mukaan alusta alkaen. Järjestettävät tiedotustilaisuudet eivät sisälly tarjoukseen. Osallistamissuunnitelma on hyvin kuvattu ja konsultti nimeää itselleen paljon käytännön työtä osiosta.

Arviointipisteet 23

Riskienhallinnan ja laadunvarmistuksen tavoitteena on tunnistaa sudenkuopat. Pyritään varautumaan riskeihin yrityksen toimintajärjestelmän mukaisella riskienhallintamenetelmällä. Riskit tunnistetaan vaiheittain yhteistyössä tilaajan kanssa. Laadunvarmistuksen osalta seurantakokouksia järjestetään tarvittaessa. Kytkeytyy konsultin omaan toiminnan kehittämisjärjestelmään.

Arviointipisteet 19

Toimeenpanon ja jalkauttamisen suunnitelma keskittyy toiminnan jalkauttamiseen henkilöstölle. Arviointiryhmä jäi kaipaamaan johdolle suunnattua jalkautuksen tukea. Suunnitelman lähtökohtana on osallistava toimeenpanosuunnitelma, jolla kannustetaan henkilöstöä. Toimeenpanosuunnitelma luodaan tarkemmin kehittämistyön aikana tarkoituksena kuvata tarvittavat toimenpiteet aihekokonaisuuksittain – osahankkeittain.

Arviointipisteet 16

Yhteispisteet 84

Sito Oy

Työsuunnitelman pohjana on ajatus töiden mallintamisesta prosessiajattelun kautta perinteisen organisaatioajattelun sijaan. Työsuunnitelmassa lähdetään näiden prosessien kehittämisestä ja parantamisesta ja suunnitelma tarjoaa keinot viedä kehitystyö läpi organisaatiosta hallitusti. Suunnitelma painottuu kokonaisuuden läpivientiin. Arviointiryhmä ei tunnista työsuunnitelmasta innovatiivista uudistamisen näkökulmaa. Konsultin roolina on läpiviennin varmistaminen prosessien kehittämiseen tarkoitetuilla työmetodeilla.

Suunnitelma sisältää pienryhmätyöskentelyä ja seminaareja. Pienryhmien vetovastuu on nimetty tilaajalle. Työsuunnitelmassa töiden ja tehtävien jakautuminen tilaajan ja konsultin välillä on kuvattu karkealla tasolla.

Arviointipisteet 25

Viestintä- ja osallistamissuunnitelmassa on huomioitu lautakuntainfot, Sito-extranet palvelut materiaalinhallintaan ja tiedonkulun lisäämiseen.

Pienryhmien ja kehitysryhmien työskentelyllä pyritään avainhenkilöiden sitouttamiseen ja sitä kautta myös tiedonkulun parantamiseen.

Arviointipisteet 22

Riskienhallinta- ja laadunvarmistussuunnitelmassa on kuvattu yleisesti riskit. Riskienhallinta kytkeytyy toimittajan omaan projektitoiminnan toimintamalliin.

Tehdään riskiarvio ja laatusuunnitelma. Laadunhallintapalaverit ovat säännöllisin väliajoin.

Arviointipisteet 18

Tarjotussa osuudessa syntyy malli ja työtavat jalkauttamiseen. Keskeisessä osassa ovat avainhenkilöfoorumit ja koko asiantuntijajoukon seminaarit.

Virallisten päätösten jälkeinen jalkautus ja toimeenpano on ajoitettu vuodelle 2013, jolloin jalkauttamisen osuus toteutuu optiona.

Arviointipisteet 15

Yhteispisteet 80

Tarjousten vertailussa painotettiin tarjousten keskittymistä kokonaisuuden onnistumisen kannalta merkityksellisiin asioihin. Lisäksi huomioitiin, miten toimenpide ehdotukset kohdistuivat oikealle organisaatiotasolle ja millaisia tämän kehityshakkeen kannalta lisäarvoa tuovia keinovalikoimia tarjouksessa on esitetty. Arvioinnissa WSP Finlad Oy sain parhaat yhteispisteet, 87 pistettä.

Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen:

Ehdotus        Edellä esitetyin perustein esitän, että maankäytön strategisen ohajuksen kehittämisen asiantuntijapalvelu hankitaan WSP Finland Oy:ltä hintaan 90 000,00 € (alv 0%) osalistumiskutsun, tarjouspyynnön, osallistumishakemuksen ja tarjoksen ehdoin ja sisältömäärityksin.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen:

Päätös          Päätän, että maankäytön strategisen ohajuksen kehittämisen asiantuntijapalvelu hankitaan WSP Finland Oy:ltä hintaan 90 000,00 € (alv 0%) osalistumiskutsun, tarjouspyynnön, osallistumishakemuksen ja tarjoksen ehdoin ja sisältömäärityksin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi.

Pauliina Lautiainen

hankinta- ja logistiikkajohtaja

Lisätiedot: Mia Koljonen, p. 044 907 5890

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.