Hankinta-asiantuntija Päivi Aaltonen:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytänyt 9.9.2011 tarjouksia Taideakatemian ja työpaja Fendarin siivouspalveluista. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden toimittajan kanssa 30.6.2014 päättyvälle sopimuskaudelle, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään yhdellä vuodella.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely. Tarjouspyyntö on ollut saatavilla Turun kaupungin Internet-sivuilla.

Hankinnasta esitettiin kysymyksiä, johon vastattiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti Turun kaupungin internet-sivuilla 7.10.2011.

Annettuun määräaikaan, 24.10.2011 klo 11.00, mennessä saatiin kahdeksan (8) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

·ISS Palvelut Oy

·Coor Service Management Oy

·Turun Yrityssiivous Oy

·SOL Palvelut Oy

·RTK-palvelu Oy

·Servisole Oy Siivouspalvelu

·Winclean Turku Oy

·Siivouspalvelu Kuura Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle esitetyt vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja tuotteille asetetut vaatimukset sekä tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Hankintalain 46.1 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjouksensa olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa osaltaan vastuun tarjouksensa sisällöstä.

Kaikkien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta

Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:

Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina ovat hinta ja laatu. Hinnanpainoarvo on 50 % (enimmäispisteet 50) ja laadun 50 % (enimmäispisteet 50). Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Hinta, 50 pistettä

Halvin ylläpitosiivouksen yhteenlaskettu kuukausihinta saa enimmäispisteet 35 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 35).

Halvin perussiivouksen yhteenlaskettu hinta/kerta saa 10 pistettä.

Muiden tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 10).

Erikseen tilattavan siivouksen halvin tuntihinta saa 5 pistettä

Muiden tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 5)

Laatu, 50 pistettä

Tarjouksen realistisuus ja toimintavarmuus, enimmäispisteet 15 pistettä

Kuvatun puhtaustason ylläpitämiseksi laadittua työsuunnitelmaa koneineen arvioidaan suhteessa tarjoajan esittämiin työtuntimääriin ja Tilaliikelaitoksen asiantuntijan tekemään työmääräarvioon.

Vertailussa tavoitteet parhaiten täyttävät työsuunnitelmat saavat 15 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa näihin.

Palvelusta vastaavan henkilön vähimmäisvaatimukset ylittävä pätevyys

(vaatimus 7), enimmäispisteet 15 pistettä

Siivoushenkilöstön ammattitaito ja kokemus, enimmäispisteet 5 pistettä.

Perehdyttäminen, enimmäispisteet 10 pistettä

Työntekijöiden ja työnjohdon perehdyttämiskortit ja selvitykset seuraaviin kysymyksiin:

1. mikä on perehdyttämisen aikataulu, kesto ja sisältö

2. kuka vastaa perehdyttämisestä

Varahenkilöjärjestelmä, enimmäispisteet 5 pistettä

Kuvaus siivousorganisaation (työntekijät, työnjohto) varahenkilöjärjestelmästä poissaolotilanteissa ja selvitykset seuraaviin kysymyksiin:

1. monenko päivän poissaolo hoidetaan työjärjestelyin

2. kuinka varahenkilöstö perehdytetään

3. miten mahdolliset laatupoikkeamat hoidetaan

Kattavimmat perehdytys- ja varahenkilöstöjärjestelmät antavat enimmäispisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa kattavimpaan järjestelmään.

Laadunvarmistusjärjestelmien arvioinnissa käytetään Turun kaupungin

asiantuntijoita.

Vertailun perusteella kokonaisedullisin tarjous saatiin Coor Service Management Oy:ltä.

Esitän, että Taideakatemian ja työpaja Fendarin siivouspalvelut 30.6.2014 päättyvälle sopimuskaudelle hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Coor Service management Oy:ltä tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Liite 1                                 Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Vs. tuoteryhmäpäällikkö Mia Koljonen

Ehdotus       Ehdotan päätettäväksi edellä esitetyn mukaisesti.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen

Päätös         Päätän edellä ehdotetun mukaan, että Taideakatemian ja työpaja Fendarin siivouspalvelut 30.6.2014 päättyvälle sopimuskaudelle hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta Coor Service Management Oy:ltä tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Pauliina Lautiainen

hankinta- ja logistiikkajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Päivi Aaltonen puhelin 040 1760 107.