Kansliapäällikkö Jouko K. Lehmusto ja tarkastusjohtaja Tuula Weckman 11.11.2010:

Kaupunginhallitus päätti 8.6.2009 § 335 hallinnon tuottavuuden parantamista koskevista toimenpiteistä ja lähetti asian virastoille ja laitoksille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa. Tuottavuuden paranemiseen ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämiseen tähdätään mm. työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella.

Kaupunginvaltuusto sisällytti vuoden 2010 talousarvioon hallinnon keventämistavoitteen.

Kaupungin hallintokuntien ja laitosten tulee määritellä ja arvioida asiakaslähtöisesti hallintoprosessinsa tavoitteena 15 %:n vähennys hallintotyöhön käytettävässä henkilötyövuosimäärässä vuoden 2012 loppuun mennessä (Kh 7.12.2009 § 647). Henkilöstötyövuosien vähentämissuunnitelma tuli tehdä sektorista vastaavalle apulaiskaupunginjohtajalle 30.3.2010 mennessä.

Hallinnon tuottavuuden lisäämistavoite sisältyy myös kaupunginhallituksen esitykseen vuoden 2011 talousarvioksi.

Hallintokunnat antoivat kevään 2010 aikana selvityksiä hallinnon tuottavuuden parantamistoimenpiteistään ja -suunnitelmistaan.

Vastauksista voidaan todeta, ettei tavoitteeksi asetettua henkilötyövuosien vähenemistä voida saavuttaa. Hallintotyöhön käytettävästä henkilötyövuosimäärästä ei lähtökohtatilanteessa ole tarkkaa tietoa. Eräistä hallintokunnista saatiin selvitys toimenpiteistä ja suunnitelmista, joilla hallintotyötä on kevennetty tai voidaan keventää, mutta kaikilla hallintokunnilla tai laitoksilla ei näyttäisi olevan selkeää sitoutumista ohjeistettuihin keventämistoimiin.

Toimintojen eriytyminen sekä paineet eri organisaatiotasoilla suoraan johtoa tukevan henkilöstön lisäämiseen ovat lisänneet ja näyttävät edelleen lisäävän hallintotoimintoja ja niihin sitoutuvia resursseja.

Kansliapäällikkö ja tarkastusjohtaja ovat tämän jälkeen valmistelleet hallinnon tuottavuuden parantamisasiaa eteenpäin.

Hallintotoimintojen käsite on tulkinnanvarainen. Tässä selvityksessä hallintotoimintoihin sisällytetään toiminnot, jotka mahdollistavat tai tukevat kaupungin ja hallintokuntien johdon toimintaa ja varsinaiseen, ulkoisen asiakkaaseen kohdistuvaa toimintaa. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi päätösten valmistelu ja toimeenpano, talous-, tieto-, henkilöstö- ja projektihallinto.

Hallintoresurssien käytön kuvaajina tulisi ottaa käyttöön kaikille toimialoille yhteisinä tunnuslukuina henkilötyövuodet, henkilöstökustannukset, käytössä olevien neliöiden määrä, tilakustannukset euroina, it- ja muut työvälinekustannukset sekä ostopalvelut, joilla on korvattu itse tuotettuja hallintopalveluja.

Ratkaisevan tärkeää hallinnon tuottavuuden parantamiselle on, että tehostamistyö tehdään hallintokunnissa sektorijohdon valvonnassa ja keskushallinnon tukemana.

Työn tulokset sekä yhteenveto hallintokuntien ja laitosten vastauksista on liitteenä.

Yhteenvetona ehdotamme, että

• hallinnon tuottavuuden lisäämistavoite laajennetaan koskemaan hallintoon käytettävien resurssien (henkilötyö, laite- ja tietojärjestelmäkulut, muut palvelut, tarvikehankinnat sekä mm. tilakustannukset) suhdetta tunnusluvuilla ja hallintotoiminnan asiakastyytyväisyydellä mitattavaan tuotokseen
• hallintokunnat selvittävät edellä olevan määrittelyn mukaisesti hallintotoimintojensa kustannukset vuoden 2011 alussa
• tavoitteena on 15 %:n reaalinen vähennys hallintoon kohdennettavissa kustannuksissa seuraavan viiden vuoden aikana (3 % vuodessa) siten, että palvelujen laatu asiakastyytyväisyysmittauksilla paranee ongelmallisiksi koettujen asioiden osalta ja on keskimäärin hyvä
• tavoitteen toteuttamiseksi hallintokuntien tulee laatia toimenpideohjelma, jonka toteutumista valvoo sektorin apulaiskaupunginjohtaja sekä keskushallinnon osalta kaupunginjohtajan määräämä vastuuhenkilö
• toimenpideohjelmat esitellään kaupunginhallitukselle tiedoksi
• toteutetuista toimenpiteistä, hallintokustannusten vähenemisestä sekä asiakastyytyväisyydestä ja henkilötyövuosien kehittymisestä tulee raportoida kaupunginhallitukselle puolivuosittain.

Aikataulutus

• hallintotoimintojen kustannukset hallintokunnissa maaliskuun 2011 loppuun mennessä
• hallintokuntakohtaiset hallinnon tuottavuuden parantamisohjelmat maaliskuun 2011 loppuun mennessä sektorijohtajalle, huhtikuun 2011 loppuun mennessä kaupunginjohtajalle sekä toukokuun 2011 loppuun mennessä kaupunginhallitukselle
• ensimmäinen raportti esitellään kaupunginhallitukselle vuoden 2011 loppuun mennessä; tämän jälkeen raportit esitetään puolivuosittain.

Oheismateriaali 1Raportti hallinnon tuottavuudesta

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä raportin tiedokseen ja että

• hallinnon tuottavuuden lisäämistavoite laajennetaan koskemaan hallintoon käytettävien resurssien (henkilötyö, laite- ja tietojärjestelmäkulut, muut palvelut, tarvikehankinnat sekä mm. tilakustannukset) suhdetta tunnusluvuilla ja hallintotoiminnan asiakastyytyväisyydellä mitattavaan tuotokseen,
• hallintokunnat selvittävät edellä olevan määrittelyn mukaisesti hallintotoimintojensa kustannukset vuoden 2011 aikana,
• tavoitteena on 15 %:n reaalinen vähennys hallintoon kohdennettavissa kustannuksissa seuraavan viiden vuoden aikana (3 % vuodessa) siten, että palvelujen laatu asiakastyytyväisyysmittauksilla paranee ongelmallisiksi koettujen asioiden osalta ja on keskimäärin hyvä,
• tavoitteen toteuttamiseksi hallintokuntien tulee laatia toimenpideohjelma, jonka toteutumista valvoo sektorin apulaiskaupunginjohtaja sekä keskushallinnon osalta kaupunginjohtajan määräämä vastuuhenkilö,
• toimenpideohjelmat esitellään kaupunginhallitukselle tiedoksi ja että
• toteutetuista toimenpiteistä, hallintokustannusten vähenemisestä sekä asiakastyytyväisyydestä ja henkilötyövuosien kehittymisestä tulee raportoida kaupunginhallitukselle puolivuosittain.

PäätösAsia pantiin pöydälle Arven Artesolan kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.

Pöydältä 17.5.2011 § 238

Vs. apulaiskaupunginjohtaja Jouko K. Lehmusto 18.5.2011:             

Pöydällepanon aikana aikataulua on arvioitu uudelleen ja hallinnon tuottavuuden aikatauluksi esitetään seuraavaa:

·  hallintotoimintojen kustannukset hallintokunnissa kesäkuun 2011 loppuun mennessä

·  hallintokuntakohtaiset hallinnon tuottavuuden parantamisohjelmat elokuun 2011 loppuun mennessä sektorijohtajalle ja kaupunginjohtajalle sekä syyskuun 2011 loppuun mennessä kaupunginhallitukselle

·   ensimmäinen erillinen raportti esitellään kaupunginhallitukselle vuoden 2011 loppuun mennessä; tämän jälkeen raportit esitetään puolivuosittain

PäätösEhdotus hyväksyttiin.