Turun kaupunki§KokouspvmAsia1
Kaupunginhallitus22402.05.20115

11163-2009 (045)

JHTT-tilintarkastajan tarkastusraportti ostotoiminnan tarkastuksesta 2010 ja raportin perusteella tehdyt toimenpiteet (Kj)

Tiivistelmä: -

Kh § 224

Kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhonen 20.4.2011:

Tarkastuslautakunta päätti 27.1.2011 § 3 lähettää JHTT tilintarkastajan tarkastusraportin ostotoiminnan tarkastuksesta tiedoksi ja toimenpiteitä varten kaupunginhallitukselle. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti pyytää kaupunginhallitusta raportoimaan tarkastuslautakunnalle raportin perusteella tehdyistä toimenpiteistä 15.4.2011 mennessä. talouden vastuualue on laatinut jäljempänä olevan selvityksen tehdyistä toimenpiteistä.

Talousjohtaja Jukka Laiho ja laskentapäällikkö Seija Liinoja 20.4.2011:

 

PWC Julkistarkastus Oy:n ja sen vastuunalaisen tilintarkastajan vuoden 2010 ostotoimintoa koskevan tarkastusraportin keskeisin havainto liittyy kilpailutettujen hankintapaikkojen noudattamiseen tuotteiden ja palvelujen hankinnoissa. Kaikilta osin hankintoja ei tehdä sopimus- ja puitesopimuskumppaneilta. Raportin mukaan kilpailutuksessa on ollut joitain yksittäisiä puutteita, mutta pääosin hankintatoimen prosessit toimivat asianmukaisesti.

 

Raportin mukaan havainnot ovat sellaisia, joissa riskiä kirjanpidon virheille tai väärinkäytöksille ei pidetä välittöminä. Sisäistä kontrollia tulisi kuitenkin parantaa tai muutoin ryhtyä toimiin havainnossa esitetyn epäkohdan korjaamiseksi.

 

Raporttiin sisältyy eri viranhaltijoiden kommentit tilintarkastajan havaintoihin ja jo tehtyihin toimenpiteisiin. Kommenttien mukaisesti osa havaintoihin sisältyvistä puutteista saadaan hallintaan hyödyntämällä vuoden 2011 alusta käyttöönotettua sähköistä tilausjärjestelmää. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on edellytetty, että kaikki yhteisesti kilpailutettuja yleistarvikkeita koskevat hankinnat tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä vuoden 2011 loppuun mennessä. Järjestelmä tulee omalta osaltaan ohjaamaan hankinnat sopimusten mukaisiin paikkoihin.

 

Talouden vastuualueen Hankinta- ja logistiikkakeskus vastaa sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönoton laajentamisesta virastoihin ja laitoksiin. Samoin hankinta- ja logistiikkakeskus huolehtii järjestelmäosaamisen lisäämisestä ja järjestelmän hyödyntämisestä virastojen ja liikelaitosten sisäisen valvonnan työkaluna. Virastojen ja liikelaitosten sisäisen valvonnan vastuulle jää valvoa, että hankintoja ei tehdä ohi tilausjärjestelmän ja hankintasopimusten.

Oheismateriaali 1PwC Julkistarkastus Oy, JHTT-yhteisö, JHTT Irma Högman 26.1.2011: Turun kaupunki, Ostotoiminnon tarkastus 2010

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

Tilintarkastajan raportista ilmenee selkeästi, että hankintatoimessa on kehittämistarpeita sekä tilauskäytännössä että hankintaprosessissa hankintojen teknisten eritelmien, lomakkeiden ja kelpoisuusvaatimusten asettamisen osalta. Tarkastus on kohdistunut yksittäisiin hankintatapahtumiin, mutta havainnot osoittavat kuitenkin selkeästi tarpeen kehittää sekä prosessia että tavoitteiden asetantaa. Sähköinen tilausjärjestelmä tulee omalta osaltaan vastaamaan tarkastuksessa ilmenneisiin tarpeisiin. Esitän, että talouden vastuualueen tulee valmistella hankinta- ja logistiikkakeskuksen toiminnalliset tavoitteet ja mittarit hyväksyttäväksi keskitetyistä konsernipalveluista vastaavalle konsernijaostolle talousarvion yhteydessä. Lisäksi kaupunginhallitukselle tuodaan hyväksyttäväksi hankintastrategia, jossa hankintoja koskevat yleisemmät sisällölliset tavoitteet ja mittarit asetetaan.

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että tilintarkastajan tarkastusraportti ostotoiminnan tarkastuksesta 2010 merkitään tiedoksi ja

että tarkastuslautakunnalle lähetetään tarkastusraportin johdosta edellä oleva talouden vastuualueen selvitys.

Samalla kaupunginhallitus päättää, että hankinta- ja logistiikkakeskuksen toiminnalliset tavoitteet ja mittarit tuodaan hyväksyttäväksi konsernijaostolle talousarvion yhteydessä ja että samalla hankintastrategia tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Jakelu

tiedPwC Julkistarkastus Oy
tpvKeskushallinto, hankinta- ja logistiikkakeskus
tpvKeskushallinto, talousasiat
tiedTarkastuslautakunta 2009-2012