Kaupunginhallitus päätti 7.2.2011 § 68, että kaupunginhallitus siirtyy sähköiseen kokousmenettelyyn 21.2.2011 alkaen,

että kokouskutsuna toimiva esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen lähetetään sähköpostilla kokoukseen osallistuville ja varajäsenille kokousta edeltävänä torstaina ja

että esityslista on luettavissa JoutseNet-järjestelmässä ja internet-sivuilla.

Kaupunginhallitus totesi, että kaupunginhallituksen valtuustoasiat sisältävä lisälista valmistuttuaan toimitetaan postitse niille valtuutetuille, jotka sitä erikseen pyytävät.

Sittemmin on ilmennyt, että erityisesti oheismateriaalien ja liitteiden lähettäminen aiheuttaa teknisiä haasteita listan laatimisvaiheessa sekä sähköpostin vastaanottajille, koska osa liitemateriaaleista on bittikooltaan niin suuria, ettei sähköpostijärjestelmä kykene vastaanottamaan niitä. Kun sähköisen jakelun päätöstä tehtiin perusteena liitteiden ja oheismateriaalien lähettämiselle oli Joutsenen varajärjestelmänä toimiminen tilanteissa, joissa Joutsen – järjestelmä olisi poissa käytöstä. Päätöksenteon jälkeen IT- toiminnat yksikkö ja asianhallintayksikkö ovat selvittäneet Joutsenen käyttöhäiriöt Joutsenetin käyttöönoton jälkeen 2006; Joutsen-järjestelmässä ei ole ollut sen käyttöhistorian aikana ainoatakaan tahatonta käyttökatkosta. Järjestelmä on ollut poissa käytöstä vain huoltokatkosten vuoksi. Voidaan siis todeta, että joutsen-järjestelmä on erittäin käyttövarma ja jatkuvan varajärjestelmän ylläpidolle esityslistojen liitteiden ja oheismateriaalien jakelun osalta ei ole tarvetta. Mikäli kuitenkin katkoksia sattuisi, voidaan sähköpostijakelu käyttöön ottaa varajärjestelmäksi. 

Edellä esitetyin perustein esitän, että kaupunginhallitus täsmentää 7.2.2011§ 68 päätöstään siten, että kokouskutsuna toimiva esityslista ilman liitteitä lähetetään sähköpostilla kokoukseen osallistuville ja varajäsenille kokousta edeltävänä torstaina.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää täsmentää 7.2.2011 § 68 päätöstään siten, että kokouskutsuna toimiva esityslista ilman liitteitä lähetetään sähköpostilla kokoukseen osallistuville ja varajäsenille kokousta edeltävänä torstaina.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.