Soveltamisala: Tätä ohjetta noudatetaan kaikessa kaupungin projektitoiminnassa ja soveltuvin osin kumppanuus-projekteissa. Ohje on tarkoitettu sekä linjaorganisaation kehittämisestä vastuullisille että projektien toteuttajille.

 

Tämän ohjeen lisäksi noudatetaan projektien arkistointiohjetta (Tiepo 3.8.2001), rahoittajien ohjeita sekä hallintokunnan tätä ohjetta täydentäviä ohjeita.

 

PROJEKTITOIMINTA KEHITTÄMISEN OSANA

 

Projektipäällikön ohje

 

 

Sisältö:

 

I Projektit ja projektimainen työskentely

 

1. Johdanto                                                                                      2

2. Projektitoiminnan käsitteitä                                                          3

3. Linjaorganisaatio projektitoiminnassa                                         5

4. Projektimainen työskentely                                                          8

 

II Projektin toteuttajan ohje                                                                                                      10

 

5. Projekti                                                                                       10

5.1 Taloushallinto ja hankinnat                                                      13

5.2 Tuotteistaminen ja markkinointi                                               14

5.3 Arkistointi                                                                                 14

5.4 Arviointi                                                                                    14

5.5 Kaupungin sisäinen säännöstö                                               15

5.6 Riskien hallinta                                                                         15

5.7 Viestintä                                                                                   15

 

Liitteet                                                                                                                                       16

I Projektit ja projektimainen työskentely

1. Johdanto

 

Projektitoiminta on yksi väline toiminnan kehittämiseen, ei perustoimintojen hoita­miseen eikä rahoittamiseen. Projektitoiminnan ja laajemmin koko kehittämistoiminnan onnistumisesta on iso vastuu perusorganisaatiolla. Luku I on tarkoitettu linjaorganisaation kehittämisestä vastaavalle johdolle. Luku II sisältää ohjeet projektin käytännön toteuttajalle.

 

Projekteja tulee käyttää niissä tapauksissa, joissa niistä koituu lisäarvoa kaupungille. Käytännössä projektityöskentelyä käytetään hyvin erityyppisissä ja -tasoisis­sa tehtävissä. Moniammatillinen ja poikkihallinnollinen projektitoiminnan työskentelytapa on hyvä ja nopea ratkaisu moniin muutoshaasteisiin.

 

Silloinkin kuin ei ole tarpeen asettaa projektia (hallintosääntö), voi olla järkevintä työskennellä projektimaisesti ja hyödyntää projektitoiminnan hyviä käytäntöjä ja työtapoja. Projektin tai projektimaisen työskentelyn valinnalle ei löydy yksiselitteistä perustelua. Projektitoiminnan työskentelytavan periaatteita voidaan soveltaa tarvittaessa myös asioiden valmistelutyöhön yleensä.

 

Projektin asettamista puoltavat mm. seuraavat seikat: 

 

-ulkoisen rahoittajan vaatimus

-osallistuvien organisaatioiden suuri lukumäärä

-osallistuvien henkilöiden suuri lukumäärä

-iso budjetti

-pitkä toteuttamisaika tai tiukka aikataulu

-ennalta arvaamattomuus

-haastava tavoite

-ainutkertaisuus

 

Projektin ja projektimaisen työskentelyn yhtäläisyyksiä ja eroavaisuuksia kuvataan kappaleessa viisi.

 

Projekti- ja projektimaisen työn tulee olla luonteeltaan avointa ja läpinäkyvää. Sen tulee olla osa kaupungin normaalia toimintaa ja siihen liittyvää valvontaa.

2. Projektitoiminnan käsitteitä

 

Projektin asettaminen (hallintosääntö 29.3.2010, 7. luku: erinäisiä säännöksiä § 66 projektit)

Erityisiä tehtäviä varten voidaan asettaa projekteja määräajaksi kaupunginhallituksen, lau­takunnan, johtokunnan, viraston tai laitoksen alaisuuteen.

 

Projektin asettamisesta päättää toimialallaan kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, apu­laiskaupunginjohtaja, lautakunta ja virastopäällikkö sekä johtokunta. Projektin asettajan on asettamispäätöksessä määrättävä kaupunginhallituksen antamia ohjeita noudattaen projektin johtamisesta, organisaatiosta ja vastuusuhteista sekä osoitet­tava projektin käyttöön varat.

 

Omistaja

Projektin omistajana toimii viranhaltija. Omistaja on vastuuhenkilö, jolla on kokonaisvastuu projektista. Omistaja on taho, jolla on suurin intressi projektin toteuttamisessa ja tulosten hyö­dyntämisessä. Omistaja määritellään projektin asettamispäätöksessä. Omistaja tai hänen määräämänsä toimii projektin ohjausryhmän puheenjohtajana. Myös kehittämisellä pitää olla omistaja.

 

Projekti eli hanke

 

Projekti on tapa järjestää työn tekeminen. Se sopii työvälineeksi etenkin, jos toiminta on uutta, erityisen haasteellista tai yksikkö- ja organisaatiorajat ylittävää. Projektin tulee aina olla kiinteästi sidoksissa perusorganisaatioon. Projekti on kertaluonteinen. Sillä on sovittu tarkoitus, aikataulu ja resurssit. Projektilla on jär­jestetty ohjaus ja seuranta sekä usein myös erillinen organisaatio mm. projektin johtaja/toteuttaja.

 

Prosessi

 

Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi. Prosessi on toistuva. Lisätietoja prosessien hallinnasta löytyy kaupungin intranet-sivuilta.

 

Projektimainen työskentely

 

Projektimaista työskentelyä käytetään silloin, kun ei ole tarpeen asettaa projektia, mutta hyödynnetään projektin työtapoja. Projektimainen työskentely toteutetaan ja johdetaan usein linjajohdon alaisuudessa ja linjaorganisaation resursseilla. Projektimaista työskentelyä voidaan soveltaa myös asioiden valmistelutyöhön yleensä, jolloin sen avulla voidaan mm. keventää lausuntomenettelyä ja lyhentää siten valmisteluun tarvittavaa aikaa.

 

Projektiohjaus ja -hallinta

 

Projektiohjaus ja –hallinta viittaa systemaattiseen tapaan ohjata ja hallita projektia. Ohjausvastuu on aina linjaorganisaatiolla.

 

Hankkeen toimijoiden on miellettävä toimintatapansa kokonaisuutena, johon kuu­luu projektin suunnittelu- ja ohjaustaitoja, ympäristön ja erilaisten sidosryhmien huomioon ottamista, erilaisia johtamiskäytäntöjä sekä toteuttamiseen liittyvää asiantuntijaosaamista.

 

Projektilajit

Projekteja on monenlaisia. Tyypillisiä projekteja Turun kaupungissa ovat tuotekehitys- ja palveluprojektit (uuden tuotteen tai toimintamuodon järjestäminen asiakkaalle), toiminnan kehittämisprojektit (työkäytäntöjen, johtamisen ja organisaation kehittäminen), it-projektit (toiminnan kehittämiseen sisältyy it-osuus) tapahtumaprojektit, investointiprojektit ja tutkimusprojektit.

 

Projektisalkku

 

Projektisalkku muodostuu joukosta projekteja. Projektit tuottavat yhdessä strategisten tavoitteiden pohjalta muodostetun ylemmän tason tavoitekokonaisuuden (esim. ohjelman) mukaiset tulokset sovituilla resursseilla. Projektisalkkuja voi olla yksi tai useampi. Projektisalkkua muutetaan tavoitteiden eri vaiheissa toimintaympäristön muutosten ja tarpeiden mukaan. Projektisalkussa suunnitellaan projektien sijoittuminen ajallisesti eri vaiheissa.

3. Linjaorganisaatio projektitoiminnassa

 

Kehittäminen etenee pääpiirteissään tiettyjen päätöksentekopisteiden kautta. Jokaisen tehtäväkokonaisuuden tai vaiheen välissä on päätöksentekopiste, jossa päätetään seuraavaan vaiheeseen siirtymisestä. Jokaisessa vaiheessa ja päätöksentekopisteessä kehittäminen voidaan keskeyttää ja tulee keskeyttää, mikäli esim. arvioidut tulokset eivät tule toteutumaan.

 

Linjaorganisaatio ja -linjajohto vastaavat kohtien 1 – 6 tehtävistä ja toimenpiteistä. Vastuuta ei voi siirtää yksittäisen kehittämiskohteen toteuttajalle esim. projektin johtajalle.

 

 

1. Tarpeen määrittely ja omistajan tai vastuuhenkilön nimeäminen

 

Kehittämisen käynnistäminen perustuu havaittuun tarpeeseen. Kehittämiselle tulee aina määritellä vastuuhenkilö tai omistaja.

 

Tarpeen määrittelyn tehtäviä:

 

·idean edelleen kehittäminen

·yhteistyömahdollisuuksien kartoittaminen

·vaihtoehtoisten ratkaisujen tunnistaminen ja niiden vaikutusten ja kustannusten arviointi ja vertailu

·muiden päättyneiden hankkeiden tuotoksien ottaminen huomioon

 

2. Kehittämiskohteen rajaus

 

Kehittämiskohteen rajauksen tehtäviä ovat esim. seuraavat:

·kehittämiskohteen valinta ja tavoitteen täsmentäminen: MITÄ tehdään ja MIKSI on tarpeellinen (LIITE: projektisuunnitelma).

·kaupunkitason linjausten todentaminen

·nykytila ja toimintaympäristö

·aiemmat projektit

·kohteen ja laajuuden määrittely

·keskeiset tuotokset (lisätietoa tuotoksista saat VTT Timo Aron oheismateriaalista)

·hyöty/vaikuttavuustavoitteiden ja mittarien asettaminen

·alustava kustannusarvio (myös projektin jälkeisistä kustannuksista)

- kustannustehokkuus ja panos-tuotos –suhde analysoidaan esim. erilaisia taloudellisia tms. tunnuslukuja käyttäen

·alustava aikataulu

·organisaatio

·neuvottelut rahoittajien ja yhteistyökumppaneiden kanssa

 

3. Kehittämiskohteista päättäminen ja niiden priorisointi

 

Kehittämistarpeita on yleensä enemmän kuin mitä voidaan toteuttaa. Kehittämiskohteista päättämistä helpottaa strategisten linjauksien määrittely siten, että niistä on johdettavissa selkeitä kehittämisen painopistealueita.

 

Priorisoinnin merkitys korostuu erityisesti silloin kun resursseja on niukasti. Resursseja ovat esim. kehittämisrahat, kehittämiseen sidottavat henkilöt tai aika.

 

Valmistelun alusta alkaen on ensiarvoisen tärkeää varmistaa sidosryhmien tuki aiotulle kehittämiselle.

 

Kehittämiskohteista päätetään organisaation eri tasoilla. Tietyt kehittämiskohteet voidaan ja pitää päättää yhden hallinnon/toimialueen tai sen osan sisällä, jotkut taas edellyttävät konsernitasoista päätöksentekoa.

 

4. Kehittämiskohteen toteutuksen varmistaminen ja suunnittelun johtaminen

 

Linjaorganisaatio luo edellytykset kehittämiskohteen onnistuneelle toteutukselle. Tämä tarkoittaa sekä riittävää suunnittelua että tarvittavia resursseja.

 

Linjaorganisaation vastuulla on hankkia tarvittavat resurssit kehittämiskohteelle: ihmiset, rahat, työvälineet, tilat jne. Asiantunteva suunnittelu lisää onnistumisen todennäköisyyttä.

 

Mikäli kehittämiskohteelle haetaan ulkoista rahoitusta, edellyttää rahoittaja lähes aina yksityiskohtaista suunnittelua jo ennen organisaation muodollista päätöstä kehittämishankkeen aloittamisesta.

 

Kehittämishankkeen suunnittelu on suositeltavaa jakaa kahtia. Tällöin projekti asetetaan kehittämiskohteen rajauksen jälkeen, ennen yksityiskohtaista suunnittelua. Asettamisesitykseen liitetään omistajan johdolla laadittu alustava projektisuunnitelma eikä vielä koko suunnitelmaa.

 

Suunnittelun osittamisen tarkoituksena on optimoida tehtävän työn määrä suhteessa päätöksenteossa tarvittavaan tietoon. Tällöin vältetään turha työ, mikäli projektia ei mahdollisesti päätetäkään asettaa tai tarvittavaa ulkopuolista rahoitusta ei saada.

 

Henkilöstöasiat

 

Projektisuunnitelmaa laadittaessa päätetään projektin henkilöstöresursseista. Avainhenkilöresurssit tulisi löytää ensisijaisesti projektin toteuttavasta organisaatiosta. Näin varmistetaan projektin tuloksellinen eteneminen ja kiinnittyminen emo-organisaatioon sekä projektin tuloksien jalkauttaminen operatiiviseen toimintaan.

 

Projektiin nimetään usein projektin johtaja/toteuttaja. Projektin toteuttajalta edellytetään projektiosaamista, prosessien ja toimintaympäristön tuntemusta sekä yhteistyö- ja viestintätai­toja (Liite: roolit ja tehtävät).

 

Jos henkilöstö toimii projektissa omien tavanomaisten virka-/työ-tehtäviensä ohella, ei palkkauksen suuruudesta projektin asettamispäätöksen yhteydessä tar­vitse erikseen päättää, koska asianomaiset toimivat edelleen omissa viroissaan/ työtehtävissään ja tehtäväkohtainen palkka säilyy samana.

 

Mikäli työtehtävien vaativuustaso projektissa toimimisen vuoksi kasvaa, voidaan tehtäväkohtaista palkkaa tehtävien vaativuuden muuttuessa tilapäisesti korottaa (KVTES II luku 5 § 2 mom. ja Khhal 11.4.2006 § 131).

 

Projektissa toimivan henkilökunnan palkkauksen tulee noudattaa vastaavan tyyp­pisissä tai tasoisissa tehtävissä työskentelevän vakinaisen henkilökunnan palkka­uksen tasoa.

 

Erikseen perusteltavissa olevista syistä voidaan, esim. projektin mer­kittävästä laajuudesta, monimutkaisuudesta, tehtävien vaativuudesta tai suuresta vastuusta johtuen, poiketa tästä tasosta. Virka-/työtehtävistä vapauttami­nen ei ole automaattinen peruste tehtäväkohtaisen palkan korottamiselle, ellei siihen löydy selkeitä edellä mainittuja perusteita. Ennen projektin asettamista tulee projektihenkilökunnan palkasta pyytää henkilöstön vastuualueen lausunto.

 

KVTES:in II luvun 15 §:n mukaan työntekijän/viranhaltijan, joka työskentelee mää­räaikaisessa projektissa, jonka toiminta perustuu kunnan/kuntayhtymän pääosin ulkopuolisesta rahoituksesta tulevaan määrärahaan, palkka voidaan määritellä ko­konaispalkkana ilman henkilökohtaista lisää tms. lisiä.

 

Jos viranhaltija toimii omien virkatehtäviensä ohella projekteissa siten, että hä­nen tavanomaiset työtehtävänsä muuttuvat sisällöltään ja/ tai työajan ajalliselta jakaumalta, edellyttää tämä päätöstä määräaikaisesta virantoimitus-velvollisuuden muuttamisesta.

 

Mikäli kyse on työsuhteisen henkilön työtehtävien sisällön merkittävästä muutta­misesta, tulee tähän saada työntekijän suostumus.

 

Kaupungin sisäiset palkkaamista koskevat menettelytapaohjeet on tarkistettava ennen henkilöstön palkkaamista. Virka- ja työvapaan myöntämisestä määrätään hallintosäännön 53 - 54 §:ssä.

 

Projektin asettamisesta on määrätty hallintosäännössä (LIITE: asettamisesitys).

 

5. Kehittämisen toteutuksen johtaminen ja resursointi

 

Usein projekti tai projektimainen työskentely toteuttaa halutun kehittämistoimenpiteen. Linjaorganisaation tehtävänä on johtaa ja ohjata sen toteutusta.

 

Linjaorganisaatio perustaa projektin ohjauksen tueksi ohjausryhmän. Ohjausryhmä ohjaa, valvoo toteutusta, kehittää projektia sekä antaa asiantuntija-apua projektille. Ohjausryhmä määrittelee tarkistuspisteet, joissa ote­taan kantaa projektin kehitykseen. Ohjausryhmälle raportoidaan mm. projektin kustannukset, toiminta ja tulokset.

 

Ohjausryhmällä ei ole kuntalain tarkoittamaa päätösvaltaa. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii projektin omistaja tai hänen määräämänsä.

 

Ohjausryhmän ei tarvitse olla erillinen projektia varten muodostettava ryhmä, vaan ohjaavan roolin voi ottaa esim. johtoryhmä. Erityisesti silloin, kun projekti koskettaa yhtä hallinnon alaa/toimialuetta tai sen osaa, tulee hyödyntää organisaatiossa jo toimivia johto- tms. ryhmiä.

 

Sidosryhmien tuen varmistaminen toteutuksen ja koko kehittämisen ajan on yksi tärkeimmistä linjaorganisaation tehtävistä ja edellytys kehittämisen onnistumiselle.

 

6. Hyötyjen käyttöönoton johtaminen ja hyötyjen osoittaminen

 

Kehittämisen hyödyt toteutuvat usein vasta projektin tai projektimaisen työskentelyn päättymisen jälkeen, sitten kun tulokset ja tuotokset on siirretty linjaorganisaatioon ja otettu siellä täysimittaisesti käyttöön.

 

Linjajohdon tulee mm.

 

·käsitellä tulokset linjaorganisaatiossa

·johtaa projektin tuottamien ratkaisumallien käyttöönotto

·saada aikaan tavoitellut hyödyt ja osoittaa ne

 

Kehittämisessä syntyvät innovaatiot ja kehittämistulokset muodostavat hyviä käy­täntöjä, jotka siirretään sisäisen ja ulkoisen viestinnän keinoin kaupungin omaan organisaatioon osaksi yhteistä tieto- ja kokemusvarantoa.

 

4. Projektimainen työskentely

 

Linjaorganisaation rooli ja tehtävät ovat samanlaiset projektissa ja projektimaisessa työtavassa. Linjajohdolla on aina vastuu tarpeen määrittelystä ja toimeksiannon sisällöstä, toteutuksen onnistumisesta ja sidosryhmien tuesta, käytännön työstä sekä hyötyjen käyttöönotosta.

 

Projektimaisessa työskentelyssä tehtävän suorittaminen voi perustua erilliseen toimeksiantoon tai ennalta määriteltyyn työrutiiniin.

 

Vaikka projektimaisessa työskentelyssä ei asettaa projektia, tulee tehtävä määritellä ja rajata etukäteen sekä huolehtia tehtävän suorittamisen edellyttämistä resursseista.

 

Sekä projektimainen työskentely että projekti edellyttää vastuuhenkilöä, joka käytännön tasolla organisoi työn suunnittelun, toteutuksen ja päättämisen linjaorganisaation alaisuudessa.

 

Projektin eri vaiheissa kuvatut tehtävät ovat samat projektimaisessa ja projektityöskentelyssä. Tietyt vaiheet ja tehtävät voidaan projektimaisessa työskentelyssä toteuttaa perustellusti projektia kevyemmin.

 

Projektisuunnitelman sijaan projektimaiseen työskentelyyn laaditaan tarvittaessa työsuunnitelma.

 

Työsuunnitelma sisältää minimissään:

 

·työn rajauksen ja perustelut

·vaiheistetun tehtäväluettelon

·aikataulun

·osaamistarpeen kartoituksen ja henkilötyöarviot

·talousarvion

 

Tarvittaessa voidaan työsuunnitelmaan sisällyttää esim. riskienhallinnan ja viestinnän suunnitelmat. Tavoitteena on kuitenkin se, että tarvittava asiantuntemus otetaan huomioon työn kuluessa siten, että esim. erilaisten lausuntojen tarve minimoidaan.

 

Erillinen ohjausryhmä muodostetaan tarvittaessa. Projektimaisen työskentelyn vastuuhenkilö voi myös toimia perusorganisaation johdon ja ohjauksen alaisuudessa, ellei muuhun ole tarvetta.

 

Projektimaisen työskentelyn edistymistä ja tuloksellisuutta tulee seurata ja johtaa aivan samoin kuin projektinkin. Seuranta- ja raportointitavat ja - tiheys sovitaan työn käynnistyessä.

 

Toteutuksessa mm. arkistoinnissa noudatetaan kaupungin normaalia ohjeistusta.

 

Vastuuhenkilö laatii linjajohdolle arvion erilliseen toimeksiantoon perustuvien tehtävien onnistumisesta ja mahdollisista kehittämistarpeista. Linjajohdon tulee käyttää sitä pohjana jatkuvan projektimaisen työskentelyn kehittämisessä. Työrutiiniin perustuvassa työskentelyssä arviot annetaan esimerkiksi kehityskeskustelujen yhteydessä.

 

Työskentelyn tulokset luovutetaan lopuksi linjaorganisaatiolle, aivan samoin kuin projektissa, minkä jälkeen työ päättyy.

II Projektin toteuttajan ohje

 

5. Projekti

 

Projekti tai projektimainen työskentely toteuttaa rajatun kehittämiskohteen määrämuotoisesti. Projektin merkitys koko kehittämisen/projektitoiminnan elinkaaressa on pieni. Se ajoittuu päällekkäin linjaorganisaation tehtävien neljä ja viisi kanssa. Linjajohdon vastuut ja tehtävät alkavat jo ennen projektin käynnistymistä ja jatkuvat projektin päättymisen jälkeen.

 

Projekti voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen: suunnitteluun, toteutukseen ja päättämiseen.

 

Suunnittelu

 

Vaikka vastuu suunnittelusta on linjaorganisaatiolla, toteuttaa työn käytännössä projektiin valittu johtaja/toteuttaja. Projektin ohjausryhmä hyväksyy suunnitelman.

 

Projektin suunnittelu toteutetaan tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Suunnitelman sisältö riippuu projektin luonteesta ja mm. rahoittajan vaatimuksista (katso sivut 3 ja 4).

 

Projektisuunnitelma (liite: projektisuunnitelma), sisältää mm.

 

1. kehittämisen rajauksessa määritellyt kohdat,

2. projektin rajauksen,

3. yksityiskohtaisen, vaiheistetun, aikataulutetun ja vastuutetun työsuunnitelman laadinnan,

4. tarkennetun talousarvion,

5. tarvittavat rahoitushakemukset,

6. riskienhallinnan- viestinnän- (ja laadunvarmistus)suunnitelman sekä

7. tuotteistamis- ja markkinointisuunnitelman tai hyödyntämissuunnitelman

 

Projektin johtajan/toteuttajan tehtävät suunnitteluvaiheessa ovat mm:

 

·varsinaisen projektisuunnitelman työstäminen ja projektin toteutetta­vuuden kuvaaminen, pääpaino kysymyksissä: MITEN projekti toteutetaan ja KUKA toteuttaa

·projektin dokumenttien hallinnan ja arkistoinnin suunnittelu

·yhteistyökumppaneiden sitouttaminen suunnitteluun yhdessä linjaorganisaation kanssa ja mahdollisten kumppanuussopimusten allekirjoittaminen

·mahdollisesti tarvittavien rahoitushakemusten kokoaminen sekä

·ulkopuolisten rahoituspäätösten varmistaminen

 

Suunnittelulla varmistetaan projektin toteutuksen onnistunut läpivienti. Suunnitteluvaihteen lopuksi päätetään projektin virallisesta asettamisesta ns. asettamispäätöksellä. Asettamispäätöksessä määritellään projektin vastuuhenkilön tai vastuuhenkilöiden toimivallan rajat. Pääsääntöisesti projektipäätökset tehdään ko. toimielimen tai viranhaltijan toimivaltuuksien puitteissa, edellyttäen, että projektille on budjetoitu tarvittavat määrärahat. Päätöstason ratkaisee projektilta edellytettävän omarahoitusosuuden suuruus.

 

Kun projekti toteutetaan poikkihallinnollisesti, alueellisesti, seudullisesti, ylimaakunnallisesti tai kansainvälisesti, on osapuolten välille laadittava kumppanuussopimus, jossa sovitaan vastuista, tehtävistä, kustannuksista ja laitteista.

 

Toteutus

 

Projektin käytännön toteutuk­sesta vastaa projektin johtaja/toteuttaja.

 

Projektin johtajan/toteuttajan tukena toimii tavallisesti ohjausryhmä. Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata, valvoa ja kehittää projektia. Ryhmän sihteerinä toimii usein projektin johtaja/toteuttaja.

 

Toteutusvaiheessa projektin johtajan/toteuttajan tehtävät ovat mm. seuraavat:

 

·projektiorganisaation kokoaminen

·toimijoiden kiinnittäminen toteuttajaverkkoon

·toiminnan käynnistäminen ja toteuttaminen

·tuotosten mallintaminen ja niiden levittämisen aloittaminen

·yhteydenpito sidosryhmiin

·projektin ohjaus operatiivisella tasolla

 

Mikäli kyseessä on projekti, jossa on mukana muita osapuolia, tulee osapuolten vastuut ja oikeudet määritellä kirjallisesti viimeistään projektia käynnistettäessä. Kirjallisesti on määriteltävä mm. se, miten menetellään tilanteissa, jossa rahoittaja ei hyväksy kaikkia kustannuksia tukikelpoisiksi tai tilanteissa, joissa joudutaan palauttamaan saatuja tukia. Lisäksi sovitaan, miten menetellään projektille mahdollisesti hankitun kaluston ja muun käyttöomaisuuden kanssa sen päätyttyä.

 

Toteutusvaiheen keskeiset tuotokset ovat seuraavat:

 

Projektin sisältöä kuvaavat

·tuotos- ja tulosdokumentit: asiakasprosessi, organisaatiokaavio jne.

·toteutuksen kuluessa päivittyvät tuotteistamis- ja mallintamissuunnitelmat

 

Projektin ohjaukseen liittyen

·toteutusvaiheen arvioinnit

·muu tarvittava projektidokumentointi

·ohjausryhmän asialistat ja pöytäkirjat

·seuranta- ja tilanneraportit

 

Projektisuunnitelma ja -aikataulu päivitetään sitä koskevien päätösten mukaisiksi projektin edetessä. Projektidokumentit arkistoidaan projektien arkistointiohjeen ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti sekä rahoittajien edellyttämällä tavalla.

 

Projektin toteuttaminen dokumentoidaan projektisuunnitelman mukaisesti. Projek­tihenkilöstö ylläpitää (sähköistä) projektikansiota, johon kootaan projektin asiakir­jat.

 

Projektikansio sisältää mm. seuraavat alkuperäiset tai kopioidut asiakirjat:

 

·projektin esisuunnitelman, projektisuunnitelman ja siihen mahdollisesti tehdyt muutokset

·rahoitushakemuksen ja päätöksen ja niiden mahdolliset muutokset

·asettamispäätöksen

·ohjaus- ja johtoryhmän pöytäkirjat

·muistiot ja muun kirjeenvaihdon

·hanke- ja projektisopimukset

·hankintapäätökset

·tositteet tai viittaukset niihin

·mahdolliset maksatushakemukset ja niihin liittyvät tilintarkastajan lau­sunnot

·mahdolliset väliraportit, loppuraportin sekä lopputilityksen

 

Osa projektidokumenteista arkistoidaan kaupungin sisäisten ohjeiden mukaisesti päättäjän arkistoon, esim. projektin asettamispäätös. Hankintapäätöksien, sopimuksien, tositteiden jne. arkistoinnissa noudatetaan kaupungin sisäisiä ohjeita sekä mahdollisen ulkopuolisen rahoittajan päätöksiä. Arkistointisuunnitelmassa on ohjeistettu arkistoimaan edellä mainitut dokumentit kopioina projektin arkistoon.

 

Mahdolliset väli- yms. raportit kootaan asettamispäätöksen mukaisesti ja niihin lii­tetään tarvittaessa tilintarkastajan lausunto. Hanketta koskevat raportit käsitellään ja hyväksytään ohjausryhmässä ja esitetään rahoittajille.

 

Päättäminen

 

Projektin johtajan/toteuttajan tehtävät ovat mm. seuraavat:

 

·kokemusten kokoaminen

·projektikansion arkistointi

·loppuarvioinnin tekeminen/toteuttaminen/organisointi

·loppuraportin laatiminen ja hyväksyttäminen projektin asettajalla ja ohjausryhmällä.

·projektin tulosten luovuttaminen linjaorganisaatiolle

 

Päättämisvaiheen keskeiset tuotokset ovat:

 

loppuraportti (LIITE loppuraportti), joka sisältää mm.

 

·arvion projektin tavoitteiden saavuttamisesta

·projektin merkityksen analysoinnin

·projektin jälkeen tehtäväksi jätetyt työt

·resurssien toteutuneen käytön

·jatkotoimenpide-esitykset

·tarkennetun suunnitelman tai selvityksen projektin tuloksien jalkauttamisesta toimintaan

 

Loppuraportin tärkeimpiä elementtejä ovat tarkennettu suunnitelma tai selvitys projektin tulosten hyödyntämistä, ylläpidosta ja kehittämisestä projektin jälkeen kaupungin normaalissa toiminnassa. Erityisesti toiminnallisten ja taloudellisten hyötyjen selvittämiseen on kiinnitettävä huomiota.

 

Loppuraportti toimitetaan projektin asettajalle. Ohjausryhmä hyväksyy loppuraportin.

 

projektikansio

 

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat mm.

·projektihakemukset ja päätökset

·ohjaus- ja johtoryhmän pöytäkirjat

·tiedotusmateriaali

·projektin suunnitteluun liittyvät asiakirjat

·projektin raportointiin liittyvät asiakirjat

 

Projektin päätyttyä arkistoidaan sen asiakirjat kulloinkin voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäväksi määräämät asiakirjat on tulostettava paperille ja arkistoitava.

 

Paperimuodossa säilytettävät asiakirjat siirretään arkistoon ohjeiden mukaan järjestettynä ja luetteloituna. Mikäli osa projektin asiakirjoista säilytetään vain sähköisenä, on sovittava näiden asiakirjojen tietopalvelusta ja hävittämisestä niiltä edellytetyn säilytysajan päätyttyä.

 

5.1 Taloushallinto ja hankinnat

 

Projektin voi käynnistää vain, jos sille on osoitettu määrärahat. Päätökset rahoituksesta on tehtävä ennen projektin käynnistämistä.

 

Toiminnan tulee olla suunnitelmallista ja siten mahdollisimman pitkälle etukäteen tiedossa ja budjetoitua.

 

Projekti kohdennetaan sinne, missä päävastuu sen toteuttamisesta sijaitsee. Projektin menot ja tulot budjetoidaan omaan talousarviokohtaansa.

 

Kaupunginhallituksen päätöksellä siirtää tilikauden talousarviomäärärahoista alkurahoitus vain uudelle projektille. Projektin jatkorahoitus seuraavana vuonna tulee budjetoida oikeaan paikkaan asianomaiseen hallintokuntaan.

 

Työllistämishankkeita rahoitetaan varausmäärärahatililtä, jolta voidaan tarvittaessa siirtää kaupunginhallituksen päätöksellä määrärahoja uusiin työllistämis­hankkeisiin. Tilin määrärahoja käytetään vain työllistämisprojekteihin.

 

Projektista päävastuussa oleva toimielin sisällyttää projektin talousarvioonsa. Tarvittaessa projektista muodostetaan oma erillinen tulosyksikkö tai alue/organisaatiotili. Kirjanpidon tiliöinnistä vastaa ao. hallintokunta.

 

Ulkoista rahoitusta saavien projektien osalta selvitykset omarahoitusosuuden laskentaperusteista, tuntimääristä, tuntipalkoista ja tiloista dokumentoidaan selkeästi siten, että ao. perusteet ovat tarvittaessa todennettavissa myöhemmin. Oman työpanoksen kustannukset (= in kind) kirjataan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti projektin toimintamenoiksi rahoittajan edellyttämin perustein.

 

Projektin asettamispäätös lähetetään tiedoksi kaupungin talouspalvelukeskukseen.

 

Jos maksatus suoritetaan eri tilikaudella kuin mihin meno kohdistuu, on siitä tehtävä siirtosaamisilmoitus kirjanpitoon. Mikäli tilityksen ja maksatushakemuksen loppusummat ovat erilaiset, on siirtosaamisia oikaistava.

 

Projektin talousarvion seurannasta ja toteutumisesta vastaa projektin johtaja/toteuttaja. Ta­louden seurannan on oltava säännöllistä ja ajantasaista. Muiden projektia rahoitta­vien tahojen mahdollisesti edellyttämästä talousseurannasta päätetään hankkeen suunnitteluvaiheessa.

 

Tärkeimmät taloutta ohjaavat säännöt löytyvät JoutseNetistä.

 

Projekteissa noudatetaan hankintalakia ja kaupungin hankintoja koskevia menettelytapa- yms. ohjeita. Myös hallintosäännön (kv 29.3.2010 § 58) 39 §:n määräykset hankinnoista tulee huomioida. Muista noudatettavista ohjeista tärkeimpiä ovat mm. irtaimiston hallintaa ja rekisteröintiä koskevat ohjeet (hallintojohtaja 2.8.2001 § 116).

 

Projektitoiminnassa tulee hyödyntää Turun kaupungin omaa palvelutuo­tantoa ja –keskuksia. Mahdollisista sisäisistä veloituksista vastaa ko palveluntarjoaja (kts. intranet sivut soten ohjeet_sisäiset veloitukset).

 

5.2. Tuotteistaminen ja markkinointi

 

Tuotteistaminen tarkoittaa toiminnan tai palvelun yksinkertaistettua kuvattavissa tai mallinnettavissa olevaa määrittelyä, suunnittelua tai rakenteen luomista. Palvelu paloitellaan tällöin erilaisia tarpeita vastaaviin tuotteisiin, jotka yhdessä muodostavat tuote- tai palvelukonseptin.

 

Tuotteella on oltava nimi, sisältö, tarve ja kysyntään perustuva asiakas; aina on tiedettävä, kenelle tuotetta kehitetään ja mihin tarpeeseen tuote perustuu. Tuotteistettuja palveluita tarjotaan ja markkinoidaan eri kohderyhmille kohdennetusti. Tuoteajattelu edellyttää reagointia toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja ennakoivaa kehittämisotetta, jossa on otettava hallittuja riskejä epäonnistumisenkin uhalla.

 

Tuotteen ja palvelun sisällöllisen eron on eroteltavissa toisistaan uusien projektikäytäntöä koskevien selvitysten mukaan (vrt. VTT Timo Aro ”ESR-projektien HYVÄT KÄYTÄNNÖT- käsikirja 2005).

 

Tuotteistaminen on välttämätön elementti projektin ”työkalupakissa” silloin kun projektissa kehitetään esim. organisaatiossa käyttöön otettava uusi toimintatapa tai palvelu. Sen tuloksena toimintojen väliset vastuualueet selkiytyvät ja tarpeettomat toiminnat karsiutuvat. Tuotteistaminen edellyttää tarkkaan kuvattuja prosesseja sekä toimivaa seurantaa ja raportointia. Tuotteistaminen on edellytys markkinoinnissa ja tuloksien hyödyntämisessä pysyväksi toiminnaksi. Tuotteistamisella voidaan saada toimintaan ja hallintoon lisää tehoa, jolloin uuden oppiminen ja laatuajattelu helpottuu.

 

Tuotteistamisprosessi aloitetaan välittömästi hankkeen käynnistyttyä. Projektin tuotteista tehdään markkinointisuunnitelma, jonka avulla hyviä tuotteita, palvelukäytäntöjä voidaan myydä ja valtavirtaistaa kaikkien hallintokuntien ja muiden kuntien käyttöön.

5.3 Arkistointi

 

Projektin johtaja/toteuttaja vastaa siitä, että projektin hallinnollisten asiakirjojen kirjaaminen on järjestetty ja projektin arkistointi on suunniteltu ja arkistovastuuhenkilö on nimetty.

 

Projektin asiakirjojen kirjaamista ja arkistointia koskevat ohjeet löytyvät JoutseNetin säännöstön arkistotoimea koskevasta kohdasta. Arkistonmuodostussuunnitelma on tallennettu Alli-sovellukseen. Myös projektin rahoittaja saattaa antaa ohjeita asiakirjojen säilyttämisestä.

 

Projektin arkistonmuodostuksen suunnittelu on syytä tehdä projektin alkaessa. Suunnittelussa tarvittavia neuvoja ja opastusta saa keskushallinnon asianhallinnasta ja projektin omistavan hallintokunnan arkistovastuuhenkilöltä.

 

5.4 Arviointi

 

Projektin toteutumista ja sen tavoitteiden toteutumista arvioivat ohjausryhmä ja omistaja. Projektia arvioidaan koko ajan projektin edetessä suunnitelmavaiheesta hankkeen kuluessa tehtävään arviointiin ja projektin päätyttyä tehtävään loppuraporttiin.

 

Arvioinnilla kirkastetaan projektin tavoitteita, huolehditaan aikatauluista toteutussuunnitelman mukaisesti. Arviointi voi olla itsearviointia tai ulkoista arviointia. Itsearviointia on tehtävä kaikissa projekteissa ja ulkoista arviointia tarpeen mukaan.

 

Itsearviointi on mm. projektin vastuuhenkilöiden työkalu, mikä auttaa päivittäisten päätösten teossa. Itsearvionnilla päästään reflektiivisesti kiinni asioihin, jotka eivät välttämättä näy tai tarvitse näkyä ulospäin.

 

Ulkoisen arvioinnin tulisi olla toiminnallista, kriittistä ja vuorovaikutteista, joka kattaa koko projektin elinkaaren. Ulkoisella arvioinnilla selvitetään suunnitelmallisuuden onnistumista, organisoitumista, verkostoyhteistyötä, tulostavoitteiden saavuttamista, innovatiivisuutta sekä asiakkaiden ja sidosryhmien kokemuksia projektin vaikuttavuudesta ja tuloksista. Mikäli arvioinnissa käytetään jotain ulkopuolista tahoa, voidaan tältä edellyttää myös koulutusta, konsultointia ja ohjausta asiakas- ja verkostoprosessien kuvaamiseen sekä tuotteistamiseen ja markkinointiin.

 

5.5 Kaupungin sisäinen säännöstö

 

Mikäli asettamispäätöksestä ei muuta johdu, noudatetaan projektin operatiivisessa toiminnassa kaupungin hallintosääntöä sekä ao. johto- ja toimintasääntöä, joiden mukaisesti päätöksenteko tapahtuu.

 

5.6 Riskienhallinta

 

Riskienhallinta avulla voidaan vähentää tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää epävarmuutta projektin aikana. Projektin suunnitteluvai­heissa arvioidaan sen mahdolliset riskit ja niille tarvittavat hallintakeinot. Olennai­sinta on tehdä kattava riskianalyysi ja analysoida projektin riskit aina ennen uuden projektivaiheen alkua.

 

Kaupungin riskienhallintaopasta ja siihen sisältyviä lomakkeita voidaan hyödyntää riskien arvioinnissa (riskienhallintaopas Kp/10 04.01.2010 § 1). Riskienhallinnan suunnittelussa käytetään apuna yleisiä menetelmiä mm. SWOT-analyysiä. Riskienhallintaoppaan lisäksi noudatetaan hallinkuntakohtaisia riskienhallintaa koskevia ohjeita.

 

5.7 Viestintä

 

Projektin johtaja/toteuttaja vastaa siitä, että projektille laaditaan tarvittaessa erillinen viestintäsuunnitelma, johon sisältyy mm.:

 

·viestinnän tavoitteet

·viestinnän sisäiset ja ulkoiset kohderyhmät

·työkalut ja menetelmät (esitteet, tiedotteet, internet, sosiaalinen media, intranet yms.)

·toteutus ja aikataulu

·visuaalinen ilme

·kytkeytyminen kaupungin viestinnän kokonaisuuteen

·suunnitelman toteutukseen tarvittavat ulkopuoliset asiantuntijapalvelut.

 

Keskushallinnon strategian- ja viestinnän vastuualuetta ja hallintokuntien tiedotustoimintaa tulee hyö­dyntää ja varmistaa, että projekteja koskevat esite- yms. aineistot ovat saatavissa ja käytettävissä myös Turun kaupungin yleisen viestinnässä, tiedottamisessa ja edunvalvonnassa.

 

Viestinnässä tulee huomioida kaupungin yleiset ohjeet sekä mahdolliset hallintokuntien omat ohjeet. Eu-projektien visuaalisen ilmeen osalta on aina huomioitava niille asetetut erityisehdot.

LIITTEET

 

 

I MALLIPOHJAT

 

 

1. Asettamisesitys

 

 

Projekti käynnistetään asettamisesityksellä/päätöksellä, jossa määritellään mm.

1.projektin aihe

2. projektin aikataulu

3. projektin omistaja (vastuuhenkilö)

4. projektin organisaatio, projektin johtaja/toteuttaja, esim. projektipäällikkö, projektin johtajan sijainen ja muu henkilöstö sekä palkat, valtuudet ja tehtävät (kts. päätettäviä henkilöstöasioita)

5. projektille annetut määrärahat ja henkilöresurssit

6. toimivaltuudet ja mikä toimielin tai viranhaltija tekee ne päätökset, joihin projektin johtajalla ei ole toimivaltaa

7.raportointiaikataulu ja -tavat sekä elimet, joille raportoidaan – ohjaus- ja tms. mahdollinen ryhmä

 

Asettamispäätös tehdään ko. toimielimen tai viranhaltijan toimivaltuuksien puitteissa edellyttäen, että projektille on budjetoitu tarvittavat määrärahat. Omarahoitusosuuden suuruus ratkaisee päätöstason.

 

Päätettäviä henkilöstöasioita:

 

Projektin johtajan/toteuttaja

·kokonaan omista virka-/ työtehtävistään vapautettu tai

·omien tehtäviensä ohella työskentelevä ja/tai projektin toteuttajan ottaminen erillisellä päätöksellä;

·valtuudet (hallinto, henkilöstö, määrärahojen käyttö, talous, hankinnat, sopimukset jne.)

 

Projektissa toimiva muu henkilökunta

·entuudestaan kaupungin palveluksessa oleva henkilökunta joko kokonaan tai osaksi omista virka-/työ-tehtävistään vapautettuna

·määritellään projektissa tarvittava muu tilapäinen ylimääräinen henkilökunta;

 

Palvelussuhde: virka tai toimi, julkista valtaa käyttävä projektihenkilöstö työskentelee virkasuhteessa

 

Palkkausperusteet

 

Tehtävänkuvat

 

Kelpoisuusvaatimukset

 

Asettamisesitykseen liitetään projektisuunnitelma tai alustava projektisuunnitelma. Asettamispäätöksestä tulee ilmetä omarahoitusosuuden ja ulkopuolisen rahoituksen määrät. Lisäksi projektille osoitetut henkilötyö-vuodet on määriteltävä päätöksessä. Esityksestä voidaan tarvittaessa eriyttää kohtia päätettäväksi myöhemmin.

 

2. Projektisuunnitelma

 

Sisältö

 

Tiivistelmä

 

-kuvataan lyhyesti yleisellä tasolla projektin idea, tavoite ja toteutus (tyyliesimerkkejä mm. Johdon tietojärjestelmän projektirekisterissä).

 

1. Tarpeen tausta, lähtökohdat/perusteet, strategioihin sitominen, johdanto

 

kuvataan:

 

-tausta, lähtötilanne, ongelma, kehittämistarve ja projektin kautta haettava ratkaisu.

 

-jatkaako projekti mahdollisesti aiempia kehittämistoimia tai aiemmin toteutettuja projekteja?

 

-mahdolliset samaa aihealuetta koskevat verrokkiprojektit Turussa (muualla Suomessa, Euroopassa), mikäli näitä on tiedossa

 

-hankkeen kytkeytyminen viraston/hallintokunnan sekä Turun kaupungin kehittämisstrategioihin ja toimintasuunnitelmiin (huom. myös laajemmat: seutu, maakunta, kansallinen ja eurooppalainen taso)

 

-todetaan, miksi on päädytty juuri projektimuotoiseen toimintatapaan.

 

2. Toimintaympäristön ja nykytilanteen kuvaus

 

-kuvataan toimintaympäristö ja kohderyhmä

 

3. Päämäärien ja tulostavoitteiden määrittely

 

-kuvataan hankkeen määrälliset ja/tai laadulliset tavoitteet, ensisijaiset ja toissijaiset lisäarvo-odotukset, onnistumisen edellytykset ja epäonnistumisen uhat/riskit

 

-määritellään hankkeen tuloksellisuuden arvioinnissa käytettävät mittarit

 

4. Kohderyhmän ja asiakasmäärien määrittely, ohjautuminen hankkeeseen

 

5. Keskeiset toimenpiteet prosessikuvauksineen

 

6. Aikataulu ja työsuunnitelma

 

-kuvataan hankkeen toiminta, menetelmät ja aikataulu, mieluiten graafisesti aikajanakaaviona

 

7. Hallinnointi, henkilöstö, ohjausryhmä ja organisointi

 

-määritellään hankkeen organisaatio (projektiryhmä, ohjaus- ja/tai seurantaryhmät) sekä eri toimijoiden roolit ja vastuut

 

-määritellään yhteistyökumppanit ja arvioidaan mahdollisuudet Turun kaupungin hallintokuntien rajat ylittävään (sekä seudulliseen, kansalliseen ja EU-tason) yhteistyöhön hankkeessa. Ovatko hankkeessa mukana kaikki ne tahot, joiden toimintasektoreita hanke sivuaa ja jotka ovat valmiita siihen sitoutumaan?

 

8. Arviointi, seuranta, raportointi ja tietojärjestelmien käyttö

 

-kuvataan hankkeen arvioinnin menetelmät ja toteutus (sisäinen/ulkoinen arvointi)

 

-määritellään, miten ja kenelle hanke raportoi toiminnastaan sekä miten hankkeesta tiedotetaan sekä Turussa että kaupungin ulkopuolelle (viestintäsuunnitelma)

 

9. Kustannusarvio ja kustannustehokkuus

 

-laaditaan hankkeen tulo- ja menoarvio sekä määritellään talousseurannan, kirjanpidon ja maksuliikenteen järjestäminen hankkeessa

 

-määritellään mahdollisten Turun kaupungin ulkopuolisten tahojen (rahoittajat, yhteistyökumppanit) mukanaolosta johtuvat hankkeen erityispiirteet ja -vaatimukset

 

10. Tulokset ja arvioidut vaikutukset

 

11. Viestintäsuunnitelma

 

-määritellään, miten ja kenelle hanke viestii toiminnastaan sekä miten hankkeesta tiedotetaan sekä Turussa että kaupungin ulkopuolelle.

 

12. Tuotteistaminen ja markkinointi

 

13. Toimitilat ja laitteet

 

14. Tuloksien hyödyntäminen pysyväksi toiminnaksi

 

3. Loppuraportti

 

Tausta

 

·kuvataan lyhyesti hankkeen tausta/toimintaympäristö, lähtötilanne, kohderyhmä, ongelma/kehittämistarve ja projektin kautta haettu ratkaisu.

 

Toteutus

 

·kuvataan hankkeen toteutuksen eteneminen; sekä odotetut että odottamattomat hankkeen vaiheet verrattuna projektisuunnitelmassa määriteltyyn.

 

Talous

 

·arvioidaan, miten hankkeen toteutus käytännössä vastasi projektisuunnitelmassa määriteltyä tulo- ja menoarviota.

 

Onnistuminen

 

·määritellään, miten projekti onnistui saavuttamaan sille asetetut määrälliset/laadulliset tavoitteet. Millaisia mahdollisesti ennakoimattomiakin tuloksia tai vaikutuksia hanke sai aikaan sekä välittömässä että välillisessä toimintaympäristössään?

 

·arvioidaan projektin ja sen tulosten välittömät/välilliset taloudelliset vaikutukset Turun kaupungille (kustannushyödyt/haitat)

 

·arvioidaan projektin yleistettävyys, siirrettävyys ja arvo ns. hyvänä käytäntönä: hankkeen uutuusarvo, toimivuus ja käyttöarvo mahdollisesti siirrettynä toiseen toimintaympäristöön joko Turun kaupungissa tai kaupungin ulkopuolella sekä tulosten mahdollinen hyödynnettävyys kaupallisesti (=tuotteistaminen)

 

·arvioidaan projektin viestinnän ja tiedotuksen onnistuminen ja sen mahdollinen vaikutus Turun kaupungin ulkoiselle kuvalle

 

·arvioidaan mahdollisen ulkopuolisen partneriyhteistyön mukanaan tuomat hyödyt/haitat.

 

Oppiminen ja tulosten hyödyntäminen

 

·määritellään hankkeen toteutuksessa esiin nousseet kehittämistarpeet sekä mahdolliset uudet toiminta- ja ongelmanratkaisun mallit

 

·laaditaan jatkotoimenpiteitä varten tarvittavat hankkeen tulosten hyödyntämisen ja toiminnan edelleen kehittämisen suositukset sekä parannusehdotukset asiasta vastaavan tahon käsittelyä ja päätöksentekoa varten.

 

II ROOLIT JA TEHTÄVÄT

 

Projektin yleiset roolit

 

Projektin omistaja

 

on yleensä taho, jolla on suurin intressi projektin toteuttamisessa ja tuotoksien hyödyntämisessä. Projektin omistajat nimetään projektikohtaisesti projektin asettamisen yhteydessä. Projektiomistajan termiä lähellä ovat tilaaja ja asiakas. Projektia ei voi käynnistää, ellei projektilla ole omistajaa.

 

Omistaja vastaa projektin tavoitteiden asettamisesta ja projektiajan jälkeisten tulosten saavuttamisesta.

 

Ohjausryhmä

 

on yksittäisen projektin tai laajan projektikokonaisuuden ohjausryhmä. Laajan projektin osaprojekteilla voi olla vielä omat ohjausryhmät. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia projektin merkittävimpänä ohjauksen ja hallinnan elimenä, vastata projektin onnistumisesta sekä toimia projektin toteuttajan tukena. Ohjausryhmä myös viestii projektista ulospäin.

Ohjausryhmä seuraa ja ohjaa projektin etenemistä, kustannus- ja aikatauluraportoinnin sekä vertailemisen avulla. Raportointi on pääasiallisesti poikkeama- ja vertailuraportointia, joka pyrkii paljastamaan poikkeamat suhteessa tavoitteisiin ja suunnitelmiin. Raportoinnin ennakoitavuuteen tulee kiinnittää huomiota.

 

Projektin johtaja/toteuttaja

 

on projektin vetäjä, jonka tehtävänä on johtaa projektin tuotoksien tuottamista. Usein projektin toteuttajan nimikkeenä käytetään projektipäällikköä. Projektin toteuttaja ei vastaa projektin sisällön ja tavoitteiden asettamisesta. Projektisuunnitelma on projektin toteuttajan työsopimus, jossa määritellään hänen valtansa ja vastuunsa projektin vetämisessä.

 

Laajemmissa projekteissa voi olla pääprojekti, joka jakautuu osaprojekteihin. Pääprojektin projektiryhmä koostuu osaprojektien projektien toteuttajista. Ryhmän tehtävänä on pitää projektikokonaisuus hallinnassa ja huolehtia osaprojektien yhteistoiminnan koordinoinnista.

 

Osaprojektin toteuttaja tehtävänä on johtaa osaprojektin tuotoksien tuottamista ja osallistua pääprojektin projektiryhmään. Projektisuunnitelmassa määritellään osaprojektipäällikön valta ja vastuu osaprojektin vetämisessä. Pääprojektin suunnitelmassa määritellään osaprojektin suhde projektikokonaisuuteen. Osaprojektin projektiryhmä koostuu osaprojektin toteuttamisen avainhenkilöistä

 

Projekteissa voi olla em. yleisten roolien lisäksi myös esim. viestintään, kouluttamiseen, hankintaan liittyviä rooleja.

 

Roolit ja tehtävät projektin eri vaiheissa

Omistaja

Vaihe	Tehtävät
Suunnittelu	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Nimeää projektin johtajan/toteuttajan ·Vastaa projektin miehityksestä ja luovuttaa resurssit projektin käyttöön omasta organisaatiostaan ·Luovuttaa (alustavan) projektisuunnitelman ja projektin päätösasiakirjat projektin toteuttajalle ·Vahvistaa ohjausryhmän organisaatiotasolla ·Vastaa suunnitteluvaiheen ohjauksesta, rahoituksen käytöstä, päätöksenteosta ja tuesta ·Kutsuu ohjausryhmään nimetyt henkilöt koolle
Toteutus	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Käynnistää projektin ja varmistaa rahoituksen. Huolehtii kaikkien sopimusten asianmukaisuudesta ·Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ·Vastaa toteutusvaiheen ohjauksesta, rahoituksen käytöstä, päätöksenteosta ja tuesta ohjausryhmässä ·Tekee yhteistyötä projektiryhmän kanssa ja vaikuttaa projektin sidosryhmiin projektin edun vaatimalla tavalla ·Osallistuu tarvittaessa erilaisten näkemyserojen, prioriteetti- ms. asioiden ratkaisemiseen ·Varmistaa ylimmän johdon tuen ja sidosryhmien tuen sekä toimii projektin näkyvänä tukijana ·Hyväksyy ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävät projektin tuotokset
Päättäminen	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ·Hyväksyy ohjausryhmälle hyväksyttäväksi esitettävät projektin lopputuotokset ja projektin päättämisen ·Vastaanottaa projektin tuotokset ja tehtävät

 

Ohjausryhmän jäsen

Vaihe	Tehtävät
Suunnittelu	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Ohjausryhmän jäsenet vahvistavat osallistumisensa henkilötasolla ·Hyväksyy projektisuunnitelman ja antaa luvan siirtyä toteutusvaiheeseen ·Hoitaa ulkoista viestintää ja jokainen jäsen viestii omassa organisaatiossaan ·Luovuttaa omassa päätöksentekovallassaan olevat resurssit projektille ja vastaa niiden käytettävyydestä projektin aikana, eli huolehtii siitä, että avainresurssit ovat projektin käytössä koko keston ajan
Toteutus	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Vastaa projektista, sen toteutuksen onnistumisesta sekä onnistumisen edellytysten luomisesta ·Vastaa tarvittavien päätösten tekemisestä ·Hyväksyy muutostenhallinnan kautta esitellyt muutosehdotukset ·Seuraa projektin edistymistä mm. projektin tilanneraportin avulla ·Tukee projektin toteuttajaa projektin hallinnassa ja toteutuksessa (mm. tukee projektin toteuttajaa projektin riskien hallinnassa ja tekee tarvittavat ennakoivat tai korjaavat toimenpiteet ohjausryhmälle raportoiduista riskeistä (esim. eskalointi eteenpäin organisaatiossa)) ·Hyväksyy projektin tuotokset ja antaa luvan siirtyä päättämisvaiheeseen
Päättäminen	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Hyväksyy projektin loppuraportin ·Esittää oman arvionsa projektin onnistumisesta ·Hyväksyy projektin, projektin tuotokset ja projektin päättämisen ·Luovuttaa projektin tuotokset ja tehtävät omistajalle ·Vastaa omalta osalta hyötyjen käytön projektin jälkeenkin

 

Projektin johtaja/toteuttaja

 

Vaihe	Tehtävät
Suunnittelu	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Vastaanottaa projektin vetotehtävän sekä alustavan projektisuunnitelman ·Vastaa projektin suunnittelusta, organisoi suunnitellun työn ja kokoaa projektiryhmän ·Vastaa projektisuunnitelman sekä sen liitteiden tekemisestä ja ylläpidosta (tehtäväluettelo, riskirekisteri, viestintäsuunnitelma) ·Vastaa projektin resursointisuunnittelusta (tehtäville tekijät) ·Vastaa projektin sisäisestä viestinnästä koko projektin ajan ·Ohjaa projektiryhmän työskentelyä ja tekee tarvittavat tehtäväksiannot kirjallisena projektiryhmälle ja asiantuntijoille ·Valmistelee ja pitää projektiryhmän kokoukset ·Esittelee omistajan hyväksymän projektisuunnitelman ohjausryhmälle hyväksyttäväksi ja ehdottaa siirtymistä toteutusvaiheeseen
Toteutus	·Vastaa Turun kaupungin projektiohjeiden noudattamisesta ·Toimii suunnannäyttäjänä ·Toimii projektiryhmän kannustajana ja motivoijana ·Varmistaa kaikkien osapuolten etujen toteuttamisesta ·Vastaa projektin toteutuksesta ohjausryhmässä hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ·Vastaa projektin resurssien kohdentumisesta, optimoinnista ja käytön seurannasta sekä tarvittaessa nostaa esiin uudet resurssitarpeet ·Vastaa tehtävien toteutuksesta ja tuotoksista sovittujen tavoitteiden mukaan ja niiden raportoinnista ohjausryhmälle (tilanneraportit) ·Valmistelee ja pitää projektiryhmän kokoukset ·Poikkeustilanteessa valmistelee poikkeustilanteiden ja muutosten hallinnan mukaiset esitykset projektin ohjausryhmälle, sekä johtaa aktiivisesti poikkeustilanteiden korjaamista ·Vastaa muutosehdotuksien valmistelusta ja hyväksyttyjen muutosten vaatimista toimenpiteistä ·Valmistelee ohjausryhmän kokoukset, toimii ohjausryhmässä esittelijänä, vastaa päätösmuistion toteutuksesta ·Esittelee omistajan hyväksymät tuotokset ohjausryhmälle hyväksyttäväksi ja ehdottaa siirtymistä päättämisvaiheeseen
Päättäminen	·Vastaa Turun kaupungin projektinohjeiden noudattamisesta ·Vastaa loppuraportin toteuttamisen organisoimisesta/ kirjoittamisesta, projektin päätöstoimenpiteistä ja päätösviestinnästä