Va. johtava kaupunginsihteeri Tuomas Heikkinen 24.2.2011:

Kaupunginvaltuusto hyväksyi 29.3.2010 § 59 kaupunginhallituksen johtosääntömuutoksen, jolla tilakeskuksen perustamisesta keskushallintoon päätettiin. Tilakeskuksen tehtävänä on mm. tilata hankesuunnitelmat ja osallistua niiden laatimiseen. Hankesuunniteluuohjeet on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 17.9.2007 § 190.

Tilakeskuksen tehtävänä on koordinoida yksittäisten hankkeiden toteutusta sekä varmistaa investointiprosessien toimivuus sekä jatkuvuus. Tilakeskuksen tehtävä on tukea käyttäjiä näiden tilatarpeiden toteutuksessa. Voimassa oleva tarveselvitys ja hankesuunnitteluohjeita ei ole päivitetty vastaamaa nykyistä organisaatiorakennetta siihen liittyvine vastuineen. Nyt hyväksyttäväksi esitettävässä tarveselvitys- ja hankesuunnitelmaohjeissa prosessia on muutettu vastaamaan nykytilannetta.

Merkittävimmät muutokset liittyvät tilakeskuksen rooliin kyseisessä prosessissa. Näitä muutoksia ohjeessa ovat:

-Hankkeiden hyväksyminen talousarvion investointiohjelmaan edellyttää pääsääntöisesti hyväksyttyä hankesuunnitelmaa. Hanke voidaan käynnistää, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt sen investointiohjelmaan.

-Tilakeskus ylläpitää koostetta niistä esitetyistä investoinneista, joita ei ole toistaiseksi hyväksytty investointiohjelmaan.

-Tarveselvityksen valmistelee kukin hallintokunta yhteistyössä tilakeskuksen kanssa. Tavoitteena on laatia yhteistyön tuloksena tarveselvitys, jossa sekä tilakeskuksen käsitys tilojen käytön tehokkuudesta sekä hallintokunnan käsitys tilan tarpeesta toteutuisivat parhaalla mahdollisella tavalla.

-Tilakeskuksen on päätettävä viipymättä päätöspöytäkirjalla tarveselvityksen mukaisen hankesuunnitelman tilaamisesta, jos käyttäjähallintokunnat ja tilakeskus ovat yksimielisiä tarveselvityksen sisällöstä. Mikäli tilakeskus ja hallintokunnat eivät yhteistyöstä huolimatta saavuta yhteistä näkemystä tarveselvityksen sisällöstä, tilakeskuksen on valmisteltava hankesuunnitelman tilaamista koskeva asia konsernijaoston päätettäväksi.

-Kun tilakeskus tai konsernijaosto on päättänyt hankesuunnitelman tilaamisesta tilakeskus kutsuu viipymättä koolle hankesuunnitteluryhmän ja vastaa ryhmän puheenjohtajana hankesuunnitelman kokoamisesta. Hankesuunnittelutyöryhmän muodostavat ainakin tilakeskuksen, Tilaliikelaitoksen ja kunkin käyttäjähallintokunnan edustajat, jotka toimivat työryhmässä taustaorganisaationsa lukuun.

-Tilakeskus pyytää valmistuneesta hankesuunnitelmasta lausunnot käyttäjähallintokunnilta ja muilta tilahankkeen kannalta tarpeellisilta tahoilta.

- Mikäli Tilaliikelaitos tai tilakeskus saa raportin toteutuksessa ilmenevistä ongelmista kuten uhkaavasta kustannusarvion ylittymisestä tai vastaavista, sen tulee päättää tarvittavista toimenpiteistä. Ellei Tilaliikelaitoksen johtokunta tai tilakeskus ryhdy tarvittaviin toimenpiteisiin, Tilaliikelaitoksen liikelaitosjohtajan tai tilajohtajan tulee ilmoittaa asiasta toimialan apulaiskaupunginjohtajalle, joka saattaa asian tarvittaessa kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

-Valtionapuhakemusten tekemisen valmisteluvastuu on käyttäjähallintokunnalla, mihin tilakeskus antaa teknistä apua. Hankkeen tulee olla kaupungin taloussuunnitelman investointilistalla, jotta valtionavustus on haettavissa. Tilakeskuksen vastuulla on hakea työllisyysperusteiset avustukset sekä sellaiset muut avustukset, joilla ei ole selvästi vastuullista hallintokuntaa. Kuitenkin edellisestä poiketen Tilaliikelaitoksella on vastuu energia-avustusten hakemisesta.

Samalla hankesuunnitteluohjeeseen on tarkoituksenmukaista tehdä eräitä muita päivityksiä, joiden tarpeita on tullut esiin ohjeen soveltamisessa. Olennaisimpia muutoksia ovat:

-hankkeiden korittaminen kolmeen eri luokkaan; 1) käyttäjän tarpeista lähteviin, 2)rakennuksen tarpeista lähteviin ja 3)elinkeinopoliittisiin hankkeisiin

- hankkeen ottaminen investointiohjelmaan edellyttää hankesuunnitelman laatimista

- todetaan, että hankesuunnittelun kustannukset sisältyvät sisäiseen vuokraan eikä siitä makseta erillistä korvausta tilaliikelaitokselle

- vuokrasitoumus tilojen käytölle tulee tehdä samalla kun hankesuunnitelma hyväksytään asianomaisessa toimielimessä

- valtionavun hakeminen vastuutetaan selkeästi käyttäjähallintokunnalle

Muutokset hankesuunnitteluohjeeseen on valmisteltu tilaliikelaitoksen, keskushallinnon lakiasian yksikön ja tilakeskuksen yhteistyönä. Muutokset on käyty läpi kaupunginjohtajan asettamassa tilastrategian laatimista ohjaavassa ryhmässä.

Liite 1                                 Päivitetty tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje hyväksytään liitteen 1 mukaisena ja että muutokset tulevat voimaan 15.3.2011.