Va. johtava kaupunginsihteeri Tuomas Heikkinen 26.1.2011:

Hallintosäännön 4 § mukaan kokouskutsu ja esityslista voidaan toimittaa toimielimelle sähköpostitse taikka ilmoittamalla mistä esityslista on noudettavissa sähköisesti. Kutsu ja esityslista toimitetaan toimielimen päättämällä tavalla.

Kaupunginhallituksen kokoustilat mahdollistavat tällä hetkellä siirtymisen sähköiseen kokousmenettelyyn. Kaikilla kaupunginhallituksen jäsenillä on lisäksi kaupungin kannettava tietokone. Myös asianhallinta- eli JoutseNet-järjestelmässä on kaikki tarvittavat toiminnot sähköiseen menettelyyn.

Esityslistojen jakelusta ja painatuksesta aiheutuu vuosittain n. 25.000 euron kustannus, joka säästetään suoraan siirryttäessä sähköiseen jakeluun. Lisäksi esityslistan valmisteluun saadaan lisää aikaa, kun painatuksen edellyttämää ajankulua ei tarvitse huomioida jakeluprosessissa. Sähköinen jakelu toteuttaa myös kaupungin ohjelma-asiakirjoissa asetettua strategista kestävän kehityksen tavoitetta paperinkulutuksen ja jakeluajokilometrien vähentyessä.

Helmikuun alusta lähtien sähköiseen jakeluun siirtymisen myötä luovutaan lisäksi ns. valtuuston valmistelulistan jakamisesta. Valmistelulistan paperinen jakelu vähentäisi huomattavasti kaupunginhallituksen sähköisen jakelun hyötyä. ”Valmistelulistamenettelyä” ei ole tietojeni mukaan käytössä muissa kaupungeissa.  Valtuustolle esitettävät asiat sisältyvät kaupunginhallituksen esityslistaan/lisälistaan merkinnällä (Kv). Valtuutetuilla on mahdollisuus saada em. lista sähköisenä ilmoittamaansa sähköpostiin.

Sähköposti jaetaan kaupunginhallituksen jäsenille turku.fi -sähköpostiosoitteeseen taikka muuhun ilmoitettuun osoitteeseen. Esityslista liitetään sähköpostiin tulostettavassa PDF-muodossa.

Listat ovat luettavissa internetissä ja JoutseNet-järjestelmässä.

Esitän, että kaupunginhallitus päättää siirtyä helmikuun alusta sähköiseen kokousmenettelyyn ja esityslistan sähköiseen jakeluun siten, että lista lähetetään kokousta edeltävänä torstaina.

Kaupunginjohtaja Aleksi Randell:

EhdotusKaupunginhallitus päättää,

että kaupunginhallitus siirtyy sähköiseen kokousmenettelyyn 21.2.2011 alkaen,

että kokouskutsuna toimiva esityslista lähetetään sähköpostilla kokoukseen osallistuville ja varajäsenille kokousta edeltävänä torstaina ja

että esityslista on luettavissa JoutseNet-järjestelmässä ja internet-sivuilla.

PäätösKaupunginhallitus päätti,

että kaupunginhallitus siirtyy sähköiseen kokousmenettelyyn 21.2.2011 alkaen,

että kokouskutsuna toimiva esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen lähetetään sähköpostilla kokoukseen osallistuville ja varajäsenille kokousta edeltävänä torstaina ja

että esityslista on luettavissa JoutseNet-järjestelmässä ja internet-sivuilla.

Kaupunginhallitus totesi, että kaupunginhallituksen valtuustoasiat sisältävä lisälista valmistuttuaan toimitetaan postitse niille valtuutetuille, jotka sitä erikseen pyytävät.

Päätös tehtiin esittelijän muutetusta päätösehdotuksesta yksimielisesti.

Asian esitteli kokouksessa apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.