Ohjeistus iltakouluasioiden käsittelyä varten

 

1. Ohjeen tarkoitus

 

Tällä ohjeella on tarkoitus informoida iltakoulutyöskentelyyn osallistuville esiintyjille, esittelijöille ja muille kokouksiin osallistuville iltakouluasioiden käsittelyn perusteita.

 

2. Esityksen tuominen kaupunginhallituksen iltakouluun

 

Kaupunginjohtaja ja sektorin apulaiskaupunginjohtajat sopivat kaupunginhallituksen puheenjohtajan kanssa iltakouluasioiden sovittamisesta kaupunginhallituksen aikatauluun.

 

Esittelijä sopii ennen kokousta esiintyjistä ja esitysten sisällöstä kaupunginhallituksen puheenjohtajan kanssa.

 

Iltakouluasioiden esitysmateriaalit tulee toimittaa sektorin kaupunginsihteerille siten, että ne voidaan toimittaa esityslistan mukana kaupunginhallituksen kokouksiin osallistuville. Johtava kaupunginsihteeri huolehtii siitä, että kaikki esitykset ovat verkossa ja kaupunginhallituksen kokouksiin osallistuvien saatavilla ja valmiina esittelytietokoneella ennen kokouksen alkua.

 

Siitä mihin esityksessä halutaan vastauksia ja mikä on esityksen painopiste, on pyydettävä ohjeistus esittelijältä/kaupunginsihteeriltä.

 

3. Esityksen sisältö ja rakenne

 

Esitykset tulee tehdä pääsääntöisesti power point –pohjaan. Esitys tulee olla selkeästi luettavissa jäsenten näyttöpäätteiltä (mm. taulukoiden muoto)

 

Esityksen kesto saa olla enintään 15 min.

 

Esitys tulee sisältää kaupunginhallituksen kannalta olennaisimmat seikat koskien esiteltävää asiaa. Esityksen lisäksi kaupunginhallitukselle voidaan toimittaa tarkempaa taustamateriaalia.

 

4. Käytännön seikkoja

 

Kunkin esiintyjän tulee varmistaa etukäteen iltakoulun aikataulu johtavalta kaupunginsihteeriltä.

 

Esiintyjät jäävät odottamaan kokoushuoneen eteistilaan ja heidät pyydetään erikseen kaupunginhallituksen kokoustilaan.

 

Esitys pidetään kaupunginhallituksen salin etuosassa olevalta esittelykoneelta. Aloittaessaan esiintyjä laittaa koneella olevan mikrofonin päälle (mikrofoni menee pois päältä, jos joku kaupunginhallituksen jäsenistä käynnistää oman mikrofonin).

 

Esiintyjien on kohteliasta puhutella ensin puheenjohtajaa ja ensimmäisellä esiintymiskerralla esittäytyä kaupunginhallitukselle