Kaupunginhallitus

JHTT-tilintarkastajan tarkastusraportit ja niiden perusteella tehdyt toimenpiteet

Talousjohtaja Ari Mäkinen, laskentapäällikkö Seija Liinoja 8.4.2010:

Tässä lausunnossa annetaan selvitys PWC Julkistarkastus Oy:n ja sen vastuunalaisen tilintarkastajan tarkastusraporttien perusteella tähän mennessä tehdyistä toimenpiteistä. Tarkastusraportit ovat oheismateriaalina.

1. Turun kaupungin ostotoiminnan tarkastus tilikaudella 2006 (14.12.2006)

Tarkastus koski hankintoja koskevaa ohjeistusta, päätösmenettelyä ja hankintavaltuuksia sekä ostoreskontran käyttöoikeuksien hallintaa. Raportin johtopäätöksissä suurimpana ongelmana nähtiin hankintaorganisaation hajanaisuus; kilpailutusta ja hankintapäätöksiä tekevät henkilöt eivät ehdi riittävästi paneutua monimutkaiseen hankintaprosessiin.

Toimenpiteet:

Raportin antamisen jälkeen on perustettu keskushallintoon hankinta- ja logistiikkakeskus, johon hankintaprosessiin liittyvä osaaminen on keskitetty. Hankinta- ja logistiikkakeskukseen on keskitetty hankintatoimen neuvonta- ja tukipalvelut. Keskus hoitaa kilpailutukset hallintokuntien tarvemäärittelyn perusteella ja tekee päätökset hankinnoista kilpailutuksen jälkeen. Menettely varmistaa hankintalainsäädännön mukaisen hankintaprosessin ja viranhaltijapäätösten ja päätösmenettelyn oikeellisuuden.

2. Turun kaupunki, Tilikauden aikainen tarkastus 2008 (27.1.2009)

Tarkastus kohdistui ensisijaisesti aikaisempina vuosina suoritettujen palkkatoimintojen, ostotoimintojen ja myyntitoimintojen seurantatarkastukseen. Havaintoina on kirjattu sellaisia, joihin sisältyy huomattava riski omaisuuden häviämisestä tai virheellisyys kirjanpidossa. Raporttiin on myös kirjattu suosituksia sisäisen kontrollin tai tehokkuuden parantamiseksi.

Palkkatoimintoihin liittyvät havainnot ja suositukset:

Palkkatoiminnoissa suurimpana riskinä virheille tai väärinkäytöksille nähtiin palkanlaskentajärjestelmän mahdollistamat vaaralliset työyhdistelmät. Käyttöoikeudet antavat talouspalvelukeskuksen palkanlaskijalle oikeuden sekä uusien henkilöiden perustamisen ja pankkitilin muuttamisen. Perustietojen muutoksista ei ole mahdollista ajaa lokilistaa. Tuntipalkkaisten tuntitietojen tallentaminen tapahtuu manuaalisesti ja automaation astetta tulisi lisätä.

Suosituksina tai muutoin tiedoksi oli kirjattu tietojärjestelmän jatkuvuuteen ja kontrollien dokumentointiin liittyvät suositukset sekä muutoin oli kiinnitetty huomiota virkojen ja toimien perustamiseen hajautettuna, mikä raportin mukaan saattaa johtaa erilaisiin palkkatasoihin kaupungin sisällä samoissa tehtävissä.

Toimenpiteet liittyen palkkatoimintojen havaintoihin ja suosituksiin:

Vuoden 2008 ja 2009 aikana on otettu käyttöön lähes kaikissa toimintayksiköissä Itsenäiskäyttöjärjestelmä ESS. Järjestelmällä hajautetaan työsopimusten tallentaminen talouspalvelukeskuksesta virastoihin ja liikelaitoksiin. Itsenäiskäyttöjärjestelmällä palkansaajat tekevät itse pankkitilimuutokset, jotka siirtyvät palkanlaskentajärjestelmän tietoihin. Itsenäiskäyttöjärjestelmä ESS pienentää merkittävästi vaarallisten työyhdistelmien osuutta.

Siltä osin kuin itsenäiskäyttöjärjestelmää ei ole mahdollista hyödyntää, jää talouspalvelukeskuksen sisäisen valvonnan tehtäväksi huolehtia, että vaarallisten työyhdistelmien mahdollistamia väärinkäytöksiä ei synny. Palkanlaskentajärjestelmään ei ole toteutettu lokilistaa.

Tuntipalkkaisten tunti-ilmoitusten sähköistä siirtoa palkanlaskentajärjestelmään on kehitetty kaupungin IT-toiminnan ja talouspalvelukeskuksen sekä yliopisto-opiskelijan yhteistyönä ja työ on kesken johtuen osittain IT-toiminnan resurssivajauksesta. Määritelty on excel-lomake / -taulukko siirrettäviä tietoja varten. Määrittelemättä ja toteuttamatta on vastaanotto-ohjelma ja siirto taulukosta palkanlaskentajärjestelmään.

Palkanlaskentaohjelmiston palvelin ja nauharobotti, jossa varmuuskopioita säilytetään, ovat edelleen samassa tilassa. IT-toiminta on aloittanut huhtikuun alussa suunnittelun, jolla varmistusta lisätään ja varmenteet saadaan siirrettyä etäsäilytykseen toiseen kiinteistöön nykyistä käytäntöä tiheämmin. Suurkoneen alasajosta on tehty esiselvitys. Samoin vuonna 2009 on tehty erillinen konesaliselvitys. Edellä mainittujen selvitysten perusteella tullaan tekemään esitys robottiympäristön tulevaisuudesta.

Ostotoimintoihin liittyvät havainnot ja suositukset:

Hansa-taloustietojärjestelmän perustietojen käsittelyssä on nähty hyvänä, että toimittajatietojen perustaminen ja muuttaminen on alusta asti keskitetty ja eriytetty ostolaskujen käsittelystä. Talouspalvelukeskuksen aloitettua toimintansa toimittajatietojen perustaminen ja muuttaminen keskitettiin sinne. Ongelmana raportissa nähtiin se, että perustietoihin tehdyistä muutoksista rekisteröityy vain viimeisin, jolloin aikaisemmin tehdyt muutokset eivät ole jälkikäteen todennettavissa. Tapahtumaloki ei ole käytössä

Hankintaprosessin tarkastuksessa todettiin hankinta- ja logistiikkakeskuksen aloittaneen toimintansa 1.1.2008 alussa. Jatkossa entistä enemmän käytetään keskitetysti kilpailutettuja hankintapaikkoja. Pistokokein tarkistetuissa viranhaltijoiden hankintapäätöksissä ei havaittu huomautettavaa. Yhteishankintapaikkojen noudattamista ei pystytä nykyisillä tietojärjestelmillä valvomaan.

Toimenpiteet liittyen ostotoimintojen havaintoihin ja suosituksiin:

Hansa-taloustietojärjestelmän perustietojen muutokset on aina tehty versioimalla ja versioita pystyy selaamaan taaksepäin online-kyselyillä. Versiokyselyjä hyödyntämällä nähdään kaikki tehdyt muutokset ja niiden tekijät. Tehdyt muutokset pystytään siten jälkikäteen todentamaan toisin kuin tilintarkastajan raportissa on todettu. Paperille tulostettavaa raporttia perustietoihin tehdyistä muutoksista ei Hansa-järjestelmään ole toteutettu lukuun ottamatta pankkitilimuutoksia. Toimittajatietoihin tehdyistä pankkitilimuutoksista ja niiden tekijöistä voidaan tulostaa raportti. Alfa-hankkeen yhteydessä määriteltävän ja käyttöön otettavan SAP-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksilta edellytetään tapahtumalokia, jolloin voidaan tarkistaa perustietoihin tehdyt lisäykset/muutokset.

Hankinta- ja logistiikkakeskus on mukana uuden toiminnanohjausjärjestelmän määrittelyssä. Järjestelmä tulee omalta osaltaan ohjaamaan hankinnat sopimusten mukaisiin paikkoihin.

3. Turun kaupunki, Tilikauden 2008 tilintarkastus (4.5.2009)

Raporttiin on kirjattu tilintarkastajan havaintoja vuoden 2008 hallinnon ja talouden tarkastuksessa esiin tulleita seikkoja. Suuri osa havainnoista oli sellaisia, joiden johdosta ei tarvitse ryhtyä erillisiin toimenpiteisiin. Kaupungin sijoitustoimintaa käsiteltiin tarkastusraportin kohdissa Sisäinen valvonta, Tuloslaskelma ja Tase. Tilikauden 2008 rahoitusarvopapereista kirjattiin vuoden 2008 tilinpäätökseen 31,9 milj. euron arvonalennukset, jotka aiheutuivat maailmanlaajuisesta pääoma- ja rahamarkkinoiden lamaantumisesta. Konsernitilinpäätöksen havaintona oli kirjattu konsernikirjanpitoon ilmoittamatta ja siten kirjaamatta jääneet myyntivoitot.

Toimenpiteet:

Sijoitustoiminnan käytäntöjä, seurantaa ja raportointia on tiukennettu vuosien 2008 ja 2009 aikana. Kaupungin rahoitus- ja sijoitustoiminnan periaatteet on päivitetty. Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt periaatteet 15.2.2010.

Konsernitilinpäätöksessä eliminoimatta jäänyt sisäinen myyntivoitto on huomioitu vuoden 2009 tilinpäätöstä laadittaessa edellisten tilikausin yli-/alijäämän oikaisuna.

Talouden vastuualue on antanut 2.11.2009 erillisen selvityksen tilintarkastajan raportin aiheuttamista toimenpiteistä (diaarinumero 5801–2009 (045)).

4. Turun kaupunki, Tilikauden aikainen tarkastus 2009 (14.1.2010)

Tarkastuksessa keskityttiin kaupungin myyntitoimintoihin ja sen kontrolleihin sekä perintätoimintaan.

Raportin havaintona on kirjattu, että laskutuksen täydellisyyden varmistamiseksi on hallintokuntien numeroitava laskutusmääräykset sekä seurattava numeroinnin aukottomuutta aktiivisesti.

Pistokoetarkastuksen perusteella oli havaittu, että esijärjestelmissä mitätöityjä laskuja ei kaikilta osin ole hyväksytty kaupungin laskutus- ja perimisohjeiden mukaisesti. Toimenpide-ehdotuksena on kirjattu, että kaikista hyvityslaskuista tulee ilmetä hyvityksen peruste ja ne pitäisi hyväksyä.

Pistokokein tehdyssä hallintokuntien tarkastuksessa havaittiin, että kaikissa hallintokunnissa ei ole tehty heidän vastuullaan olevaa säännöllistä jälkiperintää.

Hansa-taloustietojärjestelmässä oli myyntireskontraoikeuksia henkilöillä, jotka eivät tehneet enää myyntireskontraan liittyviä tehtäviä tai eivät olleet enää kaupungin palveluksessa. Satamaliikelaitoksen tietojärjestelmän käyttöoikeuksia ei oltu rajattu työtehtävän mukaan.

Toimenpiteet:

Kaupungin voimassa olevat laskutus- ja perintäohjeet edellyttävät tilauslomakkeiden, lähetteiden ym. tilaukseen liittyvien lomakkeiden ja muiden laskutuksen perusteena olevien asiakirjojen numerointia aukottomasti. Sisäistä koulutusta ja tiedotusta ohjeen noudattamiseksi lisätään. SAP-toiminnanohjausjärjestelmän määrittelyssä on huomioitu laskutusmääräysten juokseva numerointi. Talouspalvelukeskus tulee valvomaan keskitetysti juoksevan numeroinnin käyttöä.

Laskutus- ja perintäohjeiden mukaan laskutusta muutettaessa on muuttaminen hyväksyttävä tietojärjestelmässä tai hyväksyminen on tehtävä alkuperäiseen asiakirjaan. Menettely koskee sekä esijärjestelmissä että yleislaskutusjärjestelmässä tehtäviä laskutustietojen muutoksia. Hansa-yleislaskutusjärjestelmällä laskutettavien tulojen ja niitä koskevien muutosten kohdalla hyväksymismenettely toimii. Talouspalvelukeskus huolehtii hyväksymismenettelystä. Sisäistä koulutusta ja tiedotusta lisätään ohjeen noudattamiseksi myös esijärjestelmässä. SAP-toiminnanohjausjärjestelmän määrittelyssä on huomioitu laskun muuttamiseen/hyvittämiseen liittyvät menettelyohjeet.

Myyntisaamisten perintätehtävät on siirretty Aktiv Kapital Finland Oy:lle vuoden 2009 aikana. Yhtiö hoitaa heille siirrettyjen saamisten jälkiperinnän. Hallintokuntien vastuulla on aikaisemmin syntyneiden saamisten perintä ja jälkiperintä. Talouspalvelukeskus lähettää vuoden 2010 aikana neljännesvuosittain Hansa-taloustietojärjestelmällä laskutettujen avoinna olevien saamisten tiedot virastoihin ja laitoksiin. Kaikki vanhat saamiset ja niiden tila tarkastetaan. Epävarmat saamiset poistetaan kirjanpidosta ja siirretään jälkiperintään. Talouden vastuualue antaa virastoille ja liikelaitoksille ohjeen saamisten poistamisesta sekä jälkiperinnässä olevien saamisten seurannasta.

Talouspalvelukeskus on tarkistanut myyntireskontraoikeudet ja poistanut oikeudet henkilöiltä joiden tehtäviin laskutus ja saamisten valvonta ei enää kuulu. Satamaliikelaitoksen Fenix-taloustietojärjestelmän versioinnin yhteydessä on toteutettu toiminnallisuus, joka on mahdollistanut käyttöoikeuksien jaon työtehtävien mukaan. Henkilöiden käyttöoikeudet on nyt rajattu työtehtävittäin.

Ari Mäkinen

talousjohtaja