Talouspalvelukeskuksen johtaja Fredrik Lindström ja hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen, laskentapäällikkö Seija Liinoja 16.11.2009:

Liikenne- ja viestintäministeri asetti Arjen tietoyhteiskunnan toimintaohjelmaan työryhmän valmistelemaan sähköisten laskutuksen edistämistä ja käyttöönottoa. Työryhmän toimeksiannossa asetettiin tavoitteeksi julkisen sektorin ostolaskujen sähköistyminen vuoden 2009 loppuun mennessä. Tavoitteena on edistää yritysten välistä sähköistä laskutusta ja nostaa Suomi EU:n kärkimaihin sähköisten laskujen käytössä sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Valtio on päättänyt siirtyä sähköisessä muodossa olevien laskujen eli verkkolaskujen vastaan ottoon vuoden 2010 alusta alkaen.

Turun kaupungin talouspalvelukeskus käsittelee vuosittain noin 300 000 ostolaskua. Verkkolaskuja on vastaanotettu vuodesta 2003 lähtien. Sähköisten laskujen määrä on noussut vuosien aikana hitaasti. Tällä hetkellä verkkolaskujen määrä on 38 % kaikista vastaanotetuista laskuista.

Paperiset laskut joudutaan skannaamaan digitaaliseen muotoon ja siirtämään erikseen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, joka aiheuttaa turhia kustannuksia. Skannatut laskut käsitellään manuaalisesti ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä, joka lisää mahdollisten virheiden määrää sekä hidastaa prosessia huomattavasti.

Nyt verkkolaskujen määrää pyritään kasvattamaan täyteen 100 %:iin, joka noudattaa liikenne- ja viestintäministeriön julkiselle sektorille asettamia tavoitteita. Toimintatapana sähköinen laskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle.

Verkkolaskutuksen edut ovat:

Lähettäjälle

•asiakaspalvelu paranee

•nopea laskunvälitys

•virheellisten suoritusten korjaukset vähenevät

•liikasuoritusten palautukset vähenevät

•manuaaliset työvaiheet vähenevät

•antaa nykyaikaisen kuvan

•materiaalikustannukset vähenevät (laskuja ei tarvitse tulostaa eikä postittaa)

•laskun seurattavuus paranee; verkkolasku siirtyy lähes reaaliaikaisesti vastaanottajalle

•lasku on perillä vastaanottajalla perinteistä laskua nopeammin

•sähköinen arkistointimahdollisuus

Vastaanottajalle

•työmäärä vähenee; manuaalisen työn osuus pienenee

•virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)

•lasku saadaan nopeammin, vastaanottajat voivat hyödyntää kassa-alennukset paremmin

•nopeuttaa laskun kierrätystä

•helpottaa arkistointia

•ympäristöystävällinen

Turun kaupungin tulee liikenne- ja viestintäministeriön suosituksia noudattaen olla mukana edistämässä sähköistä laskutusta siirtymällä kokonaan verkkolaskujen vastaan ottoon. Poikkeuksellista toimintatapaa voidaan joutua noudattamaan esimerkiksi luottamuksellisia henkilötietoja sisältävien laskujen ja niiden liitteiden kohdalla. Samoin joihinkin EU-hankkeisiin saattaa sisältyä rahoittajan ehtoja, jotka estävät sähköisen laskun tositteena.

Hankinta- ja logistiikkakeskus on tiedustellut Varsinais-Suomen yrittäjät ry:n ja Turun yrittäjät ry:n kantaa verkkolaskutukseen. Yrittäjäjärjestöt puoltavat verkkolaskutukseen siirtymistä ja näkevät myös yrittäjille koituvan hyödyn tavoiteltavana. Yhteisen keskustelun tuloksena esitetään, että sähköisten laskun vastaanottoon voisi siirtyä 1.6.2010 alkaen. Tiedottaminen muutoksesta, mitä se laskun lähettäjälle käytännössä tarkoittaa, tulee tehdä yhteistyössä yrittäjäjärjestöjen kanssa.

Verkkolaskun kytkeminen osaksi tavaroiden ja palvelujen hankintaa nopeuttaa toimittajien siirtymistä verkkolaskuun. Hankinta- ja logistiikkakeskus on tarjouspyynnöissään pyytänyt selvitystä tarjoajan verkkolaskutusmahdollisuuksista ja ilmoittanut, että kaupungin laskut käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti. Jatkossa valmius verkkolaskuun tulee olla edellytyksenä kaikissa hankinnoissa jo tarjouspyyntövaiheessa. Valitun sopimuskumppanin tulee laskuttaa kaupunkia sähköisesti heti sopimuskauden alettua tai sovitusti heti, kun järjestelmät sen sallivat. Verkkolaskupalveluja tarjoavat yritykset (operaattori, tilitoimistot, pankit) mahdollistavat sen, että myös pienet ja keskisuuret tavarantoimittajat ja palveluntuottajat voivat siirtyä verkkolaskutukseen.

Esitämme,

- että 1.12.2009 alkaen kaikissa Turun kaupungin tarjouspyynnöissä edellytetään toimittajilta valmiuksia verkkolaskutukseen ja
- että Turun kaupunki siirtyy kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon 1.6.2010 alkaen
- että poikkeustapauksista päättää talousjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija.

Kaupunginhallitus käsitteli asiaa kokouksessa 7.12. § 6 ja pyysi siihen liittyen lisäselvitystä seuraavista asioista:

1. Mitkä ovat potentiaalisia poikkeustapauksia verkkolaskutukseen?

Pankit ja tilitoimistot tarjoavat tänä päivänä melko laajasti verkkolaskupalveluita yrityksille. Näiden palveluiden käyttöönotto ei vaadi yksittäiseltä yritykseltä merkittäviä investointeja. Lisäksi niiden käyttö tulee yleensä myös yritykselle edullisemmaksi, kun ne säästävät postimaksuissa ja käsin tehtävässä kirjanpidossa. Eli poikkeuksia tulisi myöntää lähinnä siirtymäajaksi. Pitää muistaa että yksi merkittävä syy verkkolaskuun siirtymiseen on nimenomaan se, että se vähentää pienten yritysten hallintorasitusta ja näin ollen edistää EU:n sisämarkkinan kilpailukykyä.

Poikkeustapauksia voi syntyä siitä, että esim. Eu-hankkeen rahoittaja vaatii alkuperäisen paperisen dokumentin tai lasku perustuu toimeentuloasiakkaalle annettavaan maksusitoumukseen, jossa voi olla väärinkäytön mahdollisuus. Poikkeuksia voidaan joutua tekemään myös, jos halutaan toimittajan lisäävän laskuun liitteitä esim. työtunti-ilmoituksia tms.

2. Päätösvallan delegointi

Tarkoituksena ei ole, että talousjohtaja käytännössä myöntäisi poikkeukset, vaan hän delegoi päätösvallan eteenpäin. Vanhojen toimittajien osalta päätösvalta on tarkoituksenmukaisinta olla talouspalvelukeskuksessa ja uusien osalta hankinta- ja logistiikkakeskuksessa sekä hallintokunnissa, jotka tekevät hankintasopimukset.