Kansliapäällikkö Jouko K. Lehmusto, tarkastusjohtaja Tuula Weckman, tarkastuspäällikkö Marianne Nihtilä ja erityisasiantuntija Timo Kollanus 23.11.2009:

1. Koko kaupunki

Kaupunginhallitus päätti 8.6.2009 § 335 käsitellessään hallinnon tuottavuuden parantamishanketta mm. merkitä hanketta koskevan selvityksen tiedoksi ja lähettää sen virastoille ja laitoksille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa. Kaupunginhallitus edellyttää tuottavuuden parantamista ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistä työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella, kaupungin säännöstöjen ja ohjeiston yksinkertaistamista ja yhdenmukaistamista joustavan ja tehokkaan toiminnan ja hallinnon edistämiseksi sekä asiakasnäkökulman huomioon ottamista hallintoa kehitettäessä.

Keskushallinnon toimintaprosessien arvioinnin perusteella näyttää hallinnon prosessien keventäminen seuraavan 5 vuoden aikana 15 %:lla mahdolliselta ja myös perustellulta. Mikäli kaupungin koko hallintoprosesseihin käytettävä henkilötyövuosimäärä arvioidaan suuruusluokkaan 1 000–1 200, merkitsee kevennystavoite vuosina 2010–2014 yhteensä 150–180 henkilötyövuoden vähennystä, jolloin euromääräinen säästöpotentiaali on 6–7 M €.

Vähennys on toteutettavissa työprosesseja yksinkertaistamalla, toimintojen yhdistämisellä hallintokuntien sisällä sekä myös hallintokuntien kesken sekä erityisesti käytössä olevien ja käyttöön saatavien tietojärjestelmien nykyistä tehokkaammalla hyödyntämisellä. Tavoitteen toteutuminen edellyttää myös hallintohenkilöstön sisäisen liikkuvuuden ja koulutuksen lisäämistä sekä hyvin tiukasti rajattua ulkoista rekrytointia hallintotehtäviin vuosina 2010–2014, jotta henkilöstön luonnollinen poistuma erityisesti eläkkeelle siirtymisten johdosta saadaan mahdollisimman hyvin hyödynnettyä.

Lähtökohtana tulee olla, että jokainen hallintotehtävistä vapautuva vakanssi koko kaupungin tasolla johtaa ilman erityisen painavia perusteitta henkilötyövuoden vähenemiseen kaupungin organisaatiossa riippumatta siitä tuleeko yksittäinen vapautuva vakanssi täytettäväksi. Vakanssit täytetään kaupungin organisaation sisältä sisäisin siirroin ilman ulkoista rekrytointia ottaen huomioon kunnallisista viranhaltijoista annetun lain määräykset

Tavoitteen toteutuminen edellyttää myös hallinnollisten prosessien ja työmenetelmien aktiivista ja ennakkoluulotonta uudistamista hallintokunnissa keskushallinnon tuella ja koordinoimana.

2. Keskushallinto

Keskushallinnon osalta hallintoprosessien tarkastelu on tehty vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen osalta. Näiltä osin henkilötyövuosien määrän vähentäminen 15 %:lla vuosina 2010–2014 merkitsee 25 henkilötyövuotta (It-toiminta ei mukana). Vastuualueilla ja sisäisessä tarkastuksessa oli 1.9.2009 vakinaisesti täytettyjä vakansseja 170. Avoimia vakansseja oli 12.

Henkilöstömenojen keskimäärän mukaan laskettuna tämä merkitsee n. 1 M €:n vähennystä vuositasolla vuonna 2014 vuoden 2009 henkilöstömenoihin verrattuna. Kustannussäästö kasvaa vuosina 2010–2013 asteittain keskushallinnon henkilöstön siirtyessä eläkkeelle.

Tarkastelun lähtökohtana on nykyinen organisaatiomalli. Tarkastelussa ei ole mukana toimintojen siirtoa kaupunkiorganisaation sisällä eikä kaupungin organisaation ulkopuolelle siinä tapauksessa, että kaupunki siirtyisi palvelujen ostajaksi. Ilman tapauskohtaisia laskelmia ei voida osoittaa, että kaupungin ulkopuolelta hankittu palvelu olisi kaupungin tuottamaa palvelua edullisempaa. Tämä ei sulje pois joidenkin palvelujen ulkoistamista, mikäli näin saavutetaan kaupungin omaa toimintaa edullisempi palvelun kustannus- hyötysuhde.

Keskushallinnon vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen henkilöstöstä on 21.10.2009 tilanteessa saavuttanut eläkeiän tai saavuttaa vuoden 2014 loppuun mennessä eläkeiän 43 henkilöä, joiden vakansseista n. 60 % tulee tavoitteen saavuttamiseksi jättää täyttämättä. Muiden vapautuvien vakanssien kohdalla tulee rekrytointi ilman erityisen painavia perusteita suorittaa kaupungin sisältä ilman, että rekrytoitavan tilanne palkattaisiin henkilöä kaupungin ulkopuolelta.

Edellä olevassa arvioinnissa eivät ole mukana keskushallinnon yhteydessä toimivat palvelukeskukset eikä Turun seudun kehittämiskeskus. Mukaan ei ole myöskään laskettu talouden vastuualueen it-toiminnan henkilöstöä, koska toiminnan osalta on käynnissä muutosprosessi.

Keskushallinnon yhteydessä toimivissa palvelukeskuksissa on toteutettu tai parhaillaan käynnissä toiminnan tuottavuuden lisäämistoimenpiteitä. Näitä toimenpiteitä tulee jatkaa keskushallinnon tukemana ja koordinoimana. Palvelutoimintojen jatkamisen taloudellinen kannattavuus sekä muut perustelut kaupungin omana toimintana tulee myös selvittää.

Henkilöstön määrän kevennys, 25 henkilötyövuotta, tulee keskushallinnon prosessien arviointityön perusteella kohdentaa alla toimintaprosesseihin. Vastuualueen vetäjien tulee arvioida kohdentaminen jolloin kohdennusta itse tavoitteesta luopumatta voidaan muuttaa.

Vastuualueilla sekä sisäisessä tarkastuksessa oli 1.9.2009 tilanteessa seuraavat määrät vakinaisesti täytettyjä vakansseja:

yksikkö                              vakinaisesti täytetyt           vähennystavoite                 vakanssit

Päätöksenteon tuki            77                                      11

Strategia ja viestintä          36                                       6

Talous (ilma It:aa)              27                                       4

Henkilöstö                         21                                       3

Sisäinen tarkastus              8                                       1

3. Ehdotukset

3.1. Koko kaupungin osalta tulisi edellyttää,

·että kaupungin hallintokunnat ja laitokset määrittelevät ja arvioivat asiakaslähtöisesti hallintoprosessinsa tavoitteena 15 %:n vähennys hallintotyöhön käytettävässä henkilötyövuosimäärässä vuoden 2014 loppuun mennessä; henkilöstötyövuosien vähentämissuunnitelma tehdään sektorista vastaavalle apulaiskaupunginjohtajalle raportoiden keskushallinnon tukemana ja koordinoimana 31.5.2010 mennessä,

·että henkilötyövuosien vähentäminen toteutetaan hyödyntämällä vakanssien vapautumista esimerkiksi eläkkeelle siirtymisten yhteydessä, jolloin vapautuvat vakanssit jätetään täyttämättä tai täytetään vuosina 2010–2014 sisäisin siirroin muualta kaupungin organisaatiosta siten, että näin vapautuvia vakansseja ei täytetä ulkoisella haulla ja

·että ulkoista hakua voidaan hallinnollisten vakanssien täyttämisessä käyttää vain erityisen painavin perustein kaupunginjohtajan luvalla kunnallisista viranhaltijoista annettu laki huomioon ottaen.

3.2. Erityisesti keskushallinnon osalta tulisi edellyttää,

·että keskushallinnon vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen henkilötyövuosien vähennystavoitteeksi vuosille 2010–2014 päätetään 1.9.2009 vakanssien täyttötilanteeseen ja organisaatioon verrattuna 25 henkilötyövuotta siten, että päätöksenteon tuen tavoite on 11 htv, strategian ja viestinnän tavoite on 6 htv, talouden (ilman it-toimintaa) tavoite on 4 htv, henkilöstön tavoite on 3 htv ja sisäisen tarkastuksen tavoite 1 htv,

·että vähennys kohdistuu vastuualueen johtajan tai osaltaan tarkastusjohtaja määrittelemiin toimintoihin,

·että vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen suunnitelma henkilötyövuosien vähentämisestä tulee esittää kansliapäällikölle 31.01.2010 mennessä, jonka tulee esittää suunnitelma kaupunginjohtajalle 26.2.2010 mennessä,

·että It-toiminnan, keskushallinnon palvelukeskusten ja Turun seudun kehittämiskeskuksen tulee keskushallinnon tukemana ja koordinoimana (Lehmusto, Weckman, Nihtilä, Kollanus) suorittaa toimintojensa arviointi tavoitteena 15 %:n henkilötyövuosimäärän alentaminen; suunnitelma henkilötyövuosien vähentämisestä tulee toimittaa 31.3.2010 kansliapäällikölle, jonka tulee esittää suunnitelma kaupunginjohtajalle 23.4.2010 mennessä ja

·että keskushallinnon palvelutoimintojen jatkamisen perustelut kaupungin omana toimintana tulee selvittää 31.5.2010 mennessä.