Hankejohtaja Sari Kettunen ja talousjohtaja Ari Mäkinen 16.11.2009:

Taustaa

Kaupunginhallitukselle on annettu edellinen tilannekatsaus Alfa-hankkeesta 18.5.2009. Toukokuun tilannekatsauksessa käsiteltiin Alfa-hankeen resursointia ja kustannusarvioita.

Hankintaprosessi

Alfa-hankkeeseen liittyvät järjestelmähankinnat ja niiden käyttöönotto on edennyt suunnitellun aikataulun mukaan. Kilpailutusprosessi toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan osalta käynnistyi, kun Turun kaupunki lähetti hankintailmoituksen 8.5.2009.

Hankinta- ja logistiikkajohtaja teki 12.6.2009 päätöksen (§ 73) neuvottelumenettelyn käyttöedellytysten täyttymisestä, osallistujien valinnasta ja neuvottelujen käymisestä siten, että Fujitsu Services Oy, Logica Suomi Oy, Oracle Finland Oy, Siemens Osakeyhtiö ja Tieto Finland Oy hyväksyttiin tarjoajiksi ja heidät kutsuttiin tarjousmenettelyyn. Alustava tarjouspyyntö lähetettiin tarjousmenettelyyn valituille tarjoajille ja kaikki tarjousmenettelyyn kutsutut tarjoajat palauttivat 10.8.2009 alustavat tarjoukset, joiden pohjalta käytiin neuvottelut tarjoajien kanssa 19.8.–8.9.2009 välisenä aikana. Neuvottelujen pohjalta syntynyt tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille 14.9.2009. Annettuun määräaikaan, 22.9.2009, mennessä saapui tarjous seuraavilta neljältä tarjoajalta:

Fujitsu Services Oy

Logica Suomi Oy

Oracle Finland Oy

Siemens Osakeyhtiö

Tarjousmenettelyyn valituista tarjoajista Tieto Finland Oy ei jättänyt tarjousta. Tarjoukset arvioitiin kahdessa vaiheessa: tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjousten vertailu. Oracle Finland Oy:n tarjous ei ollut tietyiltä osin tarjouspyynnön mukainen ja se tuli siten hylätyksi tarjouspyynnön vastaisena. Muut kolme tarjousta vertailtiin keskenään.

Tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Arviointiperusteina olivat hinta, järjestelmän toiminnalliset vertailuperusteet sekä ratkaisun määrittely, käyttöönoton projektitoimitus ja sovellustuki. Hinnan painoarvo oli 30 %, järjestelmän toiminnallisten vaatimusten täyttymisen paino-arvo on 30 % ja projektisuunnitelman ja käyttöönoton sekä sovellushallinnan ja sovellusten toteutuksen painoarvo on 40 %. Turun kaupungin toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi tuli valituksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut Fujitsu Services Oy. Sopimus SAP-sovelluksen toimittamisesta heidän kanssaan allekirjoitettiin 13.11.2009. Kokoukseen jaetaan pöydälle 24.11. julkaistava tiedote Fujitsu Services Oy:n ja Turun kaupungin yhteistyöstä.

Hankintaprosessin osalta pysyttiin hankkeelle asetetussa aikataulussa.

Hankinnan laajuus

Turun kaupunki hankki käyttöoikeudet laajaan integroituun järjestelmään, jonka käyttöönotto kuitenkin vaiheistetaan ja kilpailutetaan useammassa osassa. Nyt käynnistyvässä ensimmäisessä projektissa, jota tehdään yhteistyössä Fujitsu Services Oy:n kanssa, otetaan käyttöön järjestelmän ensimmäiset osiot. Myöhemmin käyttöönotettavien osioiden toimittaja kilpailutetaan aikanaan erikseen.

Hankittu järjestelmä tukee seuraavia ohjauksen osa-alueita ja niiden raportointia sekä perustietojen hallintaa:

•                    taloushallinto

•                    taloussuunnittelu

•                    hankintatoimi

•                    henkilöstöhallinto

Toimintojen näkökulmasta katsottuna se tukee mm. seuraavia toimintoja:

•                    suunnittelu

•                    budjetin laadinta

•                    seuranta

•                    ennustaminen

•                    kustannuslaskenta

•                    hankkeiden suunnittelu, seuranta ja raportointi

•                    avustusten suunnittelu, seuranta ja raportointi

•                    tilinpäätös

•                    tilinpäätöslaskelmat

•                    ostolaskut ja ostoreskontra

•                    myyntilaskut ja myyntireskontra

•                    maksuliikenne ja tiliotteiden käsittely

•                    sisäisten taloustapahtumien hallinta

•                    kassanhallinta

•                    käyttöomaisuuskirjanpito

•                    konsernitilinpäätös

•                    kirjanpito

•                    irtaimistokirjanpito

•                    lakisääteinen raportointi

•                    tilaaminen (myynti- ja osto)

•                    sopimusten hallinta

•                    varaston hallinta

•                    tuotehallinta

•                    toimittajahallinta

•                    henkilötietojen hallinta

Ensimmäisen projektin käynnistysvaihe

Valitun järjestelmätoimittajan kanssa on käynnistymässä järjestelmähankinnan ensimmäinen projekti, jonka käyttöönoton myötä saadaan korvattua nykyinen Hansa-taloustietojärjestelmä ja saadaan uusi järjestelmä tukemaan hankintatoiminnan uutta toimintamallia. Uusi järjestelmä saadaan ensimmäisessä vaiheessa käyttöön myös taloussuunnittelun osalta. Tavoitteena on saada uusi budjetointivälinen tuotantokäyttöön 2.8.2010 sekä hankinnan ja taloushallinnon sovellukset 3.1.2011 alkaen.

Projekti on käynnistymis- eli valmisteluvaiheessa, jonka tuloksena syntyy hyväksytty projektisuunnitelma. Valmisteluvaihe on tarkoitus saada päätökseen 30.11.2009 mennessä. Valmisteluvaihe pitää sisällään projektiorganisaation resursoinnin valmistelun ja tämä laaja työ on tällä hetkellä käynnissä. Projektin eri tiimeihin ja työryhmiin osallistuvat useat hallintokunnat useiden eri asiantuntijoiden voimin. Tällä pyritään varmistamaan se, että kaupungin laaja toimintakenttä ja sen erityispiirteet pystyttäisiin mahdollisimman hyvin huomioimaa.

Valmisteluvaiheen jälkeen aloitetaan useita työpajoja sisältävä määrittelyvaihe, jonka aikana määritellään taloussuunnittelu ja seurannan, taloushallinnon sekä hankintatoimen prosessit ja järjestelmävaatimukset. Tämä vaihe kestää helmi-maaliskuulle asti. Määrittelyvaiheen jälkeen siirrytään järjestelmän toteutusvaiheeseen ja edelleen testausvaiheeseen. Ennen varsinaista käyttöönottoa koulutetaan loppukäyttäjät ja valmistellaan organisaatio tuotantokäyttöön. Tarkempi projektin vaiheistus ja organisointimalli tuodaan kaupunginhallitukselle tiedoksi seuraavassa tilannekatsauksessa.

Prosessien kehittäminen ja monikuntamalli

Laaja-alaisena hankkeena Alfa-hankekokonaisuudessa on tietojärjestelmäuudistuksien ja IT-arkkitehtuurien suunnittelun ja toteutuksen lisäksi kyse ennen kaikkea toimintoarkkitehtuurin eli prosessien ja toimintatapojen uudistamisesta sekä tiedon ja tietämyksen hallinnasta. Tätä prosessien kehittämisen osa-aluetta tukemaan Turun kaupunki tekee yhteistyötä Sitran kuntaohjelman kanssa. Kaupunki saa Sitralta käyttöönsä BearingPoint Oy:n konsultteja prosessin määrittelyn tueksi. Edellytyksenä on, että prosessien tulee tukea monikuntamallia eikä niitä kuvata yksinomaan Turun näkökulmasta. Turun hankkeen näkökulmasta riskinä on hankkeen aikataulun venyminen, mutta toisaalta monikuntamallin toteutuminen mahdollistaa nykyistä paremman tiedon vertailukelpoisuuden eri kuntien välillä. Lisäksi konsulttityöpanos, jonka Turku saa käyttöönsä, on huomattava. Prosessien kehitysyhteistyö edistää omalta osaltaan myös seudullisen tai valtakunnallisen taloushallinnon palvelukeskuksen syntymistä.