Talousarviopäällikkö Heikki Silpola 27.10.2009:

Kaupunginvaltuusto käsitteli ensimmäisen kerran talousohjelmaa 16.6.2008 (asia 160). Tällöin päätettiin, että lautakunnat konkretisoivat kaupunginhallitukselle talousohjelman vaikutukset talouteen, henkilöstön ja toimitilojen käyttöön osana vuoden 2009 talousarvion ja vuosien 2010–2011 taloussuunnitelman valmistelua 19.9.2008 mennessä. Näin myös meneteltiin.

Talousohjelmasta on ollut apua hallintokunnille tämän vuoden talousarvion toteuttamisessa. Heinäkuun lopun tilanteen perusteella tehtiin talouden toinen ennuste ja tämän ennusteen mukaan hallintokunnan pysyvät talousarviossaan melko hyvin ainoastaan peruspalvelulautakunta olisi ylittämässä vuoden 2009 nettomäärärahansa ja muutamilla liikelaitoksilla on ollut vaikeuksia saavuttaa tulostavoitteensa. Talousohjelman seurannan paras mittari on talousarviossa pysyminen.

Talousohjelmaan sisältyi myös useita suurempia toiminnallisia ja/tai organisatorisia muutoksia. Kaupunginvaltuusto 16.6.2008 päätti, että päätökset tällaisten muutosten toteuttamisesta tehdään erikseen. Näin ollen on luonnollista, että näiden muutosten toteuttamista seurataan erikseen sen jälkeen, kun tarvittavat päätökset on saatu aikaiseksi. Hyvä ajankohta näiden asioiden etenemisen tarkistamiselle on vuoden vaihde tilinpäätöksen yhteydessä.

Kaupunginvaltuusto käsitteli 22.6.2009 (asia 172) toisen kerran talousohjelmaa. Kaupunginvaltuusto päätti tällöin hyväksyä talousohjelman tietyillä muutoksilla ja lisäyksillä. Kaupunginvaltuusto päätti lisäksi, että valtuuston päätöksen toimeenpanon yhteydessä kaupunginhallitus päättää kunkin kohdan aikataulutuksesta ja vastuutahosta, mitkä tuodaan kaupunginvaltuuston käsittelyyn syyskauden 2009 alussa, ja että talousohjelmatyötä jatketaan siten, että tarvittavista lisätoimenpiteistä voidaan päättää vuoden 2010 talousarvion laadinnan yhteydessä.

Kaupunginhallitus käsitteli kaupunginvaltuuston päätöksen toimeenpanoa

kokouksessaan 17.8.2009 § 420 ja päätti, että

-Talousohjelmaan sisältyvät palvelusektorin kehittämishankkeet vastuutetaan apulaiskaupunginjohtaja Maija Kytälle,

-Talousohjelmaan sisältyvät osaamis- ja elinkeinotoimen kehittämishankkeet vastuutetaan apulaiskaupunginjohtaja Tero Hirvilammelle,

-Talousohjelmaan sisältyvät ympäristötoimen kehittämishankkeet sisältäen asuntoliiketoiminnan uudelleenjärjestelyn vastuutetaan apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtaselle,

Lisäksi kaupunginvaltuusto päätti, että talousohjelmaan sisältyvät tukitoimintoihin liittyvät uudistushankkeet vastuutetaan seuraavasti:

-Hallinnon tuottavuuden parantaminen: kansliapäällikkö Jouko Lehmusto,

-It- toiminnan kehittäminen: It- johtaja Matti Franck

-Hankinta- ja logistiikkatoimintojen kehittäminen: hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen

-Päivittäistaloushallinnon kehittäminen: talouspalvelujohtaja Fredrik Lindström

-Asiakaspalvelukeskuksen perustaminen: kansliapäällikkö Jouko Lehmusto,

-Palveluverkkotarkastelu: kukin apulaiskaupunginjohtaja oman sektorinsa osalta, kansliapäällikkö vastaa koko kaupungin yhteenvedosta.

Talousohjelman jatkovalmistelutyön tulee olla valmiina syyskuun 2009 loppuun mennessä.

Jatkovalmistelussa tulee ottaa huomioon kaupunginvaltuuston päättämät muutokset ja lisäykset.

-Toimenpiteet TVT Asunnot Oy:n ja Kiinteistö Oy Lehtolaakson fuusioimiseksi yhdeksi kokonaisuudeksi käynnistetään heti ja kaupunginhallituksen konsernijaoston tehtäväksi annetaan kutsua koolle em. yhtiöiden yhtiökokoukset tekemään asian edellyttämät päätökset.

-Ammatillisen nuorten koulutuksen ja lukiokoulutuksen hallinnollista yhdistämistä sekä Ammatti-instituutin aikuiskoulutuksen ja Turun Aikuiskoulutuksen yhdistämistä valmistelemaan asetettavista työryhmistä päätetään kaupunginhallituksen seuraavassa kokouksessa 24.8.2009.

Vuoden 2010 talousarviota ja vuosien 2010-2012 taloussuunnitelmaa on valmisteltu hallintokunnissa siten, että ne talousohjelmassa hyväksytyt toimenpiteet, jotka ehtivät vaikuttaa vuonna 2010 talouden tasapainottumiseen on käytetty hyväksi ja ne toimenpiteet, jotka ajoittuvat myöhemmäksi on huomioitu taloussuunnitelmassa. Talousohjelman mahdolliset säästöt ovat osa sitä menojen karsintaa, jota joudutaan nyt tekemään. Talousarvioehdotukseen on vielä lisäksi sisällytetty uusia avauksia toiminnalliseksi muutoksiksi joilla saadaan menojen kevennystä tulevaisuudessa. Monet asiat ovat vielä tässä vaiheessa aihion asteella ja niitä suunnitellaan ja tarkennetaan vähitellen talousarviovuoden aikana. Näidenkin asioiden etenemistä tulee seurata normaalin talouden seurannan ja tilinpäätöksen yhteydessä.

Oheisena liitteenä 1. on koottu tarkemmat selvitykset joidenkin talousohjelmiin sisältyvien hankkeiden tämän hetken valmistelutilanteesta.

Kaupunginhallitus merkinnee tiedoksi nyt esitetyn selvityksen talousohjelman seurannasta ja lähettää sen kaupunginvaltuustolle tiedoksi.

Kansliapäällikkö Jouko K. Lehmusto 29.10.2009:

Talousohjelman hankkeista vastuutettiin kansliapäällikölle hallinnon tuottavuuden parantamista ja palveluverkon sekä asiakaspalvelun kehittämistä koskevat hankkeet.

Hallinnon tuottavuuden parantaminen

Kaupunginhallitus käsitteli hallinnon tuottavuuden parantamishanketta 8.6.2009 § 335 ja päätti merkitä hanketta koskevan selvityksen tiedoksi ja lähettää sen virastoille ja laitoksille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa. Kaupunginhallitus edellyttää tuottavuuden parantamista ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistä työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella, kaupungin säännöstöjen ja ohjeiston yksinkertaistamista ja yhdenmukaistamista joustavan ja tehokkaan toiminnan ja hallinnon edistämiseksi sekä asiakasnäkökulman huomioon ottamista hallintoa kehitettäessä.

1. Koko kaupunki

Keskushallinnon toimintaprosessien arvioinnin perusteella näyttää hallinnon prosessien keventäminen seuraavan 5 vuoden aikana 15 %:lla mahdolliselta ja myös perustellulta. Mikäli kaupungin koko hallintoprosesseihin käytettävä henkilötyövuosimäärä arvioidaan suuruusluokkaan 1 000–2 000, merkitsee kevennystavoite vuosina 2010–2014 yhteensä150–180 henkilötyövuoden vähennystä, jolloin euromääräinen säästöpotentiaali on 6–7 M €.

Vähennys on toteutettavissa työprosesseja yksinkertaistamalla, toimintojen yhdistämisellä hallintokuntien sisällä sekä myös hallintokuntien kesken sekä erityisesti käytössä olevien ja käyttöön saatavien tietojärjestelmien nykyistä tehokkaammalla hyödyntämisellä. Tavoitteen toteutuminen edellyttää myös hallintohenkilöstön sisäisen liikkuvuuden ja koulutuksen lisäämistä sekä hyvin tiukasti rajattua ulkoista rekrytointia hallintotehtäviin vuosina 2010–2014, jotta henkilöstön luonnollinen poistuma erityisesti eläkkeelle siirtymisten johdosta saadaan mahdollisimman hyvin hyödynnettyä.

Lähtökohtana tulee olla, että jokainen hallintotehtävistä vapautuva vakanssi koko kaupungin tasolla johtaa ilman erityisen painavia perusteitta henkilötyövuoden vähenemiseen kaupungin organisaatiossa riippumatta siitä tuleeko yksittäinen vapautuva vakanssi täytettäväksi. Vakanssit täytetään kaupungin organisaation sisältä sisäisin siirroin ilman ulkoista rekrytointia ottaen huomioon kunnallisista viranhaltijoista annetun lain määräykset

Tavoitteen toteutuminen edellyttää myös hallinnollisten prosessien ja työmenetelmien aktiivista ja ennakkoluulotonta uudistamista hallintokunnissa keskushallinnon tuella ja koordinoimana.

2. Keskushallinto

Keskushallinnon osalta hallintoprosessien tarkastelu on tehty vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen osalta. Näiltä osin henkilötyövuosien määrän vähentäminen 15 %:lla vuosina 2010–2014 merkitsee 25 henkilötyövuotta (It-toiminta ei mukana). Vastuualueilla ja sisäisessä tarkastuksessa oli 1.9.2009 vakinaisesti täytettyjä vakansseja 170. Avoimia vakansseja oli 12.

Henkilöstömenojen keskimäärän mukaan laskettuna tämä merkitsee n. 1 M €:n vähennystä vuositasolla vuonna 2014 vuoden 2009 henkilöstömenoihin verrattuna. Kustannussäästö kasvaa vuosina 2010–2013 asteittain keskushallinnon henkilöstön siirtyessä eläkkeelle.

Tarkastelun lähtökohtana on nykyinen organisaatiomalli. Tarkastelussa ei ole mukana toimintojen siirtoa kaupunkiorganisaation sisällä eikä kaupungin organisaation ulkopuolelle siinä tapauksessa, että kaupunki siirtyisi palvelujen ostajaksi. Ilman tapauskohtaisia laskelmia ei voida osoittaa, että kaupungin ulkopuolelta hankittu palvelu olisi kaupungin tuottamaa palvelua edullisempaa. Tämä ei sulje joidenkin palvelujen ulkoistamista, mikäli näin saavutetaan kaupungin omaa toimintaa edullisempi palvelun kustannus- hyötysuhde.

Keskushallinnon vastuualueiden ja sisäisen tarkastuksen henkilöstöstä on 21.10.2009 tilanteessa saavuttanut eläkeiän tai saavuttaa vuoden 2014 loppuun mennessä eläkeiän 43 henkilöä, joiden vakansseista n. 60 % tulee tavoitteen saavuttamiseksi jättää täyttämättä. Muiden vapautuvien vakanssien kohdalla tulee rekrytointi ilman erityisen painavia perusteita suorittaa kaupungin sisältä ilman, että rekrytoitavan tilanne palkattaisiin henkilöä kaupungin ulkopuolelta.

Edellä olevassa arvioinnissa eivät ole mukana keskushallinnon yhteydessä toimivat palvelukeskukset eikä Turun seudun kehittämiskeskus. Mukaan ei ole myöskään laskettu talouden vastuualueen it-toiminnan henkilöstöä, koska toiminnan osalta on käynnissä muutosprosessi.

Keskushallinnon yhteydessä toimivissa palvelukeskuksissa on toteutettu tai parhaillaan käynnissä toiminnan tuottavuuden lisäämistoimenpiteitä. Näitä toimenpiteitä tulee jatkaa keskushallinnon tukemana ja koordinoimana. Palvelutoimintojen jatkamisen taloudellinen kannattavuus sekä muut perustelut kaupungin omana toimintana tulee myös selvittää.

Henkilöstön määrän kevennys, 25 henkilötyövuotta, on keskushallinnon prosessien arviointityön (Lehmusto, Weckman, Nihtilä, Kollanus) perusteella kohdennettu ehdotuksessa nimettäviin prosesseihin. Vastuualueen vetäjien tulee arvioida kohdentaminen jolloin kohdennusta itse tavoitteesta luopumatta voidaan muuttaa.

Ehdotus hallinnon tuottavuuden parantamishankkeen jatkamisesta tulee käsittelyn erillisenä asiana. Erillisenä asiana tulevat myös käsittelyyn yhteisen projektihallintamallin käyttöönotto ja projektiohjeiden päivitys. Hallinnon tuottavuutta kuvaavaa mittaristoa ei ole käytössä, mutta kehitystyö on käynnissä. Turku hyödyntää tätä kehitystyötä.

Palveluverkko

Kaupunginhallitus päätti 25.5.2009 § 312 käsitellessään palveluverkkoa ja tilojen yhteiskäyttöä koskevaa selvitystä, että asiasta annetaan informaatio 1.6.2009 kokoontuvalle kaupunginvaltuustolle ja että apulaiskaupunginjohtajat antavat omien sektoreidensa osalta asiasta lausunnon, minkä jälkeen asia tuodaan uudelleen kaupunginhallituksen käsittelyyn.

Tämän jälkeen kaupunginhallitus päätti 17.8.2009§ 420 käsitellessään kaupunginvaltuuston 22.6.2009 päättämän talousohjelman täytäntöönpanoa vastuuttaa palveluverkkotarkastelun apulaiskaupunginjohtajille omien sektoreidensa osalta ja kansliapäällikölle kaupungin yhteenvedon osalta.

Kaupunginhallitus päätti 17.08.2009 § 420, että talousohjelman hyväksymistä koskeva kaupunginvaltuuston päätös 22.6.2009 § 172 pannaan täytäntöön siten, että talousohjelmaan sisältyvät osaamis- ja elinkeinotoimen kehittämishankkeet vastuutetaan apulaiskaupunginjohtaja Tero Hirvilammelle ja että palveluverkkotarkastelun osalta kukin apulaiskaupunginjohtaja vastaa kokonaisuudesta oman sektorinsa osalta ja kansliapäällikkö vastaa koko kaupungin yhteenvedon laatimisesta. Talousohjelman jatkovalmistelutyön tulee olla valmiina syyskuun 2009 loppuun mennessä.

Palvelutoimen sektorin apulaiskaupunginjohtaja on lausunnossaan 30.9.2009 esittänyt seuraavaa:

Kaupunginhallitus päätti 17.08.2009 § 420, että talousohjelman hyväksymistä koskeva kaupunginvaltuuston päätös 22.6.2009 § 172 pannaan täytäntöön siten, että palveluverkkotarkastelun osalta kukin apulaiskaupunginjohtaja vastaa kokonaisuudesta oman sektorinsa osalta ja kansliapäällikkö vastaa koko kaupungin yhteenvedon laatimisesta. Talousohjelman jatkovalmistelutyön tulee olla valmiina syyskuun 2009 loppuun mennessä.

Kaupungin palveluverkon tarkastelulla ja tilojen yhteiskäytön lisäämisellä tavoitellaan käyttömenojen sekä kaupungin omistaman absoluuttisen tilamäärän vähentämisen ohella tehokkaampia palveluprosesseja. Yhteiskäytön lisääminen antaa mahdollisuuden kehittää hallintokuntien palvelumalleja. Näin voidaan myös tavoitella päällekkäisten toimintojen poistamista.

Sektorin näkökulmasta on ollut valitettavaa, että hallintokunnat eivät ole osallistuneet työskentelyyn tarkastelun ensimmäisessä vaiheessa. Tämän johdosta muutamat ensimmäisen vaiheen toimenpide-ehdotuksista eivät ole linjassa hallintokuntien suunnitelmien kanssa. Ensimmäisen vaiheen toimenpidelistaukset olivat kuitenkin keskustelua herättäviä ja toimivat hyvin hallintokuntien välisen keskustelun avaajina.

Palveluverkkotyöryhmän kirjaamat toimintaperiaatteet ovat palvelutoimen sektorin toiminnan kehittämismallin mukaiset ja erityisesti väestö- ja kaupunkirakenteen muutoksien huomioiminen on oleellista.

Talousohjelmassakin kuvatun työn vaiheistuksen osalta palvelutoimi on jo aloittanut toisen vaiheen. Palveluverkkotyöryhmän esittämät toimenpide-ehdotukset käsiteltiin sektorin laajennetussa johtoryhmässä kesäkuussa ja yhteistä työskentelyä jatkettiin investointiesitysten osalta elokuussa. Yhteistä käsittelyä pidettiin hyvänä ja tätä toimintamallia jatketaan myös tulevaisuudessa. Karttapohjaisen paikkatietojärjestelmän hyödyntämistä suunnittelussa pidettiin erittäin hyvänä ja työtä helpottavana.

Työn kolmannessa vaiheessa yhteistyötä tulee lisätä sektoreiden välillä. Hallintokuntien erilliset palveluverkkosuunnitelmat tulee synkronoida ja palveluverkkoa tulee tarkastella kokonaisuutena yli hallintokuntarajojen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että

-hallintokuntien tulee olla aktiivisesti mukana työskentelyssä

-lähtökohtana tulee olla toiminnan näkökulma ja tavoitteena toiminnalliset hyödyt taloudellisten hyötyjen rinnalla

-palveluverkon tarkastelusta kokonaisuutena tulee muodostaa jatkuva käytäntö siten, että investoinnit ja perusparannukset tulee myös käsitellä palveluverkon näkökulmasta.

Osaamis- ja elinkeinotoimen apulaiskaupunginjohtaja on lausunnossaan 1.10.2009 esittänyt seuraavaa:

Osaamis- ja elinkeinotoimen osalta palveluverkkotarkastelu perustuu keskeisesti seuraaviin lähtökohtiin:

-Lähipalveluja pyritään alueellisesti eli palvelualueittain keskittämään koulujen yhteyteen eri hallintokunnista, koska koulujen oppilasmäärät ovat laskevia ja tilankäytön tehokkuus heikkenevä. Toisin sanoen koulujen tilankäyttöä on pyritty tehostamaan keskittämällä niiden yhteyteen mm. varhaiskasvatus-, nuoriso- ja kirjastopalveluja. Tilankäytön tehostamisella ei pyritä palvelujen määrän ja laadun heikentämiseen. Laskevien oppilasmäärien vallitessa, koulujen uudisrakentamisesta on pääsääntöisesti pidättäydyttävä ja keskityttävä vanhojen tilojen peruskorjaukseen ja tilojen yhteiskäytön tehostamiseen.

-Mikäli varhaiskasvatus päätetään yhdistää osaksi opetustoimea, tulee välittömästi käynnistää kouluverkkoselvitys, jossa palvelualueittain tarkastellaan varhaiskasvatuksen ja alakoulujen välinen tilojen yhteiskäyttö- ja tehostamismahdollisuudet. Suurimmat taloudelliset hyödyt varhaiskasvatuksen siirrosta osaksi opetustoimea on saatavissa tilojen käytön tehostamisella ja palveluverkon koon optimoimisella. Myös tukipalveluiden käytön järkeistäminen liittyy keskeisesti käytössä olevaan tilamäärään ja toimipisteiden lukumäärään.

-Hallinnon toimipisteiden osalta tulee huomioida mahdollinen lukion ja nuorten ammatillisen koulutuksen hallinnollinen yhdistäminen, minkä vuoksi tilaratkaisujen pitää tukea hallinnollisia ratkaisuja. Toisen asteen hallintojen yhdistämistä tarkasteleva työryhmä tulee jättämään raporttinsa kaupunginhallitukselle lokakuussa 2009. Lisäksi mahdollinen Turun AKK:n ja Turun ammatti-instituutin aikuiskoulutuksen yhdistyminen saattaa vaikuttaa tehtäviin tulevaisuuden tilaratkaisuihin ja uudishankkeisiin. Myös aikuiskoulutuksen yhdistämistä tarkasteleva työryhmä jättää raporttinsa kaupunginhallitukselle lokakuussa 2009.

Osaamis- ja elinkeinotoimen Apulaiskaupunginjohtajalla ei ole muuta huomautettavaa Palveluverkkoselvitykseen.

Hallintotilojen osalta on valmisteilla ja tulossa erillisenä asiana käsittelyyn tila- ja talotoimen liikelaitosten sekä sosiaali- ja terveystoimen hallintotoimintoja koskevat tilaratkaisut, jotka mahdollistavat myös keskushallinnon toimitilajärjestelyjen edelleen kehittämisen. Ehdotettavien ratkaisujen jälkeen tilojen neliömäärä sekä tiloista aiheutuvat kustannukset vähenevät ja tilajärjestelyt tulevat nykyistä toimivammiksi. Järjestelyt koskevat pääosin kaupungin sisäistä toimintaa, jolla ei ole merkittäviä vaikutuksia ulkoisiin asiakkaisiin.

Yhteenvetona todetaan, että palveluverkkotarkastelu on osana hallintokuntien toiminnan ja talouden suunnittelua vaikuttamassa talousarvion sekä vuotta pitemmän ajan toiminta- ja taloussuunnitelmien valmisteluun. Palveluverkkoa koskevat ratkaisut ovat osa pitkäjänteistä kehittämistyötä, jolloin myös konkreettiset tulokset näkyvät pääosin tulevina vuosina.

Asiakaspalvelu

Kaupunginhallitus päätti 8.6.2009 § 335 hallinnon tuottavuuden hanketta käsitellessään, ”että kaupungin asiakaspalvelumallin uudistaminen ja siihen sisältyvä sähköisen asioinnin kehittäminen tuodaan syyskauden -09 aikana erillisenä asiana kaupunginhallituksen käsittelyyn ja että kaupunki selvittää mahdollisuudet toimia yhtenä pilottikaupunkina valtion sähköisen asioinnin kehittämiseen liittyvässä kansalaistilihankkeessa.”

Keskushallinnossa asiaa on valmistellut kansliapäällikön johdolla työryhmä, johon ovat kuuluneet it-johtaja Matti Franck, it-suunnittelupäällikkö Sari Hannila, it-suunnittelupäällikkö Anneli Hänninen, asianhallintapäällikkö Pentti Taskinen, kaupunginsihteeri Ari-Pekka Korhonen ja tiedotuspäällikkö Seppo Kemppainen.

Projektin tarkoituksena on perustaa asiakaspalvelukeskus, johon keskitetään kuntalaisten asiakaspalvelua ja asiointia. Asiakaspalvelut tuotetaan kolmella palvelukanavalla, jotka ovat paikan päällä annettava palvelu, puhelinpalvelu (contact center) ja sähköinen asiointi. Asiakaspalvelukeskus voi toimia fyysisesti ja virtuaalisesti hajautettuna eri pisteissä, mutta yhtenäisten prosessikuvausten ja toimintatapojen mukaisesti.

Sähköisen asioinnin laajentuva käyttö ja kehittäminen on koko keskitetyn asiakaspalvelukonseptin tärkeä lähtökohta. Projektin tuloksena toimiva asiakaspalvelukeskus toimii kaupunkitasoisena sähköiseen asiointiin liittyvien asiakaspalveluprosessien omistajana ja kehittäjänä. Projekti edistää myös muuten joustavampien ja asiakaslähtöisempien palveluiden suunnittelua ja toteuttamista.

Keskukseen sijoitetaan eri yksiköistä ainakin palvelujen yleisneuvontaa, ajanvarausta, ohjausta ja rutiiniluontoisten asioiden hoitoa, asioiden eteenpäin viemistä ja esim. palautteen osoittamista oikeaan osoitteeseen eli ns. avustavaa asiakaspalvelua (front office). Lisäksi keskukseen keskitetään perusasiakaspalveluja esim. kirjaamotoiminta ja kassapalvelut. Keskukseen sijoitettavat palvelut määritellään ja valitaan projektin aikana. Myöhemmin palveluvalikoimaa voidaan laajentaa vähitellen.

Projektin käynnistämisestä tuodaan erillinen esitys kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.