Hallintotoimisto/Markku Toivonen 18.8.2009/162-09:

Tiivistelmä:

Itämeren kaupunkien liiton (UBC) ympäristösihteeristö on toiminut Turussa vuodesta 1996 alkaen kaupunginhallituksen ja Itämeren kaupunkien liiton yleiskokouksen vahvistamilla päätöksillä. Nykyinen sijoituspäätös on voimassa vuoden 2009 loppuun. Nyt esitetään, että sijoituspäätöstä jatketaan vuoden 2015 loppuun siten, että sihteeristö toimii edelleen ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisena erillisprojektina. Sihteeristön toiminnasta kaupungille aiheutuvat kulut (isäntäkaupungin perusrahoitus), 80. 000 € vuodessa, esitetään siirrettäväksi ympäristö- ja kaavoitusvirastolta osaksi kaupungin kansainvälisen toiminnan rahoitusta vuodesta 2010 alkaen.

Tausta

Itämeren kaupunkien liitto, Union of the Baltic Cities (UBC) on Gdanskissa 1991 perustettu kaupunkien yhteistyöorganisaatio, joka vuosien varrella on vakiinnuttanut asemansa tunnettuna ja tunnustettuna Itämeren alueen toimijana. Nykyään UBC:hen kuuluu 106 jäsenkaupunkia, joista 13 Suomesta. Liiton toimintaa ohjaa hallitus, jossa on edustettuna yksi jäsenkaupunki kustakin maasta. Lisäksi hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja 3 varapuheenjohtajaa, joista toinen on apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen. Pääosa liiton toiminnasta tapahtuu hallituksen alaisissa komissioissa ja työryhmissä, joita on yhteensä 13. Ympäristökomission puheenjohtajan toimii ympäristötoimenjohtaja Mikko Jokinen.

Liiton ympäristökomitean alainen ympäristösihteeristö on toiminut Turussa vuodesta 1996 alkaen ja se on hallinnollisesti sijoitettu ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisuuteen. Sihteeristön toiminta on ollut  aktiivia ja vaikuttanut merkittävästi liiton kehittymiseen ja sen aseman vahvistumiseen tärkeänä ja arvostettuna toimijana Itämeren alueella. Sihteeristön työ ja sijainti Turussa on tehnyt Turkua merkittävässä määrin tunnetuksi Itämeren alueella sekä laajemmin ympäri Eurooppaa aktiivina kuntien yhteistyön, kestävän kehityksen ja ympäristönsuojelun toimijana.

Itämeren kaupunkien liiton ympäristösihteeristön isäntäkaupunkina toimiminen on konkreettista toimintaa, jossa Turun kaupungin kansainväliset sekä kestävän kehityksen tavoitteet ovat vahvasti yhdistyneet. 

UBC:n toiminnan tavoite on tukea ja edesauttaa Itämeren alueen kaupunkien toimintaa ja niiden eurooppalaista integroitumista sekä vahvistaa paikallishallinnon roolia Itämeren alueen kehityksessä. Toiminnan päälinjoina ovat konkreettiset yhteiset hankkeet ja aktiivi osallistuminen kaupunkipolitiikan luomiseen ja toteuttamiseen.

Tämä strateginen valinta on nyt - Itämeren alueen muodostuttua Euroopan Unionin sisämereksi - tullut entistäkin merkityksellisemmäksi. Itämeren alueen on arvioitu olevan yksi Euroopan potentiaalisimmista kasvualueista. Positiivista kehitystä tukee voimakkaasti alueella harjoitettava aktiivinen yhteistyö. Kuntien yhteistyössä Itämeren kaupunkien liitto on alueen tärkein ja voimakkain foorumi. UBC:n toimintaperiaatteiden mukaisesti sihteeristön työn tavoitteita ja sisältöä ohjaavat liiton ympäristökomissio, hallitus ja yleiskokous.

UBC:n komissioiden isäntäkaupunkien roolia ei ole liiton puolesta täsmällisesti määritelty, mutta käytännössä on edellytetty sitä, että isäntäkaupunki tarjoaa sihteeristölle tilat, perusrahoituksen ja teknisiä sekä hallinnollisia palveluita. Kukin sihteeristö saa vuosittaisen toiminta-avustuksen liitolta. Suurin osa sihteeristön toiminnan rahoituksesta, käytännössä yli 90 %, on tullut hankerahoituksena ulkopuolisista lähteistä. Isäntäkaupunki toimii myös juridisena osapuolena esimerkiksi kun komissiot hakevat projektirahoitusta EU -ohjelmista tai muualta.

Nykyinen toiminta

UBC:n ympäristösihteeristön työ jakaantuu kolmeen osa-alueeseen: peruspalvelut jäsenille, hanketoiminta ja poliittinen työ. Nämä osa-alueet luonnolliset tukevat toisiaan. Budjetiltaan ylivoimaisesti suurin osa-alue ovat hankkeet, joita on ohjannut liiton kestävän kehityksen ohjelma (Union of the Baltic Cities Agenda 21 Action Program 2004-2009).

Päättyvällä ohjelmakaudella on toteutettu yhteensä 29 kaupunkien välistä hanketta. Niiden toteutunut budjetti oli hieman yli 16 M €. Hankkeiden kautta on kehitetty yhteistyössä verkoston jäsenkaupunkien ja muiden partnereiden kanssa mm. kaupunkien kestävän kehityksen osaamista ja työmenetelmiä, sekä pyritty parantamaan ympäristön tilaa ja siten parantamaan kaupunkien kilpailukykyä ja vetovoimaisuutta sekä tukemaan niiden kestävää kehitystä. Hankkeisiin osallistui yhteensä yli 40 eri Itämeren kaupunkia sekä lisäksi useita ministeriöitä, muita viranomaisia, yliopistoja, tutkimuslaitoksia ja verkostoja. Pääosin rahoitus on tullut EU:n eri lähteistä, mutta myös Pohjoismaiden ministerineuvosto ja kansalliset ministeriöt olivat tärkeitä yhteistyökumppaneita. Turku oli kaupunkina mukana 10 eri hankkeessa, joista merkittävimmät koskivat satamien ympäristöasioiden kehittämistä sekä kestävää kaupunkiliikennettä.

Sihteeristössä on työskennellyt hanketilanteesta riippuen 10-15 henkilön kansainvälinen tiimi, jossa on vuosien mittaan työskennellyt asiantuntijoita lähes kaikista Itämeren maista. Sihteeristö on toiminut vuodesta 2008 alkaen Suurtorilla ns. Itämeritalossa yhdessä Centrum Balticumin, Valonian ja WHO Terveet kaupungit yhdistyksen kanssa. Vuonna 2008 sihteeristön kokonaisbudjetti oli noin 600.000 €, ja tällä hetkellä tiedossa oleva vuosiin 2009-2011 kohdistuva hankerahoitus yhteensä 6 M€, johon sisältyy myös sihteeristön kautta hankkeiden partnereille kulkevan rahoituksen osuus. Sihteeristön kansainvälisen tiimin vahvuus on tällä hetkellä 10 päätoimista ympäristöalan ja kansainvälisen kuntayhteistyön ammattilaista.

Kehittämislinjat 2010- 2015

Syyskuussa Norjan Kristiansandissa järjestettävässä UBC:n IX:ssä vuosikokouksessa tullaan hyväksymään järjestön uusi kestävän kehityksen toimintaohjelma vuosille 2010 - 2015 (Union of the Baltic Cities Sustainability Action Program 2010 -2015). Siinä korostetaan siirtymistä paikallisen toiminnan lähestymistapaan eli kestävän kehityksen suunnitelmien sijasta korostetaan niiden toteuttamista. Tämä muutos on jo monilta osin todellisuutta niin Turussa kuin monissa muissakin liiton jäsenkaupungeissa. Kestävän kehityksen ohjelmissa painopiste on siirtynyt toimenpiteisiin. Tällaisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi kestävän kehityksen mukaiset hankinnat, liikennejärjestelmät ja -suunnittelu, kierrätys ja materiaalitehokkuus, ja niin edelleen. Suurin haaste on edelleen ympäristöllisen, sosiaalisen ja taloudellisen lähestymistavan yhteensovittaminen, ja keskeiseksi teemaksi on nousemassa tuotannon ja kulutuksen kestävyys. Kestävän kehityksen lähtökohta on entistä korostuneemmin elinvoimainen talous.

Ympäristö- ja kaavoitusviraston kanta

Itämeren kaupunkien liiton ympäristösihteeristö on toiminut ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisuudessa koko viraston toiminnan ajan. Koska kyseessä on määräaikainen ja pääosin ulkopuolisella rahoituksella rahoitettu projekti, sen toiminta poikkeaa melko paljon viraston perustoiminnoista. Tästä on aiheutunut tiettyjä käytännön hankaluuksia, koska esimerkiksi kaupungin päätöksenteko ja raportointijärjestelmät on suunniteltu kaupungin suhteellisen staattisille perustoiminnoille ja ne ottavat huonosti huomioon nopearytmisen kansainvälisen toiminnan. UBC, samoin kuin viraston toinen pidempiaikainen projekti, Valonia, on nyt kuitenkin erotettu selkeästi omiksi talous- ja raportointiyksiköikseen ja niiden hallinnointiin on muutoinkin löydetty joustavia ratkaisuja, joten niiden sijoittuminen jatkossakin viraston alaisuuteen on mahdollista. Koska UBC:n toiminnasta aiheutuvat menot ja tulot eivät välttämättä kirjaudu samalle kalenterivuodelle, saattaa tästä aiheutua heitteisyyttä perusorganisaation tilinpäätökselle. Talousarvio ja erityisesti tilinpäätösmenettelyä olisi ehkä syytä tulevaisuudessa kehittää ja eriyttää vielä selkeämmin. Vuoden 2009 talousarvion yhteydessä laaditussa talousohjelmassa pohdittiin, voisiko projektitoimistoja yhdistää keskushallinnon projektitoimintoihin ja siten synenergialla saavuttaa merkittäviä säästöjä. Arvioinneissa on päädytty siihen, että mainittavia säästöjä ei syntyisi ja että on tärkeämpää pysyttää projektitoimistot ympäristö- ja kaavoitusviraston yhteydessä, mihin ne asiasisällön kannalta luontevimmin liittyvät.

Ympäristö- ja kaavoitusvirasto toteaa, että sihteeristön toiminta on eittämättä sekä Turun kaupungin että laajemmin Itämeren maiden yhteistyön kannalta kannatettava hanke ja että Turun kaupungin edun mukaista on pyrkiä jatkamaan sihteeristön isäntäkaupunkina.

Virasto esittääkin kantanaan, että UBC:n ympäristösihteeristö voisi jatkaa ympäristö- ja kaavoitusviraston alaisena erillishankkeena vuodet 2010-2015 edellyttäen, että UBC:n yleiskokous Kristiansandissa osaltaan näin päättää. Asiaa koskevassa kaupunginhallituksen päätöksessä tulisi samalla päättää, että:

• Itämeren kaupunkien ympäristösihteeristö (UBC) sijoitetaan ympäristö- ja kaavoitusvirastoon ympäristönsuojelutoimiston alaiseksi projektiksi vuosiksi 2010-2015.
• Sihteeristön toimitilojen vuokra-, lämmitys- ja muut kiinteistökulut, tietohallintopalvelut sekä perusomarahoitus katetaan kaupungin kansainvälisen toiminnan määrärahoista siltä osin, kuin niitä ei voida sisällyttää erillishankkeiden budjetteihin. Kokonaistarve on 80 000 € vuodessa, josta perusomarahoituksen osuus on 25 000 €/v ja loppu muita em. kuluja.  Vuoden 2009 loppuun saakka kustannukset katetaan ympäristö- ja kaavoitusviraston budjetista.
• Ympäristö- ja kaavoitusviraston virastopäällikkö on oikeutettu allekirjoittamaan sihteeristön valmistelemat jäsenkaupunkien yhteiset hankehakemukset ja muut asiakirjat isäntäkaupungin puolesta milloin se on tarpeen.
• Virastopäällikkö on oikeutettu hyväksymään sihteeristön hankkeiden edellyttämät maksut ja rahansiirrot edellyttäen, etteivät Turun kaupunkiin kohdistuvat kustannukset ylitä hänen hankintavaltuuksiaan.
• Virastopäällikkö on oikeutettu päättämään ja hyväksymään sihteeristön määräaikaisen henkilöstön palkkaamisesta hankkeiden edellyttämässä laajuudessa siltä osin, kun ne rahoitetaan ulkopuolisella hankerahoituksella.
• Virastopäällikkö on oikeutettu päättämään ja hyväksymään toiminnan edellyttämistä määräaikaisen henkilöstön ulkomaisista työmatkoista, mikäli ne rahoitetaan ulkopuolisella hankerahoituksella.
• Ympäristösihteeristö on oikeutettu kilpailuttamaan toiminnan tarvitsemat erityispalvelut, ml. matkat ja hankkimaan tarvittaessa luottokortti matkoihin liittyviä maksujen kustannustehokasta hoitamista varten ja että ympäristösihteeristön päällikölle annetaan samat hankintavaltuudet kuin on määritelty toimintasäännöissä ympäristö- ja kaavoitusviraston toimistopäälliköille.

Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen 8.9.2009:

Itämeren kaupunkien liiton (UBC) ympäristösihteeristön johtaja Björn Grönholm on ollut kaupunginhallituksen kokouksessa 7.9.2009 esittelemässä asiaa.

Ympäristö- ja kaavoitusvirasto on esittänyt, että Itämeren kaupunkien liiton ympäristösihteeristö sijoitettaisiin ympäristö- ja kaavoitusviraston ympäristönsuojelutoimiston alaiseksi projektiksi vuosiksi 2010-2015. Virasto on lisäksi esittänyt, että sihteeristön toimitilojen vuokra-, lämmitys- ja muut kiinteistökulut, tietohallintopalvelut sekä perusrahoitus katettaisiin kaupungin kansainvälisen toiminnan määrärahoista siltä osin, kuin niitä ei voida sisällyttää erillishankkeiden budjetteihin.

Hallinnon tehokkuuden kannalta ei voida pitää tarkoituksenmukaisena järjestelyä, jossa varsinainen toiminta ja toimintaan varattu määräraha ovat hallinnollisesti eri yksiköissä. Em. syystä varsinainen toiminta tulee kattaa ympäristö- ja kaavoitusviraston määrärahoista talousarvion puitteissa.

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että

• Itämeren kaupunkien liiton ympäristösihteeristö (UBC) sijoitetaan ympäristö- ja kaavoitusvirastoon ympäristönsuojelutoimiston alaiseksi projektiksi vuosiksi 2010-2015.
• Sihteeristön toimitilojen vuokra-, lämmitys- ja muut kiinteistökulut, tietohallintopalvelut sekä perusomarahoitus katetaan ympäristö- ja kaavoitusviraston määrärahoista talousarvion puitteissa.
• Ympäristö- ja kaavoitusviraston virastopäällikkö on oikeutettu allekirjoittamaan sihteeristön valmistelemat jäsenkaupunkien yhteiset hankehakemukset ja muut asiakirjat isäntäkaupungin puolesta milloin se on tarpeen.
• Virastopäällikkö on oikeutettu hyväksymään sihteeristön hankkeiden edellyttämät maksut ja rahansiirrot edellyttäen, etteivät Turun kaupunkiin kohdistuvat kustannukset ylitä hänen hankintavaltuuksiaan.
• Virastopäällikkö on oikeutettu päättämään ja hyväksymään sihteeristön määräaikaisen henkilöstön palkkaamisesta hankkeiden edellyttämässä laajuudessa siltä osin, kun ne rahoitetaan ulkopuolisella hankerahoituksella.
• Virastopäällikkö on oikeutettu päättämään ja hyväksymään toiminnan edellyttämistä määräaikaisen henkilöstön ulkomaisista työmatkoista, mikäli ne rahoitetaan ulkopuolisella hankerahoituksella.
• Ympäristösihteeristö on oikeutettu kilpailuttamaan toiminnan tarvitsemat erityispalvelut, ml. matkat ja hankkimaan tarvittaessa luottokortti matkoihin liittyviä maksujen kustannustehokasta hoitamista varten ja että ympäristösihteeristön päällikölle annetaan samat hankintavaltuudet, kuin on määritelty toimintasäännöissä ympäristö- ja kaavoitusviraston toimistopäälliköille.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Laaksonen ilmoitti olevansa esteellinen eikä osallistunut asian käsittelyyn.