Talousjohtaja Ari Mäkinen, laskentapäällikkö Seija Liinoja, hankejohtaja Sari Kettunen, 12.5.2009:

Taustaa

Kaupunginhallitus on perustanut 26.3.2007 § 241 Toiminnan ja taloudenohjauksen kehittämishankkeen (Toti) sekä 25.3.2008 § 185 ja 1.9.2008 § 443 Talous- ja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmien vaihtohankkeen (Tahto). Kaupunginhallitus päätti 8.12.2008 § 646 Toti- ja Tahto-hankkeiden yhdistämisestä yhdeksi Alfa-hankkeeksi. Kaupunginhallitukselle raportoitiin hankkeen etenemisestä viimeksi 16.3.2009.

Toti-hankkeen resurssit (5,5 hlöä) ja Tahto-hankkeen projektin käynnistysvaiheen resurssit (2 hlöä) siirrettiin Alfa-hankkeelle. Henkilöitä on siirtynyt vuoden 2009 aikana toisiin tehtäviin ja Alfa-hankkeeseen on tällä hetkellä palkattuna 4 henkilöä. Henkilöt on palkattu vuoden 2009 loppuun.

Hanke on siirtynyt kilpailutusvaiheeseen

Alfa-hankkeeseen liittyvät järjestelmähankinnat ja niiden käyttöönotto on päätetty vaiheistaa useampaan osaan. Ensimmäisessä vaiheessa hankitaan käyttöoikeudet laajaan integroituun järjestelmään, jonka käyttöönotto kuitenkin vaiheistetaan ja kilpailutetaan useammassa osassa. Nyt käynnissä on järjestelmähankinnan ensimmäinen vaihe, jonka käyttöönoton myötä saadaan korvattua nykyinen Hansa- taloustietojärjestelmä ja saadaan uusi järjestelmä tukemaan hankintatoiminnan uutta toimintamallia. Uusi järjestelmä saadaan ensimmäisessä vaiheessa käyttöön myös taloussuunnittelun osalta. Käyttöönottoprojektin ensimmäinen vaihe on aikataulutettu kestämään vuoden 2010 loppuun asti. Ensimmäisessä vaiheessa hankkeen omistajana toimii talousjohtaja.

Hankintatoimen uuden toimintamallin tukeminen ja siitä saatavien hyötyjen nopea saavuttaminen sekä talouspalvelukeskuksen toiminnan kehittäminen on suurelta osin riippuvainen Alfa-hankkeessa hankittavasta uudesta tietojärjestelmästä ja sen käyttöönotossa onnistumisesta sekä aikataulussa pysymisestä.

Nyt ollaan siis siirtymässä valmisteluvaiheesta hankintavaiheeseen. Hankinnan aikataulu on seuraava:

Hankintailmoitus 8.5.

Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä 8.6.

Neuvottelukutsut ja alustava tarjouspyyntö 11.6

Vahvistuksen tai lopullisen tarjouspyynnön pyytäminen neuvotteluissa syntyneestä ”tarjouksesta” 14.9.

Vahvistuksen palautus 21.9.

Hankintapäätös 30.9.

Hankintasopimus 30.10

Ensimmäisessä vaiheessa käyttöönotto tarkoittaa seuraavien osioiden käyttöönottoa:

Nämä osiot tulee olla käytössä 1.1.2011 alkaen kaupunginhallituksen aiemmin päättämän aikataulun mukaisesti.

Arvio hankkeen kustannuksista ja tavoitteet hyödyistä

Liitteenä 1 (jaetaan pöydälle vain kokoukseen osallistuvien käyttöön) on arvio hankkeen kustannuksista sekä tavoitteet saavutettavista hyödyistä. Kustannuksista lisenssikustannukset sekä käyttöönottoprojektin kustannukset ovat merkittävimmät. Suurin säästöpotentiaali on sekä nykyisen tietojärjestelmän ylläpidon kustannuksissa että toisaalta toiminnan muutoksesta johtuen päivittäistaloushallintoon kuluvissa talouspalvelukeskuksen henkilöstökustannuksissa. Hankintatoimea tukevan järjestelmän käyttöönotto tuo apuvälineen hankintojen ohjaukseen ja koordinointiin sekä valvontaan. Hankintaprosessiin käytettävän työajan vähentämisen lisäksi voidaan keskittää ja valvoa hankintojen ohjautumista sopimustoimittajille ja parantaa kaupungin asemaa sopimuskumppanina, millä pyritään vaikuttamaan ostohintojen alenemiseen tai hinnannousun hidastumiseen.

Kustannukset ja hyödyt ovat luonnollisesti vielä arvioita, koska vielä ei ole tiedossa minkä toimittajan tietojärjestelmäratkaisuun päädytään. Järjestelmähankinnan mahdollistama toiminnallinen muutos ja siitä saatavat kustannushyödyt ovat joka tapauksessa niin merkittäviä, että hankkeen I vaiheen osalta takaisinmaksuajan arvioidaan olevan vain noin 3-4 vuotta.

Hankkeen resursointi käyttöönottovaiheessa

Varsin laaja-alaisena kehittämishankkeena ensimmäisen vaiheen käyttöönottoprojektin aikataulussa pysyminen sekä käyttöönotossa onnistuminen edellyttää projektille oikeaa resursointia. Käyttöönottovaiheen valinnoilla on merkittävät vaikutukset investoinnin elinkaaren aikana syntyviin hyötyihin ja kustannuksiin.

Vantaa on suurista kaupungeista parhaillaan käyttöönottamassa vastaavaa tai jonkin verran laajempaa kokonaisuutta. He ovat arvioineet, että käyttöönottovaiheeseen on koko aikaisiksi työvuosiksi muutettuna sitoutunut noin 15 henkilötyövuotta. Ensimmäisessä vaiheessa Turun hanke koskettaa tilausjärjestelmän käyttöönoton osalta laajimmillaan satoja kaupungin työntekijöitä.

Alfa-hankkeen resursoinnin osalta on tärkeää, että projektiryhmään osallistuvat olisivat projektin kokopäiväisiä työntekijöitä. Samalla he olisivat myös eri alaprojektien vetovastuullisia henkilöitä. Projektiorganisaatiossa tulisi olla edustettuna taloushallinto, hankintatoimi, talous-suunnittelu, henkilöstöhallinto sekä tietohallinto. Projektissa tulee lisäksi olla hallintokuntia edustavia jäseniä (liite2).

Projektihenkilöstön osalta nyt kiinnitettyjen resurssien (4 henkilöä) lisäksi täysipäiväisesti projektiin kiinnitettävien resurssien tarvearvio ajalle 1.8.2009–31.12.2010 on:

taloushallinto: tiiminvetäjä

hankintatoimi: suunnittelija

taloussuunnittelu ja raportointi: tiiminvetäjä

konversiot ja liittymät: tiiminvetäjä

perustietojen hallinta: tiiminvetäjä

käyttöönotto ja tuki: tiiminvetäjä

viestintä- ja koulutusvastaava

projektisihteeri

Tämän lisäksi toimittajalta tullaan tarvitsemaan lisäresursseja seuraaviin tehtäviin:

käyttöönottoprojektin projektipäällikkö

hankintatoimi: tiiminvetäjä

taloushallinto: suunnittelija

henkilöstöhallinto: tiiminvetäjä/suunnittelija

Lisäksi kaupungin tulee varautua siihen, että käyttöönottoprojekti tulee kaikkineen koskemaan laajaa joukkoa hallintokuntien ja keskushallinnon ihmisiä. Hankkeen eri vaiheissa siihen sitoutuvien ihmisten määrä tulee vaihtelemaan suuresti. Testaus- ja käyttöönoton valmisteluvaiheen aikana (kevät 2010-syksy 2010) resurssitarve on suurimmillaan ja silloin vaaditaan lyhyemmäksi ajaksi suurempaa joukkoa kokoaikaisia henkilöitä tekemään uuden järjestelmän testausta ja sen käyttöönoton koulutusta.

Kokoaikaisten resurssien irrottaminen hankkeeseen 1.8.2009–31.12.2010 saattaa vaatia sijaisten palkkaamista heidän tilalleen nykyisiin tehtäviinsä. Ensisijaisesti nämä sijaiset tulisi pyrkiä palkkaamaan kaupungin sisältä.

Kaupunginhallitukselle raportoidaan hankkeen tilanteesta seuraavan kerran lokakuussa.

Esitämme kaupunginhallituksen päätettäväksi seuraavaa:

–merkitä Alfa-hankkeen tilanneraportin tiedokseen

–että hankehenkilöstö voidaan palkata 2010 vuoden loppuun

–että hankkeessa toimii kokopäiväisiä hankehenkilöitä aikavälillä 1.8.2009 – 31.12.2010 enintään 12 kappaletta

–että hankehenkilöstö ja heidän sijaisensa palkataan lähtökohtaisesti kaupungin sisältä ilman ulkoisia rekrytointeja

–että hankejohtaja Sari Kettunen oikeutetaan palkkaamaan hankehenkilöstö