It-johtaja Matti Franck ja talousjohtaja Ari Mäkinen 30.3.2009:

Taustaa

Tietohallinnon tietty-projektissa on laadittu tietohallinnon uusi toimintamalli ja organisaatio. Tietohallinto keskittyy jatkossa turvaamaan virastojen ja laitosten nykyisten palveluiden saatavuutta ja jatkuvuutta, sekä tukemaan palvelutuotannon kehittämistä tietohallintotoimenpiteillä ja it-palveluilla. Uusi toimintamalli on hyväksytty ja otettu käyttöön vuoden 2009 alussa. Toimintamallilla on mahdollisuus saada aikaan mittavia suoria toiminnallisia kustannussäästöjä. Tämä edellyttää kuitenkin että yhteisen it-toiminnan toimintatapoja yhtenäistetään ja tuottavuutta kehitetään.

Yhteinen it-toiminta tekee kaikki it-palvelusopimukset ja vastaa niiden toteutumisesta toimialoille ja vastuualueille. It-hankintoja, -kehittämistä ja -ylläpitoa koskevat, sopimuksiin perustuvat it-menot ja niiden rahoitus keskitetään yhteiseen tietohallintoon. Yhteinen it-toiminta kohdentaa kustannukset toimialoille ja vastuualueille sovittujen kohdistusperiaatteiden ja – menetelmän mukaisesti.

Kaupungin oman it-palvelutuotannon osalta on päätetty seuraavaa (kh 18.8.2008):

§It-palveluita ohjataan tietohallinnon toimesta ja sen johtamismallin mukaisesti keskitetysti

§It-palveluita tuotetaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti määritellyillä toimialueilla. Rajanveto oman tuotannon ja palveluiden hankinnan välillä kullakin alueella on strateginen päätös, josta vastaa tietohallintojohto konsultoituaan toimialoja ja vastuualueita.

§It-palveluita ostetaan osaamisen ja joustavuuden varmistamiseksi. Oma palvelutuotannon toiminta keskitetään tarkasti määritellyille alueille.

It-palvelujen yhtenäistäminen

Perus-it-palvelutuotanto

Perus-IT:llä tarkoitetaan laajaa työasemien, palvelinten, tulostimien, tietoliikenneverkon ja service deskin muodostamaa laite- ja palvelukokonaisuutta. Työasemia on käytössämme n. 11 800 kpl, tulostimia 4800 kpl ja palvelimia useassa eri konesalissa n. 290 kpl. Asiakas- ja palvelunäkökulmasta kokonaisuus voidaan jakaa kolmeen osaan:

§loppukäyttäjän palvelut

§kapasiteettipalvelut

§tietoliikenne

Näistä kolmesta alueesta olemme jo yhtenäistäneet tietoliikenteen ja uutta, koko kaupungin kattavaa palvelusopimusta Telia Sonera Finland Oyj:n kanssa olla juuri ottamassa käyttöön.

Kahdella muulla alueella työ on kesken ja käytämme useita eri toimintamalleja. Sote on ulkoistanut perus-IT:n tuotannon laajasti ja ostaa pääosan palveluistaan Telia Soneralta kun taas muulle osalle kaupunkia palveluja tuotetaan pääosin itse - mutta edelleen hajautetusti erilaisilla, usein hallintokuntakohtaisilla toimintamalleilla. Yhtenäistämällä nämäkin alueet arvioidaan saavutettavan merkittävää tuottavuuden kasvua ja palveluntason parantumista.

Kaupungin perus-IT:n vuosikustannus ilman tietoliikennettä on tasolla 8,2 M€ josta n. 2,8 M€ on lisenssi- ja työasemahankintakustannuksia. Näihin kustannuksiin voidaan vaikuttaa vain hyvin vähän. Jäljelle jäävä 5,5 M€ on kustannus johon tuottavuuden parantamistoimet kohdistuvat. Vertailun vuoksi voidaan todeta, että viime vuonna kilpailutettujen tietoliikennepalvelujen (puhelin, tiedonsiirto) kokonaiskustannukset olivat n. 4,5 M€/vuosi ja siitä arvioidaan yhtenäisellä, koko kaupungin kattavalla uudella sopimuksella ja toimintamallilla voitavan säästää 1 – 1,5 M€ vuodessa.

Loppukäyttäjän palvelut sisältävät mm. asiakastuen eli help deskin ja lähituen, työasemien elinkaari- ja vakiointipalvelut, virustorjunnan, ohjelmistojakelut, valtuushallinnan sekä mobiililaitteiden tuen. Kapasiteettipalvelut sisältävät mm. konesalipalvelut, palvelinten hallinnan ja kapasiteettihallinnan sekä varmennusten ja tietokantojen hallinnan. Näissä palveluissa Turun kaupungin omassa it-organisaatiossa tekee töitä n. 60 it-ammattilaista ja useita ulkopuolisia konsultteja. Telia Soneralta ostettavassa osassa työskentelee arviolta 20 - 30 henkilöä.

Toiminnan yhtenäistäminen

Perus-IT-palvelutuotannon tuottavuuden parantaminen, kustannustehokkaampi toiminta sekä paremmat palvelut edellyttävät toiminnan yhtenäistämistä. Useista mahdollisista malleista on valittava ja otettava käyttöön kaupungin toimialoja ja vastuualueita parhaiten palveleva toimintamalli. Samalla on kuitenkin pystyttävä tarjoamaan hyvin erilaisia palveluita ja palvelutasoja erilaisten toimintojen tarpeisiin: opetustoimen vaatimukset poikkeavat oleellisesti mm. hallinnon vaatimuksista ja yhdistyneelle sosiaali- ja terveystoimelle on yhteinen toimintaympäristö pystyttävä rakentamaan pikaisella aikataululla. Nykyinen sopimus päättyy kesällä 2009 ja lisäksi 18.3.2009 julkaistun tiedotteen mukaan nykyinen toimittaja Telia Sonera Finland Oyj vetäytyy kokonaan Suomessa ja Ruotsissa tältä liiketoiminta-alueelta.

It-toiminnan eri alueiden (ratkaisuhallinta, arkkitehtuurit, palvelutuotanto) suunnittelupäälliköiden työryhmä on määritellyt kolme erilaista, yhtenäistämistä edistävää tuotantomallivaihtoehtoa. Työssä on mukana vahvasti eri toimialojen näkemys sekä it-tuotannon näkökulma. Vertailutietoa on saatu työpajoista joita olemme järjestäneet it-palvelutuottajien kanssa. Oikeaa mallia ei ole olemassa ja suurten kaupunkien sekä kuntien ratkaisut poikkeavat paljon toisistaan, joten sopivin malli on valittava Turun kaupungin tilanteen, omien palvelutarpeiden sekä kustannustavoitteiden pohjalta.

Tuotantotapavaihtoehdot

                                          Vaihtoehto 1: ulkoinen palveluntuottaja

Mallissa kaikki perus-it-palvelut ostettaisiin kaupungin ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Tietoliikenteen sekä suurelta osin soten it-palvelujen osalta näin toimitaan jo tälläkin hetkellä. Tällainen toimittaja voi olla yksityinen suomalainen tai ulkomainen yritys (esim. Fujitsu Services, Telia Sonera Finland, Logica, Enfo, Accenture jne.), Turun kaupungin osittain omistama yhtiö (MedBit Oy) tai muu julkisomisteinen yhtiö tai liikelaitos (esim. Oulun Tietotekniikka, Tampereen tietotekniikkakeskus, LapIT Oy jne.).

Käytännössä vaihtoehto 1 voidaan toteuttaa kilpailuttamalla ko. palvelut. Kilpailutus tälle kokonaisuudelle on iso työ, mutta ainoa tapa, joka täyttää hankintalain vaatimukset ja jolla päästään parhaaseen kustannustasoon. Kilpailutusta monimutkaistaa myös se, että siihen on syytä ottaa mukaan liikkeenluovutus eli nykyisin palvelujen tuottamiseen Turun kaupungin omassa organisaatiossa sitoutuvien resurssien siirtäminen uudelle palveluntuottajalle. Tämä tarkoittaisi noin 60 henkilön, ison määrän it-laitteita sekä tilojen hallinnan siirtämistä osana sopimusta toimittajalle. Selvitys-, kilpailutus- ja käyttöönottovaiheessa kiinnitetään erityistä huomiota SoTen toimintaympäristön nopeaan yhdistämiseen.

Vaihtoehto 2: kaupungin oma it-palvelutuotanto

Mallissa kaupungin oma it-organisaatio tuottaisi palvelut itse. Ulkopuolisia palveluntuottajia käytetään vain yksittäisten, tarkasti rajattujen palvelujen alihankkijoina. Vastuu tällaisten palvelujen hankinnasta ja integroinnista muihin palveluihin olisi omalla palvelutuotannolla.

Vaihtoehdossa 2 nykyisin ulkopuolelta ostettavat palvelut, joita tuotetaan myös itse, siirrettäisiin kaupungin omaan tuotantoon sopimusten loppuessa. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi soten Telia Soneralta ostamat laajat palvelukokonaisuudet. Malli edellyttää omien resurssien lisäämistä ja henkilökunnan kasvattamista nykyisestä arviolta 20 hengellä. Lisäksi merkittäviä investointeja on tehtävä palvelujen kehittämiseen ja yhtenäistämiseen oman tuotannon sisällä. Selvitys-, kilpailutus- ja käyttöönottovaiheessa kiinnitetään erityistä huomiota SoTen toimintaympäristön nopeaan yhdistämiseen.

Vaihtoehto 3: sekä kaupungin oma it-palvelutuotanto että ulkoinen palveluntuottaja

Mallissa kaupungin oma it-organisaatio tuottaisi suuren osan it-palveluista itse. Kuitenkin se osa palveluista, joka nyt jo hankitaan ulkoiselta palveluntuottajalta, kilpailutettaisiin ja ostettaisiin myös jatkossa ulkoa. Käytännössä tämä tarkoittaisi yhden hallintokunnan, SoTen, palvelujen ostamista ulkoa ja muiden palvelujen tuottamista pääosin itse. Malli on lähimpänä nykyistä toimintamalliamme.

Vaihtoehdossa 3 toiminnan yhtenäistäminen tehdään sovittamalla kahden erillisen tuottajan palvelut mahdollisimman hyvin yhteen. Todennäköisesti samaan tehokkuuteen ja kapasiteetin käyttöasteeseen, kuin yhden toimijan malleissa, ei päästä, mutta merkittävää parannusta nykyiseen toimintaan verrattuna on mahdollista saada aikaan. Tämä malli ei edellytä edellisten vaihtoehtojen kaltaisia muutoksia oman henkilöstön määrään tai asemaan.

Tuotantovaihtoehtojen vertailu

Vaihtoehto 1, eli palvelujen ostaminen ulkoa, on tehdyn analyysin perusteella kustannustehokkain. Samojen palvelujen omien kustannusten ja toimittajan hintojen välisessä vertailussa ulkoa ostetut palvelut tulivat n. 0,5 M€ halvemmaksi. Lisäksi palveluprosessien tehostaminen ja yhtenäistäminen ja sitä kautta saatavat hyödyt sekä kustannuksissa että paremmassa palvelussa voidaan toteuttaa nopeammin osaavan yhteistyökumppanin avulla. Hyvä toimittaja voi myös parhaiten taata käyttöömme riittävän korkeatasoisen it-osaamisen sekä resurssien jouston.

Vaihtoehdon 1 suurimpana hankaluutena voidaan pitää vaativaa ja raskasta kilpailutusprosessia. Lisäksi kilpailutus joudutaan uusimaan ja mahdollisesti toimittajaa vaihtamaan n. 5 vuoden välein. Toimittajan vaihtoon liittyy sekä ensimmäisellä että kaikilla seuraavilla kerroilla iso työ, riskejä ja ylimääräisiä kustannuksia. Palvelujen ulkoa ostamisen merkittävä laajentaminen tekee välttämättömäksi henkilöstön ja muiden resurssien siirtämisen uudelle tuottajalle liikkeenluovutusperiaatteella, mikä on muutoksenhallinnan näkökulmasta iso haaste. Toisaalta, suurempi it-tuottaja pystyy antamaan siirtyvälle henkilöstölle paremmat urakehitysmahdollisuudet sekä käyttämään laite- ja tilaresursseja nykyistä tehokkaammin.

Vaihtoehdon 2, eli oman it-palvelutuotannon etuna on kilpailutuksen ja siihen liittyvien kustannusten ja ongelmien välttäminen. Toimintoja voidaan ohjata ja kehittää juuri niin kuin itse halutaan. Kaupungin erityisalueita, esim. opetuksen it-ympäristöä, voidaan kehittää kaikki tarpeet ja vaatimukset tarkasti huomioiden. Henkilöstöä ja muita resursseja ei tarvitse siirtää mihinkään ulkopuoliseen organisaatioon ja mahdolliset palvelujen kilpailutukset voidaan tehdä pienimmissä ja helpommin hallittavissa kokonaisuuksissa.

Vaihtoehdon 2 haittapuolina ovat huonompi kustannustehokkuus ja hitaampi prosessien yhtenäisen toimintatavan kehittäminen. Lisäksi palvelujen siirto ulkoiselta palveluntuottajalta, Telia Soneralta, itselle aiheuttaisi ison työn, riskejä sekä ylimääräisiä kustannuksia. Koska toiminnan volyymi kasvaisi oleellisesti nykyisestä, pitäisi it-toimintaan palkata lisää n. 20 henkilöä. Oikean ja riittävän osaamisen pitäminen ja hankkiminen kaupungin omaan it-organisaatioon on myös erittäin vaikeaa. Lisäksi vaihtoehto edellyttää mittavia satsauksia palvelujen ja kehittämiseen mm. palvelutason parantamiseen sekä palveluaikojen laajentamiseen ympärivuorokautisiksi (24/7).

Vaihtoehdon 3, eli oman it-tuotannon ja ulkopuolisen palvelutuottajan yhdistelmän jatkamista puoltaisi erityisesti se seikka, että malli on hyvin lähellä nykyistä toimintamalliamme ja niinpä muutokset ovat pienimmät. Omaan henkilöstöön kohdistuvia muutoksia ja resurssien siirtämistä ei tapahtuisi juuri lainkaan. Tällä mallilla voitaisiin yhdistyneen SoTen it-ympäristön yhtenäistäminen toteuttaa nopeimmin. Lisäksi hyvä kumppani voisi olla tukena ja esimerkkinä oman it-palvelutuotannon kehittämisessä.

Vaihtoehto 3 on huonompi kuin muut vaihtoehdot siitä syystä, että se ei noudata aikaisempia kaupunginhallituksen hyväksymiä yhtenäisyyslinjauksia, vaan siinä tuotanto tapahtuu kahdella eri tavalla. Vaihtoehdon haittana on myös se, että meidän olisi tehtävä pikaisella aikataululla lähes yhtä laaja palvelujen kilpailutus kuin vaihtoehdossa yksi. Tämän mallin kustannustehokkuus on todennäköisesti huonompi kuin mallin yksi, koska volyymi jakautuu kahdelle tuottajalle ja koska yhteinen it-ympäristön kehittäminen on monimutkaisempaa kuin yhden tuottajan malleissa. Oman tuotannon osalta myös osaamisen hallinta ja kehittäminen ovat samansuuruisia haasteita kuin vaihtoehdossa 2.

IT-toiminnan kehittäminen

Kaupungin yhteinen it-toiminta, johon kerättiin kaikki it-organisaatiot eri hallintokunnista sekä tietotekniikan palvelukeskuksesta, aloitti toimintansa suunnitelmien ja päätösten mukaisesti 1.1.2009. It-toiminnan kehittäminen jatkuu kuitenkin edelleen. Tavoitteena on paremmat ja samalla kustannustehokkaammat it-palvelut. Teemme kehittämisessä valtakunnallista yhteistyötä ja seuraamme tarkasti mitä muut kaupungit ovat tekemässä.

Espoo on aikoinaan tehnyt strategisen linjauksen, että kaikki it-palvelut ostetaan ulkopuolisilta toimittajilta. Siellä on saatu juuri päätökseen laaja kaikkien perus-it-palvelujen kilpailutus ja Fujitsu Services on aloittamassa Espoon kaupungin kaikkien palvelujen tuottajana. Espoo kilpailuttaa palvelujaan jo toisen kerran eikä tarjouspyyntö enää tällä kertaa sisältänyt liikkeenluovutusta. Kilpailutus vei aikaa yhteensä noin yhden vuoden.

Tampereen ja Oulun perus-it-tuotannon hoitaa tällä hetkellä kaupunkien omat it-liikelaitokset. Kumpikin kaupunki on etsimässä ratkaisua, jossa joko liikelaitos siirtyy kaupungilta kolmannen, markkinoilla toimivan osapuolen hallintaan, tai toisena vaihtoehtona kaupungin tarvitsemien palvelujen tuottaminen siirretään liikelaitokselta ulkopuoliselle palveluntuottajalle.

Sitra on käynnistänyt 8.1.2009 projektin, jonka tarkoituksena on tuottaa konsepti kuntien yhteisten ict-palvelujen kehittämiseksi ja tuottamiseksi. Projektissa selvitetään toiminnot, joissa voidaan saavuttaa huomattavia kustannussäästöjä, tehostamista sekä tavoitellaan yhteisien palveluiden kehittämistä mm. sähköisen asioinnin alueella. Sitra on tarjonnut Turun kaupungille mahdollisuuden liittyä mukaan sekä konseptin rakentamiseen yhteistyössä muiden osallistuvien kaupunkien kanssa että pilottikaupunkina tavoitteena tunnistaa konkreettisia hyötyjä suoraan Turun kaupungille. Tätä yhteistyömahdollisuutta on tarkoitus hyödyntää myös perustietotekniikan uudelleenjärjestämisessä. Sitra johtaa valtakunnallista projektia sekä vastaa konsulttikustannuksista. Turun kaupunki antaa työhön tarvittavat henkilöresurssit.

Esitämme kaupunginhallituksen päätettäväksi

·että kaupungin it-toiminta lähtee valmistelemaan perus-it-toimintojen kilpailuttamista esitetyn vaihtoehto 1:n mukaisesti

·että kilpailuttamisen valmistelun aikana vaihtoehdot käydään läpi it-toiminnan henkilöstön kanssa sekä kaupungin yt-menettelyssä

·että palvelujen kilpailutuksen yhteydessä suunnitellaan ja toteutetaan omien toimintojen liikkeenluovutus, mikä tarkoittaa arviolta 60 henkilön siirtymistä kaupungin ulkopuolisen tuottajan organisaatioon

·että tarjouspyyntö, joka sisältää nykyisen toiminnan liikkeenluovutuksen periaatteet, tuodaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista kaupungin hallituksen hyväksyttäväksi.