Hankinta- ja logistiikkakeskus, hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen ja logistiikkapäällikkö Seppo Salmela:

Kaupunginhallitus on päättänyt (Kh 13.8.2007 § 473), että perustetaan keskushallinnon alainen yksikkö, hankinta- ja logistiikkakeskus, joka vastaa keskitetyistä hankinta- ja logistiikkapalveluista. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen kilpailutuksia tekevä ja hankintatoimea ohjaava organisaatio on aloittanut toimintansa 1.1.2008.

Lisäksi kaupunginhallitus on päättänyt (Kh 26.5.2008 § 320), että

·Turun kaupungin keskitettyjen varasto- ja jakelutoimintojen tarkempi suunnittelutyö käynnistetään esitetyn toteutussuunnitelman mukaisesti,

·Hankinta- ja logistiikkakeskus käynnistää logistiikkapäällikön johdolla määrittelytyön kaupungin keskitetyksi jakelujärjestelmäksi yhteistyössä hallintokuntien kanssa,

·Hankinta- ja logistiikkakeskus valmistelee syksyn 2008 aikana esityksen 1.1.2009 siirtyvistä henkilöistä ja kalustosta, ja

·Hankinta- ja logistiikkakeskus valmistelee syksyn 2008 aikana esityksen ympäristötoimen varasto- ja jakelutoimintojen toimintamallista sen jälkeen kun ko. hallintokuntien ja liikelaitosten organisoitumisesta on päätetty.

Lähtökohta

Kaupungin varasto- ja jakelutoiminnoista tehtyä selvitystyötä on esitelty henkilökunnalle kahdessa samansisältöisessä tilaisuudessa 17.1.2008. Sen jälkeen selvitystyöstä pyydettiin virastojen ja laitosten johdon sekä henkilöstöjärjestöjen kommentit. Näiden kommenttien ja tehdyn selvitystyön perusteella laadittiin toimintamalliehdotus, josta vielä pyydettiin lausunnot lauta- ja johtokunnilta huhtikuussa 2008. Kaikki saadut lausunnot on huomioitu jatkotyöskentelyssä.

Kaupunginhallituksen päätöksen jälkeen hankinta- ja logistiikkakeskus on käynnistänyt logistiikkapäällikön toimesta tarkemman selvitystyön kaupungin varastoiminnoista ja kuljetus- ja jakelupalveluista. Pohjatietona on käytetty syksyn 2007 aikana tehtyä perusselvitystä kirjanpidollisista varastoista, joita on 18 kpl. Tämän lisäksi on huomioitava, että kaupungilla on useita varastoja, joiden tarkasta sisällöstä ei ole kenelläkään yksityiskohtaista tietoa. Tilalaitoksen raportin mukaan kaupungilla on varastoksi luokiteltuja tiloja 353 kpl, yhteensä 93 573 neliötä. Samoja tarvikkeita säilytetään useissa eri varastoissa ja uusia tarvikkeita hankitaan, vaikka niitä löytyisi omasta varastosta. Kaupungilla on suuriakin varastoja, joissa ei ole käytössä varastokirjanpitoa.

Kukin hallintokunta vastaa itse omien kuljetustarpeidensa hoitamisesta. Osa kuljetustyöstä tehdään omalla henkilökunnalla ja ajoneuvokalustolla ja osa hankitaan ostopalveluna. Kaupungin palveluverkostossa on kuitenkin päällekkäisyyksiä siten, että samassa toimipaikassa voi olla useamman hallintokunnan tuottamia palveluita. Eri hallintokuntien kuljetukset samoihin osoitteisiin tapahtuvat kunkin hallintokunnan erikseen itse määrittelemällä kalustolla ja henkilökunnalla. Kaupungin ajoneuvokalusto on tietyiltä osin huomattavalla vajaakäytöllä ja kuljettamiseen käytetään epätarkoituksenmukaista kalustoa. Päällekkäistä työtä tehdään paljon, koska kukaan ei ole koordinoinut kaupungin sisäisiä kuljetuksia.

Tarkemman selvitystyön eteneminen

Hankinta- ja logistiikkajohtaja ja logistiikkapäällikkö ovat käyneet merkittävimmissä varastoissa ja keskustelleet niiden toimintatavoista vastaavien henkilöiden kanssa. Käytännön toimintaan tutustuminen on ollut ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi logistiikkapäällikkö on viettänyt myös useita työpäiviä varastoissa ja jakeluautoissa. Käytännön selvitystyön painopisteenä ovat alkuvaiheessa olleet terveys- ja sosiaalitoimen sekä opetustoimen varasto- ja jakelutoiminnot.

Kaupungin eri toimipisteet ovat vastanneet kuljetustarvekyselyyn, jolla on selvitetty jakelupisteiden tarkka lukumäärä. Samalla on selvitetty yksittäisten jakelupisteiden päivittäinen jakelutarve. Päällekkäisyyksiä poistamalla pystytään koordinoimaan Turun kaupungin kuljetuskaluston kustannustehokas käyttö ja samalla myös tehostamaan jakelupisteiden ajankäyttöä keskittämällä jakelu tarkoituksenmukaisesti parhaaseen ajankohtaan. Kuljetustarvekysely toimii runkona tarkemmalle reittisuunnittelulle, jonka avulla luodaan kaupungin kaikki toimipisteet kattava vakiojakelureitistö.

Tavara- ja henkilökuljetuksia on syytä tarkastella erillisinä prosesseina. Kuljetukset on luokiteltu neljään eri kategoriaan: a) ruokakuljetukset, b) henkilökuljetukset, c) tavarakuljetukset ja d) posti. Henkilökuljetukset pitävät sisällään erilaisia asiakaskuljetuksia, kuten potilas- ja oppilaskuljetukset.

Kuljetuskaluston hallinta on hajautettu hallintokuntiin. Kalusto hankitaan leasingrahoituksella, mutta sopimustilanteen seuranta ja hallinta on joiltain osin epämääräistä. Kaupungilla on yli 1000 liikennevakuutuksen piirissä olevaa kalustoa (peräkärryt, traktorit, autot ja veneet), joista noin puolet on Varsinais-Suomen aluepelastuslaitoksen hallussa. Hajautetulla toiminnalla ei pystytä osoittamaan tarkoituksenmukaisinta kalustoa käyttötarkoitukseen. Liian usein kuljetetaan postia pikkubussilla tai työtarvikkeet ja henkilöt joudutaan kuljettamaan työmaalle erillisellä kuljetuksella. Kuljetuskalustoa tulisi hallita kokonaisuutena siten, että se olisi jatkuvassa käytössä ja voitaisiin osoittaa kuhunkin tarpeeseen parhaiten soveltuvin kalusto.

Uusi toimintamalli

Turun kaupungin uusi logistinen toimintamalli edellyttää hankinta- ja logistiikkatoimintojen keskittämistä sekä niiden ohjausvastuun siirtämistä yhdelle organisaatiolle. Hankinta- ja logistiikkatoiminnot ovat tukitoimintoja, jotka tukevat kaupungin palvelutuotantoa omalla ammattiosaamisellaan ja panoksellaan. Hankinta- ja logistiikkakeskus on ns. poikkihallinnollinen organisaatio, jonka toiminnan tulee tukea koko kaupungin sekä hallintokuntien ja liikelaitosten tavoitteiden saavuttamista. Hankinta- ja logistiikkakeskukselta edellytetään kunkin hallintokunnan ja liikelaitoksen toimialan erityisvaatimusten huomioimista logistiikkapalveluiden tuottamisessa.

Hankinta- ja logistiikkatoimintojen keskittäminen tarkoittaa sitä, että hankinta- ja logistiikkakeskuksen tehtävänä tulisi olla:

1. kaikkien yhteiskäyttöön soveltuvien ajoneuvojen hallinnointi

2. kaupungin sisäisten omana työnä suoritettujen kuljetustarpeiden hoitaminen

3. käyttäjän tarvetta vastaavan kuljetuskaluston järjestäminen

4. koko kaupungin tilaus-toimitus-laskutusprosessin kontrollointi tiiviissä yhteistyössä eri osapuolien kanssa

5. yhteiskäyttöön soveltuvan varastovalikoiman ylläpitäminen ja sen jakelusta vastaaminen kaupungin sisäisten vakioreittien mukaisesti

6. aktiivisen, jatkuvan ja vuorovaikutteisen yhteistyön tekeminen asiakkaiden ja toimittajien kanssa

7. logistiikan ammattitaidon kehittämisen varmistaminen

Varastoinnin osalta on aloitettu Turku –valikoiman määrittely. Tämä tarkoittaa materiaalihankintojen luokittelemista varastoitaviin tuotteisiin ja suoratoimitustuotteisiin. Tavarantoimittajan hyllytyspalvelun mahdollisuus selvitetään suurimpien toimipisteiden osalta. Varastoihin sidotun pääoman arvoa tullaan vähentämään ja varaston kiertonopeutta lisäämään. Vastuuta varastoinnista pyritään siirtämään tavarantoimittajalle, silloin kun se on kaupungin edun mukaista. Tietyt hankinnat tullaan kilpailuttamaan ilman tuotteen hintaan lisättyjä jakelukustannuksia kaupungin eri toimipisteisiin. Varastotuotteiden Turku –valikoimaa on määritelty Mäntymäen keskusvaraston osalta. Toisena kokonaisuutena tullaan määrittelemään ns. kovan puolen varastoitavat tuotteet, joissa pääpaino on ympäristötoimen sektorin käyttämissä tarvikkeissa ja materiaaleissa.

Kaluston hallinnan osalta kaupungin ajoneuvoista on laadittu yhtenäinen rekisteri. Sosiaali- ja terveysviraston sekä opetustoimen osalta rekisteri sopimuskausineen ja käyttötarkoituksineen on valmis.

Vakiojakelureitistön suunnittelu on aloitettu reittisuunnitteluohjelmistolla. Vakiojakelureitistö sisältää useita reittejä, jotka kattavat kaupungin eri toimipisteiden jakelutarpeet postin ja keskitetyn varastovalikoiman osalta.

Hankinta- ja logistiikkakeskus ei laskuta kaupungin omana työnä tehdystä työstä hallintokuntia tai liikelaitoksia. Ulkopuoliselta tavarantoimittajalta tai palveluntuottajalta tehdyt hankinnat kukin tilaaja maksaa omista toimintamenoistaan. Varastotilaus tehdään käytössä olevalla Webhansan varastotilaussovelluksella. Järjestelmään tallentuu tilaajan ja tilauksen tiedot. Järjestelmä tekee kirjanpidossa sisäisen veloituksen tilattujen tuotteiden varastohintojen mukaisesti. Omana työnä tehdystä kuljetuspalvelusta ei veloiteta. Kuljetustilaukset ja vakiojakelureittien toimituspisteiden tiedot tallennetaan, jotta kunkin yksikön aiheuttamat kustannukset pystytään raportoimaan toiminnoittain. Nykyisen ajoneuvokaluston kapasiteetti otetaan maksimaaliseen käyttöön. Henkilökunnan tai ajoneuvokaluston määrä ei olla lisäämässä nykyisestä.

Muutoksen kustannusvaikutukset

Varasto- ja jakelutoimintoja tulee tarkastella yhtenä kokonaisuutena, prosessina joka lähtee hankintatarpeesta ja päättyy hankinnan käyttöönottoon ja sopimuksen aikaiseen toimintaan. Tätä materiaalihallinnon prosessia (tilaus-toimitus-laskutus) on tarkasteltava kokonaisuutena ja arvioitava tarkoituksenmukaisin ja kustannustehokkain toimintatapa kunkin tuotteen osalta. Muutostyö on jo aloitettu seitsemän yleistarvikkeiden toimittajan kanssa. Heidän kanssaan on neuvoteltu laskujen määrän vähentämisestä sekä tuotevalikoiman tiukemmasta rajaamisesta vain sopimustuotteisiin. Muutokset tulevat näkymään aluksi ns. hallinnollisen työn vähentymisenä siellä missä laskuja asiatarkastetaan, tiliöidään, hyväksytään ja laitetaan maksuun.

Aikaisemmissa selvityksissä on arvioitu, että hankintaprosessin kustannus on 74 €/ostolasku. Laskujen määrä vuonna 2008 oli 262 524 kpl (2007: 272 563 kpl), mikä aiheuttaa noin 20 miljoonan euron prosessikustannukset. Toimittajien määrää on pystyttävä vähentämään siten, että hankintoja ohjataan tiukemmin keskitetysti ja tilauksia saadaan tehdä vain sopimustoimittajille. Lisäksi sopimustoimittajien kanssa on sovittava tarkoituksenmukaisemmat laskutusvälit ja koontilaskujen mahdollisuus. Laskujen määrän vähentäminen tuo huomattavia laskennallisia säästöjä prosessikustannuksissa.

Turun kaupungilla on yli 500 jakelupistettä, mikä asettaa jakeluverkoston toimivuuden avainasemaan. Tällä hetkellä kaupungilla on useita päällekkäisiä jakeluverkostoja koko kaupungin alueella. Eri hallintokuntien kuljetushenkilöstö kuljettaa postia ja tarvikkeita vain oman hallintokunnan toimipisteisiin. Kuitenkin eri hallintokuntien toimipisteet sijaitsevat usein jopa samassa rakennuksessa. Reittisuunnitteluohjelmiston avulla on aloitettu toimipisteiden vakiojakelureitistön suunnittelu.

Merkittävimmät säästöt kuljetuskustannuksissa saavutetaan kuljetusten koordinoinnilla ja päällekkäisyyksien poistamisella. Osa säästöistä näkyy siten, että henkilökunnan työaikaa vapautuu varsinaiseen tehtävään eli esim. hoito- ja opetushenkilökunnan hankinta- tai kuljetustehtäviin käytetty työaika tulee minimoida. Toimintojen keskittämisellä ja päällekkäisyyksien karsimisella pystytään vähentämään toimintoihin käytettyä henkilötyövuosimäärää. Kaikkien Turun kaupungin logistiikan parissa työskentelevien henkilöiden saaminen samaan organisaatioon varmistaa myös sen, että osaamista ja parhaita käytäntöjä voidaan parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää. Lisäksi voidaan koordinoida koulutus ja kehitystarpeet täsmällisemmin.

Logistiikan toimintojen keskittämisellä on myös merkittäviä ympäristövaikutuksia. Kuljetuksia keskittämällä ja minimoimalla vähennetään liikennettä ja sitä kautta hiilidioksidipäästöjä sekä kaluston määrään, ylläpitoon ja polttoainekustannuksiin sitoutuvia kustannuksia.

Koko toimitusprosessin eli varastoinnin ja jakelun koordinointi ja arvioiminen tarkoituksenmukaisuuden perusteella, tulee näkymään kaupungin hankintahinnoissa. Tällä hetkellä miltei kaikki kaupungin hankintasopimukset sisältävät kuljetuksen toimipisteisiin. Toimittaja hinnoittelee tuotteen ostohintaan kuljetuksen n. 400 toimipisteeseen.

Paras mahdollinen kustannustehokkuus ja koordinointi saavutetaan ainoastaan tarkastelemalla koko kaupungin logistiikkatoimintoja yhtenä kokonaisuutena.

Uuden toimintamallin käyttöönotto

Varasto- ja jakelutoimintojen keskittäminen tuo mukanaan merkittäviä toimintatapamuutoksia. Tämän vuoksi tiettyjen toimintojen keskittäminen ja toimintatapamuutokset on syytä tehdä vaiheittain ottaen huomioon kunkin toimialan erityispiirteet.

Ensimmäisessä vaiheessa 1.5.2009 alkaen logistinen toimintamalli otetaan käyttöön sosiaali- ja terveysviraston varasto- ja kuljetustoimintojen sekä opetuspalvelukeskuksen kuljetustoimintojen osalta. Sosiaali- ja terveysviraston toimipisteiden varastotilaukset tehdään Webhansan varastotilaussovelluksella ja toimitetaan perille vakiojakelureitistön mukaisesti. Samanaikaisesti valmistellaan ympäristötoimen sektorin liikelaitosten varastotoimintojen yhtenäistämistä ja keskittämistä. Ympäristötoimen sektorin varastot toimivat hyvin erilaisilla tavoilla, mikä edellyttää laajaa selvitystyötä liikelaitosten tarpeista ja tulevasta toimintamallista. Uuteen toimintamalliin siirrytään vaiheittain 1.6.2009 alkaen. Tavoitteena on luoda seudullisesti toimiva ympäristötoimen sektorin materiaalihallinto.

Toisessa vaiheessa 1.8.2009 alkaen opetuspalvelukeskuksen, ammattikorkeakoulun ja ammatti-instituutin osalta siirrytään uuteen toimintamalliin.

Kolmannessa vaiheessa 1.9.2009 alkaen kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntatoimen sekä keskushallinnon osalta siirrytään uuteen toimintamalliin.

Organisoituminen

Kaupungin varasto- ja kuljetustoimintoja johtava logistiikkapäällikkö on aloittanut tehtävässään 1.6.2008. Logistiikkapäällikön esimiehenä toimii hankinta- ja logistiikkajohtaja. Logistiikkatoimintojen muu henkilökunta tulee koostumaan kaupungin nykyisistä työntekijöistä. Logistiikkatoiminnot jakautuvat toiminnallisesti kolmeen kokonaisuuteen, jotka ovat varastot, kuljetus ja kalustonhallinta.

Varasto- ja jakelutoimintojen keskittämistä on käsitelty kaupungin Yhteistyötoimikunnassa (10.10.2008 § 55). Siirtyväksi esitetyiltä henkilöiltä on pyydetty henkilökohtainen suostumus siirtymiseen nykyisestä hallintokunnasta tai liikelaitoksesta Hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Samassa yhteydessä hänen kanssaan on keskusteltu tulevasta tehtävänkuvasta.

Ensi vaiheessa esitetään siirtyväksi sosiaali- ja terveysvirastossa ja opetuspalvelukeskuksessa näissä tehtävissä toimivat henkilöt, yhteensä 48. Lisäksi ympäristötoimen sektorilta Turun kunnallistekniikkaliikelaitoksesta esitetään siirtyväksi kaksi henkilöä. Hallintokuntien osalta henkilöiden tulee siirtyä vakansseineen ja palkkamäärärahoineen ja muine talousarvioon varattuine kuluineen. Logistiikkatoiminnon keskittämisellä ja henkilöstösiirroilla ei saa olla vaikutusta kaupungin vuoden 2009 talousarvion palvelujen ja hallinnon sekä liikelaitosten yhteenlaskettujen toimintamenojen määrään. Hankinta- ja logistiikkakeskuksen toimintamenojen lisäys tulee kattaa muiden toimielimien toimintamenojen vähennyksellä.

Kaupunginhallituksen johtosäännön 8 §:n mukaan hallintojaosto päättää vakanssin ja vakanssissa olevan henkilön sekä määrärahan siirtämisestä hallintokunnasta toiseen.

Lisäksi esitetään, että hankinta- ja logistiikkakeskukseen siirretään kaupunginyhteiskäyttöön soveltuva ajoneuvokalusto. Kaluston siirto toteutetaan vaiheittain hallintokuntien ja liikelaitosten kanssa yhteisesti sovittavan aikataulutuksen mukaisesti vuoden 2009 aikana. Ensimmäisessä vaiheessa (1.5.2009) siirretään sosiaali- ja terveystoimesta 58 ajoneuvoa ja opetustoimesta 2 ajoneuvoa.

Hankinta- ja logistiikkakeskukseen siirretään Mäntymäen keskusvarasto 1.5.2009 alkaen. Muut varastot siirretään hankinta- ja logistiikkakeskukseen erikseen sovitun aikataulutuksen mukaisesti siten, että varmistetaan keskeytymätön toiminta.

Päätöksenteon aikatauluksi esitetään, että Kaupunginhallituksen keskittämispäätöksen jälkeen esitetään Kaupunginhallitukselle (6.4.2009 kokous) siirtyviä ajoneuvoja ja varastotoimintoja vastaavat määrärahasiirrot hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Kaupunginvaltuusto päättää siirrettävistä määrärahoista. Kaupunginhallitus esittää määrärahasiirtoja kaupunginvaltuustolle (kokous 20.4.2009 kokous). Kaupunginhallituksen hallintojaostolle (7.4.2009 kokous) esitetään henkilöstön ja palkkamäärärahojen siirtäminen hankinta- ja logistiikkakeskukseen.