Kaupunginhallituksen varajäsen Mia Ilola 23.2.2009:

SoTen sijaishankinta takkuilee jatkuvasti, yksiköt eivät saa sijaisia, vaan hankkivat niitä itse. Tämä tarkoittaa, että osastonhoitajat käyttävät työajastaan yli puolet sijaisten hankkimiseen akuuttiin tarpeeseen.

Kaupunkiin ollaan hankkimassa uutta rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmää (hankintajohtajan päätös 9.6.2008 § 41).

Esitän, että kaupunginhallitukselle tuodaan viipymättä selvitykset

1) siitä, miten yhdistetyn SoTen sijaishallinta on ollut tarkoitus organisoida ja miten siinä on onnistuttu,

sekä

2) siitä, miten ja milloin uusi rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmä saadaan tukemaan ja helpottamaan sijaishallintaa.

EhdotusKaupunginhallitus päättää lähettää selvityspyynnön valmisteltavaksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Henkilöstöpäällikkö Maaria Palomäki ja resurssijohtaja Max Lönnqvist 24.3.2009:

Kaupunginhallitus päätti 23.2.2009 § 111 lähettää valmisteltavaksi kaupunginhallituksen jäsen Mia Ilolan seuraavan selvityspyynnön:

” SoTen sijaishankinta takkuilee jatkuvasti, yksiköt eivät saa sijaisia, vaan hankkivat niitä itse. Tämä tarkoittaa, että osastonhoitajat käyttävät työajastaan yli puolet sijaisten hankkimiseen akuuttiin tarpeeseen.

Kaupunkiin ollaan hankkimassa uutta rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmää (hankintajohtajan päätös 9.6.2008 § 41).

Esitän, että kaupunginhallitukselle tuodaan viipymättä selvitykset

1) siitä, miten yhdistetyn SoTen sijaishallinta on ollut tarkoitus organisoida ja miten siinä on onnistuttu,

sekä

2) siitä, miten ja milloin uusi rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmä saadaan tukemaan ja helpottamaan sijaishallintaa.”

Miten yhdistetyn SoTe:n sijaishankinta on ollut tarkoitus organisoida ja miten siinä on onnistuttu?

Sekä sosiaali- että terveystoimessa on viime vuosina entisestään vaikeutunut henkilöstön saanti tiettyihin tehtäviin. Erityisesti lyhytaikaisiin hoitoalan sijaisuuksiin ei ole aina tarvittaessa saatu henkilöstöä.

Sosiaali- ja terveystoimen rekrytointiyksikköön siirtyivät 1.1.2008 ne henkilöt (7), jotka tuolloin päätyönään hoitivat rekrytointia. Yksikölle laadittiin kehittämissuunnitelma. Tässä suunnitelmassa määriteltiin ko. yksikön henkilöstön tehtävät ja käytiin rajanveto ko. yksikön ja toimintayksiköiden vastuiden välillä. Rekrytointiyksikön vastuuksi määriteltiin tuolloin sijaisten välittäminen yksiköiden työpyyntöihin. Toimintayksiköt voivat itse hankkia sijaisia kuten ennenkin ja toimintayksikön vastuuhenkilö palkkaa edelleen sijaiset. Rekrytointiyksikön tehtävänä on siis avustaa yksiköitä sijaisten saannissa. Sosiaali- ja terveystoimen hallintokuntien yhdistyminen toteutettiin 1.1.2009. Tässä vaiheessa on mahdotonta vetää johtopäätöksiä siitä, miten rekrytointiyksikön organisoinnissa on onnistuttu, kun hallintokuntien yhdistämisestä on kulunut vasta vajaa kolme kuukautta.

Jo sosiaali- ja terveystoimen yhdistämishankkeen aikana koettiin käytännön rekrytointityötä ajatellen suurimmaksi ongelmaksi toimintaa palvelevan atk- järjestelmän puuttuminen. Tällaista järjestelmää ei ollut käytössä muuallakaan Turun kaupungissa. Järjestelmän hankinta koko kaupunkia palvelevaksi oli aloitettu jo hankintajohtajan tehtyä 9.6.2008 päätöksen asiasta. Järjestelmän hankinnassa sosiaali- ja terveystoimen edustajat pitivät tärkeänä, että hankittavasta järjestelmästä tulee saada joustava siten, että sen käyttöä ei sidota tiettyihin käyttäjiin (esim. rekrytointiyksikössä työskenteleviin) vaan sen tulee palvella sijaishankintaa toimipa käyttäjänä kuka tahansa.  

Miten ja milloin uusi rekrytointi- ja sijaishallintajärjestelmä saadaan tukemaan ja helpottamaan sijaishallintaa?

Hankintajohtaja teki 9.6.2008 § 41 päätöksen, että rekrytoinnin ja sijaishallinnan kokonaisjärjestelmä NexStaff hankitaan Nextime Solutions Oy:ltä hankintatyöryhmän yksimielisen esityksen perusteella. Päätös tuli lainvoimaiseksi 30.6.2008.  Järjestelmällä on tarkoitus hoitaa koko Turun kaupungin avoin ja kohdennettu työnhaku sekä sijaishallinta.

Käyttöönottoprojektin aloituskokous pidettiin 25.8.2008 yhdessä toimittajan kanssa. NexStaff-ohjelman ominaisuuksien tarkennusten yhteydessä projektiryhmä havaitsi, että ohjelmaan on tehtävä varsin paljon muutoksia ennen kuin Turku voi ottaa ohjelman käyttöön. Projektiryhmä määritteli syksyn aikana Turun tarvitsemat tarkennukset ja muutokset järjestelmään toimittajan kanssa. Käyttöönottoprojektin ohjausryhmä hyväksyi määrittelyt 17.12.2008 ja muutokset tilattiin toimittajalta.

Toimittaja on toteuttanut määritellyt muutokset 1.1. - 10.3 2009 aikana.

Huhti - toukokuun 2009 aikana projektiryhmä ja erikseen sovittavat testaajat ja pilottiyksiköt (sotesta ja opetustoimesta) koulutetaan ja he testaavat järjestelmää. Koko ohjelmisto on Turussa huolellisesti testattava ja varmistuttava, että NexStaff-järjestelmä toimii virheettömästi ja siinä on muutosten jälkeen sellaiset toiminnallisuudet, että sillä voidaan hoitaa koko Turun kaupungin rekrytointi- ja sijaishallintaprosessi. Mikäli testauksissa havaitaan virheitä, toimittajan tulee korjata ne.

Tavoite on, että toukokuun 2009 lopussa projektin ohjausryhmä voi hyväksyä ohjelmiston muutoksineen. Sen jälkeen voitaneen aloittaa varsinainen tuotantokäyttöönotto ensimmäisissä pilottiyksiköissä kesäkuun alussa.

Kevään testausten ja pilotin kokemusten perusteella laaditaan koko kaupungin käyttöönottosuunnitelma, jossa kuvataan, miten käyttöönotto koko kaupungin laajuisesti toteutetaan.

Järjestelmän käyttöönotosta tiedotetaan virallisesti toukokuussa 2009, kun ohjausryhmä on hyväksynyt alustavan käyttöönottosuunnitelman.

Ohjelman käyttöönotto riippuu merkittävästi käynnissä olevasta henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeesta ja siellä yhtenä asiakokonaisuutena olevasta rekrytoinnin keskittämisestä. Tämän tulee olla selvä ennen tuotantopilotin alkua.
 
Ohjelman käyttöönoton yhteydessä on otettava huomioon mm. kaupungin rekrytointi- ja sijaishallinnan ohjeistus, sovittava hallintokunnissa uusista toimintatavoista, huolehdittava koulutuksesta ja käyttäjien tuesta ja siitä että käyttöönottavissa yksiköissä on riittävät valmiudet käyttöönoton onnistumiselle (henkilö- ja muut resurssit). Käyttöönotto tullee tapahtumaan hallitusti vaiheittain, kuitenkin niin, että koko kaupunki on siirtynyt käyttämään rekrytointi- ja sijaishallintaprosessiin NexStaff-järjestelmää käyttöönottoprojektin päättyessä todennäköisesti vuoden 2009 loppuun mennessä.

Tämän hetken tavoite on, että ensimmäisessä vaiheessa aloittaa sosiaali- ja terveystoimen sijaishallinta.

Apulaiskaupunginjohtaja Maija Kyttä:

EhdotusKaupunginhallitus päättää merkitä selvityksen tiedokseen ja merkitsee lisäksi Mia Ilolan selvityspyynnön käsitellyksi.

PäätösAsia pantiin pöydälle Elon ehdotuksesta yksimielisesti.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.