Kaupunginjohtaja Mikko Pukkinen:

Kaupunginvaltuusto päätti 17.11.2008 hyväksyessään kuluvan vuoden talousarvion ja vuosien 2009-2011 taloussuunnitelman myös eräistä koko kaupunkia koskevista valmistelutehtävistä seuraavasti:

”Kaupunginhallituksen talousohjelmaan sisältyy koko kaupunkia koskevat seuraavat kehittämishankkeet:

1. Kaupungin palveluverkkoa ja tilojen yhteiskäyttöä tarkastellaan osana talousohjelmia, mutta sen painoarvoa nostetaan. Tarkoituksena on arvioida koko kaupungin palveluverkon laajuutta a) sektoreiden sisällä ja b) sektoreiden välillä. Apulaiskaupunginjohtajat vastaavat valmistelusta omien sektoreidensa osalta. Kaupunginjohtaja on prosessin omistaja ja ottaa kantaa yli sektoreiden meneviin tilakysymyksiin.

2. Kaupungin ja Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin välisen yhteistyön tehostamiseksi esitetään sairaanhoitopiirille muodostettavaksi erillinen työryhmä, jonka tavoitteena on tiivistää yhteistyötä ja koordinaatiota sairaanhoitopiirin kanssa. Tavoitteena on myös lisätä yhteistyötä sairaanhoitopiirin kanssa mm. yhteisten toimintaprosessien hahmottamiseksi ja koordinaation lisäämiseksi.

3. Talousohjelmissa mainittujen toimenpiteiden ohella tulee selvittää mahdollisuudet ja tarvittavat toimenpiteet hallinnon tuottavuuden parantamiseksi. Lisäksi tulee arvioida miten voimavaroja voidaan suunnata nykyistä tehokkaammin mm. isojen hankkeiden valmisteluun.

4. Koulutuksen järjestämissuunnitelma eriytetään talousohjelmasta, koska sektorin muutoshankkeet ovat luonteeltaan enemmän rakenteellisia muutostarpeita kuin taloudellisia säästökohteita. Sektorin kehittämisestä muodostetaan hankekokonaisuus, jonka tehtävänä on selvittää ja esittää perusasteen, lukion ja ammatillisen koulutustarjonnan optimaalinen hallintorakenne, tilaratkaisut sekä tehostamismahdollisuudet talouden ja henkilöstön käytön osalta.

Näiden hankkeiden tulosten tulee olla käytettävissä 2010 talousarvion laadinnan yhteydessä.”

Edellä mainittujen kehittämishankkeiden valmistelutilanteesta voidaan todeta seuraavaa:

Hanke 1

Hankkeen kokonaisvalmistelu on vastuutettu kansliapäällikkö Jouko Lehmustolle. Valmistelu on edennyt sekä sektoreilla että keskushallinnossa. Keskitetysti on luotu karttapohjat, joilla ensimmäistä kertaa on kuvattu kaikki kaupungin yli 500 palvelupistettä samalla kartalle. Virastot ja laitokset ovat valmistelleet omia palveluverkkotarkastelujaan ja seuraavassa vaiheessa tämä työ yhdistetään siten, että pystytään eliminoimaan mahdolliset palveluverkon päällekkäisyydet sektorirajat ylittäen. Opetustoimen osalta voidaan todeta erikseen, että kouluverkkotyöryhmä on 25.2.2009 laatinut ehdotuksen oppilaitosverkon tarkistamisesta lukion ja perusopetuksen osalta.

Kansliapäällikkö Jouko Lehmusto ja paikkatietokoordinaattori Katariina Hilke sekä opetustoimen johtaja Timo Jalonen on kutsuttu kokoukseen esittelemään asiaa.

Hanke 2

Hankkeen valmistelu on vastuutettu apulaiskaupunginjohtaja Maija Kytälle.

Kaupunginhallitukselle annetaan selvitys hankkeen etenemisestä 23.3. pidettävässä kokouksessa.

Hanke 3

Hankkeen kokonaisvalmistelu on vastuutettu kansliapäällikkö Jouko Lehmustolle. Kaupunginhallitukselle annetaan selvitys hankkeen etenemisestä 6.4. pidettävässä kokouksessa.

Lisäksi talousarviokirjaan on kaupunginhallituksen alaisen toiminnan osalta merkitty palvelukeskusten toiminnan kehittämisestä mm. seuraavaa:

TALOUSPALVELUKESKUS

”Taloushallinnon palvelukeskus on aloittanut toimintansa 1.1.2007. Tällä hetkellä palvelukeskus on vielä kehitysvaiheessa. Taloushallinnon toimintatapoja yhtenäistetään eri hallinnon aloilla ja uuden tietojärjestelmän määrittelytyö on vasta alussa. Toiminnan kehittämisen näkökulmasta sille tulisi taata mahdollisimman itsenäisen tuottajan asema, joka voi johtaa toiminnan ulkoistamiseen pidemmällä aikavälillä, mikäli se on taloudellisesti järkevää.

Taloushallinnon ja palkanlaskennan päivittäistehtävien ostaminen palveluna on teknisesti täysin mahdollista. Käytännössä tämä tarkoittaisi sitä, että nykyinen toiminta siirretään liiketoimintasiirtona yhdelle palveluntuottajalle. Vaikka taloushallinnon palveluita on hyvin markkinoilla tarjolla, niin tässäkin tilanteessa tulee tarkkaan huolehtia siitä, että emme ole muodostamassa paikallista monopolia.

Talouspalvelukeskus etsii vuoden 2009 aikana toimintaan paremmin soveltuvat tilat. Tilojen tulisi olla:

- helposti muunneltavissa

- joustavien joukkoliikenneyhteyksien varrella

- pääasiassa avokonttorityyppisiä

- vuokratasoltaan kilpailukykyisiä

Talouspalvelukeskuksen palveluverkko laajenee todennäköisesti perustietojärjestelmien vaihdon myötä käsittämään konserniin kuuluvat osakeyhtiöt. Myös osa Turun naapurikunnista on ollut kiinnostunut ostamaan tarvitsemansa taloushallinnon peruspalvelut Talouspalvelukeskukselta.

Nykyisellään toimintaan sisältyvät henkilötyövuodet alenevat vähitellen henkilöstön jäädessä eläkkeelle. Poistuma on noin kolmen htv:n verran vuonna 2009 ja 2010.

Kv (Kh) (Kj):

Talouspalvelukeskuksen kehittämistä jatketaan yhtenäistämällä taloushallinnon toimintaprosesseja ja uusimalla taloushallinnon tietojärjestelmä.

Taloushallinnon palvelukeskus muuttaa toimivampiin ja edullisempiin tiloihin 2009 vuoden alussa siten, että kaupungin käytössä olevat kokonaisneliöt eivät lisäänny.

Selvitetään toiminnan yhtiöittäminen siten, että uusi yhtiö aloittaisi toimintansa 1.1.2011 alkaen.”

Talousjohtaja Ari Mäkinen on kutsuttu kokoukseen antamaan selvitys Talouspalvelukeskuksen toiminnan kehittymisestä sekä kaupunginhallituksen 8.12.2008 § 646 päättämän Alfa- hankekokonaisuuden etenemisestä.

HANKINTA- JA LOGISTIIKKAKESKUS

”1. Tilat ja palveluverkko

Hankinta- ja logistiikkakeskuksen käytössä on tällä hetkellä toimistotyötilat 15 henkilölle. Tämä riittää hankintahenkilöille, mutta logistiikan johto- ja suunnitteluhenkilökunnalta puuttuvat työtilat. Arvio lähivuosien tilatarpeesta on tehty 25 toimistotyötä tekevälle henkilölle.

2. Vaihtoehtoiset tuotantotavat

Hankintojen kilpailutustyö on kaupungin perustoimintaa tukevaa työtä, joka on tarkoituksenmukaista pitää pääosin kaupungin omana työnä. Hankintayhteistyötä seudullisesti ja valtakunnallisesti tulee tehdä. Varasto- ja kuljetustoiminnot hoidetaan nyt pääosin omalla kalustolla ja henkilökunnalla. Ostopalveluna hankitut varasto- ja kuljetuspalvelut mahdollistaisivat palvelun joustavan ja kustannustehokkaan käytön. Sekä varasto- että jakelupalveluissa on kilpailun aikaansaamiseksi riittävästi ulkopuolista tarjontaa.

3. Henkilötyövuosivaikutukset

Hankintaorganisaation suuruudeksi nykyisellä toimintamallilla on määritelty 15 henkilöä. Se määrä tullee riittämään, mikäli toimeksiantojen määrä ei nykyisestä oleellisesti lisäänny. Laajempi siirtyminen kilpailutettuihin ostopalveluihin tulee lisäämään henkilömäärää. Mikäli toimintoihin liitetään esim. tulevan hankintajärjestelmän ylläpitoa ja pääkäyttäjätehtäviä, tulee ne resursoida erikseen.

Kaupungin logistiikkatoiminnot keskitetään hankinta- ja logistiikkakeskukseen 2009 vuoden aikana.

4. Vaikutukset kaupungin talouteen

Hankintojen kilpailutusten ja hankintasopimusten keskittäminen tulee näkymään kaupungin ostohinnoissa. Hankintatoimen kehittämisen kannalta on oleellisen tärkeätä saada käyttöön sähköinen hankintajärjestelmä. Järjestelmän avulla pystytään kehittämään ja lyhentämään kaikkia hankintaprosessin vaiheita. Lisäksi järjestelmän avulla pystytään keskittämään tilaukset sopimuspaikkoihin ja saavuttamaan volyymiedut sekä minimoimaan virhetilanteet. Sähköinen hankintajärjestelmä toteutetaan osana taloushallinnon tietojärjestelmien vaihtoa.

Toimintojen uudelleen organisointi ja keskittäminen tulevat vähentämään resurssitarvetta sekä varastoinnissa että kuljetuksissa. Tämä tarkoittaa vähemmän henkilöitä suorittamassa ko. tehtäviä sekä kuljetuskaluston nykyistä pienempää määrää ja parempaa käyttöastetta. Kustannusten väheneminen realisoituu siinä vaiheessa kun henkilökuntaa jää eläkkeelle ja toisaalta saadaan käyttöön koko kaupungin kattava jakeluverkosto. Kaluston hallinnan keskittämisellä on mahdollista saada nykyinen kalusto tehokkaampaan käyttöön ja myös vähentää kaluston kokonaismäärää.

Kv (Kh) (Kj):

Hankinta- ja logistiikka organisoidaan yhdeksi kokonaisuudeksi suunnitelmien mukaisesti vuoden 2009 alun aikana.

Kaupunki ei tee lisäinvestointeja logistiikkaan. Kun oma kapasiteetti pienenee henkilöstön jäädessä eläkkeelle ja infrastruktuurin sekä kaluston vanhetessa, laajennetaan ostopalveluiden käyttöä.”

Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen sekä logistiikkapäällikkö Seppo Salmela on kutsuttu kokoukseen esittelemään asiaa, joka on kokouksessa myös päätösasiana (5 Kj).

TIETOTEKNIIKAN PALVELUKESKUS

”Tietotekniikan palvelukeskuksen toiminta itsenäisenä palvelukeskuksena päättyy 1.1.2009 kun toiminta siirtyy osaksi keskitettyä tietohallintoratkaisua.

Tietohallinnon tietty -projektissa on laadittu tietohallinnon uusi toimintamalli ja organisaatio - it-toimintamalli. Tämän mukaan it-toiminta keskittyy jatkossa turvaamaan virastojen nykyisten palveluiden saatavuutta ja jatkuvuutta sekä tukemaan palvelutuotannon kehittämistä it-toimenpiteillä ja -palveluilla. Toimintamalli perustuu matriisiin, jossa resursseja ei ole kiinnitetty hallinnollisiin rakenteisiin vaan sinne, missä kehittämisen painopisteet kulloinkin ovat. Mallissa on kaksi pääaluetta: ratkaisuhallinta- ja valittujen prosessien perusteella määritellyt asiantuntijuusalueet, joista it-toiminta huolehtii. Tietotekniikan palvelukeskuksessa ja virastoissa tällä hetkellä itse tehtävät it-palvelut ja -resurssit siirretään kaupungin yhteiseen it-toimintaan.

Uuden toimintamallin hyödyt

Uudella toimintamallilla tavoitellaan merkittäviä, useiden miljoonien kustannussäästöjä. Tähän päästään kahdella tapaa. Yhtäältä pitää tehdä nykyisiä it-tehtäviä tehokkaammin, toisaalta tukea toimialojen ja vastuualueiden toiminnan tuloksellisuuden kasvua it:tä hyödyntämällä.

1.it-toiminnan tehostuminen

It-toiminta tehostuu, kun työ tehdään yhteen kertaan ja yhdenmukaisilla työprosesseilla. Koordinoimalla toimialoissa ja vastuualueilla tehtävät it-hankinnat syntyy kaupungille volyymietua. Lisäksi it-sopimuksia ja –palveluntuottajia vähentämällä sekä it-taloushallintoa keskittämällä saadaan aikaan suoria kustannussäästöjä.

Kun toiminta organisoidaan uuden toimintamallin mukaiseksi, on osaaminen siirrettävissä nykyistä tarkoituksenmukaisemmin ja joustavammin priorisoitujen tehtävien mukaisesti.

2. Toiminnan tuloksellisuuden lisääntyminen

It-toiminta toimii toimialojen palvelujen ja toiminnan kehittämisen ideoijana ja mahdollistajana it:n osalta (esim. sähköiset palvelut, kuten ajanvaraus yhteisenä ratkaisuna kaikille toimialoille).

Toimintaympäristön muutokset kuten lisääntyvä it-yhteistyö seudullisesti ja valtakunnallisesti sekä palvelurakennemuutokset parantavat toiminnan tuloksellisuutta (esim. KuntaIT:n hankeaihiot, kuten e-asiakaspalvelu, seudulliset it-tuotantoyhtiöt).

It-toiminnan tehostumiseen liittyvät hyödyt ovat realisoitavissa 2-3 vuoden aikana, kun työskennellään toimintamallin mukaisesti. Toiminnan tehostumista suurempi säästöpotentiaali on toiminnan tuloksellisuuden parantamisessa, minkä hyödyt määritellään erikseen kehitysohjelmissa ja -projekteissa.

Kustannussäästöjen aikaansaaminen edellyttää, että toiminta muuttuu täysin esitetyn mallin mukaiseksi.

Ensi vuoden talousarvioon on laskettu sisään uusista tietoliikennesopimuksista (data- ja puhelin) saatavaa kustannushyötyä yhteensä yli 700.000 euron edestä. Sopimukset tulivat voimaan 1.9.2008. Niiden kustannushyötypotentiaali koko sopimuskaudella on noin 4 miljoonaa euroa.”

Tietohallintojohtaja Matti Franck on kutsuttu kokoukseen antamaan selvitys it- toiminnan kehittämisestä.

ASUNTOLIIKETOIMINTA

Talousohjelmaan liittyen on viime syksyn ja alkukevään aikana selvitetty laajasti myös asuntoliiketoimintaa ja sen kehittämisestä on muodostunut kokonaisnäkemys.

Kiinteistökehityspäällikkö Mikko Lehtinen on kutsuttu kokoukseen esittelemään asuntoliiketoiminnan selvitystyön keskeiset tulokset.

Ehdotus       Kaupunginhallitus päättää merkitä saadut selvitykset tiedokseen.