Kaupunkirakentamisjohtaja Kimmo Suonpää, hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari ja lakimies Sanni-Sofia Nieminen:

Johdanto

Ukrainan sodalla ja sen seurauksena Venäjälle ja Valko-Venäjälle asetetuilla pakotteilla ja vastapakotteilla on ollut ja tulee olemaan merkittäviä vaikutuksia moneen asiaan yhteiskunnassa. Raaka-aineiden ja kulutustarvikkeiden hintojen nousu on ollut merkittävää viimeisen kuukauden aikana, ja tästä aiheutuu erinäisiä haasteita sekä kuluttajille että yrityksille.

Ukrainan sodalla ja siihen liittyvillä pakotteilla tulee olemaan vaikutuksia myös Turun kaupungin urakka-, tavara- ja palveluhankintoihin ja -hankintasopimuksiin.

Urakoissa sekä tavara- ja palveluhankinnoissa sota ja pakotteet näkyvät erityisesti materiaalikustannuksiin liittyvinä häiriöinä. Raaka-aineiden ja tarvikkeiden kustannukset ovat yleisen kustannuskehityksen lisäksi nousseet erityisesti Ukrainan sodan ja siitä johtuvien pakotteiden takia. Urakoissa esimerkiksi teräksen, öljyn, raakalasin, alumiinin, puun ja maantiesuolan hinnat ovat nousseet. Tavara- ja palveluhankinnoissa elintarvikkeiden, paperin ja polttoaineiden hinnannousut ovat olleet merkittäviä, ja ne tulevat vaikuttamaan joko suoraan tai välillisesti tavara- ja palvelusopimuksiin.

Ukrainan sota ja pakotteet näkyvät myös materiaalien saatavuuteen liittyvinä häiriöinä urakoissa mutta myös tavara- ja palveluhankinnoissa. Covid19-pandemia on osaltaan asettanut haasteita materiaalien ja tarvikkeiden saatavuuteen, ja Ukrainan sodan seurauksena saatavuushaasteet saattavat enenevissä määrin kasvaa ja toimitusajat pidentyä. Urakoiden työmailla työvoiman mahdolliset saatavuusongelmat saattavat muodostaa myös vakavia häiriöitä työmaille ja urakoiden etenemiselle.

Asetetut pakotteet voivat aiheuttaa merkittäviä haasteita myös siltä osin kuin ne vaikuttavat hankintasopimusten käytettävyyteen.

Seuraavat yleiset linjaukset ja toimintatapaohjeet koskevat kaikkia hankintalain soveltamisalaan kuuluvia ja kuulumattomia hankintoja ja hankintasopimuksia.

Hankintoja ja hankintasopimuksia koskevat yleiset linjaukset liittyen Ukrainan sodan aiheuttamaan häiriötilanteeseen

Turun kaupungin lähtökohtana on myös poikkeuksellisissa oloissa, että tehdyt sopimukset pidetään. Hankintasopimusten yhteyshenkilöiden eli vastuuhenkilöiden on huolehdittava sopimusten sopimushallinnasta normaaliin tapaan Turun kaupungin sopimushallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Hankintasopimuksiin liittyvä yhteydenpito ja mahdolliset neuvottelut on dokumentoitava ja tallennettava asianmukaisesti. Hankintasopimusten muutoksiin tulee olla toimivaltaisen tahon hyväksyntä.

Hankintasopimusten vastuuhenkilöiden on varauduttava arvioimaan Ukrainan sodan aiheuttamien seurausten vaikutuksia hankintasopimuksiin ja tarvittaessa neuvottelemaan sopimuskumppanin kanssa, mikäli sopimuskumppanin on mahdotonta toteuttaa hankintasopimukseen perustuva suoritusvelvoitteensa Ukrainan sodan aiheuttamien syiden takia.

Mahdolliset sopimuskumppanin Ukrainan sodan johdosta esittämät hinnantarkastusesitykset ja sopimusmuutosehdotukset arvioidaan tapauskohtaisesti ottaen huomioon jokaisen sopimuksen yksilölliset ehdot ja sopimuskumppanin yksilöllinen tilanne. Ukrainan sodan aiheuttamissa mahdollisen ylivoimaisen esteen (force majeure) tilanteissa arvioidaan ennen kaikkea sitä, onko sodasta seurannut sellaisia esteitä, ettei sopimuskumppani pysty täyttämään suoritusvelvoitteitaan hankintasopimuksen mukaisesti ja onko muita kohtuudella käytettäviä keinoja suoritusvelvollisuuden täyttämiseksi. Turun kaupunki pyrkii saavuttamaan sopimuskumppanin kanssa sellaisen ratkaisun, jolla varmistetaan myös kaupungin etu.

Jos hankintasopimukseen on kirjattu sopimussakkoja koskevia ehtoja ja näyttää siltä, että ne tulisivat perittäväksi, Turun kaupunki arvioi, onko perimistoimiin syytä lähteä vallitsevassa tilanteessa ja mikä näiden toimien vaikutus on sopimuskumppanin elinvoimalle.

Koska Turun kaupungin hankintasopimukset ovat pääsääntöisesti kilpailutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaisesti, on sopimuskumppanin esittämissä hinnantarkastusesityksissä ja sopimusmuutosehdotuksissa otettava huomioon myös hankintalain asettamat reunaehdot liittyen hankintasopimusten muuttamiseen.

Hallinnon yleiset oikeusperiaatteet vaikuttavat Turun kaupunkiin myös yksityisoikeudellisen sopimuksen osapuolena siten, että kaupungin tulee pyrkiä yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisesti tasapuoliseen kohteluun, johdonmukaisuuteen ja syrjimättömyyteen. Näin ollen yleisiä linjauksia tulee noudattaa ottaen kuitenkin huomioon, että hankintasopimukset ovat erilaisia ja kussakin tapauksessa on tarkasteltava sopimusehtojen sisältöä ja kaupungin asemaa hankintasopimuksen osapuolena.

Palvelukokonaisuuksien ja yksiköiden tulee ottaa toiminnassaan huomioon pakotteiden vaikutukset hankintoihin ja hankintasopimuksiin. Pakotesääntelyn piiriin kuuluvat sopimuskumppanit on tunnistettava. Mikäli sopimuskumppaniin kohdistuu pakotteita, on tällaisilta sopimuskumppaneilta ensisijaisesti pidättäydyttävä tekemästä tilauksia ja erikseen arvioitava hankintasopimuksen irtautumisen mahdollisuutta ottaen huomioon sopimusoikeudelliset säännökset.

Hankintojen kilpailuttamisessa ja hankintasopimusten häiriötilanteiden arvioinnissa ja pakotteiden huomioimisessa otetaan huomioon myös mahdolliset EU-tasoiset ja valtakunnalliset linjaukset, määräykset ja ohjeistukset.

Toimintatapaohjeet koskien urakka-, tavara- ja palveluhankintoja

Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuudessa on valmisteltu urakkahankintoja koskeva toimintatapaohje liittyen Ukrainan sodan aiheuttaman häiriötilanteen vaikutuksiin urakkahankintoihin (liite 1) hyödyntäen Väyläviraston vastaavia ohjeita liittyen urakoihin ja hankinta- ja lakipalveluissa erillinen toimintatapaohje liittyen tavara- ja palveluhankintoihin (liite 2).

Urakoita koskeva toimintatapaohje on jaettu kolmeen osioon: 1) käynnissä olevat ja lähtevät kilpailutukset, 2) voimassa olevat kilpailutukset ja 3) suhtautuminen urakoitsijoiden konkreettisiin kustannusvaatimuksiin. Toimintatapaohjeessa esitetään konkreettisia menettelyohjeita rakennuttajille ja urakkasopimuksia hallinnoiville tahoille sen osalta, miten Ukrainan sodan aiheuttamat pakotteet tulee huomioida tulevissa kilpailutuksissa ja urakkasopimuksissa. Ohjeessa ohjeistetaan esimerkiksi huomioimaan kustannuksiin liittyvien riskien jakaminen tilaajan ja urakoitsijoiden välillä urakkasopimuksissa käytettävien indeksiehtojen avulla. Ohjeessa kuvataan myös se, miten urakkasopimusten vastuuhenkilöiden tulee menetellä, kun urakoitsija esittää konkreettisia kustannusvaatimuksia liittyen Ukrainan sodan aiheuttamiin kustannustennousuihin.

Tavara- ja palveluhankintoja koskevassa ohjeessa on vastaavalla tavalla kuvattu tarkemmin se, miten hankintoja kilpailuttavien tahojen on huomioitava Ukrainan sodan aiheuttamat pakotteet kilpailutuksissa ja miten sopimuskumppanin esittämiin hinnankorotus- tai sopimusmuutosesityksiin on suhtauduttava.

Liite 1Urakoita koskeva tilannekuva ja toimintatapaohje

Liite 2Tavara- ja palveluhankintoja koskeva tilannekuva ja toimintatapaohje

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää hyväksyä edellä hankintoja ja hankintasopimuksia koskevat yleiset linjaukset liittyen Ukrainan sodan aiheuttamaan häiriötilanteeseen.

Kaupunginhallitus päättää lisäksi hyväksyä liitteenä 1 olevan toimintatapaohjeen koskien urakoita ja liitteenä 2 olevan toimintatapaohjeen koskien tavara- ja palveluhankintoja liittyen Ukrainan sodan aiheuttaman häiriötilanteen vaikutuksiin hankinnoissa ja hankintasopimuksissa. Toimintatapaohjeet ovat voimassa toistaiseksi. Kaupunginhallitus valtuuttaa kansliapäällikön tekemään tarvittavat muutokset toimintatapaohjeisiin.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että tämä päätös voidaan panna täytäntöön odottamatta sen lainvoimaisuutta ja että kaupunginhallituksen pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan heti.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Lakimies Henna Puska 28.4.2022:

Oheismateriaali 1Urakoita koskeva tilannekuva ja toimintatapaohje

Oheismateriaali 2Tavara- ja palveluhankintoja koskeva tilannekuva ja toimintatapaohje

EhdotusMerkitään tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli lakimies Henna Puska.