Toiminnan ja talouden vuosiraportin 1.1. - 31.12.2021 tietojen kerääminen

Toiminnan ja talouden vuosiraportin 1.1. - 31.12.2021 tietojen kerääminen

Talousjohtaja Valtteri Mikkola ja controller Timo Collanus 14.12.2021:

Kuntalain 115 §:n mukaan tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan talouteen ja kuntakonserniin liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2021 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt talousarvion sitovuudesta. Tilinpäätöksessä raportoidaan valtuuston sitoviksi asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden sekä henkilöstötavoitteiden toteutuminen 1.1.–31.12.2021. Tilinpäätöksen raportointiin sisältyy kaupunginvaltuuston kullekin toimielimelle talousarvion yhteydessä päättämät päätöslauselmat/lausekkeet.

Lisäksi tilinpäätöksen yhteydessä raportoidaan kaupunginhallitukselle toimialojen (nyk. palvelukokonaisuuksien) strategisissa sopimuksissa vahvistettujen tavoitteiden toteutuminen ja tiedoksi annettavat tunnusluvut.

Tilinpäätöksessä raportoidaan myös strategisille yhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumistiedot. Strategisille yhteisöille annetaan erilliset ohjeet ja seurantapohjat.

Palvelukokonaisuus liittää toimielinkohtaiset talousarvion taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisvertailut.

Talousarvion ja strategisten sopimusten seurantalomakkeet

Kaupunginvaltuuston hyväksymien tavoitteiden ja toimialojen strategisiin sopimuksiin sisältyvien kaupunginhallitukseen nähden sitovien tavoitteiden seurantatiedot ja tiedoksi annettavien tunnuslukujen tiedot kerätään samanaikaisesti. Tätä varten konsernihallinnossa on koottu palvelukokonaisuuksia varten seurantalomakkeet, nk. liikennevaloraportit.

Seurantalomakkeet löytyvät Dotkusta ao. palvelukokonaisuuden nimellä tallennettuna:

Vuosijohtaminen/Toiminnan ja talouden seuranta/Tilinpäätös/Palvelukokonaisuudet

Tilivelvollisen viranhaltijan arvio talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta

Keskeiset toimintaympäristön muutostekijät:

-Selvitetään lyhyesti keskeiset toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset talousarvion laatimisen jälkeen.

-Erityisesti keskitytään muutoksiin, joilla on olennainen vaikutus tilikauden tavoitteiden toteutumiseen.

-Selvitetään myös koronan vaikutukset muutoksiin.

Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden olennaiset poikkeamat:

-Annetaan selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä. Selvitys annetaan tulos-/palvelualuekohtaisesti.

-Selvitysten ja perusteluiden tulee olla sisällöltään sellaisia, että ne voidaan liittää tilinpäätökseen ja kaupunginhallituksen esittelytekstiin palvelukokonaisuuden johtajan nimissä.

-Selvitetään koronan osuus poikkeamiin.

Taloudellisten tavoitteiden ja resurssien käytön raportointi

Talousarvion toteutuminen (kv), Määrärahat palvelualueittain (kh)

Palvelukokonaisuus/toimielin täyttää toimielinkohtaisen talousarvion taloudellisten tavoitteiden toteutumistiedot (€) seurantapohjaan ao. toimielimen kohdalle Word-lomakkeen kohtaan ”Talousarvion toteutuminen” sen jälkeen, kun tilinpäätösluvut ovat varmistuneet.

Tiedot poimitaan AFO-raportilta (Ohje päivitetään myöhemmin tilinpäätöksen ohjekansioon).

Erillistilinpäätösten valmistumispäivä on ke 9.2.2021, jonka jälkeen toteutumisraportit voidaan tallentaa. Toimielinten talousarvion toteutumistiedot tallennetaan Dotkuun ma 21.2.2021 mennessä.

Kaupunginhallituksen palvelutilaukset kaupunkiympäristön palvelukokonaisuudelle (kh): Kaupunginhallituksen palvelutilaus pitää sisällään maaomaisuuden, tilaomaisuuden ja infraomaisuuden toteutusta varten talousarviomäärärahan kohdistamisen kaupunginhallituksen omaisuudenhallinnan tulosyksiköiltä ja kustannuspaikoilta (KH/Maaomaisuus: tulosyksikkö 1602 ja kustannuspaikka 16020, KH/Tilaomaisuus: tulosyksikkö 1603 ja kustannuspaikka 16030, KH/Infraomaisuus: tulosyksikkö 1604 ja kustannuspaikka 16040) kaupunkiympäristön palvelukokonaisuudelle. Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuus vastaa seuraavien kokonaisuuksien toteutuksesta ja raportoinnista. Pysyvien vastaavien myyntitulot (kh), ja pysyvien vastaavien Myyntivoitot (kh), Maankäyttösopimuskorvaukset (kh) ja Pilaantuneiden maiden puhdistuskustannukset (kh) sekä Kaupunkiympäristön investointiohjelma (kh), Tilapalvelujen investointiohjelma (kh) ja Kiinteän omaisuuden hankinnat (kh). Talouspalvelut laatii kaupunginhallituksen palvelutilaukseen liittyvät arviointikriteerit.

Työvoiman käyttö (kh)

Henkilötyövuosien toteutuminen/työvoiman käytön tunnusluvut löytyvät raportointiportaalista. Vuoden 2021 osalta tiedot ovat tarkasteltavissa raportointiportaalissa ma 7.2.2022 alkaen. Palvelukokonaisuudet poimivat portaalista työvoiman toteutumistiedot seurantalomakkeessa olevaan Word-taulukkoon.

Raportointiportaali (DW henkilöstöraportointi): Lähijohtajien raportit

Lähijohtajat - Kaikki asiakirjat (turku.fi)

Raportti: Työvoima ja sairauspoissaolot 2021

Tilojen ja alueiden käyttö (kh)

Tilapalvelut merkitsee toimialojen käytössä olevat tilat ja alueet sekä eurot seurantapohjan Word-taulukkoon vuoden lopun SAP-sopimuksen seurantatilanteen mukaisena.

Mikäli toimielimellä on omia suoria vuokrasopimuksia, toimialojen tulee ilmoittaa nämä tilat ja alueet to 27.1.2021 mennessä Tilapalveluille (saara.rantalaiho@turku.fi).

Henkilöstön työhyvinvointi (kh)

Palvelukokonaisuus/toimielin täyttää toteutumatiedot taulukon sarakkeeseen ”Toteutunut 31.12.2021” sekä arvioi liikennevalon värin.

Lausekkeiden, tunnuslukujen ja toiminnallisten tavoitteiden raportointi

Lausekkeet ja toimenpideselvitykset (kv)

Annetaan lyhyt selvitys jokaisesta kaupunginvaltuuston toimielimelle talousarvion päättämisen yhteydessä hyväksymästä lausekkeesta.

Tunnusluvut (ei sitovat)

Strategisen sopimuksen kohdassa ”Tunnusluvut” (luvut/mittariarvot ovat kaupunginhallitukselle tiedoksi annettavia. Palvelukokonaisuus/toimielin päivittää tunnuslukutaulukon uusimmilla tiedoilla.

Strategiset tavoitteet (kv), Strategiset tavoitteet (kh)

Sarakkeet ”Tilinpäätös 2019” ja ”Tilinpäätös 2020”

-Palvelukokonaisuus/toimielin tarkistaa ja täydentää tavoitetaulukkoon vuosien 2019 ja 2020 toteutumatiedot.

Sarake ”Tavoite 2021 muutoksin”

-Palvelukokonaisuus/toimielin tarkistaa, että mahdolliset kaupunginvaltuuston tai kaupunginhallituksen päättämät talousarviomuutokset on otettu huomioon (vrt. kaupunginvaltuustoon nähden sitovat ja kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet).

Sarake ”Toteutunut 31.12.2021”

-Merkitään tavoitetaulukkoon toteutunut mittarin tai kriteerin arvo vuoden lopussa.

Sarake ”Liikennevalo”

Solun taustaväri (sävytys-toiminto) valitaan tavoitteen kriteerin tai mittarin toteutumisen statuksen mukaan seuraavasti:

Punainen sekä keltainen väri vaatii aina tilivelvollisen viranhaltijan lyhyen selvityksen siitä, miksi tavoite ei toteutunut. Mikäli tavoitetta ei saavutettu (punainen väri) tai sen saavuttaminen jäi osittaiseksi (keltainen väri), lisätään alla olevaan laatikkoon selvitys poikkeaman syystä.

Huom. Yllä olevat ”Liikennevalo” -ohjeet (sarake Tilinpäätös 2019, Tilinpäätös 2020, Tavoite 2021 muutoksin, Toteutunut 31.12.2021 ja ”Liikennevalo”) koskevat kaikkia strategisessa sopimuksessa olevia kohtia, joissa ne esiintyvät.

Toimielimen strategisten tavoitteiden toteutumistiedot tulee olla täytettynä pe 4.2.2021 niiden strategisen sopimuksen kohtia/tavoitteiden osalta (kh ja kv), joihin on merkitty kytkös strategian linjauksiin. Tietoja tarvitaan muita toteutumatietoja aikaisemmin kaupunkistrategian seurantaraportin laatimiseen.

Strategiset hankkeet (kh)

Seurantalomakkeessa oleva Word-tilannekuvataulukko täytetään perustuen 31.12.21 toteutumatietoihin (Thinking Portfolio).

Dia -esitykset

Palvelukokonaisuuksien esitysdioista on käytössä yksi yhteinen diapohja dotkussa osoitteessa:

Vuosijohtaminen/Toiminnan ja talouden seuranta/Tilinpäätös/Palvelukokonaisuudet

kansiossa Palvelukokonaisuudet:!Yhteinen.

Palvelukokonaisuus/toimielin tallentaa omat diansa ko. esitykseen uutena versiona.

Dioissa esitetään

-kuvaus keskeisistä tapahtumista sekä toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista sekä arvio niiden euromääräisistä vaikutuksista toimintakatteeseen verrattuna edellisen vuoden tilinpäätökseen. Mikäli tilikaudet eivät ole toisiinsa nähden vertailukelpoisia, tulee vertailukelvottomuuteen antaa riittävä selitys tai vertailukelpoinen muutos edelliseen vuoteen tulee esittää diassa selityksineen, esim. * -merkittynä,

-selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä,

-toimintakate (ennuste, netto ja ta-poikkeama sekä muutos ed. vuoteen),

-koronapandemian vaikutukset tuotto- ja kulueriin sekä suoraan toimialojen tileille kirjattavat valtion avustukset,

-työvoiman käytön toteutuma 31.12.

Diaesityksessä on hyvä tuoda esille myös keskeiset tapahtumat ja onnistumiset vuonna 2021.

Diat on tallennettava Dotkuun 9.2.2022 mennessä tilinpäätöksen ennakkotietoa varten (Kh 14.2.2022).

Lopulliset/tarkistetut diat pitää olla tallennettuna 21.2.2022 mennessä.

Operatiiviset sopimukset

Palvelukokonaisuus/toimielin raportoi vuoden 2021 operatiiviset sopimukset lautakunnalle toiminnan ja talouden vuosiraportin 2021 yhteydessä. Palvelukokonaisuus vastaa itse operatiivisten sopimusten seurantapohjien tekemisestä sekä tietojen keräämisestä.

Aikataulu tiivistettynä

Pe 4.2.2021 klo 16.00 Toimielimen strategisten tavoitteiden toteutumistiedot täytettynä niiden strategisten tavoitteiden osalta, joihin on merkitty kytkös strategian linjauksiin.

Ke 9.2.2021 klo 16.00 Toimielinkohtaiset diaesitykset (ennakkotieto) tallennettu Dotkuun (Palvelukokonaisuudet: !Yhteinen).

Ma 7.2.2021 Toimielinkohtaiset tiedot henkilötyövuosien toteutumisesta / työvoiman käytön tunnusluvuista saatavilla raportointiportaalista (DW henkilöstöraportointi)

Ma 21.2.2021 klo 16.00 Toimielinkohtaiset toiminnan ja talouden seurantatiedot täytetty seurantalomakkeisiin ja tallennettu Dotkuun (lopulliset).

Ma 21.2.2021 Lopulliset diaesitykset tarkistettuna.

Lisätietoja:

      Valtteri Mikkola

      talousjohtaja