Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari ja projektipäällikkö Jere Lumikko 18.10.2021:

Turun kaupungilla ei ole ollut yhtenäistä hankintastrategiaa, vaan hankintoja ohjaavat periaatteet on johdettu kaupunkistrategiasta, erillisstrategioista ja ohjausasiakirjoista. Kaupunginhallitus on edellyttänyt hankintastrategian laatimista, minkä johdosta konsernihallinnon hankintapalvelut on valmistellut liitteenä olevan hankintastrategian. Strategiaa on sen valmisteluvaiheessa käsitelty muun muassa kaupungin johtoryhmässä ja valmistelun tukena on ollut alkuvaiheessa Hansel Oy. Hankintastrategian luonnos on esitelty kaupunginhallituksen iltakoulussa 31.5.2021 § 258.

Hankintastrategian luonnoksesta on pyydetty 30.9.2021 lausunnot Turun kauppakamarilta ja Varsinais-Suomen Yrittäjiltä. Turun Kauppakamari, Varsinais-Suomen Yrittäjät ja Turun Yrittäjät antoivat lausunnolle varattuun määräaikaan 14.10.2021 mennessä yhteisen lausunnon strategialuonnoksesta. Lausunnon keskeiset muutosehdotukset koskevat ostolaskudatan avaamista, hankintojen jakamista osiin sekä yritysvaikutusten arviointia. Muutosehdotuksia on otettu huomioon hankintastrategiassa. Hankintastrategia muodostaa linjauskokonaisuuden, jonka osat tulee ottaa huomioon hankintojen valmistelussa, suunnittelussa, toteuttamisessa, seurannassa ja arvioinnissa. Muutosehdotuksia huomioon otettaessa arvioitiin, että lausunnon ehdotukset sisältyvät jo pääosin strategiakokonaisuuteen. Lisäksi hankintastrategiasta laaditaan tarkempi toimenpidesuunnitelma, jossa edelleen konkretisoidaan hankintastrategiaa.

Hankintastrategian tavoitteena on tukea Turun kaupunkistrategian sekä strategiaa tukevien ohjelmien ja hankkeiden toteuttamista. Strategiassa on otettu huomioon keskeiset strategia-asiakirjat kuten Turun kaupunkistrategia - Turku 2029, strategiset ohjelmat: Hyvinvointi ja aktiivisuus sekä Kilpailukyky ja kestävä kasvu sekä Turun ilmastosuunnitelma. Hankintastrategian laadinnassa on hyödynnetty 9.9.2020 julkaistua Suomen ensimmäistä kansallista julkisten hankintojen strategiaa sekä Suomen kiertotalouden tiekarttaa. Kansallisen hankintastrategian valmistelutyössä ovat olleet mukana mm. julkisia hankintoja tukevien asiantuntijaorganisaatioiden ja tarjoajien edustajia kuten Suomen Yrittäjät.  Hankintastrategiassa ei käsitellä palvelujen tuotantotapoja koskevia linjauksia.

Hankintastrategiassa painopisteinä ovat vastuullisuus sekä taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen vaikuttavuus.  Hankintastrategiassa on kahdeksan pääteemaa, joita ovat strateginen tiedolla johtaminen, hankintojen vaikuttavuus, hankintataitojen kehittäminen, terve kilpailu ja toimivat hankinnat, innovaatiot sekä taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys. Kullakin hankintastrategian teemalla on tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit. 

Hankintastrategian tavoitteiden saavuttaminen edellyttää muun muassa hankintakategorioiden määrittelyä ja kategoriakohtaisia linjauksia tavoitteista, toimenpiteistä ja mittareista. Linjausten avulla luodaan vaikuttavuustavoitteita ja mittareita hankintoihin, joissa on suurin potentiaali saada aikaan positiivisia vaikutuksia. Esimerkiksi ekologisen kestävyyden osalta tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tarkempien linjausten, tavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden laatimista hankintatyypeittäin (esim. ruokapalvelut, elintarvikkeet, rakentaminen, liikenne, ajoneuvohankinnat), jotta päästään konkreettiselle hankintakohtaiselle tasolle ekologisten kriteereiden asettamisessa.

Yhteenveto hankintastrategian pääteemoista:

1. Strateginen tiedolla johtaminen

Tiedolla johtamisella tarkoitetaan oikeaan ja ajantasaiseen tietoon perustuvaa päätöksentekoa, joka ei perustu mielikuviin tai mielipiteisiin. Hyödyntämällä saatavilla olevaa dataa ja käyttämällä tehokkaasti teknologian mahdollisuuksia voidaan varmistaa tavoitteiden saavuttaminen. Hankintojen tavoitteena on mahdollistaa kaupungin ydintoimintojen sujuvuus ja pyrkiä tehokkaaseen hankintaprosessiin niin operatiivisten toimintojen kuin kustannustenkin osalta.

Hankintastrategiassa tiedolla johtamiseen liittyvät vahvasti myös hankintojen kategorisointi, sopimushallinta ja sen kehittäminen, erilaiset kustannus-hyötyanalyysit, hankintoja koskeva raportointi ja hankintatiedon analysointi sekä strategiset linjaukset hankintojen toteutuksiin. Lisäksi toimittajayhteistyön kehittäminen ja toimintojen automatisointi sekä hallinnollinen tehokkuus ovat tärkeinä tavoitteina.

2. Hankintojen vaikuttavuus

Hankinnoilla voidaan muun muassa vaikuttaa yleisen hyvinvoinnin ja taloudellisuuden lisäksi ympäristöseikkoihin ja jopa ihmisten käyttäytymismalleihin. Vaikuttavuudella tarkoitetaan sitä, millaisia myönteisiä yhteiskunnallisia muutoksia tai hyötyjä hankinnoilla saadaan aikaan. Vaikuttavuusperusteisuudella tarkoitetaan hankintaa, jossa tilaaja määrittelee lopputuloksen, ei sen tuottamistapaa.

Tavoitteena on edistää vaikuttavuusperusteisia hankintoja, kehittää vaikuttavuuden mittaamista ja arviointia sekä tukea kaupungin palvelurakenteiden kehittymistä ja kustannustehokkuutta. Vaikuttavuutta edistetään toimimalla asukas- ja asiakaslähtöisesti hankintojen toteuttamisessa sekä osallistamalla kaupunkilaisia hankintojen suunnitteluprosessiin.

3. Hankintataitojen kehittäminen

Hankintaosaaminen on yksi tärkeimmistä asioista hankintaprosessin onnistuneeseen läpivientiin. Hankintastrategian tavoitteena on hankintataitojen jatkuva kehittäminen ja ylläpito siten, että hankinnat toteutetaan suunnitelmallisesti ja edistäen kaupungin kestävyystavoitteita ja kaupunkilaisten hyvinvointia. Hankintataitojen kehittämisen tueksi ollaan laatimassa kaupungin sisäistä koulutusohjelmaa, joka palvelee niin hankintatoimessa työskenteleviä kuin myös kaupungin johtoa, esimiehiä sekä muuta henkilöstöä.  

Kaupungin hankintaosaamisen tasoa arvioidaan ja osaamista kehitetään yhtenäistämällä toimintamalleja, luomalla ohjeistuksia, ottamalla käyttöön hankintojen toteuttamista tukevia työkaluja ja kouluttamalla järjestelmällisesti henkilöstöä huomioiden kunkin osaamistaso ja rooli hankintojen toteuttamisessa. Myös viestintätaitoihin sekä viestinnän aktiivisuuteen ja vaikuttavuuteen kiinnitetään huomiota kehittämis- ja ylläpitokohteina. Hankintasopimusten sopimushallintaan liittyvää osaamista kehitetään.

4. Terve kilpailu ja toimivat hankinnat

Onnistuneilla hankinnoilla voidaan vaikuttaa merkittävästi kaupungin talouteen sekä paikalliseen elinvoimaisuuteen. Hankintojen puitteissa voidaan luoda uutta liiketoimintaa alueelle, varmistaa markkinoiden kehittyminen ja elävöittäminen sekä parantaa kaupungin palveluja. Toimiva hankinta on hyvin suunniteltu, tasapuolisesti ja syrjimättömästi tarjoajia kohteleva sekä avoin ja saavutettava. Kilpailun edistäminen tuleekin nähdä kaupungin strategisena etuna.

Tavoitteena on parantaa hankinta-asiakirjojen selkeyttä yhdenmukaistamalla niitä, viestiä avoimemmin hankinnoista sekä järjestämällä erilaisia markkinavuoropuheluja. Toimenpiteiden tarkoituksena on aktivoida eri kokoisia yrityksiä osallistumaan tarjouskilpailuihin itsenäisesti tai tarjousyhteenliittymänä. Lisäksi yrityksiltä saadaan arvokasta tietoa markkinoilla olevista uusista innovaatioista, jotka voidaan huomioida jo hankintaa valmistellessa.

Hankintataitojen perusasioihin kuuluvat hankintoja ohjaava lainsäädäntö sekä Turun kaupungin säännöt ja ohjeet. Lisäksi on tunnettava kaupungin strategiat ja kestävän kehityksen periaatteet sekä käytettävät työkalut ja ohjelmistot.

5. Innovaatiot

Tavoitteena on toimia innovaatiomyönteisesti sekä huomioida markkinalla tapahtuvat muutokset ja uudenlaiset ratkaisut hankintojen valmistelussa. Mahdollinen innovaatiopotentiaali on tunnistettava jo hankinnan valmisteluvaiheessa, jolloin voidaan valita parhaiten soveltuva menettely parhaan lopputuloksen varmistumiseksi. Parhaiten potentiaalin voi tunnistaa toimimalla vuorovaikutuksessa alan toimijoiden ja asiantuntijoiden kanssa esimerkiksi markkinavuoropuhelun puitteissa.

Turun kaupungissa pyritään tunnistamaan innovaatiopotentiaali hankinnoissa ja lisäämään innovatiivisten hankintojen osuutta hankinnoissa. Turussa on rakennettu innovatiivisten hankintojen tiekartta, johon kerätään tietoa mahdollisista tulevista innovatiivisista hankinnoista ja ko. hankinnat sisällytetään myös osaksi hankintojen vuosisuunnittelua. Viestinnällä on suuri merkitys tiedon keräämisessä ja analysoinnissa. Lisäksi innovaatiopotentiaalin tunnistamiseen on tarkoitus ottaa käyttöön työkaluja.

6. Taloudellinen kestävyys

Kestävä talous on edellytys kaupungin keskeisille palveluille ja toiminnoille sekä hyvinvoinnin kehittämiselle. Hankinnoissa harmaan talouden ehkäiseminen, kustannustehokkuuden lisääminen sekä kokonaistaloudellisuus ovat avainasemassa taloudellisen kestävyyden tavoitteissa ja toimenpiteissä.

Taloudellisen kestävyyden keskeisiksi toimenpiteiksi on määritelty elinkaarilaskennan kehittäminen, ulkoisten rahoitusinstrumenttien hyödyntäminen, yhteishankintojen sekä seudullisten hankintojen lisääminen volyymien kasvattamiseksi sekä sopimushallinnan tehostaminen. Sopimushallinnan tehostamisella päästään kiinni mahdollisiin epäkohtiin helpommin, jolloin korjaavat toimenpiteet voidaan tehdä nopeasti. Myös erilaisia bonus-sanktiomalleja otetaan laajemmin käyttöön ja niiden seurantaa tehostetaan. 

7. Sosiaalinen kestävyys

Sosiaalinen kestävyys hankinnoissa huomioi ihmisoikeuksien, tasa-arvon, yhdenvertaisuuden sekä työelämän perusoikeuksien toteutumista hankintasopimuksissa.  Sopimusehdoissa vaaditaan sitoutumista vastuulliseen toimintaan ja hankinta-asiakirjoissa edellytetään toimittajien toimitusketjujen eettisyyttä. Lisäksi hankinnoissa huomioidaan saavutettavuuden ja esteettömyyden näkökulmat.

Turussa on otettu käyttöön hankinnoilla työllistämisen malli, jota käytetään soveltuvissa hankinnoissa. Hankinnoilla työllistämisellä pyritään ehkäisemään syrjäytymistä ja parantamaan pitkään työttöminä olleiden ja muuten vaikeasti työllistyvien henkilöiden hyvinvointia. Tavoitteina on kaupunkilaisten osallistaminen sähköisten palvelukanavien ja avointen markkinavuoropuhelutilaisuuksien avulla sekä tekemällä erilaisia riskianalyysejä, joilla pyritään varmistamaan toimitus- ja tuotantoketjujen eettisyys.

8. Ekologinen kestävyys

Hankinnat ovat keskeisessä roolissa globaalien ilmastonmuutoksen hillintään ja muutokseen varautumista koskevien tavoitteiden toteuttamisessa. Turun kaupungin strategian mukaisesti kaupungin ja sen konserniyhtiöiden tulee hankinnoissaan painottaa ilmasto-, ympäristö- ja elinkaarivaikutuksia. Myös hankintalaki ohjaa hankintoja kohti ekologisesti kestäviä hankintoja.

Hankinnoilla pyritään edistämään kiertotalousratkaisuja ja vähentämään luonnonvarojen kulutusta. Ilmasto-, ympäristö- ja elinkaarivaikutuksia painotetaan kilpailutusten vähimmäisvaatimuksissa ja laatukriteereissä. Ekologista kestävyyttä kehitetään erilaisten ohjelmien, hankkeiden ja projektien avulla. Turun kaupunki osallistuu aktiivisesti erilaisiin ympäristöfoorumeihin, joissa hankintojen ekologista kestävyyttä voidaan edistää.  Tavoitteena on kasvattaa uusiutuvien energiamuotojen käyttöä, resurssiviisautta sekä kehittää energiajärjestelmien älykkyyttä. Hankintakategorioiden tunnistaminen ja niihin liittyvät ekologisen kestävyyden linjaukset edesauttavat tavoitteiden toteutumista.

Tavoitteena on huomioida kestävän kehityksen vaikutukset jo hankinnan suunnitteluvaiheessa, edistää luonnon monimuotoisuuden säilymistä ja tukea Turun kaupungin hiilineutraalisuustavoitteita mm. lisäämällä päästöttömien ajoneuvojen käyttöä kaupungin kuljetuksissa sekä kannustamalla tarjoajia huomioimaan ekologisen kestävyyden periaatteita omassa toiminnassaan.

Hankintastrategian toimeenpano edistää hankintojenkehittämistä suunnitelmallisesti ja hankintastrategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Hankintastrategia tukee ja täydentää osaltaan olemassa olevia Turun kaupungin strategioita, ohjelmia ja linjauksia sekä ohjaa hankintojen kehittymistä vastuullisemmiksi ja vaikuttavammiksi.

Strategiaa sovelletaan palvelujen, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden hankinnoissa ja käyttöoikeussopimuksissa sekä investoinneissa.  Kaupunkikonsernin yhteisöt noudattavat toiminnassaan hankintastrategian linjauksia lainsäädännön puitteissa.

Hankintastrategian tarkemman toimenpidesuunnitelman laadinnasta sekä tavoitteiden ja toimenpiteiden toteutumisen seurannasta ja raportoinnista vastaa konsernihallinnon hankintapalvelut. Hankintastrategia päivitetään valtuustokausittain tai tätä aiemmin esimerkiksi toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten tätä edellyttäessä.

Liite 1Turun kaupungin hankintastrategia

Oheismateriaali 1Lausunto Turun kaupungin hankintastrategian luonnoksesta

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus hyväksyy liitteen 1 mukaisen Turun kaupungin hankintastrategian siten täydennettynä, että ekologisen kestävyyden alla huomioidaan myös hankintojen eläinystävällisyys ja eläinsuojelulain vaatimukset.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää, että hankintastrategian toteutumista seurataan kaupunginhallituksessa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Liite 2Turun kaupungin hankintastrategia (kh 25.10.2021 § 484)

Lakimies Henna Puska 5.11.2021:

Oheismateriaali 1Turun kaupungin hankintastrategia

Oheismateriaali 2Turun kaupungin hankintastrategia (kh 25.10.2021 § 484)

Oheismateriaali 3Lausunto Turun kaupungin hankintastrategian luonnoksesta

EhdotusMerkitään tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli lakimies Henna Puska.