Vuoden 2021 talouden 1. osavuosikatsaus

Talousjohtaja Valtteri Mikkola ja konsernilaskentapäällikkö Merja Vuorinen, talousohjaus 23.3.2021:

Kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä kolme kertaa vuodessa tilikauden aikana. Neljäs toiminnan ja talouden toteutumisesta annettava raportti on tilinpäätös.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2021 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt toiminnan ja talouden kehittymisen raportoinnista. Ensimmäinen osavuosikatsaus on merkitty laadittavaksi poikkeuksellisesti raportointijaksolta 1.1.–30.4.2021. SAP-toiminnanohjaus-järjestelmän käyttöönoton alkuperäistä aikataulua kuitenkin muutettiin syksyllä 2020 siten, että käyttöönotto toteutuu 1.6.2021. Tästä syystä ensimmäinen neljännesvuosi- eli osavuosikatsaus esitetään laadittavaksi edellä mainitusta valtuuston vahvistamasta määräyksestä poiketen ajalta 1.1. - 31.3.2021. Samalla esitetään, että puolivuosikatsaus eli toinen osavuosikatsaus syyskuussa laaditaan poikkeuksellisesti 1.1. – 31.5.2021 tilanteesta poiketen sekä strategisten sopimusten noudattamisesta annetusta ohjeesta että talousarvion noudattamista koskevista määräyksistä.

Vuonna 2021 astui voimaan valtioneuvoston asetus 525/2020 kunnan tilinpäätöksestä esitettävistä tiedoista, jonka 12-13 § säätävät neljännes- ja puolivuosikatsausten laatimisesta. Valtioneuvoston asetus 524/2020 säätää puolestaan kunnan taloutta koskevien tietojen toimittamisen aikataulusta Valtiokonttorin ylläpitämään taloustietovarantoon.

-Neljännesvuositiedot ajalta tammikuun alusta maaliskuun loppuun annetaan viimeistään saman vuoden huhtikuun 30 päivänä ja ajalta tammikuun alusta syyskuun loppuun viimeistään saman vuoden lokakuun 31 päivänä. Neljännesvuosiraportoinnin Valtiokonttorille toteuttaa konsernihallinto yhteistyössä Sarastian kanssa.

-Puolivuosiraportointi ajalta tammikuun alusta kesäkuun loppuun annetaan Valtiokonttorille viimeistään saman vuoden elokuun 15. päivänä. Samassa yhteydessä on raportoitava tiedot vuoden lopun tilinpäätösennusteesta.

Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on antanut 10.11.2020 uuden yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän puolivuosi- ja neljännesvuosikatsausten laadinnasta. Yleisohjeella annetaan tarkemmat ohjeet laadinnassa noudatettavista yleisistä tilinpäätösperiaatteista, kuten jaksotus- ja arvostusperiaatteiden soveltamisesta. Sisäiset taloustapahtumat eliminoidaan tilinpäätöksessä ja ne myös täytyy ilmoittaa erikseen valtiokonttorin taloustietovarantoon raportoitaessa. Tämän takia sekä kirjanpidossa että ennusteen syötöissä on jatkossakin kiinnitettävä huomiota sisäisten erien täsmäyttämiseen vastapuolittain tilikauden aikana.

Osavuosikatsaus sisältää talouden katsauksen sekä ennusteen taloudellisten tavoitteiden ja henkilöstötavoitteiden toteutumisesta.

Strategisten sopimusten (toiminnallisten tavoitteiden) noudattamista ja täytäntöönpanoa koskevien määräysten (kh 17.12.2019 § 577) mukaan kaupunginhallitukselle annettava ensimmäinen ja kolmas osavuosikatsaus sisältää talouden katsauksen sekä henkilöstötavoitteiden toteutumisen.

1. Toimintatuottojen ja – kulujen toteutumisennuste

Talouden toteutumisennusteet raportoidaan kaupunginvaltuuston päättämällä sitovuustasolla. Sitovia ovat toimielinten määrärahat ja tuloarviot poikkeuksena aluepelastuslautakunta. Taseyksikkönä toimivan aluepelastuslaitoksen sitova tavoite on liikeylijäämä + poistot sekä investointien bruttomenot vähennettynä rahoitusosuuksilla ja pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustuloilla (investointien rahavirta).

Koronapandemian vaikutukset

Koronaviruspandemia on jatkunut pitkään ja sen kestosta ja vaikutuksista ei ole tietoa. Toimielinten on seurattava ja raportoitava kaupungin johdolle koronan vaikutuksia talouteen ja toimintaan osavuosikatsausten yhteydessä. Valtionrahoitusta koronasta aiheutuviin kustannuksiin myönnetään pääasiassa vuonna 2021 kirjanpidossa toteutuneiden kulujen mukaisesti.

Koronapandemiasta aiheutuvien henkilöstökustannusten kirjanpidollinen seuranta voidaan toteuttaa kohdentamalla palkkakustannukset suoraan Personecissa poikkeusolojen varautumisen tilausnumerolle. Tilausnumerolle voidaan kohdentaa henkilön palkkakustannukset täysin tai koronaan kohdentuvan työn suhteessa.

Sap taloustietojärjestelmään on koronapandemian vaikutusten seurantaa varten perustettu seuraavat tilaukselliset tilausnumerot

-408993 ST/ Varautuminen poikkeustilanteisiin

-409117 ST/Air & Sea koronatestaus (vain hyvinvointitoimialan käytössä)

Toimintakulujen ja – tuottojen ennustetta laadittaessa otetaan huomioon

a. Palkat ja palkkiot

Kunta-alan palkankorotusten sopimuskauden 1.4.2020 - 28.2.2022 kustannusvaikutus vuodelle 2021 on keskimäärin 2,15 %. Talousarviota laadittaessa toimialojen palvelualueiden talousarvioissa ei varauduttu sopimuskorotuksiin. Sopimuskorotusten kustannusvaikutus on huomioitu keskitetysti konsernihallinnon toimesta. Mikäli henkilötyövoiman käyttöön ennustetaan muutosta (lisäys/vähennys) edelliseen vuoteen, on se huomioitava palkkaennusteissa. Kaupunginjohtaja on antanut päätöspöytäkirjallaan 3.2.2021 § 17 henkilöstön palkkaamiseen liittyviä määräyksiä vuodelle 2021.

b. Henkilösivukulut

Palkkaperusteinen eläkemaksu koostuu työansiopohjaisesta eläkemaksusta ja työkyvyttömyyseläkemaksusta. Ennusteessa käytettävä palkkaperusteinen JuEL eläkemaksuprosentti (16,82 %) on laskettu keskimääräisenä (huomioitu työntekijän iän mukaan porrastettu eläkeprosentti).

Vuoden 2021 eläkemenoperusteisten eläkemaksujen ennakoista on laadittu yhteenveto toimielimittäin. Yhteenveto löytyy Dotkusta:

Eläkemenoperusteiset eläkemaksut 2020 ja 2021 (ennakkomaksut)

c. Sisäiset taloustapahtumat

Toteutumisennusteeseen sisällytetään toimielinten väliset sisäiset kulut ja tuotot. Toimielinten eri tulosyksiköiden väliset sisäiset kulut ja tuotot eivät ole toimielinten talousarvioissa, jolloin niitä ei myöskään sisällytetä toteutumisennusteisiin.

Sisäisten tuottojen ja kulujen tulee toteutuessaan olla yhtä suuret. Samaa periaatetta noudatetaan ennusteen laadinnassa. Keskeisimmät sisäiset erät ovat

-IT- ja puhelinpalvelumenot (IT-palvelut)

-tilavuokrat, sisältävät myös siivouskulut ja kulunvalvonnan kuluja (Tilapalvelukeskus)

-HR-palvelujen kustannukset (Henkilöstöasiain palvelukeskus)

-Talouspalvelut

Yllä mainittujen ja muiden olennaisten sisäisten erien kohdalla on syytä varmistaa tarkistamalla tai täsmäyttämällä vastapuolen kanssa ennen ennusteeseen syöttämistä, että menoennuste vastaa tulonsaajan ennustetta etenkin silloin, jos menoennuste arvioidaan isommaksi kuin vuoden alussa on sisäisissä sopimuksissa tai muutoin sovittu.

d. Suunnitelman mukaiset poistot

Toimialat syöttävät suunnitelman mukaiset poistot toimielimen ennusteeseen (syöttöpohjan rivi Suunnitelman mukaiset poistot).

Toimielinten suunnitelman mukaisten poistojen määrä vaikuttaa kaupungin tulokseen. Se ei sisälly käyttötalousosan määrärahaan eikä suunnittelulukuun eikä niiden toteutuminen vaikuta määrärahan käyttöön. Suunnitelmapoistoilla jaksotetaan taseeseen aktivoidun käyttöomaisuuden hankintameno kuluksi tilikausille vahvistetun poistoajan mukaisesti.

Tiedossa olevat pysyvien vastaavien arvonalentumiset tulee arvioida ennusteisiin.

e. Omaisuuden luovutuksesta kertyvät myyntivoitot ja -tappiot

Arvioidut käyttöomaisuuden myyntivoitot sisällytetään toteutumisennusteen toimintatuottoihin ja myyntitappiot toimintakuluihin silloin, jos omistus- ja hallintaoikeus luovutettuun omaisuuteen siirtyvät vuoden 2021 aikana. Mikäli kauppakirjassa on maininta, että kauppa tulee voimaan ja omistus- ja hallintaoikeus siirtyvät päätöksen tultua lainvoimaiseksi, kirjataan luovutus lainvoimaisuuden jälkeen. Joulukuussa päätettyjen kauppojen tulee siis tulla lainvoimaiseksi 31.12.2021 mennessä, jotta luovutustulo voidaan huomioida vuoden 2021 tulona. Edellytyksenä on lisäksi hallintaoikeuden siirtyminen 31.12.2021 tai sitä ennen.

Tavanomaisesta poikkeavat myyntivoitot sisällytetään satunnaisiin tuloihin ja myyntitappiot satunnaisiin kuluihin (toiminnan lopettamisen yhteydessä luovutetun omaisuuden suurehkot myyntivoitot ja –tappiot).

f. Projektit ja hankkeet

Projektien budjetointia ja seurantaa varten perustetaan jokaiselle toimielimelle Projektit ja hankkeet –kustannuspaikka. Kustannuspaikkaseurannalla pidetään projektien ja hankkeiden kustannukset erillään toimielimen perustoiminnan kustannuksista. Jokaiselle projektille/hankkeelle annetaan tilastollinen tilausnumero, jonka avulla seurataan kunkin projektin/hankkeen taloutta ja talousarvion toteutumista.

Projektien ja hankkeiden bruttotulojen ja bruttomenojen tulee sisältyä toimielimen talousarvion toteutumisennusteeseen. Toimielimet vastaavat hankkeiden omarahoitusosuudesta (nettomenoista).

Talousarvion noudattamista koskevat määräykset (Kv 16.11.2020 § 188, liite 1):

”Toimialajohtajan päätöksellä ulkopuolisella rahoituksella rahoitettavien hankkeiden tai uuden toiminnan aloittaminen ja käynnistäminen edellyttää suunnitelmaa, joka käsitellään kaupungin kehittämismallin sekä salkunhallinnan periaatteiden mukaisesti (kaupunginhallitus 29.9.2014 § 368). Suunnitelmasta on selvittävä:

-Ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Hankkeen kaikki resurssit sekä niiden vaatimat määrärahat sekä näiden erotus eli kaupungin vastuulle jäävä omarahoitusosuus ja miten se on tarkoitus kattaa toimialan talousarviossa

-Välillinen ja välitön HTV–tarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelmaan.

Projektit ja hankkeet, jotka aiheuttavat toimintakatteeseen muutoksen, raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Samalla esitetään talousarviomuutokset toimielimen talousarvioon.”

Talousarviomuutoksina esitetään projektien/hankkeiden bruttomenot, bruttotulot ja toimintakate sekä henkilötyövuosien muutos, jos talousarvion HTV-tavoite ylittyy projektin johdosta. Talousarviomuutoksen aiheuttavista projekteista ja hankkeista raportoidaan

-Päätös, jolla hanke on käynnistetty

-Projektin ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Projektin/hankkeen toimintamenot ja toimintatulot (sisältäen myös ulkopuolisen tuen/avustuksen)

-Välillinen ja välitön henkilötyövoimatarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelman toteutumiseen

Selvitykset annetaan erillisenä Excel-tiedostona ja tallennetaan Dotkun Osavuosikatsaukset – kansioon ao. toimialan kohdalle.

2. Käyttötalouden toteutumisennusteen syöttö

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC –taloussuunnittelujärjestelmällä. SAP-ohjeet löytyvät

-Dotkusta: Prosessikohtainen ohje

-BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

Käyttötalouden ennusteiden laadinnassa käytettävät syöttöpohjat ovat

-Peruskaupunki: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

-Taseyksikkö: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

Toteutumisennusteet vuoden 2020 menojen ja tulojen toteutumisesta on tallennettava järjestelmään to 15.4.2021 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennusteita tallennettaessa on oltava huolellinen kumppanitietojen syötössä.

-ulkoiset erät syötetään KUMPPANI: ULKOINEN ja

-kaikki sisäiset erät syötetään KUMPPANI: KAUPYHT2.

Suunnitelman mukaiset poistot syötetään toimielimen ennusteeseen syöttöpohjan riville Suunnitelman mukaiset poistot (syöttöpohjalla vuosikatteen jälkeen).

Ennustetietojen tallennuksessa käytetään BPC:n versiota ENN_V3. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Käyttötalouden talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, jotka on tehty maaliskuun loppuun mennessä, tallennetaan SAP BPC -järjestelmään viimeistään ke 7.4. klo 16.00 mennessä.

Käyttötalouden määrärahamuutos- ja siirtokirjauksia ei saa tehdä ajalla 8.4.-7.5.2021.

Maaliskuun 2021 kirjanpito suljetaan 12.4.2021 klo 16.00. Tammi - maaliskuun tiedot ovat tietovarastossa 13.4.2020. Toteutumistiedot tietovarastosta siirretään SAP/BPC:hen kerran kuussa. Tammi-maaliskuun toteutumistiedot ovat SAP/BPC:ssä 13.4.2021. SAP toteutumistietoihin sisältyy lomapalkkajaksotukset ao. raportointikaudelta sekä toimialojen ja taseyksiköiden tekemät olennaisten tuottojen ja kulujen jaksotukset raportointikaudelle.

SAP/ERP:ssä syntyvät tapahtumatiedot siirretään tietovarastoon tapahtumaa seuraavan päivän aamulla. Tietovaraston tiedot ovat laskuperusteisesti lähes ajan tasalla päivittäin ja suoriteperusteisesti olennaisuuden periaatteella, kun kauden vaihdeajot on tehty.

3. Verotulojen, valtionosuuksien sekä rahoitustuottojen ja -kulujen ennusteet

Verotulot ja valtionosuudet sekä rahoitustuotot ja -kulut syötetään pe 15.4.2021 klo 12 mennessä.

Käytettävä syöttöpohja:

-Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

4. Investointitulojen ja -menojen toteutumisennuste

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC (investointitilaukset) ja SAP ERP PS/IM (investointiprojektit) –taloussuunnittelujärjestelmällä.

SAP-ohjeet löytyvät

-Dotkusta: Prosessikohtainen ohje (Prosessin ohjeistus ja Käyttöohje mm. syöttöpohjat)

-BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

-Investointiprojektit (PSIM)

Investointien syötössä käytettävät syöttöpohjat ovat

-Investointitilaukset (BPC): Investointiosa ennuste (3-3S)

-Investointiosan pysyvät vastaavat ennuste (3-4S)

-Investointiprojektit (SAP ERP PSIM)

Investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on päätös tehty maaliskuun 31. päivään mennessä, toimiala syöttää SAP ERP PS/IM -järjestelmään versioihin (B66 tai B67) pe 9.4.2021 klo 16 mennessä. Toimiala toimittaa tiedot investointiprojektien määrärahasiirroista servicedesk.investointiprojektit@turku.fi ja lomakkeet tallennetaan Investointien määrärahasiirrot - Kaikki asiakirjat.

Investointitilausten talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on tehty päätös maaliskuun loppuun mennessä, ilmoitetaan talous- ja rahoitus vastuualueelle viimeistään ti 6.4.2020 klo 16. Talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot on tallennettava ke 7.4. klo 16 mennessä BPC:hen. Toimiala tallentaa investointitilausten määrärahasiirroista lomakkeet Investointien määrärahasiirrot - Kaikki asiakirjat.

Investointitilausten ja investointiprojektien määrärahamuutos ja –siirtokirjauksia ei saa tehdä ajalla 8.4. - 7.5.2021.

Investointiprojektien toteutumisennusteet vuoden 2021 investointimenoista ja rahoitusosuuksista tallennetaan SAP ERP PS/IM-järjestelmään ennusteversioon E00. Toimialan ammattikäyttäjä kopioi luvut E00 versiosta E12 versioon. Toimiala tarkistaa ja kuittaa ennusteversion E12 luvut pe 9.4.2021 klo 16.00 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi E00 versioon.

Investointitilauksien toteutumisennusteet tallennetaan SAP BPC -järjestelmään ennusteversioon ENN_V3 to 15.4.2021 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulojen ennuste laaditaan toimielintasolla. Luovutustulojen ennusteeseen otetaan mukaan arvioidut luovutustulot (myyntihintaisena), jos omaisuuden luovutuksesta tehty päätös on saanut tai saa lainvoiman ja omaisuuden hallintaoikeus siirtyy ostajalle vuoden 2021 loppuun mennessä. Myyntivoiton osuus arvioidaan ja merkitään erikseen ennusteeseen.

5. Antolainojen ja lainakannan muutokset

Antolainasaamisten lisäykset ja vähennykset, pitkäaikaisten lainojen lisäykset ja vähennykset sekä lyhytaikaisten lainojen muutos syötetty to 15.4.2021 klo 12 mennessä.

Antolainojen ja korollisen velan muutoksissa käytettävä syöttöpohja:

-rahoituslaskelmaosa ennuste peruskaupunki (4-3S)

6. Toimielinten nostot -diat

Toimialojen esitysdiat tallennetaan Dotkuun Osavuosikatsaukset -sivuston Toimialat, Toimialat: Yhteinen –kirjastossa olevaan yhteiseen diapohjaan ti 20.4.2021 mennessä. Edellä mainittuun kirjastoon on tallennettu osavuosikatsaus 1/2021 esitysdioihin sisällytetyt toimialojen nostot. Diat päivitetään ensimmäisen ennusteen tietojen perusteella. Dioissa esitetään

-kuvaus keskeisestä tapahtumista sekä toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista sekä arvio niiden euromääräisistä vaikutuksista toimintakatteeseen verrattuna edellisen vuoden tilinpäätökseen

-selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä

-selvitys mahdollisista toimenpiteistä, mihin on ryhdytty tai ryhdytään talousarviossa pysymiseksi

-toimintakate (ennuste, netto ja talousarviopoikkeama)

-koronapandemian vaikutukset tuotto- ja kulueriin

-henkilötyövoiman käytön ennuste 31.12.2021

7. Aikataulut

Pe 9.4.2021 klo 16.00

Tallennettu investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot (B66) tai investointiprojektien määrärahojen sisäiset siirrot versioon (B67), joista on tehty päätös maaliskuun 31. päivään mennessä.

Ti 6.4.2021 klo 16.00

Ilmoitukset investointitilausten talousarviomuutoksista ja määrärahan keskeisistä siirroista, joista on tehty päätös maaliskuun loppuun mennessä.

Pe 9.4.2021 klo 16.00

Investointiprojektien ennusteluvut (PS/IM), toimiala tarkistanut ja kuitannut E12 version luvut, että E12 versiosta TA 2020 tiedot voidaan ajastaa.

Pe 9.4.2021

Työvoimaraportti tallennettu Dotkuun.

Työvoimaraportit löytyvät Dotkusta Vuosijohtaminen/Tietopankki/Henkilöstö/ Henkilöstön määrä ja rakenne https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/tietopankki/Henkilst/Forms/AllItems.aspxh

To 15.4.2021 klo 12

Käyttötalouden, tuloslaskelman muiden erien sekä investointitilausten ennustetiedot tallennettu SAP/BPC taloussuunnittelujärjestelmään.

Ti 20.4.2021 klo 16.00

Toimialojen diaesitykset tallennettu Dotkuun.

Dia-esitykset tallennetaan Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston yhteiseen diapohjaan Toimialojen nostot.

Excel-muotoinen selvitys toimintakatteen muutoksen aiheuttamista projekteista ja hankkeista tallennetaan Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston toimialakohtaiseen tiedostoon. (ks. kohta f. Projektit ja hankkeet).

SAP BPC:ssä olevien ja Dotkuun tallennettavan raportin ja dia-esityksen numeeristen tietojen on vastattava toisiaan.

Ke 21.4.2021

Toimielinten ehdotukset talousarviomuutoksista lähetetty kh:lle

To 29.4.2021

Osavuosikatsaus 1/2021 talousdiat ja toimialaselvitykset valmiit johtoryhmän käsittelyyn

Ti 4.5.2021

Osavuosikatsauksen esityslista listatiimille

Ke 5.5.2021

Osavuosikatsaus 1/2021dia-sarja ja esityslistateksti valmis

To 6.5.2021

Osavuosikatsaus kaupunginjohtoryhmässä

Ma 10.5.2021

Osavuosikatsaus kaupunginhallituksessa

Ma 17.5.2021

Osavuosikatsaus kaupunginvaltuustossa

Lisätietoja ja yhteyshenkilöt:

JAKELU   Lautakunnat

Toimialat ja laitokset

      Valtteri Mikkola

      talousjohtaja