Osavuosikatsaus 3/2020

Talousjohtaja Valtteri Mikkola ja konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen 22.9.2020:

Kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä kolme kertaa vuodessa tilikauden aikana. Neljäs toiminnan ja talouden toteutumisesta annettava raportti on tilinpäätös.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2020 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt toiminnan ja talouden kehittymisen raportoinnista. Kolmas osavuosikatsaus laaditaan raportointijaksolta 1.1.–30.9.2020. Osavuosikatsaus sisältää talouden katsauksen sekä ennusteen taloudellisten ja henkilöstötavoitteiden toteutumisesta.

Osavuosikatsauksen yhteydessä raportoidaan taloudellisen tavoitteiden toteutuminen tiliryhmäkohtaisesti.

Strategisten sopimusten (toiminnallisten tavoitteiden) noudattamista ja täytäntöönpanoa koskevien määräysten (Kh 19.12.2019 § 504) mukaan kaupunginhallitukselle annettava ensimmäinen ja kolmas osavuosikatsaus sisältää talouden katsauksen sekä henkilöstötavoitteiden toteutumisen.

1. Toimintatulojen ja – menojen toteutumisennuste

Talouden toteutumisennusteet raportoidaan kaupunginvaltuuston päättämällä sitovuustasolla. Sitovia ovat toimielinten määrärahat ja tuloarviot poikkeuksena aluepelastuslautakunta. Taseyksikkönä toimivan aluepelastuslaitoksen sitova tavoite on liikeylijäämä + poistot sekä investointien bruttomenot vähennettynä rahoitusosuuksilla ja pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustuloilla (investointien rahavirta).

Toimintamenojen ja – tulojen ennustetta laadittaessa otetaan huomioon:

a. Palkat ja palkkiot

Kunta-alan palkankorotusten sopimuskauden 1.4.2020 – 31.3.2022 kustannusvaikutus palkkoihin vuodelle 2020 on keskimäärin 0,76 %. Palkkakustannusten nousu verrattuna edelliseen vuoteen on vastaava, jos henkilötyövoimassa ei tapahdu muutoksia. Mikäli henkilötyövoiman käyttöön ennustetaan muutosta (lisäys/vähennys) edelliseen vuoteen, on se huomioitava palkkaennusteissa.

Kaupunginhallitus päätti toisen osavuosikatsauksen yhteydessä 14.9.2020 § 383 palkankorotuksiin varatun keskitetyn palkkavarausmäärärahan siirrosta toimielimille. Määrärahasiirrot on tallennettava SAP/BPC:hen 5.10.2020 mennessä.

Toimialat huomioivat lomapalkkajaksotukset omissa ennusteissaan.

Kaupunginjohtaja on antanut päätöspöytäkirjallaan 25.2.2020 § 47 henkilöstön palkkaamiseen liittyviä määräyksiä vuodelle 2020.

b. Henkilösivukulut

Kevan eläkemaksujen rakenne uudistui vuodesta 2019 alkaen. Palkkaperusteinen eläkemaksu koostuu työansiopohjaisesta eläkemaksusta ja työkyvyttömyyseläkemaksusta. Ennusteessa käytettävä palkkaperusteinen JuEL eläkemaksuprosentti (17,04%) on laskettu keskimääräisenä (huomioitu työntekijän iän mukaan porrastettu eläkeprosentti).

Vuoden 2020 eläkemenoperusteisten eläkemaksujen ennakoista on laadittu yhteenveto toimielimittäin. Yhteenveto löytyy Dotkusta:

Eläkemenoperusteiset eläkemaksut 2019 ja 2020 (ennakkomaksut)

c. Sisäiset taloustapahtumat

Toteutumisennusteeseen sisällytetään toimielinten väliset sisäiset menot ja tulot. Toimielimen eri tulosyksiköiden väliset sisäiset menot ja tulot eivät ole toimielimen talousarvioissa, jolloin niitä ei myöskään sisällytetä toteutumisennusteisiin.

Sisäisten tulojen ja menojen tulee toteutuessaan olla yhtä suuret. Samaa periaatetta noudatetaan riittävällä tarkkuudella myös ennusteen laadinnassa.

Keskeisimmät sisäiset erät ovat

-IT- ja puhelinpalvelumenot (IT-palvelut)

-Tilavuokrat, sisältävät myös siivouskulut ja kulunvalvonnan kuluja (Tilapalvelukeskus)

-HR-palvelujen kustannukset (Henkilöstöasiain palvelukeskus)

-Talouspalvelut

Yllä mainittujen erien kohdalla on syytä varmistaa, että menoennuste vastaa tulonsaajan ennustetta etenkin silloin, jos menoennuste arvioidaan isommaksi kuin vuoden alussa on sisäisissä sopimuksissa tai muutoin sovittu. Ensi vuonna voimaan astuva kuntien automaattinen talousraportointi Valtiokonttorille tulee edellyttämään myös talousennusteen 31.12. tietojen ilmoittamista ilman sisäisiä eriä.

d. Suunnitelman mukaiset poistot ja arvonalennukset

Toimialat syöttävät suunnitelman mukaiset poistot toimielimen ennusteeseen (syöttöpohjan rivi Suunnitelman mukaiset poistot).

Toimielinten suunnitelman mukaisten poistojen määrä vaikuttaa kaupungin tulokseen. Se ei sisälly käyttötalousosan määrärahaan eikä suunnittelulukuun eikä niiden toteutuminen vaikuta määrärahan käyttöön. Suunnitelmapoistoilla jaksotetaan taseeseen aktivoidun käyttöomaisuuden hankintameno kuluksi tilikausille vahvistetun poistoajan mukaisesti.

Tiedossa olevat pysyvien vastaavien arvonalentumiset tulee arvioida ennusteisiin.

e. Omaisuuden luovutuksesta kertyvät myyntivoitot

Käyttöomaisuuden myyntivoitot sisällytetään toteutumisennusteen toimintatuloihin ja myyntitappiot toimintakuluihin silloin, jos omistus- ja hallintaoikeus luovutettuun omaisuuteen siirtyy vuoden 2020 aikana. Mikäli kauppakirjassa on maininta, että kauppa tulee voimaan ja omistus- ja hallintaoikeus siirtyy päätöksen tultua lainvoimaiseksi, kirjataan luovutus lainvoimaisuuden jälkeen. Joulukuussa päätettyjen kauppojen tulee siis tulla lainvoimaiseksi 31.12.2020 mennessä, jotta luovutustulo voidaan huomioida vuoden 2020 tulona. Edellytyksenä on lisäksi hallintaoikeuden siirtyminen 31.12.2020 tai sitä ennen.

Tavanomaisesta poikkeavat myyntivoitot sisällytetään satunnaisiin tuloihin ja myyntitappiot satunnaisiin kuluihin (toiminnan lopettamisen yhteydessä luovutetun omaisuuden suurehkot myyntivoitot ja –tappiot).

f. Projektit ja hankkeet

Projektien budjetointia ja seurantaa varten perustetaan jokaiselle toimielimelle Projektit ja hankkeet -kustannuspaikka. Kustannuspaikkaseurannalla pidetään projektien ja hankkeiden kustannukset erillään toimielimen perustoiminnan kustannuksista. Jokaiselle projektille/hankkeelle annetaan tilastollinen tilausnumero, jonka avulla seurataan kunkin projektin/hankkeen taloutta ja talousarvion toteutumista.

Projektien ja hankkeiden bruttotulojen ja -menojen tulee sisältyä toimielimen talousarvion toteutumisennusteeseen. Toimielimet vastaavat hankkeiden omarahoitusosuudesta (nettomenoista).

Talousarvion noudattamista koskevat määräykset (KV 11.12.2019 § 161):

”Toimialajohtajan päätöksellä ulkopuolisella rahoituksella rahoitettavien hankkeiden tai uuden toiminnan aloittaminen ja käynnistäminen edellyttää suunnitelmaa, joka käsitellään kaupungin kehittämismallin sekä salkunhallinnan periaatteiden mukaisesti (kaupunginhallitus 29.9.2014 § 368). Suunnitelmasta on selvittävä:

-Ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Hankkeen kaikki resurssit sekä niiden vaatimat määrärahat sekä näiden erotus eli kaupungin vastuulle jäävä omarahoitusosuus ja miten se on tarkoitus kattaa toimialan talousarviossa

-Välillinen ja välitön HTV-tarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelmaan

Projektit ja hankkeet, jotka aiheuttavat toimintakatteeseen poikkeaman raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Samalla esitetään talousarviomuutokset toimielimen talousarvioon.”

Talousarviomuutoksina esitetään projektien/hankkeiden bruttomenot, bruttotulot ja toimintakate sekä henkilötyövuosien muutos, jos talousarvion HTV-tavoite ylittyy projektin johdosta. Talousarviomuutoksen aiheuttavista projekteista ja hankkeista raportoidaan

-Päätös, jolla hanke on käynnistetty

-Projektin ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Projektin/hankkeen toimintamenot ja toimintatulot (sisältäen myös ulkopuolisen tuen/avustuksen)

-Välillinen ja välitön henkilötyövoimatarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelman toteutumiseen

Selvitykset annetaan erillisenä Excel-tiedostona ja tallennetaan Dotkun Osavuosikatsaukset – kansioon ao. toimialan kohdalle.

2. Henkilötyövoiman toteutumisennusten syöttö

Konsernihallinnon Strateginen HR syöttää henkilötyövoiman seurannan luvut ja ennusteet keskitetysti toimialojen ilmoitusten mukaisesti SAP/BPC -taloussuunnittelujärjestelmään. Toimialojen ilmoitukset henkilötyövoiman toteutumisennusteesta pe 9.10.2020 mennessä Strategiselle HR:lle. Henkilöstöresurssien suunnittelua koskevat ohjeet ja toimialojen henkilöstösuunnitelmat löytyvät Dotkusta

-Vuosijohtaminen: Henkilöstöresurssien suunnittelu (S)

3. Käyttötalouden toteutumisennusteen syöttö

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC -taloussuunnittelujärjestelmällä. SAP-ohjeet löytyvät

-Dotkusta: Prosessikohtainen ohje (Prosessin ohjeistus ja Käyttöohje mm. syöttöpohjat)

-BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

Käyttötalouden ennusteiden laadinnassa käytettävät syöttöpohjat ovat

-Peruskaupunki: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

-Taseyksikkö: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

Ennusteita tallennettaessa on oltava huolellinen kumppanitietojen syötössä.

-Ulkoiset erät syötetään KUMPPANI: ULKOINEN

-kaikki sisäiset erät syötetään KUMPPANI: KAUPYHT2.

Suunnitelman mukaiset poistot syötetään toimielimen ennusteeseen syöttöpohjan riville Suunnitelman mukaiset poistot (syöttöpohjalla vuosikatteen jälkeen).

Ennustetietojen tallennuksessa käytetään BPC:n versiota ENN_V9. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Talousarviomuutokset ja määrärahankeskeiset siirrot, joista on tehty päätös syyskuun loppuun mennessä, tallennetaan järjestelmään viimeistään 5.10.2020.

Määrärahamuutos ja –siirtokirjauksia ei saa tehdä ajalla 6.10 – 2.11.2020.

Syyskuun 2020 kirjanpito suljetaan 8.10.2020 klo 16.00. Tammi-syyskuun tiedot ovat tietovarastossa 9.10.2020. Toteutumistiedot tietovarastosta siirretään SAP/BPC:hen kerran kuussa. Tammi-syyskuun toteutumistiedot ovat SAP/BPC:ssä 9.10.2020. Toteutumistietoihin sisältyvät lomapalkkajaksotukset ao. raportointikaudelta sekä toimialojen ja laitosten tekemät olennaisten tuottojen ja kulujen jaksotukset raportointikaudelle.

SAP/ERP:ssä syntyvät tapahtumatiedot siirretään tietovarastoon tapahtumaa seuraavan päivän aamulla. Tietovaraston tiedot ovat laskuperusteisesti lähes ajan tasalla päivittäin ja suoriteperusteisesti olennaisuuden periaatteella, kun kauden vaihdeajot on tehty.

Toteutumisennusteet vuoden 2020 menojen ja tulojen toteutumisesta on tallennettava BPC -järjestelmään ke 21.10.2020 klo 12 mennessä. Tähän mennessä kaikki ennustiedot on oltava järjestelmässä eikä ennustetietoja tämän jälkeen enää saa muuttaa.

3. Verotulojen, valtionosuuksien sekä rahoitustuottojen ja –kulujen ennusteet

Verotulot ja valtionosuudet sekä rahoitustuotot ja -kulut syötetään 21.10.2020 klo 12 mennessä.

Käytettävä syöttöpohja:

-Käyttötalousosa ennuste (1-4S)

4. Investointitulojen ja -menojen toteutumisennuste

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC (investointitilaukset) ja SAP ERP PS/IM (investointiprojektit) –taloussuunnittelujärjestelmällä. SAP­-ohjeet löytyvät

-Dotkusta: Prosessikohtainen ohje (Prosessin ohjeistus ja Käyttöohje mm. syöttöpohjat)

-BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

Investointien syötössä käytettävät syöttöpohjat ovat

-Investointitilaukset (BPC): Investointiosa ennuste (3-3S)

-Investointiosan pysyvät vastaavat ennuste (3-4S)

-Investointiprojektit (PSIM)

Investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on päätös tehty 24.9. mennessä, toimiala syöttää SAP ERP PS/IM -järjestelmään versioihin (B66 tai B67) pe 25.9.2020 mennessä. Toimiala toimittaa tiedot investointiprojektien määrärahasiirroista servicedesk.investointiprojektit@turku.fi ja lomakkeet tallennetaan Investointien määrärahasiirrot - Kaikki asiakirjat.

Investointitilausten talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on tehty päätös syyskuun loppuun mennessä, ilmoitetaan talous- ja rahoitus vastuualueelle viimeistään pe 2.10.2020 mennessä. Talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot on tallennettava 5.10.2020 mennessä BPC:hen. Toimiala tallentaa investointitilausten määrärahasiirroista lomakkeet Investointien määrärahasiirrot - Kaikki asiakirjat.

Investointitilausten määrärahamuutos- ja siirtokirjauksia ei saa tehdä ajalla 6.10.2020 – 2.11.2020.

Investointiprojektien toteutumisennusteet vuoden 2020 investointimenoista ja rahoitusosuuksista tallennetaan SAP ERP PS/IM-järjestelmään ennusteversioon E00. Toimialan ammattikäyttäjä kopioi luvut E00 versiosta E12 versioon. Toimiala tarkistaa ja kuittaa ennusteversion E12 luvut to 8.10.2020 klo 16.00 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei saa enää muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi E00 versioon.

Investointitilauksien toteutumisennusteet tallennetaan SAP BPC -järjestelmään ennusteversioon ENN_V9 ke 21.10.2020 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulojen ennuste laaditaan toimielintasolla. Luovutustulojen ennusteeseen otetaan mukaan arvioidut luovutustulot (myyntihintaisena), jos omaisuuden luovutuksesta tehty päätös on saanut tai saa lainvoiman ja omaisuuden hallintaoikeus siirtyy ostajalle vuoden 2020 loppuun mennessä. Myyntivoiton osuus arvioidaan ja merkitään erikseen ennusteeseen.

5. Antolainojen ja lainakannan muutosten ennuste

Antolainasaamisten lisäykset ja vähennykset, pitkäaikaisten lainojen lisäykset ja vähennykset sekä lyhytaikaisten lainojen muutos syötettävä 21.10.2020 klo 12 mennessä.

Antolainojen ja korollisen velan muutoksissa käytettävä syöttöpohja:

-rahoituslaskelmaosa ennuste peruskaupunki (4-3S)

6. Toimialojen nostot -esitysdiat

Toimialojen esitysdiat tallennetaan Dotkuun Osavuosikatsaukset -sivuston Toimialat, Toimiala: Yhteinen –kirjastossa olevaan yhteiseen diapohjaan. Edellä mainittuun kirjastoon on tallennettu osavuosikatsaus 2/2020 esitysdioihin sisällytetyt toimialojen nostot. Diat päivitetään kolmannen ennusteen tietojen perusteella. Dioissa esitetään

-kuvaus keskeisistä tapahtumista sekä toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista sekä arvio niiden euromääräisistä vaikutuksista toimintakatteeseen verrattuna edellisen vuoden tilinpäätökseen

-selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä

-selvitys mahdollisista toimenpiteistä, mihin on ryhdytty tai ryhdytään talousarviossa pysymiseksi

-toimintakate (ennuste, netto ja ta-poikkeama sekä muutos ed. vuoteen)

-työvoiman käytön ennuste 31.12.

Toimialojen diat sisällytetään diaesitykseen, joka annetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle Osavuosikatsaus -raporttina. Tämän vuoksi selvitykset tulee olla kirjoitettuna dioihin siten, että ne ovat julkaisukelpoisessa muodossa. Lisäksi laki digitaalisten palvelujen saavutettavuudesta koskee muun muassa julkishallinnon verkkosivustoja. Osavuosikatsauksen raportit (diat ja tekstiosuudet) sekä esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla, minkä takia valmistelijoiden tulee omalta osaltaan huolehtia siitä, että tuotettu materiaali on saavutettavassa muodossa.

7. Talousarviotavoitteiden, määrärahojen ja tuloerien muutokset

Toimielinten ehdotukset talousarvion muutoksista tulee lähettää kaupunginhallitukselle 20.10.2020 mennessä. Toimielinten tulee käsitellä esitykset talousarvioon tulevista muutoksista siten, että ne ehtivät ajoissa kaupunginhallituksen osavuosikatsauksen käsittelyyn ja edelleen kaupunginvaltuustolle. Jos lautakunnan kokouspäivä on tämän jälkeen, tulee toimialan erikseen huolehtia siitä, että asia ehtii kaupunginhallituksen osavuosikatsauksen esityslistalle.

Mikäli talousarvion määrärahamuutosesitys kirjataan päätettäväksi ”oheisen liitteen mukaan”, tarvitaan asiakirja word- tai excel-muotoisena kaupunginvaltuuston pöytäkirjan ruotsin kielen käännöstä varten. Liiteasiakirja toimitetaan pyydetyssä muodossa kielenkääntäjille osoitteella kaantajat­@turku.fi sekä merkinnällä: Liite osavuosikatsauksen päätösesitykseen kaupunginvaltuustolle.

8. Aikataulut

Pe 25.9.2020 klo 16.00

Tallennettu investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot (B66) tai investointiprojektien määrärahojen sisäiset siirrot versioon (B67), joista on tehty päätös syyskuun 24. päivään mennessä.

Pe 2.10.2020 klo 16.00

Ilmoitukset investointitilausten talousarviomuutoksista ja määrärahan keskeisistä siirroista, joista on tehty päätös syyskuun loppuun mennessä.

To 8.10.2019 klo 16.00

Investointiprojektien ennusteluvut (PS/IM), toimiala tarkistanut ja kuitannut E12 version luvut, että E12 versiosta TA 2020 tiedot voidaan ajastaa.

Ke 14.10.2020

Työvoimaraportti tallennettu Dotkuun. Työvoimaraportit löytyvät Dotkusta Vuosijohtaminen/Tietopankki/Henkilöstö/ Henkilöstön määrä ja rakenne.

Ke 21.10.2020 klo 12

Käyttötalouden, tuloslaskelman muiden erien sekä investointitilausten ennustetiedot tallennettu SAP/BPC taloussuunnittelujärjestelmään.

Pe 23.10.2020

Toimialojen diaesitykset tallennettu Dotkuun. Dia-esitykset tallennetaan Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston yhteiseen diapohjaan Toimialojen nostot.

Toimintakatteen poikkeaman aiheuttamista projekteista ja hankkeista tallennetaan Excel-muotoinen selvitys Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston toimialakohtaiseen tiedostoon. (ks. kohta f. Projektit ja hankkeet).

SAP BPC:ssä olevien ja Dotkuun tallennettavan raportin ja dia -esityksen numeeristen tietojen on vastattava toisiaan.

Ma 20.10.2020

Toimielinten ehdotukset talousarviomuutoksista lähetetty Kh:lle

To 29.10.2020

Osavuosikatsauksen esityslista listatiimin käsittelyyn (ma 2.11.)

Ma 2.11.2020

Osavuosikatsaus diaesitys valmis johtoryhmän kokoukseen

Ti 3.11.2020

Osavuosikatsaus kaupungin johtoryhmässä

To 5.11.2020

Kh:n esityslista valmis

Ma 9.11.2020

Osavuosikatsaus kaupunginhallituksessa

Ma 16.11.2020

Osavuosikatsaus kaupunginvaltuustossa

Lisätietoja ja yhteyshenkilöt:

JAKELU:

Lauta- ja johtokunnat

Toimialat ja laitokset

      Valtteri Mikkola

      talousjohtaja