Kaupunginjohtaja Minna Arve 16.3.2020:

Valmisteltu asia

Konsernihallinnon lakiasioille on annettu valmisteltavaksi hallintosäännön muuttamisen valmistelu siten, että hallintosäännössä on määritelty kuntalain (410/2015) vaatimukset edellyttämällä tavalla sähköisen kokouksen ja sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttäminen. Sähköisellä kokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Sähköisellä päätöksentekomenettelyllä tarkoitetaan ennen varsinaista toimielimen kokousta tehtyä päätöksentekoa, joka kuntalain esitöiden mukaan soveltuu rutiiniluontoisten asioiden käsittelyyn.

Konsernihallinnon lakiasiat on keskustellut Helsingin, Tampereen ja Vantaan sekä Kuntaliiton edustajien kanssa. Helsinki ja Tampere harkitsevat toimenpiteitä ja kokouksia koskevaa ohjeistusta. Vantaan kaupunki on kertonut, että heillä jo ollut käytössä osittain etäyhteyden välityksellä osallistuminen valtuuston kokouksiin siten, että on olemassa kuva- ja ääniyhteys molempiin suuntiin. Tampereen hallintosäännön liitteenä on ”Tampereen kaupungin häiriötilanteiden ja poikkeusolojen johtosääntö”, jossa on määritelty erityistoimivallan käyttö siten, häiriötilanteiden aikana ja poikkeusoloissa pormestari voi käyttää normaaliolojen johtosääntöjen määrittelemästä toimivallasta poiketen päätösvaltaa peruspalvelujen turvaamiseksi ja häiriötilanteen normalisoimiseksi. Kuntaliitto on valmistelemassa ohjeistusta kokousten järjestämisestä ja julkisuudesta epidemian aikana.

Turun kaupungin valmistelussa on todettu, että valtuuston ja muiden toimielinten päätöksentekokyky on turvattava myös nyt käsillä olevissa olosuhteissa. Valtuuston toimintakyky on kunnallisen demokratian olennaisin yksittäinen tekijä.

Hallintosääntöön tehtävien lisäysten ohella on laadittu käytännölliset ohjeet päätöksentekomenettelystä käsillä olevassa tilanteessa.

Kuntalain esitöiden sisältö

Kuntalaissa säädetään valtuustoasioiden valmistelusta, valtuuston kokoontumisesta, asioiden käsiteltäväksi ottamisesta valtuustossa sekä valtuuston päätösten laillisuuden valvonnasta.

Hallituksen esityksessä kuntalaiksi (HE 268/2014) on käsitelty kuntalakiin otettuja säännöksiä sähköisestä kokouksesta ja sähköisestä päätöksentekomenettelystä.

Kuntalain 90 § 1 momentin 2 kohdan h-kohdassa säännellään niistä sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn liittyvistä seikoista, joista hallintosääntöön olisi otettava perusmääräykset. Hallintosäännössä annetaan määräykset toimielinten päätöksentekotavoista, sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä. Kunnan tulisi hallintosäännössään määritellä, mitkä kuntalain 98 §:ssä tarkoitetuista toimielinten päätöksentekotavoista se ottaa käyttöön ja mikä toimielinten osalta.

Kuntalain 98 §:ssä säädetään toimielimen päätöksentekotavoista ja 99 §:ssä sähköisestä kokouksesta. Hallintosäännössä tulisi antaa tarpeelliset määräykset sähköisiin kokouksiin osallistumisesta sekä kokouskutsun lähettämisestä sähköisesti. Hallintosäännössä valtuusto päättäisi, minkälaisia käytännön menettelytapoja kunnassa tältä osin noudatettaisiin. Määräyksissä tulisi ottaa huomioon 98 §:n ja 99 §:n vaatimukset menettelylle.

Kuntalain 100 §:n sähköistä päätöksentekomenettelyä koskevassa pykälässä säädetään sähköisen päätöksentekomenettelyn edellytyksistä. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä osa toimielimen kokoukseen tulevista asioista voitaisiin käsitellä sähköisesti ennen varsinaista toimielimen kokousta. Se, minkä kaltaiset asiat voitaisiin käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, jää kunnan harkintaan. Sähköinen päätöksenteko olisi pääsääntöisesti tarkoitettu niin kutsuttujen rutiiniluonteisten asioiden käsittelyyn. Sähköinen päätöksenteko edellyttää siihen soveltuvan tietojärjestelmän tai muun tietoteknisen ratkaisun käyttämistä. Tällaisia ratkaisuja voisivat olla esimerkiksi suljettu tietojärjestelmä, johon kukin toimielimen jäsen voisi luotettavasti kirjautua esimerkiksi yleisen tietoverkon välityksellä. Kuntalain 100 §:n 1 momentissa säädetään, että valtuuston ja muiden toimielinten julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Toimielin voisi siis käyttää sähköistä päätöksentekomenettelyä ennen kokousta tapahtuvaan päätöksentekoon. Pykälässä ei otettaisi kantaa siihen, kuinka paljon ennen kokousta päätöksenteon tulee tapahtua, vaan se olisi kunnan harkinnassa. Koska sähköinen päätöksentekomenettely ei ole avointa eikä julkista, ei sitä kuitenkaan voitaisi käyttää kokouksissa, jotka ovat julkisia. Valtuuston kokoukset ovat lähtökohtaisesti julkisia ja niiden kokouspaikan tulee olla sellainen, jossa julkisuus voi käytännössä toteutua. Siksi valtuuston kokoukset on rajattu sähköistä päätöksentekomenettelyä koskevan pykälän soveltamisen ulkopuolelle.

Kuntalain 100 §:n 2 momentissa säädetään, että sähköisessä päätöksentekomenettelyssä käsiteltävät asiat tulisi yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kokouskutsussa tulisi siis ilmaista tietty aika, mihin mennessä toimielimen jäsenten on mahdollista käydä ilmaisemassa kantansa käsiteltävään asiaan. Asian käsittely ja kannan ilmaiseminen tapahtuisi esimerkiksi suljetussa sähköisessä päätöksentekojärjestelmässä, jossa kunkin käsiteltävän asian osalta vaihtoehtoina tulisi olla mahdollisimman yksinkertaiset vaihtoehdot (esimerkiksi ”hyväksyn”, ”hylkään” sekä ”tyhjä” taikka ”jaa”, ”ei” sekä ”tyhjä”). Kannanilmaisujen tulisi olla avoimia siten, että kaikki toimielimen jäsenet voivat nähdä muiden ilmaisemat kannat. Asia olisi käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet olisivat ilmaisseet kantansa asiaan ja päätöksentekoon varattu aika olisi kulunut.

Kuntalaki (410/2015) sovellettavat kohdat

90 §

Hallintosääntö

Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin:

h) toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä;

98 §

Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

99 §

Sähköinen kokous

Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

100 §

Sähköinen päätöksentekomenettely

Valtuuston ja muiden toimielinten julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä.

Käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.

Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta.

Hallintosääntöön ehdotettavat lisäykset

18 luku Päätöksenteko- ja kokousmenettely

111a § Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).

Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

111b § Sähköinen kokous 

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

111c § Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

21 luku Kaupunginvaltuuston kokoukset

134a § Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

Valtuusto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

Valtuuston suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistuva vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa ja nähtävissä.

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Päätöksentekomenettely

Kuntalain mukaan kunnanhallituksen on valmisteltava valtuustossa käsiteltävät asiat lukuun ottamatta asioita, jotka koskevat valtuuston toiminnan sisäistä järjestelyä taikka jotka kuntalain 35 §:ssä tarkoitettu tilapäinen valiokunta tai tarkastuslautakunta on valmistellut. Valtuusto voi käsitellä asian, joka on mainittu kokouskutsussa ja joka on valmisteltu kuntalian 93 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Kuntalain 95 §:n mukaan, jos asia on kiireellinen, valtuusto voi päättää ottaa asian käsiteltäväkseen, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos asiaa ei ole valmisteltu, päätös asian ottamisesta käsiteltäväksi on tehtävä yksimielisesti.

EhdotusKaupunginvaltuusto päättää ottaa Turun kaupungin hallintosääntöön seuraavat lisäykset:

18 luku Päätöksenteko- ja kokousmenettely

111a § Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).

Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

111b§ Sähköinen kokous

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti.

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

111c § Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

21 luku Kaupunginvaltuuston kokoukset

134a§ Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

Valtuusto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.

Valtuuston suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistuva vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa ja nähtävissä.

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Lisäksi kaupunginvaltuusto päätti, että kaupungin toimielimet siirtyvät koronaviruksen aiheuttaman häiriötilanteen ajaksi sähköiseen kokouskäytäntöön kuitenkin enintään 31.8.2020 saakka. Kaupunginhallitus voi päättää sähköisen kokouskäytännön lopettamisesta olosuhteiden muuttuessa.

Asian käsittely kokouksessa

Ennen asian varsinaisen käsittelyn aloittamista kaupunginvaltuusto päätti yksimielisesti ottaa asian kokouskutsussa mainitsemattomana kiireellisenä asiana kuntalain 95 §:n mukaisesti käsiteltäväkseen.

Ryhdyttäessä käsittelemään asiaa puheenjohtaja toiminut kaupunginvaltuuston 4. varapuheenjohtaja Ulla Achrén ilmoitti hallintosäännön 145 §:n nojalla rajoittavansa tässä asiassa pidettävien puheenvuorojen pituuden puhujakorokkeelta enintään 5 minuuttiin.

Tehty muutosehdotus ja sen käsittely

Katteluksen Vornasen kannattamana tekemä lisäysehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Lakimies Annika Nieminen 1.4.2020:

EhdotusMerkitään tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli lakimies Annika Nieminen.