Toiminnan ja talouden vuosiraportin 1.1. - 31.12.2019 tietojen kerääminen

Talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennan päällikkö Merja Vuorinen, kirjanpitopäällikkö Jutta Nieminen ja controller Timo Collanus, talouden ja rahoituksen yksikkö 13.12.2019:

Kuntalain 115 §:n mukaan tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan talouteen ja kuntakonserniin liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2019 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt talousarvion sitovuudesta. Tilinpäätöksessä raportoidaan valtuuston sitoviksi asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden sekä henkilöstötavoitteiden toteutuminen 1.1.–31.12.2019. Tilinpäätöksen raportointiin sisältyy kaupunginvaltuuston kullekin toimielimelle talousarvion yhteydessä päättämät päätöslauselmat/lausekkeet.

Lisäksi tilinpäätöksen yhteydessä raportoidaan kaupunginhallitukselle toimialojen strategisissa sopimuksissa vahvistettujen tavoitteiden toteutuminen ja tiedoksi annettavat tunnusluvut.

Tilinpäätöksessä raportoidaan myös strategisille yhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumistiedot. Strategisille yhteisöille annetaan erilliset ohjeet ja seurantapohjat.

Toimialat liittävät toimielinkohtaiset talousarvion taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisvertailut.

Talousarvion ja strategisten sopimusten seurantapohjat

Kaupunginvaltuuston hyväksymien tavoitteiden ja toimialojen strategisiin sopimuksiin sisältyvien kaupunginhallitukseen nähden sitovien tavoitteiden seurantatiedot ja kaupunginhallitukselle tiedoksi annettavien tunnuslukujen tiedot kerätään samanaikaisesti.

Konsernihallinnossa on koottu toimialoja varten seurantalomakkeet (nk. liikennevaloraportit), joihin kaupunginvaltuuston hyväksymien tavoitteiden sekä kaupunginhallituksen ja toimialojen välisten strategisten sopimusten toteutumistiedot sekä tiedoksi annettavat tunnusluvut merkitään. Seurantapohjat löytyvät Dotkusta ao. toimielimen/toimialan nimellä tallennettuna:

https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/seuranta/tilinpaatos/Toimielimet/Forms/AllItems.aspx

Seurantalomakkeiden täyttämisen tekniset ohjeet:

https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/ohjeet/prosessikohtaisetohjeet/Toiminnan%20seuranta/Forms/AllItems.aspx

Tilivelvollisen viranhaltijan arvio talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta

Keskeiset toimintaympäristön muutostekijät:

-Selvitetään lyhyesti keskeiset toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset talousarvion laatimisen jälkeen. Erityisesti keskitytään muutoksiin, joilla on olennainen vaikutus tilikauden tavoitteiden toteutumiseen.

Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden olennaiset poikkeamat:

-Annetaan selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä. Selvitys annetaan tulos-/palvelualuekohtaisesti.

Selvitysten ja perusteluiden tulee olla sisällöltään sellaisia, että ne voidaan liittää tilinpäätökseen ja kaupunginhallituksen esittelytekstiin toimialajohtajan nimissä.

Lausekkeet ja toimenpideselvitykset (kv)

Annetaan lyhyt selvitys jokaisesta kaupunginvaltuuston toimielimelle talousarvion päättämisen yhteydessä hyväksymästä lausekkeesta.

Taloudellisten tavoitteiden raportointi

Talousarvion toteutuminen (kv), Määrärahat palvelualueittain (kh)

Toimialat liittävät toimielinkohtaiset talousarvion taloudellisten tavoitteiden toteutumistiedot seurantapohjaan ao. toimielimen kohdalle (Word-lomakkeen kohtaan: Talousarvion toteutuminen) sen jälkeen, kun tilinpäätösluvut ovat varmistuneet.

Erillistilinpäätösten valmistumispäivä on 7.2.2020, jonka jälkeen toteutumisraportit voidaan tallentaa. Toimielinten talousarvion toteutumistiedot tallennetaan Dotkuun 21.2.2020 mennessä.

Kh:n palvelutilaukset: Muut investoinnit (kh), Infran investointiohjelma (kh), Toimitilojen investointiohjelma (kh), Myyntitulot (kh) ja Sitovat tilahankkeet (kh)

Kaupunkiympäristötoimialan investoinnit (kh)

Infrastruktuurin ylläpito (kh)

Niiden toimialojen kohdalla, joilla on strategisessa sopimuksessa kaupunginhallitukseen nähden sitovat investointihankkeet ”Muut investoinnit (kh)”, merkitään toteutuma 31.12.2019 ja poikkeama euroina.

Kaupunkiympäristötoimiala laatii kaupunginhallituksen omaisuudenhallinnan tulosalueen kustannuspaikoilta 51000 Kh/maaomaisuuden, Kh/tilaomaisuuden, 51002 Kh/infraomaisuuden ja 51003 Kh/osakkeet ja muu omaisuus investointihankkeiden ja myyntitulojen seurantatiedot tavoitteiden toteutumasta 31.12.2019 ja poikkeamasta euroina strategisen sopimuksen kohdat ”Infran investointiohjelma” ja ”Toimitilojen investointiohjelma”, ”Muut investoinnit” ja ”Myyntitulot”. Huom. Talous ja rahoitus arvioi tavoitteiden toteutumisen ja valitsee ”liikennevalot”.

Kaupunkiympäristötoimiala laatii seurantatiedot tavoitteiden toteutumasta 31.12.2019 ja poikkeamasta euroina strategisen sopimuksen kohdan ”Infrastruktuurin ylläpidon tavoitetaso”.

Toiminnallisten tavoitteiden sekä työvoiman ja tilojen käytön raportointi

Työvoiman käyttö (kv)

Konsernihallinnon strateginen HR -yksikkö kokoaa toimielinkohtaisen selvityksen työvoimaa koskevien htv-lukujen toteutumisesta. HR tallentaa selvityksen keskiviikkoon 12.2.2020 mennessä Dotkuun, josta toimialat poimivat omat toteutumistietonsa toteutumisraporttiin. Toimialat tallentavat työvoiman toteutumistiedot Dotkuun 21.2.2020 mennessä.

https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/tietopankki/Henkilst/Forms/AllItems.aspx

Tilojen ja alueiden käyttö (kh)

Tilapalvelukeskus merkitsee toimialojen käytössä olevat tilat ja alueet seurantapohjaan vuoden lopun SAP-sopimuksen seurantatilanteen mukaisena.

Mikäli toimielimellä on omia suoria vuokrasopimuksia, toimialojen tulee ilmoittaa nämä tilat ja alueet 28.1.2020 mennessä Tilapalvelukeskukselle (johanna.aarnio@turku.fi).

Strategiset tavoitteet (kv), Strategiset tavoitteet (kh), Strategiset maankäytön hankkeet/Kh:n palvelutilaus (kh), Asemakaavoitusohjelma (kh), Asuntotonttien luovutusohjelma (kh)

Sarakkeet ”Toteutunut 2017” ja ”Toteutunut 2018”

-Pyydämme tarkistamaan ja täydentämään vuosien 2017 ja 2018 tiedot.

Sarake ”Tavoite 2019 muutoksin”

-Pyydämme tarkistamaan, että mahdolliset kaupunginvaltuuston tai kaupunginhallituksen päättämät talousarviomuutokset on otettu huomioon (kaupunginvaltuustoon nähden sitovat ja kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet).

Sarake ”Toteutunut 31.12.2019”

-Merkitään toteutunut mittarin tai kriteerin arvo vuoden lopussa.

Sarake ”Liikennevalo”

Valitse solun taustaväri (sävytys-toiminto) tavoitteen kriteerin tai mittarin toteutumisen statuksen mukaan seuraavasti:

Punainen sekä keltainen väri vaatii aina tilivelvollisen viranhaltijan lyhyen selvityksen siitä, miksi tavoite ei toteutunut. Mikäli tavoitetta ei saavutettu (punainen väri) tai sen saavuttaminen jäi vajaaksi (keltainen väri), lisätään alla olevaan laatikkoon selvitys poikkeaman syystä.

Huom. Yllä olevat ohjeet (sarake Toteutunut 2017, Toteutunut 2018, Tavoite 2019 muutoksin, Toteutunut 31.12.2019 ja ”Liikennevalo”) koskevat kaikkia strategisessa sopimuksessa olevia kohtia, joissa ne esiintyvät.

Strategiset tavoitteet (kh): Kaupungin yhteisten tavoitteiden seuranta: Toimiala merkitsee seurantalomakkeeseensa 21.2.2020 mennessä niiden tietojen toteutumat, jotka kuuluvat toimialan omalle vastuulle. Em. tietojen siirtämisestä toisten toimialojen seurantalomakkeisiin vastaa Konsernihallinnon Talous ja rahoitus (controller Timo Collanus). Tietojen kokoamista koordinoi kehittämispäällikkö Maarit Luukkaa, joka valitsee mittaritietojen täyttämisen jälkeen toteutumisen liikennevalot.

Strategiset maankäytön hankkeet (kh):

Kaupunkiympäristötoimialan ja Turun vesihuolto Oy:n yhteisten strategisten maankäytön hankkeita seurataan Kaupunkiympäristötoimialan seurantapohjassa.

Kaavoitusohjelmat (kh):

Kaupunkiympäristötoimialan kaavoitusohjelmien tavoitteiden toteutumisen tiedot strategisen sopimuksen kohdassa ”Kaavoitusohjelma” merkitään seurantapohjaan samalla tavalla kuin kohdassa Strategiset tavoitteet (kv, kh) on ohjeistettu.

Strategiset hankkeet (kh)

Toimialat ajavat Thinking Portfolio-sovelluksesta hankkeiden seurantaraporttitaulukon Excel-muotoisena ja kopioivat hankkeiden tilannekuvan omaan seurantapohjaansa. Huom. Taulukkoon poimitaan samat hankkeet kuin toimialan strategisessa sopimuksessa 2019 alla olevan ohjeen mukaisesti:

https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/ohjeet/prosessikohtaisetohjeet/Toiminnan%20seuranta/Ohje%20seurantaraportin%20ajamiseen%20Thinking%20Portfoliosta.pptx

Henkilöstön työhyvinvointi (kh)

Toimiala täyttää toteutumatiedot taulukon sarakkeeseen ”Toteutunut 31.12.2019” sekä liikennevalot.

Tunnusluvut (kh)

Strategisen sopimuksen kohdassa ”Tunnusluvut” olevat luvut/mittariarvot ovat kaupunginhallitukselle tiedoksi annettavia. Toimiala päivittää tunnuslukutaulukon uusimmilla tiedoilla.

Dia -esitykset

Toimialojen esitysdioista on käytössä yksi yhteinen diapohja Toimiala:!Yhteinen –kansiossa ja toimiala/toimielin tallentaa omat diansa ko. esitykseen uutena versiona. Diaesityksessä on hyvä tuoda esille myös keskeiset tapahtumat ja onnistumiset vuonna 2019.

https://dotku.turku.fi/vuosijohtaminen/seuranta/tilinpaatos/Toimielimet/Toimialojen%20nostot%202019.pptx

Diat on tallennettava Dotkuun 5.2.2020 mennessä tilinpäätöksen ennakkotietoa varten (Kh 10.2.2020). Lopulliset/tarkistetut diat pitää olla tallennettuna 21.2.2020 mennessä.

Operatiiviset sopimukset

Toimialat raportoivat vuoden 2019 operatiiviset sopimukset lautakunnalle toiminnan ja talouden vuosiraportin 2019 yhteydessä. Toimialat vastaavat itse operatiivisten sopimusten seurantapohjien tekemisestä sekä tietojen keräämisestä.

Aikataulu tiivistettynä

Ma 3.2.2020 klo 16.00 Toimielimen strategisten tavoitteiden toteutumistiedot tulee olla täytettynä. Tämä koskee niitä strategisen sopimuksen kohtia/tavoitteita, joihin on merkitty kytkös strategian linjauksiin. Tietoja tarvitaan nopeammassa aikataulussa kaupunkistrategian seurantaraportin laatimisen vuoksi.

Ke 5.2.2020 klo 16.00 Toimielinkohtaiset diaesitykset (ennakkotieto) tallennettu Dotkuun (Toimialat : !Yhteinen)

Ke 12.2.2020 klo 13.00 Toimielinkohtaiset selvitykset työvoiman käytöstä 2018 tallennettu Dotkun tietopankkiin (Strateginen HR)

Pe 21.2.2020 klo 16.00 Toimielinkohtaiset toiminnan ja talouden seurantapohjat täytetty ja tallennettu Dotkuun (lopulliset)

Lisätietoja ja yhteyshenkilöt

      Valtteri Mikkola

      talousjohtaja